Política de sobornos, regalos y hospitalidad

Transcripción

1 Política de sobornos, regalos y hospitalidad Propósito El propósito de esta política sobre sobornos, regalos y hospitalidad es establecer claramente la actitud de Randstad hacia los actos de sobornos y dar y recibir regalos y/o hospitalidad. Dentro de Randstad, la integridad y el comportamiento ético son las fuerzas que guían nuestra conducta personal y profesional. Como signatarios del UN Global Compact, Randstad se esfuerza en todo momento por respetar sus principios en el área anticorrupción. Los cambios recientes a las leyes anticorrupción en el orden internacional y las crecientes tendencias hacia una aplicación más vigorosa de esas leyes, han demostrado que el fracaso en el tratamiento del tema soborno significa un alto costo para las empresas en términos de pérdidas de clientes, multas, costos y reputación. La infracción de las leyes antisoborno también puede resultar en el procesamiento de miembros de la junta y empleados, y en multas penales y prisión. Además, la corrupción amenaza la gobernabilidad, el desarrollo sustentable, los procesos democráticos y las prácticas comerciales leales. Mediante la implementación de esta política sobre sobornos, regalos y hospitalidad, Randstad podrá fortalecer su reputación, construir el respeto de sus empleados, aumentar su credibilidad entre las partes clave y apoyar su compromiso con la responsabilidad social empresaria, Esta política es coherente y se apoya en los Principios Empresariales de Randstad, especialmente los principios 1, 5, 6 y 7: 1. Conocemos y cumplimos con las leyes que regulan nuestro negocio, los principios internacionales de derechos humanos y las políticas y procedimientos internos de Randstad. 5. Conducimos prácticas comerciales leales de manera ética y evitamos cualquier situación que pudiese crear un conflicto de intereses o aparentarlo, entre los intereses de Randstad y nuestros intereses privados. Página 1 de 9

2 6. No ofrecemos pagar ni aceptamos sobornos, ni ofrecemos o damos regalos u hospitalidad que pudiesen influir indebidamente o aparentar una influencia indebida. 7. Rechazamos regalos y hospitalidad que pudiesen crear una influencia indebida o aparentarla. Alcance Esta política aplica con efecto inmediato a:. Miembros de la Junta y empleados de Randstad Argentina y Randstad Uruguay a los cuales también se les solicita cerciorarse de que sus familiares y cualquier empresa controlada por éstos, observen esta política de la misma manera, en tanto y en cuanto dichas actividades puedan impactar sobre Randstad y/o las empresas de Randstad; y. Agentes, intermediarios, representantes, consultores, socios de emprendimientos conjuntos y cualquier otra persona que actúe en nombre de Randstad (colectivamente, "Socios comerciales"): (en esta política nos referimos a los miembros de la junta de Randstad, empleados y Socios comerciales como Representantes de Randstad). Se les prohíbe a los Representantes de Randstad que utilicen terceras partes, directa o indirectamente, para evitar la aplicación de esta política cuando cualquiera de esas actividades constituyese una infracción a esta política de realizarse por un Representante de Randstad. Sin embargo, esta política no está relacionada con regalos u hospitalidad ofrecida por Randstad a sus propios empleados. Estado Esta es una nueva política del Grupo Randstad. Fue adoptada por la junta ejecutiva del Randstad Holding el Esta política puede ser revisada regularmente para asegurarse de que cumpla con los requisitos legales vigentes y continúe logrando nuestras necesidades comerciales. Página 2 de 9

3 Definiciones Funcionarios públicos y empleados gubernamentales incluyen:. Cualquier funcionario o empleado del gobierno. Cualquier persona que actúe con incumbencia oficial o de parte del gobierno. Funcionarios y empleados de corporaciones pertenecientes al gobierno o controladas por este. Partidos políticos, funcionarios políticos o candidatos. Cualquier funcionario o empleado de una organización internacional pública. Parientes o miembros de la familia de cualquiera de los anteriores. Miembros de familias Reales. Funcionarios honorarios del gobierno Desarrollo: Requisitos antisoborno Ofrecer y aceptar sobornos Como Representante de Randstad se le prohíbe a usted realizar, prometer, ofrecer o autorizar sobornos. Un soborno es cualquier cosa de valor (es decir, no solamente dinero) que provea un beneficio para el receptor, tales como efectivo o sus equivalentes (por ejemplo, cupones de regalos), la compra de bienes o servicios a precios inflados o con descuentos, hospitalidad extravagante, autos, joyas, mejoras en el hogar, beneficios intangibles, viajes y acciones. El ofrecimiento de esos artículos ítems puede considerarse como soborno si son ofrecidos para influir sobre un acto o decisión del receptor o si el ofrecimiento es de alguna manera deshonesto, ilegal o una violación de la confianza o de otro modo, para crear una influencia indebida. Además, no se les permite a los Representantes de Randstad aceptar cualquier ofrecimiento de ninguna forma de partes externas si la intención de tal ofrecimiento es para influir cualquier acto o decisión del Representante de Randstad o si tal ofrecimiento es en cualquier manera, deshonesto, ilegal o una violación de la confianza o para crear una influencia indebida. Página 3 de 9

