INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD SEDE BOGOTA 2014 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA OFICINA DE PLANEACIÓN DE SEDE

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1 INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD SEDE BOGOTA 2014 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA OFICINA DE PLANEACIÓN DE SEDE OCTUBRE 2014

2 2 1. OBJETIVO DEL INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD Presentar el resultado de las auditorías internas de calidad realizadas en la Bogotá del 16 al 23 de Septiembre del 2014 a algunos procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Evaluación acorde al programa de auditoria interna institucional aprobado por Control Interno para la vigencia 2014, teniendo en cuenta que los demás procesos serán evaluados en el ciclo para la vigencia El objetivo de la auditoria fue evaluar y verificar el la eficacia, implementación y mantenimiento del Sistema de de Calidad, con el fin de identificar oportunidades de mejora frente a los requisitos Norma ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, considerando adicionalmente los procedimientos relacionados a los procesos, riesgos, controles, indicadores y planes de mejora. 2. DESCRIPCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD 2.1 Alcance Se estableció el programa de auditoria para 12 procesos, 8 Macroprocesos y 22 Dependencias incluyendo Facultades e Institutos en la Bogotá. Tabla 1. Descripción de los Macroprocesos y procesos evaluados Macroproceso Proceso Tipo Comunicaciones Divulgación de Información Estratégico Oficial Modalidades Misional de Universitario y Fomento Apoyo Socioeconómico Integral Cultura de Recursos y Servicios Bibliotecarios Apoyo Servicios Bibliotecarios de Integración a la institución Apoyo Administrativa y Tesorería Apoyo Adquisición de Bienes y Servicios de Espacios Físicos Servicios Generales y de apoyo administrativo Jurídica Defensa Jurídica Apoyo Evaluación, Seguimiento y Medición Autoevaluación Institucional Evaluación

3 3 Tabla 2. Dependencias evaluadas Nivel Central Facultades Centros e Institutos Oficina de Planeación Direcciones de de Instituto de Estudios Urbanos las Facultades de Instituto de Ciencias y Ciencias Económicas Medicina Tecnología de Alimentos Centro Agropecuario Marengo Ingeniería Derecho Oficina Jurídica Vicedecanatura de Investigación y / Centros de de las Facultades de Ciencias Ciencias Agrarias Ciencias Humanas Medicina Veterinaria y Zootecnia Odontología Oficina de Bibliotecas de Área y Fomento Socioeconómico de Secretaria de División de Vigilancia y Seguridad División de Recursos Físicos Sección de Mantenimiento y Aseo, Sección de Transportes Infraestructura Unidades Administrativas de las Facultades de Artes y Enfermería 2.2 REQUISITOS EVALUADOS Requisitos Generales: 4.1 (g) del Riesgo Control de Documentos Control de Registros Control y producción de la prestación del servicio Seguimiento y medición de los procesos 8.4 Análisis de datos

4 Mejora continua Requisitos específicos: Para los Macroprocesos de, y Bibliotecas se revisó el requisito 8.3 Fallas en la prestación del Servicio y Satisfacción del Usuario Para el proceso integración a la institución (6.2.2), Adquisición de Bienes y Servicios (7.4) y 6.3 Infraestructura para de Espacios Físicos. Documentos evaluados Procedimientos escogidos de manera aleatoria aplicables al proceso publicados en la Herramienta Softexpert. Mapa de Riesgos construido Medición y análisis de indicadores Planes de Mejoramiento cerrados en la Herramienta Softexpert Planes de Mejoramiento nuevos documentados. 2.3 RESPONSABLES Líderes de los procesos en las dependencias/áreas designadas. Tabla 3. Descripción de la distribución realizada de los procesos con las dependencias Dependencia Fecha Proceso a Auditar Hora Auditor Oficina Jurídica de 18 Septiembre Defensa Jurídica 9:00 am a Consuelo Rodriguez 12:30 pm Secretaria de 18 Septiembre Divulgación de 9:00 am a Isabel Cristina Ortiz Información Oficial 12:30 pm División de Vigilancia y Seguridad División de Recursos Físicos Sección de Mantenimiento y Aseo, Sección de Transportes. 18 Septiembre Servicios Generales y de Apoyo Administrativo 9:00 am a 3 pm Javier Alejandro León Gutiérrez Infraestructura 6.3 Infraestructura Oficina de Planeación de Talento Humano Talento Humano Generalidades Competencia, formación y toma de conciencia 18 Septiembre de espacios físicos 18 Septiembre Autoevaluación institucional 18 Septiembre Integración a la Institución 9:00 am a 3 pm 9:00 am a 12:30 pm 9:00 am a 12:30 pm Jose Arcangel Melo Diana Milena fuentes Luz Mireya Urrego División de 22 Septiembre Servicios 2:00 pm a 5:00 Mayra Rojas Bibliotecas Bibliotecarios pm 18 Septiembre 9:00 am a Claudia patricia

