Sistema de Gestión y Ficha Clínica de Pacientes Online

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1 Sistema de Gestión y Ficha Clínica de Pacientes Online Alumno(s): Año Académico: 2012 Profesor Guía: Contraparte: JONATHAN ALDO NEIRA RAMOS CARLOS HERNÁN VALLEJOS CABELLO ALEJANDRO FLORES, PH.D. Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Universidad de Talca, Talca, Chile SONLÍN URRA Hospital Regional de Talca Talca, Chile Resumen. Nuestro producto consiste en un Sistema de Gestión y Ficha Clínica de Pacientes Online, a través del cual se puedan dar las horas para los diferentes médicos a través de la calendarización, ya sea diaria, semanal etc., esto depende del médico con el cual los pacientes se deseen atender. En relación a la ficha clínica, esta es la misma ficha que está en papel y que será pasada a un sistema online con el historial médico de los pacientes. La idea es que el doctor pueda buscar a los pacientes ya sea con el nombre o por el Rut y conocer o seguir a los pacientes y así hacer de forma más eficiente la atención. Toda la información de los pacientes serán almacenados en un servidor o Hosting para su resguardo, el cual a su vez que se encargara de mostrar la información en línea a través de un sitio web. Los principales beneficios de este sistema serán: Reemplazo de los archivos en papel Minimiza la perdida de la información contenida en la ficha Fácil agendamiento de horas de atención a pacientes Mejora la eficiencia en la atención (tiempo de consulta) Contar con una mejor herramienta para el trabajo del personal de salud. Palabras claves: ficha clínica, registro electrónico, base de datos, herramienta informática. 1. INTRODUCCIÓN Para los médicos el deber de secreto de la información relacionada con los pacientes es tan antiguo como su profesión, como muestra el que esa obligación se encuentre presente entre las descritas en el Juramento Hipocrático. En la actualidad el deber de guardar secreto profesional incluye no sólo a los médicos sino al resto de personal, tanto sanitario como no sanitario, que se relaciona con los pacientes o que accede a la información relacionada con ellos. Ese deber, que obliga a todos, se refleja en la 2011 UTALCA-IDENTIFICACIONDEAUTOR normativa de protección de datos, la normativa sanitaria e incluso el código penal. Por otra parte, las organizaciones médicas tienen entre sus cometidos el preservar la información clínica íntegra y disponible para cuando sea necesaria, y accesible sólo a las personas autorizadas para ello. La información clínica está introduciendo nuevas tecnologías de información y de comunicación para el desarrollo más efectivo de su trabajo. Este proceso trae la integración de la información en base de datos como en laboratorios clínicos. El siguiente paso ha sido la integración de la Información clínica, correspondiente a una persona, que se encontraba ubicada en todos los centros médicos en que hubiera sido atendida. Las tendencia actual es el acceso a la información clínica desde cualquier momento y lugar en el que pueda ser necesario para la debida atención del paciente, con independencia de en qué centro sanitario haya sido generada esa información. Por esto las tecnologías de información (TI) han invadido nuestro diario vivir aportando con herramientas que contribuyen a los diferentes procesos que se desarrollan en nuestra vida (internet, correo electrónico, cámaras digitales, cajeros automáticos). Hoy podemos consultar por internet nuestros saldos bancarios, nuestros correos electrónicos, sin movernos de nuestro escritorio. La tendencia es imparable cada vez más las tecnologías de información se acercan más y más a las personas. Es por esto que pensamos que hay que dar un salto tecnológico que sustente informáticamente las necesidades crecientes del sistema de salud, de manera particular lo relacionado con la ficha clínica electrónica que guarde y entregue toda la información sobre el paciente. 2. OBJETIVOS El centro médico Castro Morales quiere ser parte de un sistema globalizado y ocupar los recursos de TI que le puedan ayudar a la optimización de la atención de los

2 Universidad de Talca Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Figura 1. Flujo de Trabajo en la Estructura de Descomposición de Trabajo del Proyecto pacientes. Por lo que tanto necesita implementar un sistema de gestión de pacientes que logre este objetivo Objetivo General. El objetivo general de este proyecto es: (ustedes necesiten ver mis correcciones en el plan de trabajo) Generar un sistema de agendamiento y registro clínico del paciente único Objetivos Específicos. Los objetivos específicos de este proyecto son: (ustedes necesiten ver mis correcciones en el plan de trabajo) Diagnosticar la situación actual del Centro Médico, mediante el modelado de procesos relacionados con el tiempo de atención de los pacientes y de búsqueda de ficha médica del paciente. Establecer y definir aplicaciones que pueden ser de utilidad para efectuar y diseñar la ficha clínica y la toma de horas mediante una calendarización. Diagnosticar la situación actual del Centro Médico, relacionados con el registro de horas médicas para los pacientes. Definir los requerimientos de información y tecnológicos a través de la captura y análisis de necesidades de los usuarios, para desarrollar el diseño del sistema. Construir una base de datos y obtener un diseño de sistema sólido, mediante la elaboración de herramientas de prueba, que permitan validar y mejorar los requerimientos definidos. (y cómo va a proveer la conexión entre esta base de datos a los medicos en el centro? cómo va a llenar la base de datos con datos históricos como prometido en otra sección?) 