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2 Índice Presentación de Oodrive... 3 Problemas de envío de archivos... 5 La solución PostFiles... 7 Funciones principales... 8 Funciones adicionales Herramientas de trazabilidad Previsualización de archivos multimedia Interfaz personalizada Consola de supervisión...15 Seguridad de aplicaciones Alojamiento y disponibilidad Contacto

3 Presentación de Oodrive Creada en 2000, Oodrive desarrolla desde hace 10 años soluciones de software para optimizar la compartición de información entre las empresas. Sus soluciones facilitan y aseguran la compartición de archivos entre los empleados y sus destinatarios externos. Usar los productos Oodrive es tener la garantía de aprovechar las competencias adquiridas a lo largo de todos esos años de experiencia y beneficiarse de una altísima calidad de servicio. Con más de clientes, Oodrive se posiciona actualmente como el líder europeo de soluciones seguras de gestión de archivos informáticos. Satisfacción de las demandas de nuestros clientes Oodrive se esmera a diario en satisfacer las necesidades de sus clientes. Sus esfuerzos se centran principalmente en : La simplicidad de sus soluciones: gracias al modo SaaS, las soluciones Oodrive son tan fáciles de instalar como de utilizar. No hay restricciones, tan sólo se necesita una conexión a Internet! Fácil de implementar: no hay ningún software que instalar ni sistemas que configurar. Fácil de utilizar: gracias a su interfaz ergonómica y sus distintas funciones intuitivas, las soluciones Oodrive no necesitan ninguna formación y son asimiladas rápidamente por los usuarios, incluso los más novatos en informática. Avance tecnológico: gracias a un aumento de la inversión en su departamento de I+D, Oodrive centra sus desarrollos en las características simples y fáciles, para mantenerse siempre por delante de otras soluciones disponibles en el mercado. Alta disponibilidad de los datos de sus clientes: para garantizar una disponibilidad continua de los datos, la calidad del servicio es una preocupación primordial de Oodrive. Por contrato, Oodrive se compromete a un índice de disponibilidad superior al 99,8%. Seguridad: Dada la confidencialidad de los datos almacenados y compartidos por las empresas, Oodrive garantiza una protección óptima de dicha información a través de los sistemas más eficaces del mercado (3 niveles de cifrado, alojamiento en tres centros de datos, alto nivel de seguridad de los accesos, supervisión permanente de las infraestructuras, etc.). Reducción de los presupuestos de inversión: Oodrive ofrece sus soluciones en modo SaaS, lo que permite a los usuarios reducir sus inversiones (el costo de alquiler de una solución Oodrive es comparable con los gastos de suministros) y limitar el riesgo financiero. 3

4 Presentación de Oodrive Tarjeta de identidad Editor de soluciones de gestión de archivos en modo SaaS: PostFiles: solución de envío de archivos pesados iextranet: solución de compartición de archivos y colaboración en línea Mayetic: intranet de colaboración AdBackup: backup remoto Más de 10 años de experiencia en el sector de la gestión de archivos en línea 100 colaboradores de los que más del 40% en I+D Más de clientes (pymes y pesados corporaciones) Índice de renovación superior al 95% Presencia en Francia, Bélgica y España Referencias de clientes Oodrive cuenta hoy con más de clientes corporativos, de los que más de tienen sus soluciones de compartición de archivos. Oodrive ha sabido satisfacer las exigencias de las pesados corporaciones (más del 40% de las empresas del CAC 40 utilizan una solución Oodrive), ofreciendo al mismo tiempo soluciones adaptadas a las pymes más pequeñas. 4

5 Problemas de envío de archivos Ante el aumento de las transacciones electrónicas (transmisión y recepción), las empresas se enfrentan hoy con varios tipos de necesidades funcionales: Necesidades funcionales identificadas Compartir archivos pesados, de cualquier tamaño o formato Las empresas manipulan con sus socios externos archivos cada vez más pesados. A falta de soluciones adaptadas, actualmente se suelen usar dos métodos de compartición: Servidor FTP: esta solución, que necesita usuarios experimentados para su administración, cuenta con pocas funciones, es poco intuitiva y plantea problemas de seguridad que a veces la hacen imposible de usar en algunas empresas. Envío por mensajero o por correo de CD-ROM grabados: solución costosa y con frecuencia inadecuada a las limitaciones de tiempo y costes de las empresas. Trazabilidad sólida La trazabilidad es un factor clave de la compartición de archivos. En algunas empresas es fundamental y para otras, como las profesiones poco acostumbradas a tal funcionalidad (encargados de prensa, comerciales, etc.), puede constituir un importante servicio de valor añadido. Compartición segura de archivos Los archivos que se comparten con el exterior suelen ser confidenciales. Por eso, es fundamental que la empresa pueda asegurar y controlar su difusión. 5

