Proyecto: PLAN DIRECTOR DE

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1 Proyecto: PLAN DIRECTOR DE LA RED DE DIAGNÓSTICO BIOLÓGICO Noviembre, 2012

2 RAZONES DE INTERES QUE JUSTIFICAN EL PROYECTO Dada la actual situación económica, la búsqueda de la eficiencia y de la estabilidad presupuestaria trasladan los esfuerzos de la Administración, tradicionalmente vinculados a la obtención de resultados de calidad, a la forma de obtenerlos ajustando al máximo los recursos empleados en el desarrollo de sus procesos y servicios. El Sistema Sanitario Vasco no es ajeno a esta realidad y apuesta por una Sanidad Pública que se apoye, entre otros valores y estrategias, en la Eficiencia y Sostenibilidad Financiera del Sistema 1. El momento actual, debe ser una oportunidad para que las Organizaciones de Osakidetza reflexionen sobre nuevas formas de hacer, que posibiliten optimizar y racionalizar el uso de los recursos, minimizando los focos de ineficiencia y despilfarro, y potenciando la colaboración, integración y aprovechamiento de sinergias. En este contexto se ha desarrollado el proyecto de elaboración del Plan Director de la Red de Diagnostico Biológico (en adelante RDB), que engloba a los Laboratorios y Anatomía Patológica. OBJETIVO global Este proyecto encuentra su justificación en la necesidad de avanzar en la optimización y racionalización de la actual oferta de diagnóstico biológico, mejorando su distribución en el territorio, así como la complementariedad y colaboración entre los centros. Todo ello en base a estrategias de ahorro que permitan contener el gasto, optimizando unos recursos escasos y cada vez más necesarios, sin sacrificar los niveles de calidad asistencial. 1 Comparecencia del Consejero de Sanidad y Consumo del Gobierno Vasco ante la Comisión de Sanidad y Consumo del Parlamento Vasco para exponer el Programa a Desarrollar por su Departamento durante la IX Legislatura y VALORES DE LA SANIDAD VASCA. 1

3 OBJETIVOS Específicos - Realizar un diagnóstico de las condiciones actuales de operación y de la configuración actual de los laboratorios, desde la vertiente organizativa, operativa, equipamiento, nivel de subcontratación, costes derivados, - Conocer otras experiencias que puedan servir como referencia para orientar el Modelo de Laboratorios que mejor se adecúe a las necesidades de OSAKIDETZA. - Definir el Modelo de Laboratorios, estableciendo alternativas de gestión y coordinación entre centros y entre especialidades. - Elaborar el Plan Director que recoja el conjunto de actuaciones o iniciativas de cambio necesarias para implantar el Modelo de Laboratorios definido. - Avanzar en la implantación del Plan Director mediante el desarrollo de Proyectos en el corto-medio y largo plazo, de carácter transversal y específico. ALCANCE En la siguiente tabla se recoge el alcance del proyecto: TERRITORIO CENTRO DISCIPLINAS ARABA/ÁLAVA BIZKAIA GIPUZKOA Ambulatorio Olaguibel Hospital Alto Deba Hospital de Leza Hospital Santiago Apóstol Hospital Txagorritxu Hospital de Basurto Hospital de Cruces Hospital Galdakao-Usánsolo Hospital San Eloy Hospital de Zamudio Hospital de Bidasoa Hospital Donostia Hospital de Mendaro Hospital de Zumárraga Análisis Clínicos Anatomía Patológica Bioquímica Clínica Hematología Hemoterapia Inmunología Microbiología y Parasitología Genética 2

4 Como se puede observar en la tabla, se trata de un proyecto con un alcance amplio, que engloba a todos los servicios de diagnóstico biológico de Osakidetza, Laboratorios y Servicios de Anatomía Patológica, en el que trabaja un colectivo cercano a las personas, con un presupuesto anual en torno a los 110 millones de euros. METODOLOGÍA El proceso metodológico empleado para el desarrollo del proyecto se recoge en el siguiente esquema: Para el desarrollo de esta metodología, que afecta a un elevado número de las Organizaciones de Servicios de Osakidetza, con claras implicaciones organizativas y que debe posibilitar el logro de resultados en el corto-medio plazo, se ha apostado por un proyecto basado en los siguientes principios: Liderazgo por parte de la Dirección de Osakidetza; Implicación y sintonía por parte de las gerencias y de los profesionales responsables de las unidades de laboratorio; Enfoque participativo; Basado en datos y hechos para la toma de decisiones; Sensible a la Comunicación. 3

