El proceso consiste en tres pasos muy sencillos que ilustraremos con una presentación de ejemplo.

Transcripción

1 1

2 Muchas presentaciones conllevan una triple necesidad. Por una lado, necesitamos un soporte visual que refuerce nuestro discurso y nos ayude a fijar el mensaje en las mentes de los oyentes. Por otro lado, como oradores, vamos a necesitar un guión que nos ayude a preparar la presentación para poder controlar en todo momento aquello que decimos. Y, finalmente, en una gran mayoría de casos, se nos pide un documento entregable para que los asistentes y aquellos que no pudieron asistir puedan revisar la información a posteriori. Tres necesidades de índole muy diversa y que, a pesar de requerir soluciones distintas, mucha gente termina por concentrar en un único documento: PowerPoint utilizado como un 3 en 1. El motivo: ahorrarse tiempo en la preparación de la presentación. El resultado: malas diapositivas y peores presentaciones. 2

3 Pero tener que crear 3 documentos independientes para cada una de esas 3 funciones implica un tiempo que normalmente no tenermos. Sin embargo, existe la posibilidad de solucionarlo sin salir de PowerPoint utilizando las páginas de notas. Ciertas funcionalidades de este programa pasan totalmente inadvertidas para una gran mayoría de sus usuarios, así que vamos a intentar ponerle remedio explicando en este artículo como crear un único documento multifuncional que permita ser presentado y/o entregado de forma plenamente satisfactoria en cada caso. El proceso consiste en tres pasos muy sencillos que ilustraremos con una presentación de ejemplo. 3

4 Para la creación de nuestro PowerPoint debemos seguir el siguiente criterio: Aquello que queremos que se vea proyectado en nuestra slide lo colocaremos en la diapositiva, mientras que lo que queremos que el receptor del documento entregable pueda leer lo colocaremos en la página de notas. Así mismo, el texto de la página de notas nos puede servir como guión durante nuestra presentación. Eso nos permite hacer slides predominantemente visuales (con mucha imagen y poco texto) sin miedo a que una vez entregadas éstas no se entiendan. Y nos permitirá crear unas notas ricas en texto para facilitar la comprensión del lector sin limitaciones ni de espacio ni estéticas. Cuando pongamos el documento en modo presentación, las notas no saldrán proyectadas. 4

5 La mayoría de usuarios conoce la existencia de las páginas de notas. Sin embargo, lo que limita su uso es desconocer que su formato puede personalizarse para que, una vez impreso, tenga un aspecto serio y profesional. Por defecto, la página de notas presenta un aspecto muy simple; con la fecha en la esquina superior derecha, el número de página abajo a la derecha, la fuente establecida por defecto y poca cosa más. Seleccionando Patrón de notas del menú Vista, accedemos al editor de la plantilla de la página de notas. Eso nos permite personalizar la plantilla para incorporar elementos fijos como el logo o un eslogan, para personalizar el encabezamiento y el pie de página, para modificar el tamaño y el tipo de fuente, cambiar las proporciones de imagen y texto, etc De esta manera dotamos a nuestra página de notas de un aspecto más formal, más corporativo, y la convertimos en un documento perfectamente entregable con nuestras slides y su explicación detallada. Perfecto para leer. 5

6 Finalmente, ya podemos realizar el comando que más nos interese. Si queremos realizar una presentación, debemos poner nuestro documento en modo presentación. Para ello podemos utilizar el botón situado en la parte inferior de la pantalla o ejecutar el comando Desde el principio o Desde la diapositiva actual en el menú Presentación con diapositivas. Si deseamos utilizar nuestra página de notas mientras realizamos la presentación, debemos activar la vista del moderador en el menú Presentación con diapositivas. Eso nos abrirá la presentación en modo normal en nuestro proyector y una vista que contiene las notas en nuestro monitor. Finalmente, si deseamos imprimir las páginas de notas en papel o en un pdf, debemos seleccionar Imprimir y seleccionar la opción Página de notas. 6

7 El resultado final es que disponemos de una presentación muy visual, con poco texto, ideal para darnos apoyo durante nuestra exposición sin caer en el error de leer nuestras slides. Y además, imprimiendo las páginas de notas podemos editar un documento entregable con nuestras diapositivas y todo el texto necesario para explicarlas. Y todo, con un solo documento. 7