Generales. Período que abarca la auditoría : 01 de enero al 31 de diciembre de 2009.

Transcripción

1 CONTRALORÍA GENERAL SUBCONTRALORÍA DE AUDITORIA, CONTROL Y EVALUACIÓN INFORME DE RESULTADOS (DEFINITIVO) DE AUDITORIA 1 Núm. de auditoría Auditoría denominada Área que comprendió la auditoría Área de Adscripción : CG.-05/09 : Al proceso de adjudicación del contrato o pedido para el servicio de renta de 435 vehículos tipo panel. : Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales : Secretaría Administrativa Período que abarca la auditoría : 01 de enero al 31 de diciembre de Fecha de inicio de la auditoría : 27 de julio de Fecha de término de la auditoría : 15 de octubre de OBJETIVO Tal y como se estableció en el PAAI para el Ejercicio 2009, la presente revisión tuvo como objetivo principal verificar el avance institucional en materia del ejercicio del presupuesto y de los recursos asignados, dentro del ámbito de la normativa aplicable a la Administración Pública, específicamente a este Organismo Autónomo, conforme a los principios generalmente aceptados en materia de contabilidad gubernamental y auditoría pública; además constatar que la adjudicación del contrato para la renta del servicio de 435 vehículos tipo panel se haya realizado conforme a lo establecido por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; a lo que determinan las Normas Generales de Programación, Presupuesto y Contabilidad; a lo estipulado en los procedimientos administrativos respecto de la recepción de vehículos en cada una de las direcciones distritales, comprobando que el servicio lo recibieron conforme a lo establecido en el contrato y su pago, todo ello conforme a lo pactado en el contrato correspondiente. ALCANCE La auditoría estuvo enfocada a verificar el apego a la normativa vigente durante el proceso de adjudicación del contrato para la renta de 435 vehículos tipo panel para ser utilizados 1 La Reunión de Confronta de los Resultados de la Auditoría, se llevó a cabo el 29 de enero de 2010, con la Encargada del Despacho de la Secretaría Administrativa.

2 durante el proceso electoral , y específicamente durante la jornada electoral del 5 de julio de 2009 y los días previos a la misma. Por lo que, siguiendo de manera estructurada los procedimientos administrativos establecidos y los mecanismos de control implementados en la Contraloría General, la Auditoría 05/09 se desarrolló principalmente en las oficinas de la Unidad Técnica de Archivo, Logística y Apoyo a Órganos Desconcentrados (UTALAOD), en la Dirección de Materiales y Servicios Generales (DMySG) y de manera complementaria, según fuese necesario, en algunas otras áreas de las que integran la Secretaría Administrativa. Asimismo, la información y soporte documental fue requerida a la Secretaría Administrativa por medio de la DMySG, misma que fue utilizada como base de la revisión y evaluación de los avances en el proceso de adjudicación motivo del presente informe. La auditoría se llevó a cabo por medio de pruebas selectivas y comprendió el análisis al proceso de adjudicación en comento, así como su apego a los procedimientos y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, con el fin de verificar su correcta asignación, compra, pago y cumplimiento a lo establecido en el Anexo Técnico. CONCLUSIONES 1. El Programa Operativo Anual del Ejercicio Fiscal 2009 contempla el proyecto relativo a la operación en el ámbito distrital de los programas institucionales relativos al Proceso Electoral Local , en el que se consideró el desarrollo de los trabajos correspondientes a dicho proceso; por lo que, se hizo necesaria la contratación de vehículos tipo panel para la transportación de los materiales electorales. 2. Los recursos presupuestales para cubrir el importe correspondiente a la renta de los 435 vehículos tipo panel, así como 8 unidades adicionales, eran suficientes de acuerdo a los reportado en el Estado de Flujo de Efectivo al 31 de julio de 2009; por lo que, no se justifica el traspaso de recursos por la cantidad de $845, El Sondeo de Mercado realizado por la UTALAOD se efectuó con datos inexactos, incorrectos e incompletos, además de que la encuesta no incluyó al proveedor al que se le adjudicó finalmente el contrato. 4. No se canceló el número asignado inicialmente al concurso de Licitación Pública IEDF- LPN-02/09, relativo al arrendamiento de los 435 vehículos tipo panel al considerarse que la renta de estos vehículos se realizaría por adjudicación directa, lo que originó asignar dicho número a otro proceso licitatorio de forma errónea. 5. Del análisis practicado al Contrato de Arrendamiento signado por el IEDF con la empresa Adolfo Trejo servicios Especiales, S.A. de C.V., se observó que se encuentra debidamente firmado por todas las personas que en el se indican; asimismo, el Convenio Modificatorio al contrato originalmente celebrado con el proveedor del servicio de arrendamiento de 435 vehículos tipo panel, se encuentra debidamente requisitado.

