Procedimientos de Respaldo y Recuperación

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1 LOPD_V_ProcedimientoRespaldoyRecu pera Procedimientos de Respaldo y Recuperación Tipo de documento: Código del documento LOPD_V_ProcedimientoRespaldoyRecupera Elaborado por Modificaciones respecto a la revisión anterior Versión.0 Nº total de páginas 9 Lista de distribución Revisado por Firma Aprobado por Firma Fecha Fecha Desarrollo Tecnológico de 9 Copyright EASP 2005

2 LOPD_V_ProcedimientoRespaldoyRecupera Índice. Procedimientos de Respaldo y Recuperación Objetivo Descripción Confidencialidad Responsables Realización de Copias de Respaldo y Periodicidad Sistemas Servicios Inventariado de Copias de Seguridad Identificación de Copias de Seguridad Almacenamiento de las copias de seguridad Entradas y Salidas de Copias de Seguridad Verificación de Copias de Seguridad Recuperación de Información Destrucción de las copias de seguridad Auditoria del Sistema de Copias de Seguridad... 9 Desarrollo Tecnológico 2 de 9 Copyright EASP 2004

3 LOPD_V_ProcedimientoRespaldoyRecupera. Procedimientos de Respaldo y Recuperación... Objetivo La seguridad de la información no sólo supone la confidencialidad de los misma sino que también conlleva su integridad y disponibilidad. Para garantizar estos dos aspectos fundamentales de la seguridad es necesario que existan unos procesos de respaldo y de recuperación que, en caso de fallo del sistema informático, permitan recuperar y en su caso reconstruir la información (Artículo 4.2 RD 994/999). Este documento describirá los pasos que se deben seguir por todo el personal responsable de realizar copias de respaldo. Se describirá la periodicidad con la que deberán realizarse las copias. También se describirá como debe actuarse en caso de fallo del sistema con pérdida total o parcial de los datos de tal forma que partiendo de la última copia de respaldo y del registro de las operaciones realizadas desde el momento de la copia, reconstruya los datos al estado en que se encontraban en el momento del fallo..2. Descripción 2. Confidencialidad. No estará permitido facilitar ninguna información acerca de las medidas de seguridad en vigor, sistema de almacenaje, contenidos, procedimientos de uso normal y emergencia etc., siendo considerada esta información como confidencial al máximo nivel. 3. Responsables. El Administrador de Sistema/Red/BBDD es el responsable de realizar las copias de respaldo, de realizar la verificación de que las copias se hayan hecho de forma correcta y de realizar las recuperaciones de la información, así como de tener un registro en el que se anotarán todas las posibles incidencias que ocurran al realizar las copias y todas las recuperaciones de información que se tengan que hacer. Desarrollo Tecnológico 3 de 9 Copyright EASP 2004

4 LOPD_V_ProcedimientoRespaldoyRecupera 2. Al Responsable de Seguridad le corresponde la supervisión de los soportes de grabación de las copias de respaldo y de las relaciones con las empresas externas (siempre que éstas lleven a cabo labores de copias de respaldo y desarrollen la labor de custodia y aseguramiento de las copias de respaldo), toda vez que se cumpla con las garantías contractuales y legales necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de las copias de respaldo, marcando las responsabilidades de cada parte en estas funciones. 3. Para poder proceder a la recuperación de información, a partir de las copias de respaldo, se tendrá que recabar la autorización previa del Usuario Responsable de la Aplicación / Fichero (Artículo 2.2 RD 994/999). 4. Realización de Copias de Respaldo y Periodicidad Se especifica a continuación cuales son los Sistemas que soporta la Información Corporativa y el procedimiento aplicado. 4.. Sistemas Se relacionan a continuación cada Sistema que soporta la Aplicación Fichero, descritos en el Anexo B. Ej.: Sistema de Gestión Solicitudes. Ej: Sistema de Gestión de Nóminas. El RD 994/999 establece que la autorización será por parte del Responsable del Fichero. En la Escuela se establece que dicha autorización se delega al Usuario Responsable de la Aplicación / Fichero, como persona más en contacto con la operativa diaria. Desarrollo Tecnológico 4 de 9 Copyright EASP 2004

5 LOPD_V_ProcedimientoRespaldoyRecupera 4.2. Servicios Para cada Sistema se detallará la siguiente información: Centro Servicios Método Cintas Activas Cintas Guardadas Centro: Servicio: Método: Cintas Activas: Ubicación física donde se realizan las copias de seguridad. Aplicación que gestiona las copias (ejecución, dispositivos, etc). El concreto que se realiza, ámbito de la copia, periodicidad, procedimiento de cambio, limpieza, etc. Corresponde al total de cintas que se incluye este procedimiento de copias, y se encuentran ubicadas en el Servicio / Unidad de Informática. Cintas Guardadas: Corresponde al total de cintas de este procedimiento en otra localización. Desarrollo Tecnológico 5 de 9 Copyright EASP 2004