4 Agentes e intermediarios La utilización de agentes, intermediarios, representantes y consultores para realizar negocios es un área que representa un riesgo particularmente alto de sobornos. Aunque tal utilización no es común dentro del Grupo Randstad, se necesita extremar los cuidados si los agentes, intermediarios, representantes o consultores participan de la operación; por lo tanto, no pueden ser designados sin la aprobación escrita previa de Legales del Grupo. Si usted ya utiliza un agente, intermediario, representante o consultor, debe contactarse con Legales del Grupo (datos debajo) para obtener la aprobación por escrito de ese acuerdo. Funcionarios públicos y empleados del gobierno El otorgamiento de regalos u hospitalidad a los funcionarios públicos o gubernamentales es altamente regulado por leyes locales las cuales son estrictamente aplicadas por las autoridades competentes; es necesario extremar las precauciones en esta área. Los Representantes de Randstad no deben realizar, ofrecer, prometer o autorizar regalos o pagos de dinero o cualquier valor, directa o indirectamente a un funcionario o empleado público con un fin deshonesto. Los Representantes de Randstad no pueden dar, ofrecer, prometer o autorizar regalos u hospitalidad a los funcionarios públicos o empleados del gobierno a menos que Legales del Grupo (datos debajo) haya sido contactado para evaluar la situación. Los gastos por viajes de cualquier empleado o funcionario público no serán pagados ni rembolsados por Randstad, independientemente de si esos individuos están actuando en forma oficial. Las excepciones individuales se pueden realizar por escrito y de antemano por Legales del Grupo (datos de contacto debajo) y están sujetas a limitaciones estrictas. Todos los reembolsos por viajes de funcionarios o empleados públicos deben ser registrados con exactitud y fielmente. Página 4 de 9

5 Viajes al exterior y alojamiento La hospitalidad que incluya viajes internacionales y alojamiento está, por definición, considerada inusualmente generosa. Si se encuentra ante la propuesta de ofrecer o recibir viajes internacionales y/o alojamiento, por favor, contáctese con Legales del Grupo (datos de contacto debajo) para asegurarse que dicha concesión pueda ser efectuada. Contribuciones de caridad Si se realiza una contribución de caridad relacionada con Randstad debe ser a una organización bona fide que no se relacione, directa o indirectamente, con el pago de sobornos, que no financie el crimen, el terrorismo o partidos políticos; esas contribuciones deben registrarse en forma apropiada y no deben ser realizadas en caso de que se ofrezcan para influir cualquier acto o decisión del receptor o si tal ofrecimiento es de alguna manera deshonesto, ilegal o una violación de la confianza o bien, para crear una influencia indebida. Los Representantes de Randstad no pueden realizar contribuciones caritativas por pedido de funcionarios o empleados públicos a menos que Legales del Grupo (datos debajo) haya sido contactado para evaluarlo. Contribuciones políticas En coherencia con los Principios Empresariales, los Representantes de Randstad no pueden realizar contribuciones a ningún candidato, partido político u organización internacional pública u otros intereses políticos en nombre de Randstad, ya sea directa o indirectamente. Regalos y hospitalidad General Como principio general, cada Representante de Randstad debe utilizar su buen juicio y actuar de acuerdo con los Principios Empresariales al ofrecer o aceptar regalos y/o hospitalidad. Esto significa que un regalo/hospitalidad ofrecido o aceptado por un representante de Randstad debe ser: Página 5 de 9

