DOCUMENTO ELECTRÓNICO, SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 DOCUMENTO ELECTRÓNICO, SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL Oscar Eduardo INTRODUCCIÓN El actual avance de las nuevas tecnologías de la información y comunicación (TIC S), sin duda, ha dado origen a múltiples discusiones de orden social, económico, político y cultural, no menos importante su incursión en disciplinas como la archivística que orientada a almacenar, conservar y restaurar la documentación producida como evidencia de las acciones de personas o instituciones públicas o privadas, mediante un adecuado programa de gestión documental encaminado, en primer lugar, a que dicha información, sin importar el soporte, tradicional (papel) o electrónico, sirva al objetivo para el cual fue creado, en segundo lugar, visto desde el actual fenómeno social y tecnológico conocido como sociedad de la información, donde de manera más fácil se crea, distribuye o manipula información, permita la reflexionar acerca del papel de la archivística como disciplina que debe orientar mediante estrategias y normas claras la manipulación de las tecnologías para la creación de documentos electrónicos, de modo que, a futuro, posicione la archivística como una disciplina capaz de aportar al manejo y uso de los documentos electrónicos de archivo. Se evaluaran algunos aspectos relevantes de la gestión de los documentos electrónicos su conservación y el papel de la archivística y sus profesionales en el actual mundo de la sociedad de la información. Por lo tanto, el contenido del presente documento, tiene como parte inicial, realizar un acercamiento a lo que es la gestión documental en el formato papel y su semejanza con el formato electrónico, en un segundo apartado presentar el papel de la archivística como una disciplina con responsabilidad en la sociedad de la información, seguido de esto se presentara una corta reflexión sobre la 1

2 valoración de los documentos electrónicos, por último el papel de los profesionales en Tics en los procesos de. GESTIÓN Y EVIDENCIA EN LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Al interpretar algunas acepciones de términos como documento electrónico y gestión documental, es posible establecer algunas pautas que dicho programa de gestión debe tener para garantizar una adecuada conservación y consulta de los documentos. En primer lugar, siguiendo a Alejandro Delgado quien refiriéndose al documento electrónico define, Un documento analógico o digital que es transportado por un conductor eléctrico y requiere el uso de equipamiento para ser inteligible por parte de una persona (Delgado Gómez, 2010, p. 122), por otro lado la Universidad Nacional de Colombia haciendo énfasis en el documento electrónico de archivo lo describe como Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. (AGN, 2011, p. 4) En segundo lugar, definiendo gestión documental como un conjunto de tareas y procedimientos encaminados a brindar mayor eficacia y economía en los diferentes procesos desde la creación y/o eliminación de los documentos o como lo define el AGN Archivo General de la Nación Colombia Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.(agn, 2013) En consecuencia, es claro que sin importar el cambio de formatos en la creación o almacenamiento de la información, de lo tradicional (papel) a lo electrónico, las funciones que debe cumplir el documento para ambos contextos es el mismo, 2

3 servir como evidencia de una acción, esto claro sin olvidar las diferencias marcadas en la generación de los documentos, que por un lado, en los documentos electrónicos, identifica la naturaleza de los mismos bajo tres componentes el contenido, la estructura y el contexto, por el otro lado, la producción y gestión de los documentos en papel son de carácter secuencial Por último, Delgado quien mediante un cuidadoso análisis sugiere al modelo australiano, que como modelo, fundamenta la conservación almacenamiento y recuperación de los documentos en cuatro ejes, eje archivístico, eje probatorio, eje transaccional y eje identitario y cuatro dimensione crear, capturar, organizar y pluralizar, como un esquema a seguir para la implementación de un programa de gestión integral que garantice la implementación de adecuados procesos con normas claras desde la creación hasta la disposición final o eliminación de los documentos en el ambiente electrónico, de modo que, el carácter de evidencia y prueba de los mismos se ratifique. (2010, p.146) ARCHIVISTICA EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN En este apartado, como primer punto es necesario, dadas las diferentes interpretaciones, aclarar el término de sociedad de la información, visto desde la UNESCO Capacidad para identificar, producir, tratar, transformar, difundir y utilizar la información con vistas a crear y aplicar los conocimientos necesarios para el desarrollo humano. Estas sociedades se basan en una visión de la sociedad que propicia la autonomía y engloba las nociones de pluralidad, integración, solidaridad y participación. (2005, p. 29) Expuesto lo anterior, es necesario reevaluar diferentes interrogantes que surgen producto de la incursión de las TICS en la archivística, más específicamente en la gestión de los documentos, Son aceptables estos procesos en la actuar sociedad, que de una u otra forma vive en un mundo donde los ciudadanos, en primer lugar, se resisten a dejar los formatos tradicionales, en segundo lugar, las diferencias sociales, el caso de la brecha digital, la necesidad de 3