5 PARTICIPACIÓN Se trata de un Proyecto de la Dirección de Asistencia Sanitaria (DAS) de Osakidetza, cuyo liderazgo y desarrollo está siendo asumido por los profesionales, y para ello se ha creado la siguiente estructura de proyecto: Una Coordinadora del Plan Director de la Red de Diagnóstico Biológico (RDB), Ana Isabel Quinteiro García, Jefa del Servicio de Análisis Clínicos del H. Santiago, que participa en los diferentes Comités de Dirección. Un Comité de Dirección de los Laboratorios (Diagnóstico Clínico), constituido por: - Antonio López Urrutia, Jefe del Servicio de Bioquímica del H. Cruces. - Carmen Mar Medina, Jefa del Servicio de Análisis Clínicos. - Jorge Barrón Fernández, Jefe del Servicio de Microbiología y responsable de la UGC del H. Cruces. - Francisco Villa Colsa, Representante de la Dirección de Asistencia Sanitaria de Osakidetza. - Manuel Eguileor Gurtubai, Jefe del Servicio de Análisis Clínicos H. Basurto. - M. Mercedes Urbieta Egaña, Directora del Laboratorio del H. Donostia. - M. Carmen Zugaza Salazar, Jefa del Servicio de Análisis Clínicos del HUA-Txagorritxu. - Miguel Angel Vesga, Director Médico del Centro Vasco de Transfusiones y Tejidos Humanos. - Jose Ignacio Landaluce Lauzurika, Técnico Facultativo de apoyo de la DAS. Un Comité de Dirección de Anatomía Patológica, constituido por: - Cosme Ereño Zárate, Jefe del Servicio de Anatomía Patológica del H. Basurto, sustituido recientemente por Carmen Etxezarraga, - Francisco Villa Colsa, Representante de la DAS de Osakidetza. - Iñaki Zabalza Estevez, Jefe del Servicio de Anatomía Patológica del H. Galdakao-Usánsolo. - Irune Ruiz Díaz, Jefa del Servicio de Anatomía Patológica del H. Donostia. 4

6 - Isabel Guerra Merino, Jefa del Servicio de Anatomía Patológica del H. Txagorritxu. - Jose Ignacio López Fdez. de Villaverde Jefe del Servicio de Anatomía Patológica del H. Cruces. En los dos Comités de Dirección, en función de la temática a tratar, se ha contado con la participación de responsables de otras direcciones de Osakitdeza, además de la DAS. - Iñaki Unzaga Basauri, Director Económico Financiero de Osakidetza. - Juana Fernández Refoyo, Directora de RR.HH. - Martín Begoña Oleaga, Subdirector de Informática y Sistemas de Información. Además, para cada uno de los proyectos desarrollados se ha contado con un equipo de proyecto, liderado por alguno de los miembros de los Comités de Dirección. Proyecto de Cartera de Servicios: Responsable Francisco Villar Colsa. Proyecto de Gestión de la Compra: Responsable Ana Isabel Quinteiro García. Proyecto de Gestión de la Demanda: Responsable Carmen Mar Medina. Proyecto de Gestión de SS.II.: Responsable Antonio López Urrutia (laboratorios) / Isabel Guerra Merino (Anatomía Patológica). Proyecto de Creación de las UGCs: Responsable Francisco Villar Colsa. Proyecto de Hemoterapia: Responsable Miguel Angel Vesga. En el siguiente esquema se representa la estructura de la RDB. De manera resumida, se puede decir que este proyecto ha contado con la participación de un elevado número de profesionales de Osakidetza. En torno a 40 profesionales están participando 5

7 directamente en el desarrollo de los proyectos del Plan Director. Asimismo, aportando información clave para conocer el estado de situación de la RDB y realizar el diagnóstico inicial, han participado aprox. 90 personas, básicamente Jefaturas de Servicio, Jefaturas de Sección, Adjuntos con responsabilidad específica sobre determinados ámbitos, personal de Supervisión BREVE DESCRIPCIÓN El proyecto se inicia en septiembre de 2010, y durante el primer año se realiza la recogida de datos y el diagnóstico, se diseña el Modelo de la RDB y se define el conjunto de proyectos necesarios para implantar el Modelo así como para tratar los ámbitos de mejora detectados en el diagnóstico, configurando así, en julio de 2011, el Plan Director de la RDB. Del resultado del diagnóstico, y con carácter global, destacan los siguientes ámbitos de mejora: Falta de Enfoque corporativo y escasa gestión de la cartera de servicios. Ausencia de criterios compartidos y consensuados que optimicen y modulen la demanda. La gestión del personal está repartida entre la Jefatura de Servicio y la Supervisora o Dirección de Enfermería lo cual no facilita la necesaria coordinación y contribución del personal a la mejora del proceso. Necesidad de revisar el dimensionamiento de las plantillas. Gestión de Compras independiente con escasa capacidad de negociación por aprovechamiento de economías de escala y sistema de transporte heterogéneo, con incumplimientos de algunas de las especificaciones del transporte. Sistemas de gestión de la calidad con poco enfoque corporativo y escasa vinculación del cuadro de mando con los objetivos de gestión, alto potencial de mejora de los procesos, tanto operativos como de apoyo, con la implementación y mejora de los aplicativos. En relación al Modelo de la RDB, y de manera resumida, tres son los elementos básicos que lo caracterizan: 6

