INFORME DE AUDITORÍA DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO.

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1 Informe Nº 8 23 de Junio de 2006 INFORME AUDITORÍA L PARTAMENTO ABASTECIMIENTO. 1.- Objetivo General: Realizar una Auditoria operativa en base a riesgo al Subdepartamento de Abastecimiento, en cumplimiento al Programa Anual del presente año aprobado por el Señor Director de Previsión. 2.- Alcance: El alcance de la revisión correspondió a las operaciones del Subdepartamento de Abastecimiento durante los primeros cinco meses del año 2006., En los cuales se revisaron las operaciones realizadas en el portal Chile compras, el cumplimiento del Plan Anual de compras aprobado por el señor Director para el presente año, el cumplimiento de disposiciones Ministerio de Hacienda respecto a políticas de pago proveedores del Estado, manejo y control de existencias en las diferentes bodegas de la institución. 3.- Trabajos realizados: 3.1. Estudio de la Ley de Compras Públicas y Reglamento, Ley Verificación a través de muestra aleatoria que se de cumplimiento a oficio circular Nº23 de fecha 13 de Abril de 2006, del Ministerio de Hacienda relativo a la puesta en práctica de la medida de Pago de Proveedores del Estado a 30 días como máximo Toma de muestra de inventario de las bodegas de insumos médicos y de librería este consistió en una selección aleatoria de ambas bodegas, que constituyó el 25% del total de artículos en lista de existencia Solicitar al Subdepartamento de Abastecimiento la totalidad de los contratos vigentes a la fecha y tramitados por el Subdepartamento de Abastecimiento.

2 3.5. Contrastar que la actual dotación del Subdepartamento de Abastecimiento se encuentre habilitado con password en el Portal Chile Compras Verificación de los antecedentes a través del Portal Chile Compra de los proveedores con contrato vigente en la Dirección de Previsión de Carabineros de Chile Verificación a través de una muestra de las Ordenes de Compra desde el Portal Chile Compra, contrastándola con la tramitación interna pasando por el Subdepartamento de Abastecimiento, Presupuesto y su posterior pago por el Departamento de Tesorería. 4.- Restricciones: 4.1. No existen en el Subdepartamento de Abastecimiento informes periódicos que permitan conocer tanto la evolución como el cumplimiento del plan de compras. Tampoco existen controles periódicos de los pagos de las ordenes de compra, que permitan contrastar información en diferentes periodos. 5.- Observaciones: 5.1- Se observa que de acuerdo a los plazos establecidos en el oficio circular Nº 23 de fecha 13 de Abril de 2006, del Ministerio de Hacienda, relativo al Pago de Proveedores del estado a 30 días como máximo, que el Subdepartamento de Abastecimiento cumple con el plazo establecido en dicho oficio, aun cuando esta medida solo comienza a regir desde el 1 de junio de 2006, sin embargo deberá establecer medios de control para garantizar que en el futuro dichos plazos sigan cumpliéndose De la revisión de las bodegas se pudo determinar que, se encuentran adecuadamente ordenadas y dispuestas para almacenar las diferentes existencias, cada bodega cuenta con estantes especialmente acondicionados y ordenados de manera de lograr una clara y eficiente distinción de cada una de los productos almacenados, en especial la bodega de insumos médicos la cual cuenta con etiquetas que identifican los diferentes productos.

3 No existen controles parciales periódicos programados de inventario, que permitan medir el adecuado control de las existencias No existe un nivel de stock critico establecido, para cada insumo que permita adecuarse a las necesidades de materiales y mínimo para cumplir las eventualidades Existe una dualidad de tareas, de los funcionarios encargados del control de bodega, en cuanto les corresponde también la tarea de cotizar los pedidos de materiales que deben comprarse. Esta dualidad trae como consecuencia, que se privilegie una función sobre la otra con el consiguiente retraso en el registro de movimientos de existencias, como también de ejecución del plan de compras Se observó que en la bodega de materiales de oficina existía una merma de material no rebajada de inventario, la cual correspondía a marcador permanente Sello marker azul por una unidad, la diferencia de 20 unidades de Block Bono Provincia el cual se debió a estar en un lugar distinto del resto de las unidades almacenadas No se pudo comprobar que los contratos que fueron entregados por el Subdepartamento de abastecimiento corresponden a la totalidad de contratos efectivamente existentes, ya que el Portal de Chile Compra no cuenta con dicha información disponible que permita realizar este control Se observó del portal Chile compra todas las ordenes de compra, considerando todos los estados posibles para ellas, las cuales fueron agrupadas por los distintos fondos según el plan de compras aprobadas para el año del cual se pudo observar lo siguiente: No existe un control que permita verificar la correcta ejecución del Plan de Compras No existe un control que permita determinar el porcentaje del Plan efectivamente cumplido No es posible determinar la cantidad de ordenes de compras que correspondan a compras eventuales, dado que no existe información clara y disponible para realizar dicha verificación.