2.3. Relación entre Objetivos y el Proyecto. Debido a que al el Centro Médico castro Castro Morales es quiere optimizar el proceso de atención de pacientes el objetivo principal es tener un sistema de agendamiento de horas y de ficha clínica de los pacientes para lograr que los tiempos de atención sean más rápido y exista un mayor orden en el proceso de atención. El primer objetivo específico está orientado a conocer el funcionamiento del centro Médico para poder dar un diagnóstico sobre lo que en el ocurre, así como informarnos y ver directamente cómo opera y dónde están las falencias, cuellos de botellas o puntos críticos. El segundo objetivo específico nos permitirá conocer e identificar algunas aplicaciones que cumplan con las necesidades de centro médico para adaptarlas tanto en lo relacionado a la ficha clínica como a la calendarización de horas. El tercer objetivo nos mostrara la realidad de los tiempos de espera que tienen los pacientes cuando piden una hora hasta el momento en que son atendidos y cumplen su demanda. Con el cuarto objetivo recopilaremos toda la información necesaria y útil como indicadores, tiempos de esperas seguimiento del proceso general, consultas y opiniones de los usuarios en lo relacionado con el tiempo de espera en la atención en el centro Médico. El quinto objetivo es una labor más operativa que nos permitirá tener los datos necesarios para elaborar la base de datos del sistema de ficha clínica y calendarización, mediante mecanismo de prueba como casos de uso, modelamiento BPMN. 3. METODOLOGÍA Para lograr todo esto llevaremos a cabo una metodología de 7 procesos los cuales son: Análisis de la situación actual Sistema de Gestión de Ficha de Pacientes 308 Jonathan Neira y Carlos Vallejos

3 Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Investigación de aplicaciones Levantar requerimientos Diseñar y modelar procesos Instalar y adecuar la aplicación Ejecutar y probar aplicación Documentación respectiva La figura 1 muestra el flujo de trabajo de estos componentes en una estructura de descomposición de trabajo (EDT) de este proyecto. Para la realización del proyecto es sumamente importante poder conseguir que los médicos del centro Médico Castro Morales se den cuenta de la necesidad de contar con una Ficha Clínica Electrónica, para ello se necesita crear conciencia y demostrar que es posible efectuar la implementación de un sistema de ese tipo. El cambio que se genera en una organización al implementar un sistema es un gran cambio en la gestión afectando no tan solo a los procesos sino que también a las personas, pero si existe gestión del cambio eficaz, tanto los médicos como el personal administrativo se harán participes de las mejoras que se plantean y los resultados estarán a la vista mucho antes de lo que la organización plantea. 3. RESULTADOS El producto final del proyecto consiste en una aplicación web la cual permitirá a un centro de salud poder agendar las atenciones médicas y al mismo tiempo esta aplicación interactúa con una base de datos alojada en un servidor web, el cual brinda la información del paciente agendado. Este sistema permite además una comunicación efectiva entre los actores participantes, ya que no será necesario recurrir a las fichas de papel para la atención, si no que el médico en su pantalla podrá ver el historial clínico del paciente al momento de ser atendido y dejar de lado el sistema antiguo donde es la recepcionista quien tiene que ir a sacar fichas para dejárselas al médico. Esta aplicación se llama OpenEMR, la cual es de código libre que permite a los médicos almacenar información sobre sus pacientes al instante. Además es una aplicación amigable con el usuario y que es de fácil uso, lo que ayuda a que no sea tedioso el proceso de aprender a ocupar el sistema. Open EMR ayuda a médicos como instituciones de salud como Hospitales y en nuestro caso particular al centro médico a funcionar de manera más simple y segura, permitiendo a los usuarios recuperar y actualizar la información de cualquier paciente con solo un clic. 4. DISCUSIÓN 4.1. Informática Médica. Junto con el uso de los computadores en los años 50 dentro de los recintos de salud nace el término de informática Médica. Desde su comienzo se ha ido integrando la