5 5 Modalidades de 12:30 pm Parra Gomez Facultad Fecha Macroproceso Hora Auditor Ciencias 17 Septiembre (Desarrollo de las Modalidades de ) Enfermería 16 Administrativa y (Adquisición de Bienes y Servicios 9:00 am a 12:30 pm Cielo Inés Alvarez Vega 9:00 am a 12:30 pm Blanca Gladys Gomez Franco Medicina 16 9:00 am a 12:30 pm Julian Valencia Rincón Odontología 16 extensión 9:00 am a 12:30 pm Javier Duque Ciencias Humanas 16 (Desarrollo de las Modalidades de ) 9:00 am a 12:30 pm Luz Mireya Urrego Ciencias Económicas 16 2:00pm a 5:00 pm Carol Joanna Barbosa Ciencias Agrarias 17 (Desarrollo de las Modalidades de ) 9:00 am a 12:30 pm Diana Milena Fuentes y Bernarda Sánchez Derecho 17 9:00 am a 12:30 pm Mayra Rojas Ingeniería 16 2:00pm a 5:00 pm Mayra Rojas Medicina Vet. y Zootecnia. 17 (Desarrollo de las Modalidades de ) 9:00 am a 12:30 pm Jimmy Mauricio Quintero Artes 17 Administrativa y (Tesorería) ICTA 19 (Desarrollo de las Modalidades de ) MARENGO9:00 am a 19 (Desarrollo de 12:30 pm las Modalidades de Centro y oficina ) IEU 19 (Desarrollo de las Modalidades de ) 9:00 am a 12:30 pm Gladys Franco 1:30 pm a 4:30 pm Delia Patricia Buitrago 9:00 am a 3:00 pm Jose Arcangel Melo 9:00 am a 12:30 pm Claudia Patricia Parra 3. PREPARACION DESARROLLO DE LA AUDITORIA EQUIPO AUDITOR Se contó un grupo auditor de 15 funcionarios de planta quienes recibieron preparación para el desarrollo de la auditoria.

6 6 Se evidenció el interés por parte de los auditores en profundizar conocimiento y manejo de las normas en mención. Se enviaron los 22 planes de auditoria interna a los respectivos líderes de los procesos a auditar, De manera complementaria se realizó taller de orientaciones para los auditados. 4. DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA Requisito con mayor reporte de incumplimiento: Control de Documentos Documentos desactualizados, con referencia de normativa desactualizada, documentos propios sin control. Control de registros Registros solicitados no disponibles. Mejora No se documentan los mejoramientos realizados. Análisis de Datos No se realiza análisis datos de los indicadores existentes. Tabla 4.Listado de Hallazgos generados por proceso y dependencia Macroproceso Proceso Requisito Hallazgo Descripción Dependencia Juridica Defensa Juridica OM Actualización de Procedimientos Juridica Defensa Juridica OM Actualización de Normativa Juridica Defensa Juridica 4.1 (g) AP Revisión y aprobación del mapa de riesgos Oficina Jurídica Oficina Jurídica Oficina Jurídica extensión OM Socialización procedimientos. Disponibilidad registros en Softexpert de los procedimientos. extensión 0 0 No se generaron hallazgos Facultad de Medicina Veterinaria y Zoo extensión NC No se aplican los formatos establecidos en los procedimientos. Los registros no son accesibles. Ciencias Humanas

