Fecha: PROCESO-REGIONAL O CENTRO: AUDITOR: SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE CADA UNO DE LOS EJES DEL SIG (CALIDAD, AMBIENTAL Y SYSO)

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1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FORMATO LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS INTERNAS F003-P001-GEC versión 01 Proceso Gestión de Evaluación y Contro Procedimiento Auditorías Internas NOMBRE DEL AUDITADO: Fecha: PROCESO-REGIONAL O CENTRO: AUDITOR: CRITERIO AUDITORIA NORMA CRITERIO AUDITORIA NUMERAL ARTICULO TEMAS A VERIFICAR PREGUNTAS NOMBRE ENTREVISTADO COMENTARIOS TIPO HALLAZGO CUMPLE TIPO HALLAZGO NO CUMPLE TIPO HALLAZGO OPORTUNIDAD DE MEJORA SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DE LA MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DE LA ENTIDAD. 4.2 SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DE LA MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DE LA ENTIDAD. 4.2 SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DE LA MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DE LA ENTIDAD. DIVULGACIÓN DE LA PROMESA DE VALOR 4.2 DIVULGACIÓN DE LA PROMESA DE VALOR 4.2 DIVULGACIÓN DE LA PROMESA DE VALOR SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE CADA UNO DE LOS EJES DEL SIG (CALIDAD, AMBIENTAL Y SYSO) SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE CADA UNO DE LOS EJES DEL SIG (CALIDAD, AMBIENTAL Y SYSO)

2 4.3.3 SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE CADA UNO DE LOS EJES DEL SIG (CALIDAD, AMBIENTAL Y SYSO) 8 SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN RESULTADOS DE PRODUCTO y SERVICIO NO CONFORME 8 SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN RESULTADOS DE ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE 8 IDENTIFICACIÓN DE LAS MEJORAS (ACCIONES DE MEJORA) ADOPTADAS EN EL PROCESO, REGIONALES O CENTROS IDENTIFICACIÓN DE LAS MEJORAS (ACCIONES DE MEJORA) ADOPTADAS EN EL PROCESO, REGIONALES O CENTROS IDENTIFICACIÓN DE LAS MEJORAS (ACCIONES DE MEJORA) ADOPTADAS EN EL PROCESO, REGIONALES O CENTROS NTCGP 1000 ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO (PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, MANUALES - SI APLICA) ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO (PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, MANUALES - SI APLICA) ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO (PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, MANUALES - SI APLICA) 4.1 G ACTUALIZACIÓN DEL MAPA RIESGOS ENVIADO A LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO EN EL PERIODO CORRESPONDIENTE. 5.6 ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN 4.5 ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN 4.5 ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN

3 4.2.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y ROTULACIÓN DE CARPETAS DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y ROTULACIÓN DE CARPETAS DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y ROTULACIÓN DE CARPETAS DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL IDENTIFICACION DE INDICADORES QUE PERMITAN MEDIR Y EVALUAR EL AVANCE EN LA EJECUCION DE PLANES Y PROGRAMAS CONOCIMIENTO, DIVULGACION Y UTILIZACION DE LOS MECANISMOS PARA LA RECEPCION, REGISTRO Y ATENCION DE SUGERENCIAS, RECOMENDACIONES, PETICIONES, NECESIDADES, QUEJAS O RECLAMOS POR PARTE DE LA CIUDADANIA Y LOS SERVIDORES IDENTIFICACION, ANALISIS Y VALORACION DE LOS RIESGOS DEL PROCESO QUE ES PARTICIPE A TRAVES DE MAPAS DE RIESGOS IDENTIFICACION Y UTILIZACION DE LAS FUENTES DE INFORMACION NECESARIAS PARA DESARROLLAR SU LABOR Y POR ENDE EL PROCESO AL CUAL PERTENECE 6.3 VERIFICAR QUE LA INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA (APLICATIVOS, BASES DE DATOS, SERVICIOS DE APOYO) ES PLENAMENTE IDENTIFICADA, UTILIZADA Y GENERA INFORMACION OPORTUNA, INTEGRA Y CONFIABLE VERIFICAR SI SE HAN IDENTIFICADO A TRAVES DE ALGUN MECANISMO LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES - USUARIOS O COMUNIDAD EN GENERAL VERIFICAR QUE SE CONOZCAN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD) Y QUE ESTAS SE ESTAN APLICANDO CONOCIMIENTO Y ACCESIBILIDAD AL CODIGO DE ÉTICA Y DIVULGACION A TRAVES DE ALGUN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LE APORTA EN EL DESARROLLO DE LAS LABORES COTIDIANAS

