Objetivo. Los participantes identificaran la documentación del SGC-IFREM, a través de los procedimientos de control de Documentos y Registros

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2 Objetivo Los participantes identificaran la documentación del SGC-IFREM, a través de los procedimientos de control de Documentos y Registros

3 Conceptos Generales: Control de Documentos Control de Registros Contenido Conociendo el Plan de Calidad Cómo tengo acceso al SGC y sus documentos Cuándo y cómo tengo que actualizar los documentos de mi proceso

4 Conceptos Generales

5 Términos relativos a la documentación INFORMACION: Datos que poseen significado. NOTA 1. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan documentación. DOCUMENTO: soporte. Información y su medio de FORMATO: Es el documento que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

6 Tipos de documentos Documento Interno Documento Externo Documentos elaborados dentro del ámbito del IFREM Documentos elaborados en un ámbito distinto al IFREM Documento Vigente Documento aprobado, publicado y utilizado en los procesos del SGC Documento Obsoleto Son los documentos que en algún momento fueron vigentes y que por alguna razón se siguen utilizando, deben identificarse adecuadamente.

7 4.2.3 Control de Documentos Los documentos requeridos por el SGC deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, (Quién aprueba). b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, (Quién revisa). c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos.

8 4.2.3 Control de Documentos d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, (Página Web). f) asegurarse de que los documentos de origen externo que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del SGC, se identifican y que se controla su distribución, y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. (sello, marca de agua).

9 Documentos del Proceso en el SGC IFREM Documentos que debe incluir un proceso: Plan de Calidad Manuales de procedimientos Lista Maestra de Documentos Formatos e instructivos Cumpliendo los requisitos de: ISO 9001:2008 ISO 9000:2005 Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimiento

10 Responsabilidades en los documentos del SGC

11 Edición vigente de los documentos

12 Control de documentos

13 Control de documentos externos

14 Registro de ediciones

15 Control de Registros Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGC deben controlarse. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) Identificación b) Almacenamiento c) Protección d) Recuperación e) Retención d) Disposición

16 Control de registros

17 Control de registros Para identificar un registro de calidad, se deben de considerar algunos de los criterios siguientes: Qué muestre resultados de alguna actividad del proceso. Que demuestre aceptación o rechazo del producto y/o servicio ofrecido en el IFREM. Que sirva para tomar decisiones. Que sea requisito del cliente, legal o reglamentario. Que sea conveniente, adecuado y eficaz en su uso y para el SGC.

18 Registros requeridos por ISO 9001:2008 REQ Definición Registro IFREM Revisión por la dirección Reporte de Revisión por la Dirección Deben mantenerse registros de las revisiones por la dirección e) Competencia, formación y toma de conciencia Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia. Expediente del personal Fichas de descripción de puestos 7.1 d Planificación de la realización del producto Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos Revisión de los requisitos relacionados con el producto Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma Elementos de entrada para el diseño y desarrollo Deben determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto y mantenerse Registros Auditoría Interna Deben mantenerse registros de las auditorias y de sus resultados 8.3 Control del producto no conforme Se deben mantener registros Plan de calidad Procedimientos Procedimientos: Insumos, resultados, medición Proceso: : Prestación de Servicios de Soporte Reportes de auditoría Registro de Servicio No Conforme

19 Conociendo el Plan de Calidad (Dinámica)

20 Cómo tengo acceso al SGC y sus documentos

21 Acceso al Sitio Web del SGC y sus documentos

22 Cuándo tengo que actualizar mis documentos

23 Actualizar documentos Evaluar la factibilidad de actualizar los documentos conforme a: Resultados de hallazgos de auditorías Acciones correctivas y/o preventivas Seguimiento de quejas Autoevaluaciones Revisión por la dirección

24 Cómo actualizar los documentos de mi proceso

25 Actualizar Documentos Identifica la necesidad de actualizar un documento Actualizo el documento Revisión Aprobación Publicación

26 Actualizar Documentos Qué hago con mi documento actualizado y publicado

27 Actualizar Documentos Qué hago con mi documento con edición anterior

28

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