tecnología junto al conocimiento de los profesionales dentro del área médica. (2) Uno de los grandes hitos en la informática médica fue la introducción de tecnologías bio-medicas, las que aparecieron en los años 90. Luego fue la integración del internet lo que permitió contar con abundantes fuentes de Universidad de Talca conocimiento y poder comunicarse entre profesionales de una manera extraordinaria. Se adoptaron nuevas tecnologías. (2) En nuestros tiempos la informática medica cuentas con distintas áreas de aplicación, entre las que se destacan el diagnostico por imagen, la telemedicina, los sistemas de gestión hospitalaria, registro clínico electrónico (Ficha clínica online). (2) 4.2. Ficha Clínica. En los diferentes centros médicos o de salud se encuentran los historiales médicos que se acumulan con el pasar del tiempo. Los registros involucran a los profesionales de diversas áreas y regiones como a los centros hospitalarios, los cuales deben ser cuidadosamente protegidos y tratados para resguardar la seguridad y la integridad de la información contenida en archivos físicos. Las fichas en papel sufren un deterioro natural con el pasar del tiempo lo que dificulta su legibilidad o si la información no está correctamente foliada entorpece el proceso y la secuenciabilidad lo que hace complejo determinar la evolución de los pacientes. Es importante decir que la ficha en papel es muy fácil de adulterar. (2) 4.3. Ficha Clínica Electrónica. Es un registro organizado de la información del paciente almacenado en un sistema computacional, lo que permite contar con los datos actualizados, ordenados y accesibles. Todo esto con el fin de ayudar a la toma de decisiones administrativas o clínicas mejorando la gestión en la entrega de servicios. Existen normas basadas en estándares entre los cuales destacan: ISO/TC 215 el cual define la arquitectura de un EHR, CEN/TC para el marco de de comunicación semántica, HL7 comunicación basada en mensajes y semántica, OpenEHR establece un marco de trabajo para el desarrollo de un EHR, DICOM para imágenes. (2) HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA No puede ser adulterada, por medio de firma digital, inserción de hora y fecha automática y técnicas de Back up adecuadas. INVIOLABILIDAD HISTORIA CLÍNICA TRADICIONAL Puede llegar a rehacerse total o parcialmente sin poder comprobarlo. SECUENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN campos autonuméricos e inserción de hora y fecha automática. Es difícil si no está previamente foliada, las evoluciones son consecutivas sobre un mismo papel. RESERVA DE LA INFORMACIÓN PRIVADA DEL PACIENTE seguridad informáticos. control del archivo. ACCESIBILIDAD Utilizable en todo momento o lugar vía internet, wireless y Utilizable en un solo lugar. wap. DISPONIBILIDAD Siempre disponible para cuando se necesite. Todos los que están justificadamente habilitados deben poder acceder a toda la Dependiendo de la accesibilidad a información que se requiera los archivos físicos. para el acto médico, así como para la auditoria, estadísticas, epidemiología, planes de prevención y peritajes legales. Jonathan Neira y Carlos Vallejos 309 Sistema de Gestión de Ficha de Pacientes

4 Universidad de Talca RIESGO DE PÉRDIDA DE INFORMACIÓN Seguridad garantizada con una Frecuentemente extraviada, correcta política de resguardo posibilidad de microfilmarse. de la información (back-up). INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN CLÍNICA Frecuentemente se encuentran La informatización racional divida en servicios, se suelen abrir garantiza que la información de varios números de historia clínica un paciente no esté atomizada. para un mismo paciente. DURABILIDAD Permanece inalterable en el tiempo para que su información pueda ser consultada. Sufre deterioro con el tiempo, por su propio uso muchas veces. LEGIBILIDAD Legibilidad Algunas veces ilegible. IDENTIFICACIÓN DEL PROFESIONAL Por la firma holográfica y el sello Por la firma digital. con la matrícula. TEMPORALIDAD PRECISA Garantizada con fecha y hora, a través de la inserción de la hora y fecha automática de servidor A veces con fecha y hora. local y de entidades de certificación de inserción de hora y fecha automática. GARANTÍA DE LA AUTORÍA Identifica en forma inequívoca a Por medio de la firma manual y quien generó la información sello que a veces suele faltar. mediante la firma digital. REDUNDANCIA Potenciales tratamientos Incompleta con información redundantes o reducidos. duplicada e innecesaria. ESTANDARIZACIÓN DE DATOS Organizada según necesidad de Ingreso estandarizado de datos. cada servicio. COSTOS DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Puede ser operada y buscada por los mismos profesionales que requieren la información. Requiere personal para el mantenimiento del archivo, (repartir, buscar y ordenar las HC). TIEMPO DE CONSULTA Breve Extenso TIEMPO DE BÚSQUEDA DE ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS Breve Extenso DISPONIBILIDAD