8 Modelo basado en red, con una figura de COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN DE LA RED que facilitará la puesta en marcha y mantenimiento de la RED de Diagnóstico Biológico definida. Organización de los nodos de la RED en base a UNIDADES DE GESTIÓN CLÍNICA 2 (UGC). DEFINICIÓN DE LOS NODOS que formarán parte de la red en base a la distribución de la Cartera de Servicios, a partir de la población atendida y las muestras a tratar en cada uno de los laboratorios. Durante este último año se ha avanzado en la puesta en marcha y desarrollo de los Proyectos identificados previamente como del corto plazo, algunos de carácter transversal y otros de materias específicas o en UGC concretas. 2 La Unidad de Gestión Clínica es la estructura organizativa en la que se materializa la gestión clínica y que, sin contar con personalidad jurídica propia, agrupa al conjunto de recursos humanos y materiales asignados a la misma con objeto de prestar atención sanitaria conforme un modelo de práctica clínica integrada. (Acuerdo del 23 de mayo de 2012, del Consejo de Administración de Osakidetza-Servicio Vasco de Salud, por el que se regula la constitución, estructura y funcionamiento de las UGCs) 7

9 RECURSOS UTILIZADOS Los recursos utilizados han sido básicamente las horas dedicadas al proyecto por parte de los profesionales de Osakidetza, y el apoyo de una empresa de consultoría. En relación a las dedicaciones de los profesionales, y de manera orientativa, se pueden aportar los siguientes datos: Dedicación de la Coordinadora de la RDB de aprox. un 75 % de su tiempo. Dedicación del Representante de la DAS de aprox. un 70 % de su tiempo. En cuanto a los comités de dirección de la RDB, el número de reuniones durante este último año ha sido de aproximadamente 10 reuniones, siendo habitualmente de jornada de mañana y de una duración de 3-4 horas, a esto habría que añadir la dedicación al trabajo individual realizado por todos sus miembros difícil de estimar. La mecánica de reuniones de los equipos de proyecto se puede estimar en torno a 4 6 reuniones desde el lanzamiento de los equipos, igualmente con dedicación individual por parte de los miembros. En relación al apoyo externo, se ha contado con el siguiente apoyo externo: UTE LKS-MENSOR, para la definición del Plan Director, proyecto que se inicia en septiembre de 2010 y cuyos resultados se presentan en julio de El proyecto tiene un presupuesto de euros. Actualmente LKS, S. Coop. continúa apoyando al desarrollo del Plan Director. RESULTADOS OBTENIDOS Los avances y resultados se han producido tanto a nivel de la RDB, con los proyectos transversales, como de algunas de las UGC que la conforman. En relación a los proyectos transversales, los trabajos desarrollados han sido los siguientes: Proyecto de Cartera de Servicios: Se ha elaborado el Catálogo Corporativo de Pruebas Diagnósticas Biológicas de Osakidetza CPDB-O, tanto de los Laboratorios como de Anatomía 8