3 6. Las fianzas presentadas por el proveedor fueron correctamente tramitadas, asimismo, la compañía afianzadora confirmó el haber expedido dichas garantías. 7. El proceso de selección del proveedor Adolfo Trejo Servicios Especiales, S.A. de C.V., para el servicio de arrendamiento de 435 vehículos tipo panel, no es claro ni transparente, ya que: es el mismo proveedor al que se le adjudicó contrato similar en los comicios de 2003 y 2006; no existe informe pormenorizado ni fundamentado que soporte las razones para su elección; no se incluyó en el sondeo de mercado realizado por la UTALAOD; la información contenida en su página web de Internet, indica que no contaba con suficientes vehículos para proporcionar el servicio. 8. Se observan irregularidades en el llenado de los reportes de utilización del servicio de los vehículos arrendados durante el Proceso Electoral 2009, que conllevan a información errónea. 9. En cuanto al cumplimiento del servicio se determinó que del análisis a los documentos denominados Analíticos del Servicio del Transporte y Formato de los Servicios del Transporte, proporcionados en el transcurso de la revisión, se observan irregularidades en cumplimiento por parte del proveedor. 10. Del análisis efectuado a los pagos realizados al proveedor, se observo que se realizo conforme a lo establecido en las bases del concurso; asimismo, en cuanto al registro contable del servicio de renta de 435 vehículos tipo panel no fue distribuido de manera equitativa. RECOMENDACIONES 01-AUD-05/09 Apoyo a Órganos Desconcentrados (UTALAOD) y de la Dirección de Materiales y Servicios Generales un informe analítico, detallado y pormenorizado, que justifique y fundamente debidamente las razones para efectuar el traspaso de recursos presupuestales efectuados en el mes de mayo de 2009 por la cantidad de $845,827, toda vez que no era necesario, ya que el presupuesto inicialmente contemplado era suficiente para hacerle frente al compromiso de pago por el servicio de arrendamiento de 435 vehículos tipo panel que de acuerdo a la solicitud de la UTALAOD y a los requerimientos que imponía el Proceso Electoral Local fueron necesarios para transportar materiales y personas, previo y durante la jornada electoral del 5 de julio de AUD-05/09 Apoyo a Órganos Desconcentrados y de la Dirección de Materiales y Servicios Generales, un informe analítico, detallado y pormenorizado, que justifique y fundamente debidamente lo siguiente:

4 a) Los motivos para no incluir en el sondeo de mercado al prestador de servicios Adolfo Trejo Servicios Especiales, S.A. de C.V., proveedor que a la postre se le adjudicó el contrato para el servicio de arrendamiento de los 435 vehículos tipo panel, y que en los comicios electorales de 2003 y 2006 había sido seleccionado en forma directa. b) Las razones que motivaron la selección del proveedor Adolfo Trejo Servicios Especiales, S.A. de C.V. para la prestación del servicio de arrendamientos de 435 vehículos tipo Panel, dadas las irregularidades observadas en la revisión efectuada al respecto como parte de la Auditoría 05/09, principalmente porque según se desprende de su página de Internet, no cuenta con la infraestructura requerida por el IEDF. Lo anterior deja la inobservancia de los principios de transparencia, legalidad, eficiencia, honradez y de la utilización óptima de los recursos del Instituto, a los que debe ceñirse la conducta de los servidores públicos en el análisis, valoración y toma de decisiones, en los procesos licitatorios que lleve a cabo el IEDF. c) La explicación del porqué el aviso que utilizó para realizar el sondeo, no contenía todos los datos necesarios para efectuarlo justa y equitativamente, ya que, entre otros datos, éste no incluía las fechas correctas, la necesidad de contar también con el servicio de chofer, etc. 03-AUD-05/09 La Secretaría Administrativa deberá instruir a la Dirección de Materiales y Servicios Generales para que presente informe analítico, detallado y pormenorizado que justifique y fundamente debidamente las razones por las que utilizó el mismo número de concurso para dos licitaciones diferentes, dado que una de ellas, la primera en que se utilizó el número IEDF-LPN-02/09 fue cancelada y adjudicada directamente. 04-AUD-05/09 Apoyo a Órganos Desconcentrados y de la Dirección de Materiales y Servicios Generales, informe por escrito, analítico, detallado y pormenorizado que justifique y fundamente debidamente los motivos por los cuales no se dio cabal cumplimiento a la Circular número 136 del 19 de junio de 2009, emitida por la Secretaría Ejecutiva, así como a la información reportada en los documentos denominados: Analíticos del Servicio del Transporte y Formato de los Servicios del Transporte, respecto de los requisitos que deberían cubrir las Coordinaciones Distritales para informar del servicio de transportación de material electoral durante el desarrollo de la Jornada Electoral del 5 de julio de 2009, así como en el incumplimiento por parte del proveedor de los servicios establecidos en el contrato correspondiente y que no fueron debidamente proporcionados en el transcurso de las fechas previamente establecidas.

5 05-AUD-05/09 La Secretaría Administrativa deberá instruir a la Dirección de Finanzas y Contabilidad, para que en lo sucesivo efectué el registro contable adecuado de los servicios requeridos y proporcionados con motivo de los procesos electorales, en virtud de que se observó que la renta adicional de 8 unidades tipo panel, se cargó en forma global a los 40 distritos sin afectar solamente a aquellos a los que fueron asignadas. De igual manera, en el registro del arrendamiento de los 435 vehículos tipo panel, no se consideró el número de unidades utilizado en cada Distrito sino que el costo de la renta fue prorrateado en forma igual sin distingos de ninguna naturaleza, lo cual no fue distribuido de manera equitativa. 06-AUD-05/09 La Secretaría Administrativa, en su carácter de Presidente del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Generales del IEDF, deberá promover al Pleno del mismo, la actualización de los Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Generales del Instituto, a efecto de considerar, entre otros aspectos, la posibilidad de que dos o más personas puedan presentar conjuntamente una propuesta para la adjudicación de un contrato, sin necesidad de constituir una nueva sociedad, para lo cual se designará un representante común.