Manual de Inscripción Nominal XVIII Juegos Bolivarianos Santa Marta 2017

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Juana Rojo Juárez
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Manual de Inscripción Nominal XVIII Juegos Bolivarianos Santa Marta 2017 Con el siguiente manual las delegaciones participantes en los XVIII Juegos Bolivarianos Santa Marta 2017 podrán inscribir a

1 Manual de Inscripción Nominal XVIII Juegos Bolivarianos Santa Marta 2017 Con el siguiente manual las delegaciones participantes en los XVIII Juegos Bolivarianos Santa Marta 2017 podrán inscribir a sus deportistas y personal de apoyo en la Lista Nominal del Evento. Inscripción de Deportistas a la Lista Nominal 1. Vaya a la dirección URL: e ingrese al sistema con el nombre de usuario y contraseña proporcionados por el Comité Organizador del Evento.

2 2. Vaya el menú Inscripciones -> Inscripción y elija el deporte en el que quiere inscribir a los deportistas en la lista nominal. 3. Al seleccionar la prueba el sistema le preguntará si desea inscribir un deportista en una prueba individual o una prueba grupal. En este primer paso inscribiremos un deportista en una prueba individual.

3 4. Haga clic en el ícono que corresponde a la prueba Individual. 5. Haga clic en el ícono de la rama del deportista a inscribir. 6. Luego ingrese el documento o nombre del deportista previamente inscrito en la Lista Larga, recuerde que no puede inscribir deportistas que no hayan sido previamente inscritos en la Lista Larga del Evento. 7. Luego ingrese el documento o nombre del deportista previamente inscrito en la Lista Larga, recuerde que no puede inscribir deportistas que no hayan sido previamente inscritos en la Lista Larga del Evento.

Complete los datos requeridos en el formulario e ingrese las marcas de inscripción que el deporte solicite, no olvide adjuntar una foto

4 8. Haga clic en el nombre del Deportista previamente inscrito en Lista Larga e ingresará al formulario del mismo para completar los campos obligatorios. 9. Complete los datos requeridos en el formulario e ingrese las marcas de inscripción que el deporte solicite, no olvide adjuntar una foto que el sistema permita subir. En el siguiente diagrama se pueden ver el tipo de fotografía que el sistema va a validar para el proceso de acreditación del Deportista. Haga clic en el botón de Enviar al finalizar el formulario y selección de pruebas.

Inscripciones de Deportistas en Pruebas Grupales 1.

5 10. En la siguiente ventana podrá ver la ficha del deportista inscrito con sus respectivas pruebas y datos de formulario. Inscripciones de Deportistas en Pruebas Grupales 1. Vaya al menú Inscripción -> Inscripciones elija el Deporte en el que quiere inscribir a su deportista en una prueba grupal.

6 2. Seleccione el tipo de prueba, en este caso seleccionaremos la Inscripción Grupal. 3. Seleccione la rama del deportista.

7 4. Seleccione la prueba en la que quiere inscribir al deportista. 5. En la siguiente ventana encontrará el módulo de Inscripción Grupal, para agregar deportistas que hayan sido inscritos en la Lista Larga, escriba el nombre o el documento del deportista en la casilla de Buscar por Documento.

Complete los datos del formulario y haga clic en el botón de Enviar.

8 6. Se desplegará la ficha del deportista con el nombre y el documento, para agregarlo a la prueba grupal, haga clic en el nombre del deportista y complete los campos del formulario para realizar el registro exitoso. 7. Complete los datos del formulario y haga clic en el botón de Enviar. Recuerde tener en cuenta el paso número 9 del capítulo anterior para elegir la foto que adjuntará en el formulario y así poder realizar un registro exitoso del deportista.

8. Repita el procedimiento para ingresar a los deportistas que van a

Recuerde que el sistema sólo permitirá la inscripción de deportistas

9 8. Repita el procedimiento para ingresar a los deportistas que van a ser inscritos en la prueba grupal. Recuerde que el sistema sólo permitirá la inscripción de deportistas que hayan sido inscritos en la Lista Larga. Editar Datos de un Deportista 1. Para editar los datos de un deportista vaya el menú Deportistas. 2. En la casilla de búsqueda escriba el nombre o documento del deportista y haga clic en el ícono con forma de lupa.

10 3. Después de realizar la búsqueda, haga clic en el ícono en forma de hoja y lápiz en la fila del Deportista y abrirá el formulario de Datos Generales, edite cualquier campo que requiera. 4. Haga clic en el botón de Enviar para finalizar la edición de datos del deportista.

Verificación de Deportistas Después de realizar los procesos de inscripción a las correspondientes pruebas, cada Delegación debe realizar el proceso de Verificación.

11 Verificación de Deportistas Después de realizar los procesos de inscripción a las correspondientes pruebas, cada Delegación debe realizar el proceso de Verificación. Este proceso es el segundo filtro de inscripción de las delegaciones, donde pueden corroborar que los deportistas han sido inscritos en las pruebas de manera apropiada. 1. Vaya al menú Verificar Insc. 2. En la siguiente ventana encontrará el módulo de Verificación, para verificar un deportista haga clic en el ícono en forma de cuadrícula en la fila del Deporte en el que el deportista está pre-inscrito.