10 Patológica. Se ha definido la sistemática para la gestión de altas y bajas de las Pruebas Biológicas (PB) y se han establecido criterios y directrices para realizar la derivación de pruebas dentro de la RDB. 3 Además, en los servicios de Anatomía Patológica, se ha decidido centralizar la realización de autopsias en el centro de referencia de cada UGC, esto ha supuesto pasar de 11 centros realizadores de autopsias a 5, y se centralizan en el Hospital Donostia todas las citologías líquidas de cribado de la CAPV. Proyecto de Gestión de la Demanda: Este proyecto ha avanzado en la identificación de un conjunto de medidas generales y necesarias para una adecuada petición de pruebas y modulación de la demanda, y ha elaborado un ranking con las pruebas de mayor consumo valorando su pertinencia. TSH/FT4, Pruebas anemia, Perfil férrico, NT-PROBNP Colesterol HDL, Hemoglobina Glicosilada, 1-25 vit D3, Carga viral Hepatitis C... De todo ello se han recogido un conjunto de recomendaciones para su difusión. Proyecto de Gestión de la Compra: Se ha trabajado en la optimización de la gestión de la compra, mejorando las condiciones económicas y técnicas, aprovechando la capacidad de negociación de la RDB de Osakidetza. Todo ello siguiendo el Acuerdo del Consejo de Administración de Osakidetza-Servicio Vasco de Salud, de fecha 28 de febrero de Se han fijado los criterios de compra prevaleciendo el concurso a proveedor único, por cada UGC en el caso del Core, o para toda la RDB en líneas específicas. Se ha avanzado en la resolución de los concursos de los H. de Cruces y HUA para los Laboratorios CORE y actualmente se está realizando el informe del concurso corporativo de Anatomía Patológica y está a punto de publicarse el concurso corporativo de Inmunohematología que incluye la seguridad transfusional. 3 Resolución nº 1263/2012 de 24 de septiembre del Director General de Osakidetza por la que se determina el CATÁLOGO de PRUEBAS DIAGNÓSTICAS BIOLÓGICAS de OSAKIDETZA (CPDB-O) y su sistemática de gestión con las comisiones corporativas correspondientes. 4 El Acuerdo del Consejo de Administración de Osakidetza-Servicio Vasco de Salud, de fecha 28 de febrero de 2012, declara de carácter estratégico y de contratación centralizada el programa de compras integradas de material sanitario y no sanitario. 9

11 La adecuada gestión de la compra está permitiendo no sólo mejorar las condiciones económicas en la adquisición de los reactivos, sino también la renovación del equipamiento de los laboratorios, con la adquisición de tecnologías sanitarias avanzadas que van a permitir mejoras en la calidad de los resultados y en la productividad. Proyecto de Sistemas de Información: Se están realizando las adaptaciones informáticas que permitan las fusiones y cambios organizativos previstos en el Plan Director, se han evaluado nuevas herramientas informáticas que permitan avanzar en sus objetivos, y se ha creado un subgrupo para el seguimiento y mejora de la aplicación Osabide Global. Se ha acordado un sistema de identificación de muestras para toda Osakidetza para permitir, a partir del 1 de enero de 2013, el envío de muestras entre los diferentes laboratorios respetando la numeración original. Se está trabajando en la estandarización de los diccionarios corporativos y la cartera de Servicios. Se están implantando comunicaciones electrónicas entre los distintos laboratorios de la Red para permitir el envío electrónico de solicitudes y la recepción de resultados. Proyecto de Creación de las Unidades de Gestión Clínicas: Este proyecto persigue establecer las bases para la creación de las Unidades de Gestión Clínica: marco político, marco de gestión y dinámicas de gestión. Se ha avanzado en el Acuerdo del 23 de mayo de 2012, del Consejo de Administración de Osakidetza-Servicio Vasco de Salud, por el que se regula la constitución, estructura y funcionamiento de las UGCs. En cuanto a los proyectos específicos: Proyecto de Hemoterapia: Se ha definido un procedimiento transfusional corporativo para todo OSAKIDETZA. La disponibilidad de un procedimiento corporativo, en sintonía con las tendencias implantadas en Europa sobre uso óptimo, ayudará a utilizar estos productos de manera más SEGURA (disminuyendo el riesgo de incidentes y efectos adversos), más EFICAZ (transfundiendo a cada paciente en el momento preciso) y EFICIENTE (evitando las transfusiones innecesarias y pérdidas de hemoderivados). 10