7 7 extensión 8.4 NC No se evidenció medición y análisis de los indicadores de extensión Ciencias Humanas extensión AP Registros incompletos en el expediente de los proyectos Ciencias extensión NC No documentó planes de mejoramiento Ciencias Agrarias extensión AP Controles no incorporados matriz de riesgos Ciencias Agrarias extensión NC Registros incompletos en la gestión del proyecto evaluado Odontología extensión NC Documentación incompleta de proyectos ICTA extensión 4.1(g) NC Sin mapa de Riesgos ICTA extensión 8.4 AP extensión AP extensión NC Sin medición y análisis de indicadores de extensión No documentó planes de mejoramiento No documentó planes de mejoramiento ICTA ICTA Odontología Comunicaciones extensión 8.3 AP Integración a la institución NC Integración a la institución AP Desconocimiento de la estrategia para la implementación de Fallas en la prestación del servicio No documentó planes de mejoramiento Actualización de procedimientos Integración a la institución OM Actualización de normativa Integración a la institución OM Divulgación de Información Oficial 4.1 (g) AP Ajuste a procedimientos en administración de registros Revisión y aprobación del mapa de riesgos Todas las Facultades e Institutos Secretaria de

8 8 Comunicaciones Divulgación de Información Oficial AP Actualización caracterización y procedimiento Secretaria de Comunicaciones Divulgación de Información Oficial OM Unificar los canales comunicación empleados Secretaria de Seguimiento y Evaluación Autoevaluación Institucional 0 0 No se generaron hallazgos Integral NC No se emplean documentos controlados Oficina de Planeación de Derecho Integral 8.4 NC Integral NC Integral NC No se miden los indicadores establecidos, ni se realiza análisis de la información relacionada a la gestión del proceso No se mide la satisfacción del usuario No documentó planes de mejoramiento Derecho Derecho Derecho Integral NC No se emplean documentos controlados Ingeniería Integral NC Control de Registros Ingeniería Integral 8.4 NC Medición y análisis Ingeniería Integral NC satisfacción usuario Ingeniería Integral NC integral OM No documentó planes de mejoramiento Codificación formatos empleados Cultura 0 0 No se generaron hallazgos y Fomento Socioeconómico NC No existe documentación relacionada con el subproceso Apoyo a transporte Ingeniería Medicina Facultad Ciencias Económicas y Fomento Socioeconómico AP Acorde a actualización de normativa (Acuerdo 004 de 2014) no se han actualizado los procedimientos y Fomento Socioeconómico c AP Actualización normativa Acuerdo 004 de 2014 y Fomento Socioeconómico 4.1(g) AP No se ha finiquitado al construcción de mapa de riesgos del proceso y Fomento Socioeconómico 8.3 AP No se evidenció implementado el registro de Fallas en la prestación del servicio

9 9 y Fomento Socioeconómico AP Bibliotecas Servicios Bibliotecarios 4.1 OM Bibliotecas Servicios Bibliotecarios OM Aunque se evidenciaron mejoramientos estos no se encuentran documentados planes de mejoramiento Fortalecer la Interacción con las Bibliotecas de las facultades Continuidad en la aplicación y evaluación de la encuesta de satisfacción del usuario Bibliotecas Bibliotecas Adquisición de bienes y servicios OM Seguimiento interno al control documental Enfermería Tesorería NC Control de registros No se encontraron los registros completos del trámite en proceso de pago a una Orden Contractual Artes Servicios generales y de apoyo administrativo OM Actualizar procedimiento de mantenimiento de espacios físicos NC de espacios físicos NC Controlar las versiones disponibles de los procedimientos No disponibilidad de registros acorde a los procedimientos establecidos infraestructura infraestructura de espacios físicos NC No se garantiza la trazabilidad en los registros relacionados con el seguimiento a la ejecución de obras, gestión del diseño de intervenciones locativas y aprobación de intervención de espacios físicos, infraestructura de espacios físicos 8.4 NC No se evidenció análisis de los indicadores medidos infraestructura de espacios físicos NC NC No Conformidad No documentó planes de mejoramiento infraestructura AP Acción Preventiva AC Acción Correctiva