6 Problemas de envío de archivos Amplio perímetro de uso Estas necesidades de envío de archivos pesados se dirigen a una amplia base de usuarios de los que, en la mayoría de los casos, se desconoce el nivel de equipamiento y los conocimientos informáticos. Una base de usuarios heterogénea compuesta por empleados de la empresa (empleados móviles, filiales...) que a veces necesitan acceso remoto a la información, así como partes externas (clientes, proveedores, prensa...) con quienes es necesario crear una proximidad. Esta base de usuarios comparte una amplia gama de archivos y también necesita compartir documentos de ofimática (Word, Excel, PPT, PDF ), archivos multimedia (imágenes, vídeos, archivos de audio ) o incluso documentos técnicos profesionales (planos, CAD...). Un parque informático sin supervisión, ya que los empleados suelen desconocer con qué tipo de equipo trabajan sus contactos (PC o Mac), qué navegador utilizan para acceder a Internet, o incluso qué tipo de aplicación de correo electrónico tienen y no todos son necesariamente compatibles. Una base de usuarios inexpertos, con pocos conocimientos informáticos, debe ser capaz de compartir sus archivos en línea con la misma facilidad que los más expertos en informática gracias a un aprendizaje fácil y sin formación. 6

7 La solución PostFiles En respuesta a estos problemas, Oodrive ofrece PostFiles, solución de compartición de archivos de gran tamaño entre los empleados de una misma empresa y sus contactos externos. PostFiles, un doble enfoque de compartición de archivos Envío de archivos pesados PostFiles le permite enviar fácilmente, a través de su interfaz intuitiva o de sus complementos integrados, archivos o carpetas sin restricciones de tamaño o formato. También puede compartir información de manera eficaz mientras mantiene el control de los derechos de acceso y las acciones de todas las partes, como el tiempo de disponibilidad del archivo, las veces que se puede descargar... Recepción de archivos pesados La interfaz PostFiles, gracias a un sistema de "drop-box", también le permite recibir cualquier tipo de archivo, independientemente de su formato o tamaño. Para ello, simplemente autorice a sus contactos a colocar archivos en las carpetas a las que tienen acceso a través de la interfaz. PostFiles, una solución sencilla y universal PostFiles es compatible con todos los sistemas operativos (PC, Mac y Linux) y con la mayoría de los navegadores web (Internet Explorer, Firefox y Safari) y casi todos los clientes de correo electrónico. El acceso a PostFiles es fácil No hay ningún sistema que configurar: PostFiles es accesible desde un simple navegador web. Gracias a su interfaz ergonómica e intuitiva, el aprendizaje de PostFiles es rápido y no necesita ninguna formación. PostFiles es universal PostFiles es compatible con todos los sistemas operativos (PC, Mac y Linux) y con la mayoría de los navegadores web (Internet Explorer, Firefox y Safari) y casi todos los clientes de correo electrónico. 7

8 Funciones principales Los usuarios de PostFiles pueden enviar y recibir archivos de gran tamaño, tanto de forma interna como externa. Envío de archivos pesados Con la solución PostFiles puede enviar por correo electrónico a cualquier tipo de contacto (interno o externo) archivos de más de 500 MB, sin preocuparse por su tamaño o formato. El envío de archivos pesados se puede realizar de tres maneras: 1. Desde la interfaz web PostFiles La interfaz PostFiles permite transferir a los contactos seleccionados cualquier tipo de archivo, independientemente de su tamaño o formato. 1 Selección de los archivos o carpetas 2 Selección de destinatarios 3 Selección de opciones de transferencia Los destinatarios reciben un correo electrónico de tan sólo unos cuantos KB con un vinculo seguro como si un documento adjunto. Al hacer clic en el archivo adjunto, pueden abrirlo o descargarlo. Vista al compartir un archivo Vista al compartir una carpeta 8