6 LOPD_V_ProcedimientoRespaldoyRecupera 4.3. Inventariado de Copias de Seguridad. El Administrador de Sistemas creará un inventario de copias indicando: Identificador de la cinta lugar en el que se encuentra ubicada la cinta Fecha de alta de la cinta Fecha de baja de la cinta 4.4. Identificación de Copias de Seguridad. Las cintas serán etiquetadas por los Administradores de Sistemas, realizando un registro con la siguiente información: Identificador de la cinta Nombre del servidor Información guardada (base de datos, etc.) Tipo de copia (incremental, diferencial, completa...) Juego de cintas Responsable de copia de seguridad Fecha de realización de la copia (dd/mm/aaaa) 4.5. Almacenamiento de las copias de seguridad. Cualquier localización donde se almacenen copias de respaldo deberá cumplir con los más severos requerimientos de seguridad física (protección contra incendios, contra inundación, controles de temperatura y humedad, control de accesos, vigilancia, etc.), de acuerdo con lo establecido en las normas de seguridad física del edificio en el que se encuentra LA ESCUELA. 2. Deberá existir al menos una copia de respaldo en un lugar diferente de aquel que se encuentren los equipos informáticos y protegido del acceso de personal no autorizado (caja fuerte del centro de trabajo). 3. Las cintas se almacenarán en condiciones adecuadas de temperatura entre 8ºC y 26ºC, y humedad alrededor 40% H.R. 4. Será obligatoria la utilización de una autorización escrita, por parte del Responsable de Sistemas y Tecnologías de la Información para retirar Desarrollo Tecnológico 6 de 9 Copyright EASP 2004

7 LOPD_V_ProcedimientoRespaldoyRecupera alguna copia fuera de las cámaras de seguridad por parte de cualquier persona ajena a la unidad de Sistemas Entradas y Salidas de Copias de Seguridad. Toda entrada o salida de copias de seguridad, será registrado en el Registro de Entrada/Salida del centro correspondiente, haciéndose constar la siguiente información (artículo 20. y 20.2 RD 994/999): Tipo de soporte Fecha y hora Emisor (entradas) o destinatario (salidas) Responsable de recepción (entradas) o de entrega (salidas) Tipo de información que contiene Forma de envío 4.7. Verificación de Copias de Seguridad. Cuando termine el proceso de copia, el Administrador de Sistemas comprobará que la copia se ha realizado correctamente. 2. El Administrador de Sistemas verificará las copias al menos dos veces por año (acorde con la frecuencia de actualización y la importancia de la información), para comprobar (contenido y calidad) que continúan siendo legibles, así como que existen medios para procesarlas Recuperación de Información La Recuperación de Información contempla la recuperación de ficheros, tablas u otras estructuras de almacenamiento desde las copias de salvaguardia sólo ante una incidencia, y utilizando procesos específicos no planificados.. Recibida una incidencia (según el procedimiento habilitado para ello), el Responsable de Seguridad, conjuntamente con el Administrador de Sistemas y, si la incidencia lo requiere, los Responsables del Tratamiento y los responsables Informáticos afectados, analizarán la misma y decidirán, si es preciso, qué ficheros o tablas se recuperarán y a partir de qué copias de salvaguardia, para garantizar la reconstrucción y coherencia de los datos de los aplicativos. Desarrollo Tecnológico 7 de 9 Copyright EASP 2004

8 LOPD_V_ProcedimientoRespaldoyRecupera 2. Será necesaria la autorización por escrito del Responsable del Fichero para la ejecución de los procedimientos de recuperación de los datos. (Artículo 2.2 RD 994/999). En la Escuela esta función será delegada al Usuario Responsable de la Aplicación / Fichero. La autorización se realizará a través de la aplicación de Mantenimiento del Sistema de Información, dando el Usuario Responsable de la Aplicación / Fichero su visto bueno ( OK del responsable ) a una incidencia generada a tal efecto. 3. El Administrador del Sistema/Red/Bases de Datos será el encargado de recuperar la información requerida. 4. En el registro de incidencias deberá consignarse; los procedimientos realizados para la recuperación de los datos, la persona que ejecuta el proceso, los datos restaurados, los datos que ha sido necesario grabar manualmente en el proceso de recuperación. (Artículo 2. RD 994/999). Dicha información se registrará en la solución de la incidencia correspondiente en la aplicación Mantenimiento del Sistema de Información Destrucción de las copias de seguridad. Cuando un soporte vaya a ser desechado o reutilizado, se adoptarán las medidas necesarias para impedir cualquier recuperación posterior de la información almacenada en él, previamente a que se proceda a su baja en el inventario (Artículo 20.3 RD 994/999). 2. Asimismo el Administrador de Sistemas hará constar la baja correspondiente en la inscripción efectuada en el inventario de copias de seguridad. 3. El sistema de desechado de cintas es totalmente manual. La destrucción de las cintas se hace de modo que sea materialmente imposible la recuperación de sus datos: Antes de desechar la cinta se graba encima de los datos personales, otros de carácter general (y por tanto no protegidos) y que no suponga ningún tipo de infracción su recuperación (sistemas de borrado seguro a base de cadencias de texto o de caracteres sin sentido). Destrucción física de la cinta de forma manual. Desarrollo Tecnológico 8 de 9 Copyright EASP 2004

9 LOPD_V_ProcedimientoRespaldoyRecupera 4.0. Auditoria del Sistema de Copias de Seguridad. Dada su gran importancia, las normas y procedimientos descritos serán auditados dos veces al año por el Responsable de Seguridad, documentando en un informe los resultados. Fichero maestro de requerimientos de seguridad para cada activo de información. Sistema de planificación de copias. Sistema de ejecución de copias. Registro de ejecución de copias. Seguridad física de cada cámara de almacenaje. Procedimientos de transporte y almacenaje de copias. Procedimientos de retirada de copias y recuperación de ficheros. Procedimiento de eliminación de soportes. Procedimiento de registros de entrega/recepción de soportes en caso de servicio de destrucción por parte de terceros. Además, revisión del servicio practicado por dicha empresa. Desarrollo Tecnológico 9 de 9 Copyright EASP 2004

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