10 10 A continuación se describen los resultados tomando diferentes perspectivas para su respectivo análisis. Grafico 1. Descripción de número de hallazgos por requisito

11 Grafico 2. Descripción de % de recurrencia del hallazgo por requisito 11

12 Grafico 3. Descripción de Número de hallazgos por Macroproceso 12

13 13 Grafico 4. Descripción de Tipo de hallazgos por Macroproceso Grafico 5. Descripción del Desempeño de los Procesos en

14 14 Proceso evaluado Desempeño del proceso en Defensa Jurídica 30% Modalidades de 23% Integración a la Institución 50% Con base en los hallazgos generados por requisito sobre la totalidad de los requisitos evaluados a los procesos, se estableció el siguiente nivel de desempeño, teniendo en cuenta que aquellos que superaron el 70% se consideró un desempeño satisfactorio y aquellos por debajo de dicho valor no satisfactorio. Integral, y Fomento Socioeconómico 0% de Espacios Físicos Adquisición de Bienes y Servicios Tesorería 64% Servicios Bibliotecarios 89% Divulgación de Información Oficial 42% Autoevaluación Institucional 100% Tabla 5. Nivel de Desempeño de los procesos en la Auditoria Interna 5. EVALUACIÓN DE AUDITORES Los auditados evaluaron el desempeño de los auditores el cual se consolidó y en promedio se obtuvo una calificación de 4.6, como aspecto a fortalecer se evidencio la entrega oportuna de los informes. 6. INDICADORES DE AUDITORIA Porcentaje de Ejecución de Auditorias: 100% Todos los planes de auditoria se ejecutaron. Eficiencia en el recurso humano de las Auditorias: 100% Todos los auditores capacitados realizaron auditorias

15 15 Promedio de Evaluación del desempeño del Auditor Interno: 4.6/5.0 Nivel de Desempeño de los procesos en la : 49% Se evidencio que los procesos no cumplen los requisitos relacionados a Control de Documentos, Control de Registros, Fallas en la Prestación del Servicio, Análisis de Datos y Mejora Continua. Oportunidad en la Entrega de Informes: 77% 5. FORTALEZAS a) Disposición para el desarrollo de la Auditoria. b) Conocimiento del quehacer del proceso c) Mejoramientos propios en la gestión por parte de algunos procesos. d) Avances en la gestión del riesgo, construcción del mapa de riesgos y planes de tratamiento e) Avances en la definición de indicadores en los procesos. 6. ASPECTOS POR MEJORAR a) Mayor tiempo para la preparación y entrenamiento de los auditores. b) Establecer estrategias institucionales para asegurar la participación de los auditores internos. c) Hacer uso de la Herramienta Softexpert. 7. CONCLUSIONES a) Es necesario realizar la actualización de los procedimientos relacionados en Modalidades de de, Jurídica, Talento Humano y. b) Formalizar los procedimientos y formatos existentes en la gestión en Facultades e Institutos. c) Establecer mecanismos de seguimiento a las Facultades e Institutos por parte de los líderes de. d) Establecer estrategia para promover el análisis de datos y la documentación de planes de mejoramiento. Informe elaborado por: Diana Cristina Dávila, Lider de Calidad Bogotá Revisado y aprobado por: Geraldo Millán Cuervo, Jefe Planeación de.