9 Funciones principales 2. Desde un cuenta de correo de Outlook o Lotus Con los complementos integrados en PostFiles, puede enviar archivos de gran tamaño directamente desde su cuenta de correo electrónico de Outlook o Lotus con total transparencia. Detección automática de archivos de más de X MB. 1 2 El archivo se transfiere y, a continuación, se envía el correo electrónico con un enlace parecido a un archivo adjunto. El correo electrónico con el "archivo adjunto" aparece en su carpeta de mensajes enviados y se puede guardar en sus archivos. El destinatario recibe un correo electrónico que contiene su mensaje y los "archivos adjuntos" que se pueden descargar fácilmente. 9

10 Recepción de archivos pesados Funciones principales Con PostFiles, también es posible autorizar a uno o varios de sus contactos para que le envíen archivos sin restricciones de tamaño o formato en las carpetas que les ha enviado y a las que tiene acceso a través de la interfaz. Para ello basta con asignarle los derechos al crear su perfil en la libreta de direcciones de la interfaz web PostFiles. Una vez conectado a la interfaz, su contacto podrá adjuntar uno o varios archivos. 1 Active el derecho de colocar archivos en el perfil del contacto Envíe un enlace a una carpeta para ese contacto. 2 3 Una vez conectado a esa carpeta, el contacto podrá colocar archivos en la misma. 10

11 Herramientas de trazabilidad La trazabilidad es una de las funciones básicas de la solución PostFiles de Oodrive. Tiene todas las herramientas necesarias para el control y la supervisión de cada acción realizada en la zona de compartición. Trazabilidad de envíos de archivos/carpetas Se archivan todos los envíos de archivos por correo electrónico, así como los detalles de las acciones realizadas por los destinatarios. Usted conoce cuáles son los "archivos adjuntos descargados", cuándo y por quién. Acuse de recibo Para cada envío realizado mediante PostFiles (desde la interfaz o la cuenta de correo), se envía automáticamente un correo electrónico de notificación desde el que el destinatario o los destinatarios se descarga(n) los archivos o carpetas enviados. 11

12 Previsualización de archivos multimedia Para poder visualizar rápida y efectivamente los archivos multimedia, la interfaz de compartición de PostFiles incluye funciones de visualización en línea. Previsualización de imágenes La solución PostFiles gestiona la previsualización de los siete formatos de imágenes más utilizados (jpg, gif, tiff, psd, bmp...) y permite una visualización de imágenes en miniatura o en presentación de diapositivas. Transmisión de audio y vídeo La solución PostFiles le permite escuchar y visualizar todos sus archivos multimedia (compatible con más de 300 formatos de audio y vídeo). Previsualización de archivos de planos La solución PostFiles incorpora un visor para archivos planos en formato DWG, DWF y DXF. Previsualización de imágenes Previsualización de planos Previsualización de vídeos Los destinatarios de estos archivos pueden previsualizarlos antes de descargarlos: el aumento de la productividad es inmediato. 12

13 Movilidad Con frecuencia, los empleados de una empresa necesitan acceder a información remota. Con la solución PostFiles, puede enviar y recibir archivos o carpetas en cualquier momento y lugar: PostFiles es accesible desde BlackBerry, Windows Mobile o incluso iphone (a través de una aplicación). 13

14 Interfaz personalizada Cada interfaz PostFiles se desarrolla teniendo en cuenta el diseño gráfico de la empresa y son accesibles desde el sitio web de la empresa o desde una URL específica. Se tarda aproximadamente 7 días en implementar una solución PostFiles. Ejemplo de personalización de una interfaz web PostFiles Ejemplo de personalización de un correo electrónico 14

15 Consola de supervisión La solución PostFiles ofrece una consola de supervisión (opcional). Esta herramienta de administración global de la solución está destinada a los departamentos informáticos que desean supervisar el uso que se hace de la solución PostFiles. Además, les permite gestionar distintos parámetros y establecer las reglas de seguridad. Entre las funciones disponibles en la consola de supervisión se incluyen: Gestión de usuarios Creación de cuentas de usuario, limitación de derechos de usuario, gestión del espacio asignado, acceso a la libreta de direcciones... Gestión des parámetros de uso El supervisor puede establecer normas de uso e imponer opciones predeterminadas para el complemento de correo. Trazabilidad Todos los registros y acciones realizados por los distintos usuarios (conexión, descarga, envío de archivos...) aparecen en una lista y son accesibles por el supervisor. Filtrado de archivos e IP Posibilidad de reforzar la seguridad estableciendo filtrados (de archivos e IP). Gestión de las versiones Posibilidad de configurar una gestión de un número determinado de versiones de un mismo archivo. Gestión de contraseñas Personalización de reglas referentes a las contraseñas (tipo de cifrado, número de caracteres, número de intentos posibles...). Filtrado de archivos Posibilidad de filtrar los archivos por extensión. Cifrado de archivos El supervisor puede elegir las opciones de cifrado, incluido el algoritmo utilizado por el cifrado de los archivos almacenados. Gestión de eliminaciones Posibilidad de configurar una eliminación automática de los archivos y limitar los derechos a la papelera. 15