4 De acuerdo al compromiso de compra registrado en el portal Chile compras, se observa que de Enero a Mayo se debieron realizar ordenes compras por un total de M$ , del cual solo se ha cumplido efectivamente un total de M$ , por lo tanto se genera una diferencia de M$ ,los cuales aun cuando, se encontraban comprometidos no se han materializado, lo que en porcentajes representa un 25%,bajo la planificación del Plan de Compra de Dipreca. Descripción del Plan de Compra según lo descrito por el Portal Chile Compra. Meses Plan de Compra Sumatoria de % del Total Millones pesos Enero a Mayo Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL De acuerdo al cuadro anterior, se deberían tener compromisos publicados en el Portal ORNES COMPRA POR FONDO Orden de Compra por Tipo Aceptadas En proceso Enviada al Monto Total Dipreca Auxilio Social Odontológico Medicina Preventiva Bienestar

5 Proveedor Guardada en el Sistema Total ORNES COMPRA POR FONDO Orden de Compra por Tipo Cancelada Monto Total Dipreca Auxilio Social Odontológico Medicina Preventiva Bienestar Cancelación Solicita Cancelada Cancelada por el Comprador No aceptada Total Los porcentajes comprometidos por Fondos o Unidades demandantes en relación al Plan de Compra Anual entre los meses de Enero a Mayo, que los Fondos han dado cumplimiento al plan según se detalla: Fondo Plan de Compra Ordenes de Compra a Mayo del Portal Porcentaje de Cumplimiento del Plan Saldo del Plan de Compra Anual Porcentaje del Saldo Dipreca % % Auxilio Social % % Odontológico % % Medicina

6 Preventiva % 50% Bienestar % % % % Lo anterior da cuenta de la gestión que se ha realizado del Plan de Compra anual por Fondo, por cuanto se puede indicar que a Mayo se ha comprometido un 69 % del Fondo de Dipreca. Es necesario informar a los diferentes fondos, como se han ejecutado el plan de compras de manera de contar con información oportuna con el objeto de realizar los ajustes necesarios para la liberación de las reservas presupuestarias y la reasignación de dichos fondos para la generación de nuevas compras ya sea en el mismo ítem u otro distinto. 6.- Sugerencias y Recomendaciones: JEFE ABASTECIMIENTO 6.1. En virtud del oficio circular Nº 23 del Ministerio de Hacienda, en cuanto se debe dar cumplimiento al pago de proveedores dentro de treinta días como máximo, el Subdepartamento de abastecimiento, deberá establecer controles efectivos que permitan garantizar el cumplimiento de esta normativa, estos controles deberán reflejar una adecuada revisión del avance en la tramitación de las ordenes de compra, informando y coordinando con Contabilidad General de Dipreca y en casos de tratarse de ordenes de compra que pertenezcan alguno de los diferentes fondos con los departamentos de contabilidad de cada uno de ellos. PLAZO : 31 de Julio de Es fundamental que se establezcan controles cruzados en distintas instancias, de manera de reducir los errores que se produzcan en las distintas etapas del proceso. Es fundamental además establecer una adecuada definición de funciones del personal de abastecimiento de manera de distribuir adecuadamente la carga de trabajo de cada uno de ellos, lo cual permita establecer un correcto grado de seguridad en el cumplimiento de las diferentes tareas, como también un control adecuado del cumplimiento del plan anual de compra.

7 PLAZO : 15 de Septiembre de El Subdepartamento de Abastecimiento debe establecer un registro actualizado de los diferentes contratos firmados con proveedores, de manera de poder confirmar la continuidad o no de un contrato con un determinado proveedor, que permita también realizar un correcto control del estado de las diferentes garantías recibidas por parte de los proveedores para el cumplimiento de los servicios. Creación de registro de Proveedores con antecedentes asociados. El Subdepartamento de Abastecimiento deberá revisar los contratos que tiene en su poder y verificar que aquellos que tienen boletas de garantías a favor de DIPRECA, cuenten con copia de dicha boleta y en caso contrario solicitar la respectiva copia al Departamento de Tesorería, de manera de adjuntarla al respectivo contrato. Así también deberá remitir tanto copia del contrato, como de la boleta de garantía al respectivo Fondo. Deberá establecer un registro de los vencimientos de las boletas garantía de manera de coordinar su renovación, permitiendo con ello se garantice el adecuado cumplimiento de los contratos evitándose un posible desmedro del patrimonio Intitucional. PLAZO : 15 de Octubre de La Jefatura del Subdepartamento de Abastecimiento deberá establecer controles adecuados para verificar el grado de cumplimiento de plan de anual de compras, estos controles deben permitir una correcta ejecución del plan, una adecuada revisión del grado de cumplimiento del plan de compras, deben también permitir identificar claramente las compras eventuales que puedan representar una variación en la ejecución del plan de compras. Los controles antes señalados deberán permitir de manera oportuna y eficiente un adecuado análisis que permita tomar decisiones y faciliten las medidas de ajuste al plan de compra, de manera dar cumplimiento con este dentro de los plazos establecidos. PLAZO : 31 de Agosto de 2006.

8 6.5. Debe ser responsabilidad del Jefe del Departamento de Abastecimiento la labor de informar a los diferentes Fondos, la ejecución del plan de compra en lo que respecta a dichos Fondos, de manera que ellos puedan gestionar las modificaciones presupuestarias, con el objeto de realizar una eficiente utilización de los recursos asignados a las compras de bienes y servicios, deberá también coordinar con dichos Fondos la correcta reasignación de los recursos de manera de dar cumplimiento a estas necesidades, conforme con la normativa presupuestaria vigente, como también la normativa del Portal Chile compra. PLAZO : 31 de Agosto de CARMEN GLORIA CORNEJO MUÑOZ AUDITORIA INTERNA JEFE

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