4 CONOCIMIENTO Y ACCESIBILIDAD DE LOS CANALES DE COMUNICACIÓN AL INTERIOR Y FUERA DE LA ENTIDAD. CONOCIMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS DE MEDICION QUE DISPONE LA DIRECCION GENERAL FRENTE AL DESEMPEÑO DE LOS FUNCIONARIOS, SU ACCESIBILIDAD Y POSTERIOR PLAN DE MEJORA INDIVIDUAL Y EL RESPECTIVO SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORA IDENTIFICADAS. 6.3 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL EJE DE CALIDAD EN LAS OBRAS DE INFRAESTRUCTURA 5.5 CONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN 5.5 SE ENCUENTRAN DEFINIDAS LAS DIFERENTES RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DENTRO DEL SIG EXISTE EVIDENCIA DE QUE LA DIRECCIÓN HA REVISADO EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA ASEGURAR SU CONVENIENCIA, ADECUACIÓN Y EFICACIA. LA ENTIDAD HA DETERMINADO LA COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PERSONAL QUE REALIZA TRABAJOS QUE AFECTAN A LA CALIDAD DEL SERVICIO QUE SE PRESTA LA ENTIDAD MANTIENE LOS REGISTROS APROPIADOS QUE DEMUESTRAN LA EDUCACIÓN, FORMACIÓN, HABILIDADES Y EXPERIENCIA DE SU PERSONAL. LA ENTIDAD DETERMINA LOS REQUISITOS ESPECIFICADOS Y CARACTERÍSTICAS RELEVANTES PARA EL USUARIO, CLIENTE COMUNIDAD EN GENERAL.. EN CUANTO AL TEMA DE COMPRAS (BIENES Y SERVICIOS), LOS CONTROLES CON QUE SE CUENTAN ASEGURAN QUE LOS PRODUCTOS ADQUIRIDOS CUMPLAN LOS REQUISITOS DE COMPRA ESPECIFICADOS (SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN). SE TIENEN REGISTROS DE DICHAS ACTIVIDADES LA ENTIDAD MANTIENE Y ANALIZA TODA LA INFORMACIÓN RELEVANTE RECIBIDA DE LOS USUARIOS, CLIENTES O COMUNIDAD EN GENERAL. DE QUE MANERA SE REALIZA DICHO ANÁLISIS. DICHA INFORMACIÓN ES UTILIZADA COMO ELEMENTO DE ENTRADA PARA LA MEJORA DE LOS SERVICIOS QUE SE PRESTAN EN LA ENTIDAD LA ENTIDAD TOMA ACCIONES PARA ELIMINAR LA CAUSA DE NO CONFORMIDADES CON OBJETO DE PREVENIR QUE VUELVA A OCURRIR LA ENTIDAD DETERMINA ACCIONES PARA ELIMINAR LAS CAUSAS DE NO CONFORMIDADES POTENCIALES PARA PREVENIR SU OCURRENCIA

5 4.5.2 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL EJE AMBIENTAL VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL EJE SYSO PUBLICACIÓN EN CARTELERA DE LA ULTIMA MEDICIÓN DE LOS OBJETIVOS SYSO PUBLICACIÓN EN CARTELERA DE LA ULTIMA MEDICIÓN DE LOS OBJETIVOS AMBIENTALES SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DE INDICADORES SYSO SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DE INDICADORES AMBIENTALES DIVULGACIÓN DE LA MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES (SI SE REQUIERE ACTUALIZACIÓN) DIVULGACIÓN DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS (SI SE REQUIERE ACTUALIZACIÓN) DIVULGACIÓN DE LOS PROGRAMAS AMBIENTALES DIVULGACIÓN DE LOS PROGRAMAS SYSO SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DEL PROTOCOLO DE SEGURIDAD (EVIDENCIAS) DIVULGACIÓN Y APLICACIÓN DE LA GUÍA DE CONTROLES OPERATIVOS (EVIDENCIAS) DIVULGACIÓN Y APLICACIÓN DE LA GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES (EVIDENCIAS) IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES SYSO IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES

6 4.5.2 EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTAL NOTA: EN CASO DE INCUMPLIMIENTO GENERAR NO CONFORMIDAD REAL EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES SYSO NOTA: EN CASO DE INCUMPLIMIENTO GENERAR NO CONFORMIDAD REAL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA EVENTOS MASIVOS CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA MUDANZAS DIVULGACIÓN Y APLICACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIAS SOCIALIZACIÓN Y APROPIACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIAS REPORTE DE ACCIDENTES A TALENTO HUMANO ALMACENAMIENTO ADECUADO DE PRODUCTOS QUÍMICOS CONTROL Y DISPOSICIÓN ELEMENTOS BOTIQUÍN ROTULACIÓN DE TODOS LOS PRODUCTOS QUÍMICOS Y SU RESPECTIVA FICHA DE SEGURIDAD VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LOS EJES SYSO EN LAS OBRAS DE INFRAESTRUCTURA VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LOS EJES AMBIENTAL EN LAS OBRAS DE INFRAESTRUCTURA CONOCIMIENTO POR PARTE DEL PERSONAL OPERATIVO DE LOS RIESGOS DE LA ACTIVIDAD Y LOS ASPECTOS AMBIENTALES INVOLUCRADOS EN SU ACTIVIDAD CONOCIMIENTO POR PARTE DEL PERSONAL SUPERVISOR O BRIGADISTAS DE TELEFONOS DE EMERGENCIA, DE CONTACTO Y ASPECTOS REFERENTES A PERSONAL A CARGO CONOCIMIENTO DE LA AFILIACION AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL (EPS Y ARP) Y MECANISMO DE REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO CONOCIMIENTO DE PROGRAMAS AMBIENTALES QUE PERMITAN LA REDUCCION DE LOS IMPACTOS IMPLEMENTACION PROGRAMA DE GESTION DE RESIDUOS, AHORRO DE AGUA Y AHORRO DE ENERGIA. INCLUYE, SENSIBILIZACION Y OPERATIVIDAD BUENAS PRACTICAS DE USO DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL ACORDES A CONTROLES DEL PANORAMA DE RIESGOS (INCLUYE DIVULGACION)

7 EVIDENCIA DE PREVENCION, MITIGACION Y CONTROLES DE IMPACTOS AMBIENTALES ASOCIADOS CON TRANSPORTE, USO DE MAQUINARIA PESADA, USO DE MAQUINARIA MENOR, USO DE SUSTANCIAS QUIMICAS Y SIMILARES, COMUNIDADES CERCANAS, ETC EVIDENCIA DE PERMISOS AMBIENTALES ASOCIADOS AL TRANSPORTE Y USO DE MATERIALES UTILIZADOS EN OBRA CIVIL (MADERA, ARENA, GRAVILLA, MATERIAL DE ARRASTRE, MATERIAL PETREO, ETC.) EN CASO DE CONTAR CON LICENCIA AMBIENTAL U OTRO PERMISO AMBIENTAL ASOCIADO (EJ: LICENCIA DE CONSTRUCCION), EVIDENCIA DE LOS CONTROLES ASOCIADOS AL PLAN DE MANEJO AMBIENTAL EVIDENCIA DE CONTROLES OPERATIVOS, DE INGENIERIA Y OTROS EN RIESGOS/PELIGROS S&SO VERIFICACION DEL PLAN DE EMERGENCIAS/CONTINGENCIA. INCLUYENDO: DIVULGACION, IMPLEMENTACION DE CONTROLES, INCLUSION DE EMERGENCIAS AMBIENTAL Y SIMULACROS CONOCIMIENTO, DIVULGACION Y ACCESIBILIDAD DE LOS PRODUCTOS QUIMICOS O PELIGROSOS UTILIZADOS. INCLUYE, CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Y ANALISIS DE INCOMPATIBILIDADES EVIDENCIA IMPLEMENTACIÓN DE PRACTICAS DE ORDEN Y ASEO C: cumple con el requisito NC: Incumplimiento de un requisito O: oportunidad de mejora

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