12 3. En la siguiente tabla encontrará a todos los deportistas inscritos en la Lista Larga y Lista Nominal, por su organización. En el Sistema de Gestión Deportiva Hércules existen cuatro (4) estados de inscripción: Por Actualizar, Pre-Inscrito, Verificado y Aprobado. En la columna estado podrá ver la situación de cada uno de sus inscritos. Para Verificar un deportista haga clic en el nombre del deportista y luego en el botón de Verificar Participante. Por Actualizar Pre-Inscrito Aprobado Verificado 4. El sistema le dirá que la Verificación ha sido exitosa y el ícono de Estado del deportista habrá cambiado al ícono de Verificado.

13 5. Para verificar masivamente un deporte puede hacer clic en el botón de verificación masiva. 6. Verifique todos los deportistas que ha incluido en las pruebas de la Lista Nominal para su posterior aprobación por el Comité Organizador, recuerde que los deportistas que no participen en pruebas de la Lista Nominal no deben ser verificados.

14 Inscripción de Personal de Apoyo 1. Vaya al menú Inscripciones -> Personal de Apoyo 2. En la siguiente ventana encontrará el módulo de Personal de Apoyo, puede buscar un personal de apoyo ya pre-inscrito o crear uno nuevo en el botón de Inscribir Nuevo.

Recuerde que para adjuntar una foto en el formulario debe seguir el procedimiento que se

15 3. Complete los datos del Formulario y elija un Rol con el Deporte si es requerido por el formulario. Recuerde que para adjuntar una foto en el formulario debe seguir el procedimiento que se explica en el siguiente diagrama para que el registro del Personal de Apoyo sea exitoso. 4. En la ventana de Personal de Apoyo podrá ver que ha quedado inscrito el participante.

casilla de búsqueda y haga clic en el ícono con forma de lupa. 2.

16 Editar Personal de Apoyo 1. Para editar un Personal de Apoyo, escriba el nombre o documento del mismo en la casilla de búsqueda y haga clic en el ícono con forma de lupa. 2. Seleccione el nombre del Personal de Apoyo y haga clic en el botón de Cambiar Datos, edite los datos requeridos y haga clic en el botón de Enviar.

Luego con el participante seleccionado haga clic en el botón Agregar Rol y agregue el

17 3. Para editar un Rol de un Personal de Apoyo vaya a la ventana de Roles y remueva el rol actual del participante haciendo clic en el ícono en forma de X. 4. Luego con el participante seleccionado haga clic en el botón Agregar Rol y agregue el nuevo rol para el participante. Recuerde que algunos roles exigen seleccionar el deporte al que está asociado.

18 5. El rol del participante ha sido modificado.

del Personal de Apoyo inscrito en Lista Larga. IMPORTANTE!

19 Asociar Personal de Apoyo Inscrito en la Lista Larga 1. En el módulo de inscripciones de Personal de Apoyo haga clic en el campo Copiar de otros Eventos y es-criba el documento del Personal de Apoyo inscrito en Lista Larga. IMPORTANTE!!! Recuerde hacer la búsqueda del Personal de Apoyo exclusivamente con el número de documento para tener un registro exitoso. 2. Haga clic en el nombre del Personal de Apoyo y confirme la solicitud del sistema, el formulario de registro emergerá.

20 3. Complete los campos del formulario y en la parte inferior escoja el rol de participación de Personal de Apoyo, asocie un deporte si el rol lo requiere. Haga clic en enviar para terminar la actualización de Personal de Apoyo pre-inscrito en Lista Larga.

Verificar Personal de Apoyo 1. Vaya el menú Verificar Insc. 2. En la siguiente ventana encontrará la tabla de participantes agrupados en sus deportes asociados.

21 Verificar Personal de Apoyo 1. Vaya el menú Verificar Insc. 2. En la siguiente ventana encontrará la tabla de participantes agrupados en sus deportes asociados. Para verificar un personal de apoyo puede buscarlo por la fila del deporte asociado o por la fila Sin Deporte, donde se agrupa personal de apoyo sin deporte asociado Ej. Jefes de Misión o Personal Médico. 3. Después de encontrar la fila que agrupa el personal de apoyo haga clic en el ícono en forma de cuadrícula para realizar la verificación de personal de apoyo individual.

En la columna estado podrá ver la situación de cada uno de sus inscritos.

22 4. En la siguiente tabla encontrará a todos los participantes inscritos en la Lista Larga y Lista Nominal, por su organización. En el Sistema de Gestión Deportiva Hércules existen cuatro (4) estados de inscripción: Por Actualizar, Pre-Inscrito, Verificado y Aprobado. En la columna estado podrá ver la situación de cada uno de sus inscritos. Para Verificar un participante haga clic en el nombre del personal de apoyo y luego en el botón de Verificar Participante. 5. Después de Verificar el participante puede corroborar el estado del participante en el menú de Inscripción -> Personal de Apoyo.

23 5. Para verificar masivamente un deporte puede hacer clic en el botón de verificación masiva. 6. Verifique todo el personal de apoyo que ha incluido en la Lista Nominal para su posterior aprobación por el Comité Organizador.

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