12 En relación a las UGC, a continuación se presenta un resumen de las actuaciones desarrolladas en cada una de ellas: UGC ALAVA: Las principales actuaciones han sido el cierre del Laboratorio de Medicina Nuclear ubicado en el Hospital Santiago, la adecuación del Laboratorio del HUA Santiago para integrar el Laboratorio de Atención Primaria de Olaguibel, además se han llevado a cabo actuaciones específicas para regular el control de la demanda (Vitamina D, Ferritina), así como convocatoria y resolución del concurso CORE de Álava. Convocatoria oficial de la plaza de Responsable de la UGC tanto del Laboratorio, como de Anatomía Patológica. Asimismo, en la UGC específica de Anatomía Patológica se ha iniciado el proyecto de adecuación de las obras, para la integración de la actividad generada en el Hospital de Alto Deba. UGC CRUCES: Se ha puesto en marcha la UGC del Hospital de Cruces, con la creación de un Comité de Dirección de la UGC, liderado por su Responsable y con la participación, además de los Jefes de Servicio de Cruces, de las personas responsables del personal no facultativo y de la Jefa del Servicio de San Eloy. Esta UGC se está responsabilizando del nuevo laboratorio de Cruces y ya ha resuelto el concurso para la compra del CORE. UGC GALDAKAO: Se ha avanzado en atender todas las pruebas demandadas desde la Red de Salud Mental de Bizkaia RSMB, incluidas las pruebas demandadas y anteriormente procesadas en el laboratorio del Hospital de Zamudio. Asimismo, se está trabajando en el diseño del laboratorio ubicado en el CAR de Gernika. UGC GIPUZKOA: Conversión del Laboratorio de OSI Bidasoa en un laboratorio de respuesta hospitalaria y de respuesta a la urgencia. Este planteamiento ha obligado a OSI Bidasoa a iniciar una estrecha coordinación con el Hospital Donostia y a una reorganización interna en 4 ámbitos: Recursos Humanos, procedimientos de extracción y envío de muestras, procedimientos del propio laboratorio y Sistemas de Información. 11

13 VALORACIÓN ECONÓMICA Hasta la fecha puede hacerse una valoración económica de las actuaciones desarrolladas y los resultados obtenidos de manera parcial. Los ámbitos en los que se ha empezado a obtener resultados económicos son la gestión de la cartera de servicios, la gestión de la compra y las actuaciones realizadas en algunas UGC. Gestión de la Compra: Con los concursos CORE del Hospital de Cruces y del HUA se prevé conseguir unos ahorros anuales de aprox euros y euros, respectivamente. Además de la mejora añadida que va a suponer la adquisición de una tecnología sanitaria totalmente renovada e innovadora que va a permitir ganar en calidad y optimización de plantillas. Gestión de la Cartera de Servicios: el coste aprox. de las pruebas que están implantadas en algún laboratorio de la RDB y que otros laboratorios derivan a Reference (principal proveedor de la analítica externa) ascendió en el año 2011 a euros, un 25% del gasto total de la derivación externa. Actuaciones específicas en algunas UGC: En el caso de la UGC de Álava, el ahorro anual previsto motivado por el cierre de medicina nuclear, la gestión de la compra del CORE y el cierre del laboratorio del ambulatorio Olaguibel se estima en aprox. 2 millones de euros. En el caso de la UGC Gipuzkoa, y como consecuencia de la conversión del Laboratorio de OSI Bidasoa en un laboratorio de respuesta hospitalaria y de respuesta a la urgencia, se estiman unos ahorros derivados del ajuste provisional de la plantilla, que puede estimarse en aprox euros. CONCLUSIONES El Plan Director de la RDB es un proyecto vivo, que en este primer año de andadura ha avanzado sustancialmente en los proyectos identificados para el corto plazo, que van a requerir continuidad en el tiempo. Estos proyectos están permitiendo mejorar la eficiencia y 12

14 sostenibilidad del sistema, en base principalmente a la optimización de la gestión de la compra y la distribución de la cartera de servicios. Para poder avanzar en la consolidación del Modelo va a ser necesario trabajar en la puesta en marcha de las Unidades de Gestión Clínicas UGCs, que pueden aportar elementos de motivación en un marco que propicia la integración de la función clínica y la función gestora, otorgando a las unidades asistenciales la conveniente autonomía de gestión sobre los medios asignados para organizar adecuadamente la provisión de plantillas y lograr así unos mayores niveles de eficiencia. Se debe poner en valor el carácter pionero e innovador del Modelo de RDB y el propio Plan Director, tanto en la manera de abordar el proyecto como en sus resultados. Esto ha supuesto que algunos Servicios de Salud de otras CC.AA. están tomando como referencia el trabajo desarrollado en OSAKIDETZA, y se están acercando a los profesionales que han liderado el proyecto interesados en profundizar en la experiencia. Finalmente, decir que la experiencia de este año ha servido para confirmar que para avanzar y consolidar el Modelo de RDB, algunos de los principios básicos que ya se apuntaban desde el inicio adquieren mayor relevancia: el Liderazgo por parte de la Dirección de Osakidetza; la Implicación y sintonía por parte de las gerencias y de los profesionales responsables de las unidades de laboratorio; y el Enfoque participativo. Se trata de un proyecto que afecta a un colectivo amplio, en torno a 1000 personas, donde las necesidades de liderazgo y apoyo desde la Dirección, coordinación entre los diferentes responsables, logro de consensos... son imprescindibles para avanzar. 13