DE LOS DATOS PARA ESTADÍSTICAS Inmediata Mediante tediosos procesos. ROBO DE LA HISTORIA CLÍNICA Imposible si hay una política de seguridad informática confiable Si se roba o se pierde es imposible de conservación de registros y de recuperarla back up. Si se llegara a perder se puede recuperar del back up Seguridad de la Información. La seguridad de la información necesita confidencialidad, integridad y disponibilidad, que son los principios básicos de la seguridad de la información. La correcta gestión de seguridad busca establecer y mantener programas, controles y políticas, que tengan como finalidad conservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, si alguna de estas características falla no estamos antes nada seguro. La seguridad es un proceso continuo que hay que gestionar conociendo siempre las vulnerabilidades y amenazas que ciñen sobre cualquier información teniendo en cuenta siempre la causas de riesgo Escuela de Ingeniería Informática Empresarial y la probabilidad de que ocurran así como el impacto que puedan tener. (4) 4.5. Confidencialidad de Información. Es la propiedad de prevenir la divulgación de información a otras personas o sistemas no autorizadas.la perdida de la confidencialidad de información puede adoptar muchas formas cuando alguien mira por su encima de su hombro, mientras usted tiene información confidencial en la pantalla. (4) 4.6. Integridad de Datos. Para la seguridad de información la integridad es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas. La violación de integridad se presenta, cuando un empleado, programa o proceso modifica o borra los datos importantes que son la información. (4) 4.7. Disponibilidad del Sistema. Es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes debe de acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones. La disponibilidad además de ser importante en el proceso de seguridad de información, es además variada en el sentido de que existen varios mecanismos para cumplir con los niveles de servicio que se requiera, tales mecanismos se implementan en infraestructura tecnológica (4). 5. CONCLUSIONES 5.1. Aporte a la Gestión. El aspecto más importante a destacar es que la realización de este proyecto es para una mejor gestión en el centro médico Castro Morales y de esta forma hacer del proceso de toma de hora y atención de paciente muchos más expedito y rápido. Ya que a través de este sistema que adaptamos los doctores encontraran y almacenaran información instantáneamente, además de proporcionar un orden en los registros de los pacientes. A través del sistema se podrán registrar y/o actualizar los registros clínicos del paciente (sólo el médico tiene acceso a esto). Además con el sistema se logra un salto tecnológico que es lo que el centro médico estaba buscando hace tiempo. El enfoque con el área de gestión se produce al introducir gestión de cambio, y sobre todo una nueva estrategia enfocada directamente con acercar las TI que permitan administrar la gestión de cambio tecnológico de manera más efectiva con la incorporación del sistema de información Contribución Tecnológica. En relación a la contribución tecnológica se da un gran saldo en varios aspectos, el principal que es la eliminación de los papeles los archivadores el desorden a través de los tiempos de esperas reducidos, ya que al tener los pacientes agendados, el médico puede administrar su tiempo de atención y servicio y cumplir con las expectativas de los pacientes que es tener una atención personalizada y rápida. Además los tiempos se reducen porque los médicos con solo ingresar el nombre del paciente aparecerán la información clínica de este de manera inmediata. También se contara el servidor web donde está el sistema para que los medico trabajen directamente desde sus hogares. 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5 Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Universidad de Talca AGRADECIMIENTOS Agradecimiento a Centro Médico Castro Morales, por abrirnos sus instalaciones para el desarrollo de este producto y a la Universidad de Talca por entregarnos las herramientas y competencias necesarias para lograrlo. BIBLIOGRAFÍAS [1] El Libro Azul: agenda digital del Ministerio de Salud, Gobierno de Chile. [Enlínea] eca/as_esalud_en_el_mundo/libro+azul,+estrategia+digital. [2] Tong, Gavin. Introduction To HL7 Version 3. [En línea] 3.pdf. [3] Tisné, Luis. Ficha Clínica, Composición y Manejo, Registros Clínicos [En Línea]. [4] Open EMR. Acerca de OpenEMR. [En Línea]. AUTORES Jonathan Aldo Neira Ramos es Ingeniero en Informática Empresarial egresado de la Universidad de Talca. Actualmente se desempeña en el área de tecnología de información en Santiago de Chile. Carlos Hernán Vallejos Cabello es Ingeniero en Informática Empresarial egresado de la Universidad de Talca. Actualmente se desempeña en el área de tecnología de información en Santiago de Chile. Jonathan Neira y Carlos Vallejos 311 Sistema de Gestión de Ficha de Pacientes