NIT: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1

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1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1 1. FUNDAMENTO JURIDICO La presente política de Tratamiento de Datos Personales tiene su fundamento jurídico en la Constitución Política (artículos 15 y 20), la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Razón social: AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1 NIT: Domicilio principal: Barranquilla, Cra 53 No Teléfono: (5 ) /15 Correo electrónico: jcontabilidad@merco.com.co Página web: 3. DEFINICIONES: Las siguientes palabras se entenderán conforme a las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2 4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD: AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, personales para: podrá hacer uso de los datos a) Informaciones y actividades propias de la agencia aduanera ante la DIAN. b) El uso propio de la información en las relaciones contractuales con sus trabajadores, clientes y proveedores, tales como el pago de obligaciones, entrega de bienes y/o servicios, etc. c) Informar sobre nuevos productos o/y servicios. d) Informar sobre cambios en los productos y/o servicios existentes. e) Evaluar la calidad del servicio; f) Actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados, pensionados y sus familiares con AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1. g) Enviar a cualquier medio de comunicación idóneo, tales como correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, celular, información comercial o publicitaria sobre los productos y/o servicios ofrecidos por AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1 y/o por terceras personas. h) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral. i) Informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1. j) Informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los accionistas de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1. k) Soportar procesos de auditoría interna o externa; l) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1 ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados. m) Los Datos Personales recolectados en los puntos de seguridad, y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1 y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

3 4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES. Los titulares de datos personales que sean objeto de Tratamiento por AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, podrán ejercer por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado, tercero autorizado o sus causahabientes, los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1 salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley; c) Ser informado por AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1 ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 6. AUTORIZACIÓN En los casos en que se requiera contar con la autorización previa del Titular, AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, la solicitará a más tardar al momento de la recolección de la información. La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el

4 consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 7. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS Y CANALES DE ATENCIÓN. Trabajadores, pensionados y familiares: Las peticiones, consultas y reclamos relacionados con la Base de Datos de nómina serán atendidas por el área de recursos humanos, para lo cual se ponen a disposición los siguientes canales de comunicación: Correo electrónico: jrhumanos@mlg-i.com, Teléfono Ext.144 y 141 Horario de atención: lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00m y 02:00pm a 6:00p.m; Clientes: Las peticiones, consultas y reclamos relacionados con la Base de Datos de clientes serán atendidas por el área comercial, para lo cual se ponen a disposición los siguientes canales de comunicación: Correo electrónico: mcperez@merco.com.co y jmercadeo@merco.com.co Teléfono: Ext.106 y 127 Horario de atención: lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00m y 02:00pm a 6:00p.m; Proveedores: Las peticiones, consultas y reclamos relacionados con la Base de Datos de proveedores serán atendidas por el área de compras, para lo cual se ponen a disposición los siguientes canales de comunicación: Correo electrónico: compras@merco.com.co Teléfono: Ext.131 y 102 Horario de atención: lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00 m y 02:00 p.m. a 6:00 p.m;

5 Para las demás bases de datos el área encargada de atender las consultas, solicitudes y reclamos será la Gerencia Jurídica, quien pone a su disposición los siguientes puntos de contacto: Correo electrónico abayona@merco.com.co; Teléfono: Ext.126 y 151 Horario de atención: lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00 m y 02:00 p.m. a 6:00 p.m. 8. PROCEDIMIENTO 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A. NIVEL 1, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 9. AVISO DE PRIVACIDAD En el evento en el que AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, no pueda poner a disposición del titular de los datos personales la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

6 10. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 01 de julio de 2016 y entra en vigencia a partir del día 01 de agosto de Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: AVISO DE PRIVACIDAD: AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, le informa que en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, cuenta con los mecanismos de seguridad físicos, técnicos y administrativos para garantizar la protección de sus datos personales. Usted podrá consultar las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, en la página web en el teléfono , ext. 144 o en la Cra 53 No en la ciudad de Barranquilla., en el horario de lunes a viernes de 07:30 a.m. a 12:00m y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m. y sábados de 08:00 a.m. a 12:00m Sus datos personales serán objeto de Tratamiento siguientes finalidades, según corresponda: con todas o algunas de las a) El uso propio de la información en las relaciones contractuales con sus trabajadores, clientes y proveedores, tales como el pago de obligaciones, entrega de bienes y/o servicios, etc. b) Informar sobre nuevos productos o/y servicios. c) Informar sobre cambios en los productos y/o servicios existentes. d) Evaluar la calidad del servicio; e) Actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados, pensionados y sus familiares con AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1. f) Enviar a cualquier medio de comunicación idóneo, tales como correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, celular, información comercial o publicitaria sobre los productos y/o servicios ofrecidos por AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, y/o por terceras personas. g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral. h) Informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1,

7 i) Informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los accionistas de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1. j) Soportar procesos de auditoría interna o externa; k) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados. l) Los Datos Personales recolectados en los puntos de seguridad, y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1, se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de MERCO AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1 y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Como Titular de los Datos Personales, usted tiene derecho a: (i) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales (ii) acceder de manera gratuita a sus datos personales (iii) solicitarnos prueba de la autorización para el manejo de sus datos personales, (iv) ser informado del uso de sus datos personales por parte de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1 (v) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones relacionadas con la protección de sus datos personales por parte de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1y (vi) revocar su autorización de uso por parte de AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1 de sus datos personales. En caso de recolectarse datos personales sensibles, será facultativo de su parte responder libre y espontáneamente las preguntas que le formule AGENCIA DE ADUANAS MERCO S.A NIVEL 1.