SISTEMA REPOSITORIO DOCUMENTAL COMANDO DE BIENESTAR

Transcripción

1 SISTEMA REPOSITORIO DOCUMENTAL COMANDO DE BIENESTAR

2 Este sistema surge de la necesidad de mantener informado y tener un flujo de comunicación rápido, fiable y seguro entre el personal de las distintas unidades dependientes del COB no importando su localización geográfica, con la información, disposiciones y documentación de variada índole que es de interés para el cumplimiento de los objetivos de cada estamento del Comando. El Sistema de Repositorio Documental, consiste en la utilización de la red de propósito general del COB que esta sobre internet para que mediante un sistema web construido en la gestión interna del portal del COB poder subir y descargar documentación digital para ser utilizada en las actividades pertinentes de cada estamento. Aunque no esta hecho para ser un sistema de gestión documental propiamente tal, sirve para enviar y recibir documentos entre estamentos por ejemplo entre la Jefatura Recreacional y las Zonas de Bienestar. Su uso será únicamente para personal del COB y entre estamentos del COB no así con otras entidades la Institución ya que existen los mecanismos de trámite documental para esos fines. Su utilización es para agilizar el conocimiento de información contenida en documentos emanados por las distintas áreas de trabajo del comando que debido a su disgregación de unidades a veces hace difícil la difusión de materias y es transversal a las dependencias administrativas de cada estamento. En la práctica el personal que use este sistema deberá estar inscrito en el portal en link Registrarse que se encuentra en el área de login. Después de ser autenticado y asignado como usuario del COB se le asignaran los privilegios (permisos) respectivos para el tipo de usuario correspondiente (administradores, visualizadores, etc).

3 Para poder ingresar al sistema primeramente usted debe: En internet usted debe digitar en el navegador e identificarse con su nombre de usuario (Rut sin guión y sin digito verificador) y contraseña. Posteriormente presione el botón Ingresar.

4 Mantención de tablas del sistema: Para ingresar a la administración de documentación interna, damos clic en el menú Administrar documentación interna, esto solamente lo puede ver la Registratura del COB, lo que nos mostrara los siguientes menús: Subir documento, Ingresar estamento (depto. o jefatura del COB), Ingresar categoría, ingresar tipo (del documento). Esto correspondería a la mantención de las tablas del sistema

5 Paso 1: Para subir un documento, damos clic en subir documento y se nos despliega el formulario de ingreso al costado derecho.

6 Paso 2: Seleccionamos el documento en las carpetas locales presionando el botón Examinar, luego ingresamos el número del documento, una pequeña descripción, ingresamos el estamento de origen, categoría del documento, el tipo de documento y la fecha de este. Finalmente clic en subir documento. Ahora ya está ingresado el documento que selecciono en el sistema el que puede ser descargado por otro usuario del COB.

7 Borrar documento: Luego en ingresar en el menú administrar documentación interna, le damos clic a Borrar Documento donde se nos despliega el formulario con los documentos subidos, en donde realizamos un ticket y borrarmos el documento seleccionado.

8 Ingresar Estamento: En ingresar estamento ingresamos el nuevo estamento y damos clic en guardar, y este quedara reflejado como un estamento mas del COB.

9 Ingresar Categoría: En ingresar categoría ingresamos la nueva categoría y damos clic en guardar y esta se verá reflejada en categorías existentes.

10 Ingresar tipo de documento: En el menú ingresar tipo de documento seleccionamos categoría e ingresar tipo.

11 Visualizar Documentación Interna Para ingresar al menú Visualizar Documentación Interna, damos clic en el menú, lo que nos mostrara los siguientes Submenús: Ver Ordenes, Ver Otros Documentos, Esto correspondería a todos los tipos de ordenes que se encuentren en el sistema.

12 Ver órdenes: En el menú Ver órdenes se mostrara la siguiente pantalla en la que se puede buscar una orden de distinto tipo por día, seleccionándolo en el calendario. También podemos buscar un documento específico en una lista ingresando un rango de fechas.

13 Aquí se muestra donde se deben ingresar los rengos de fechas entre los que se desea buscar el documento y posteriormente se debe presionar el botón Buscar entre fechas para mostrar la lista. COMANDO DE BIENESTAR

14 En el menú Ver otros documentos se pueden visualizar todos los documentos ingresados que no sean de la categoría órdenes. Por ejemplo oficios, cartillas, etc. En este caso el procedimiento es similar a los anteriores, se debe marcar la caja de selección con un ticket del documento que se quiera visualizar y posteriormente presionar el botón Ver documento y al abrirse la ventana solicitando si desea abrir el documento presionar el botón abrir. COMANDO DE BIENESTAR

15 Envia/Recibe Documentación Para ingresar al menú Envia/ Recibe Documentación, damos clic en el menú, lo que nos mostrara los siguientes Submenús: Enviar documento, Documentos enviados y Documentos recepcionados, Esto correspondería a todos los tipos de documentos que se encuentren en el sistema.

16 Enviar documento a estamento: Este formulario se utiliza para enviar documentación a otros estamentos, por ejemplo a una zona de bienestar. Solo debe completar los campos que se solicitan, ingresando el documentó que se desea enviar, el numero de este, el resumen, el estamento que envía el documento, la categoría de este, el tipo, el estamento destino y la fecha del documento. al completar esto solo presione el botón enviar documento y el proceso estará completo.

17 Ver documentos enviados: En esta lista se visualizan los documento que fueron enviados según los privilegios al usuario (rol). Acá podemos seleccionar un documento y abrirlo como en pasos anteriores, presionando el botón Ver documento

18 Ver documentos recepcionados: En esta lista se visualizan los documento que fueron recepcionados según los privilegios al usuario (rol). Acá podemos seleccionar un documento y abrirlo como en pasos anteriores, presionando el botón Ver documento