6 . Razonable en costo, cantidad y frecuencia;. Apropiado para el rango del receptor (por ejemplo, lo que es apropiado para un gerente general puede no ser aceptable para un consultor junior); Y no debe:. Estar prohibido por la ley local o por las prácticas comerciales conocidas por el receptor. En otras palabras, si tiene conocimiento de que el cliente al cual desearía invitar a un evento cuenta con una política de regalos y hospitalidad de "tolerancia cero, no debe invitarlo; y. Generar la apariencia de influencia indebida. Por ejemplo, no debe ofrecer regalos (más allá de ítems nominales) y/u hospitalidad a un cliente con el que esté negociando un contrato o durante un proceso de licitación. Las circunstancias y costumbres locales determinan qué debe considerarse razonable, aunque no debe nunca exceder el umbral establecido por los Directores Generales. Los regalos y hospitalidad ofrecida por los proveedores y por todas aquellas posiciones que realicen gestiones comerciales deben ser tratados con especial cuidado. Si su posición dentro de Randstad lo hace responsable de elegir proveedores o gestores comerciales, los regalos y la hospitalidad deben ser rechazados al menos que esté debajo del umbral establecido por los Directores Generales (si existiese dicho umbral). Todos los regalos y/o hospitalidad ofrecidos por una empresa del Grupo Randstad deben quedar adecuada y explícitamente registrados en los registros financieros de esa empresa. Si usted recibe un regalo (aparte del valor nominal) o acepta cualquier forma de hospitalidad, debe informarlo según el procedimiento local, de manera de conservar un registro de todos los regalos y/u hospitalidad recibidos por los Representantes de Randstad en el país. Esos registros serán revisados durante las auditorías en el país. Hospitalidad Como norma mínima, y sujeto a los requisitos antes mencionados, aplican las siguientes reglas:. Cada Director General determinará anualmente la cantidad máxima aceptable por hospitalidad ofrecida o recibida dentro de su país, la cual será apropiada y estará en línea con las prácticas Página 6 de 9

7 comerciales locales. Se debe buscar consejo legal para cerciorarse de que esos límites estén permitidos por las leyes y regulaciones locales, especialmente si son otorgados a empleados y funcionarios públicos. Cualquier caso de hospitalidad que exceda esa cantidad por persona para una sola ocasión no puede ser aceptado ni ofrecido, a menos que cuente con la aprobación del Director. Cualquier caso de hospitalidad que exceda los EUR 1000 (o equivalente en moneda local, y en forma individual o en total) por persona queda sujeta a la aprobación de Legales del Grupo (datos de contacto debajo);. El empleado de Randstad que ofrece la hospitalidad, u otro empleado, siempre debe estar presente durante el evento;. Al invitar a clientes, a menos que esa hospitalidad sea usual de acuerdo a las normas locales, usted debe asegurarse de que el empleador de la persona invitada esté al tanto de la hospitalidad ofrecida y de que haya un registro escrito; y. La hospitalidad no debe involucrar actividades, productos o lugares que puedan avergonzar al receptor o a Randstad, o ser considerado de mal gusto, o que puede transgredir los Principios Empresariales. Regalos Como norma mínima, y sujeto a los requisitos antes mencionados, aplican las siguientes reglas:. Cada Director General determinará anualmente la cantidad máxima aceptable por regalos ofrecidos o recibidos dentro de su país, la cual será apropiada y estará en línea con las prácticas comerciales locales. Se debe buscar consejo legal para cerciorarse de que esos límites estén permitidos por las leyes y regulaciones locales, especialmente si son otorgados a empleados y funcionarios públicos. Cualquier regalo que exceda esa cantidad no puede ser aceptado ni ofrecido, a menos que se cuente con la aprobación del Director General. Cualquier regalo que exceda los EUR 250 (o su equivalente en moneda local, individualmente o en su totalidad) por persona queda sujeto a la aprobación de Legales del Grupo (datos de contacto debajo);. Los regalos de valor nominal se pueden ofrecer y aceptar en cantidades razonables. Ejemplos de tales casos son las lapiceras, sets de escritorio, materiales promocionales, artículos con el logo corporativo, etc.; Página 7 de 9

8 . Los regalos siempre deben ser enviados a la dirección comercial de la persona, no a su dirección personal; y. Los regalos no deben incluir productos o servicios que puedan avergonzar al receptor o a Randstad o ser considerados de mal gusto o que puedan transgredir los Principios Empresariales. Viajes internacionales y alojamiento Los Representantes de Randstad pueden aceptar invitaciones a eventos en el extranjero (siempre que estén dentro de los lineamientos de esta política, incluyendo cualquier política local aplicable) si ellos mismos pagan el viaje y el alojamiento. Cuando los viajes internacionales y alojamiento sean provistos por las compañías operativas de Randstad en circunstancias excepcionales (como los Juegos Olímpicos, Formula 1 o eventos en el Clipper, siendo Randstad la entidad patrocinadora), se implementarán los procedimientos apropiados por separado para asegurarse de que se cumplan los requisitos legales. Una vez más, si se proveen viajes internacionales y alojamiento a funcionarios o empleados públicos, se debe contactar a Legales del Grupo (datos de contacto debajo) para evaluar tal situación. Consejo legal Tal como se describe arriba, los límites locales deben ser establecidos con consejo legal para asegurar el cumplimiento de la ley local. Si tiene alguna pregunta relacionada con esta política, la implementación descripta en general o si debe contactarse con Legales del Grupo para el cumplimiento de esta política, por favor contáctese con Fiona van Lede de Legales del Grupo (fiona.van.lede@randstadholding.com / ). Página 8 de 9

9 Responsables: Andrea Ávila CEO Randstad Argentina Randstad Uruguay Marzo, 2016 Página 9 de 9