4 alfabetización informacional y telemática o instrumental, hacen que socialmente esta transición de formatos dé muestras de desigualdad?. Cumpliendo con su compromiso social la archivística, tiene la tarea de elaborar o proponer un modelo de gestión documental que vaya mucho más allá de lo estrictamente documental, que además de ejercer control archivístico en la generación o tramite de la documentación electrónica, por otro lado, debe participar de manera puntual en el diseño de políticas claras que garanticen que los documentos o mejor aún la información en ellos almacenada, se pueda leer e interpretar sin perder sus características probatorias en el entorno digital. LA VALORACIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA Pulido Daza, frente al tema de la electrónica, expone que una de las principales discusiones recae sobre las tres dimensiones del estudio de la archivística los archivos, los documentos y la información, dicha discusión afirma Pulido, inicia al tratar de comprender el soporte y la información como dos elementos desligados lo que genera una serie de interrogantes sobre el tratamiento archivístico, ya que señala que el ciclo vital de los documentos, origen, utilidad y finalidad son elementos resultado de la. (sf, p. 11) Frente al tema, Pulido sugiere al record continuum (registro continuado) como propuesta metodológica, dicha metodología responde a la idea de analizar los documentos como un proceso continuo, a partir del momento de la concepción del mismo, lo que desde el punto de vista archivístico implica una la valoración previa a la creación del documento. (sf, p. 12) Entendiendo lo anterior, resulta indispensable visto desde las nuevas tendencias para el acceso a la información que disciplinas como la Archivística y la Ingeniería en Sistemas confluyan para determinar de manera precisa los lineamientos para garantizar los procesos archivísticos contemplados en el programa de gestión documental desde su creación o recepción hasta su conservación o disposición 4

5 final, por otro lado, facilitar la posterior consulta o recuperación de la información tanto en el ambiente público como privado. EL PAPEL DE LOS PROFESIONALES EN TIC EN LOS PROCESOS DE VALORACIÓN El interés de los gobiernos, para el caso particular Colombia, por facilitar los procesos de consulta y equilibrar los procesos de oferta y demanda de datos de acceso público con los que actualmente cuentan las entidades del Estado, dan partida a lineamientos para la implementación de procesos claros frente al tratamiento, desde el punto de vista de los datos, que se deben tener en cuenta para la elaboración de un sistema de consulta de información por parte de los ciudadanos. (MinTIC, sf) En concordancia con lo anterior, el gobierno colombiano mediante su proyecto de gobierno en línea, plantea estos lineamientos para la implementación de datos abiertos fundamentado en elementos de calidad tales como la exactitud, oportunidad, consistencia, entre otros, adicionalmente, en principios socioculturales, político-legales, principios tecnológicos, y otros aspectos que sin duda dan clara muestra de la importancia de crear una articulación entre los profesionales de los medios informáticos y los profesionales en ciencias de la información. CONCLUSIONES Para concluir y en relación al objetivo del presente documento cuya finalidad se enmarca en brindar una corta disertación de algunos elementos a tener en cuenta en cuanto a las tendencias para el acceso a la información: 1. Dadas las actuales condiciones tecnológicas es necesario replantear la teoría y práctica de la archivística, de modo que, la gestión documental dé respuesta a las actuales condiciones para la creación, administración y conservación de la información. 5

6 2. La necesidad de replantear la actual teoría archivística, cuyo principal interés debe estar enmarcado en la protección de la información dejando en un segundo plano el soporte, de modo que, garantice su confiabilidad y su carácter de evidencia de las acciones tanto de las entidades públicas como privadas. 3. Reconociendo el papel de la archivística y no menos importante, el de sus profesionales en la gestión de la información, es indispensable pensar la obligación de estos últimos, en la participación como asesores y participantes activos en la construcción de un marco legal que permita mayor control en el tema de los documentos electrónicos, su creación, uso y conservación. 6

7 BIBLIOGRAFÍAS Archivo General De La Nación Colombia. (2011). Guía 3: Cero papel en la administración pública, documento electrónico. Recuperado de: documentos-electronicos-v1.pdf Archivo General De La Nación Colombia. (2013). Banco terminológico. Recuperado de: Delgado Gómez, Alejandro. (2010, Enero Marzo). El documento electrónico en la sociedad de la información. Recuperado de: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (sf). Lineamientos para la implementación de datos abiertos en Colombia. Recuperado de: os.pdf Pulido Daza, Nelson. (sf). Valoración documental. Recuperado de: oad&link_id=70&cf_id=24 Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrónicos: Tendencias para el acceso a la información. (4, 2015 (28, 29 Octubre), Bogotá, Colombia). Programa de Sistemas de Información y Documentación. Facultad de Ciencias Económicas y sociales. Universidad de La Salle 7