16 Sólida seguridad de aplicaciones Dada la confidencialidad de los datos compartidos por las empresas, Oodrive ha maximizado el nivel de seguridad a todos los niveles de colaboración para optimizar la confidencialidad de la información de sus clientes. Varios mecanismos de autentificación y de control participan en la optimización de la seguridad de las aplicaciones garantizada por PostFiles. Gestión segura de contraseñas El supervisor de la solución PostFiles tiene la posibilidad de activar el cifrado de contraseñas de usuario mediante la firma de su elección (MD5, SHA1 160 bits...). También gestionará los distintos parámetros para la elección de contraseñas (tamaño, número de caracteres mínimo, uso de caracteres especiales, etc.) para cumplir con la directiva de seguridad de su empresa. La seguridad de los accesos y transferencias de datos es óptima Las transferencias de archivos, a través del protocolo HTTPS o FTPS, están protegidas por una clave de cifrado SSL de 128 bits (con un RSA de 1024 bits). Detección de ataques por fuerza bruta y alerta por correo electrónico al supervisor de la plataforma Cualquier intento de "forzar" una contraseña a través de una búsqueda exhaustiva (ataque por fuerza bruta) es inmediatamente detectado por nuestros mecanismos de control. Se advierte directamente de esta amenaza con un sistema de alerta al supervisor de la interfaz. Almacenamiento seguro de archivos El supervisor de la solución también podrá activar el cifrado de todos los archivos almacenados y elegir al mismo tiempo el algoritmo utilizado (Triple DES 192 bits, AES de 128 bits, AES de 256 bits, etc.) y la clave que se utilizará para cifrar los archivos. Por eso, la lectura de los archivos directamente desde los discos será imposible. Además, para una seguridad óptima, el árbol y los nombres de archivo se ocultan y los espacios de almacenamiento quedan aislados. Sistema de PKI con certificado de nivel 1, 2, 3 o 3+ (con valor decisivo) El sistema de infraestructura de clave pública (o PKI, por sus siglas en inglés) emite certificados digitales X.509 para autentificar la identidad del usuario conectado a la interfaz. También se enumeran todos los certificados revocados. 16

17 Alojamiento y disponibilidad Para garantizar una disponibilidad y seguridad continuas de los datos de sus clientes, la calidad de servicio es la preocupación primordial de Oodrive. Alojamiento ultraseguro Hoy en día, los equipos de producción de Oodrive están instalados en tres centros de datos distintos: dos situados en Francia (París) y el tercero en Bélgica (Bruselas). Estos tres centros de datos cuentan con las mejores medidas de seguridad disponibles en el mercado: Acceso físico muy seguro Puntos de acceso con vigilancia por vídeo las 24 horas del día Acceso físico sólo mediante tarjeta magnética Seguridad electrónica 2 sistemas de alimentación distintos / 3 grupos electrógenos 6 SAI (UPS): 3 en uso y 3 de refuerzo Seguridad contra incendios Puertas contra incendios Proceso de detección y de extinción de incendios, normas R13 de la APSAD Seguridad de datos almacenados/ Bastidores de almacenamiento Código personalizado / alarma individual 17

18 Alojamiento y disponibilidad Disponibilidad muy alta Para garantizar una disponibilidad continua de los datos, la calidad del servicio es una preocupación primordial de Oodrive. Por contrato, Oodrive se compromete a un índice de disponibilidad superior al 99,8%. Esta alta disponibilidad es posible gracias a una replicación del conjunto de elementos "clave" de nuestra arquitectura técnica: Replicación de datos en tres centros de datos distintos (en Francia y Bélgica) Hardware redundante Redundancia de repartidores de carga (equilibrio de carga) Redundancia de firewalls Cerca de 20 servidores de aplicaciones Directiva de protección de elementos del sistema Backup diario de los equipos Redundancia de acceso a Internet (varias líneas de Gigabits) 18

19 Póngase en contacto con nosotros Necesita más información? Póngase en contacto con el equipo comercial de PostFiles 19