COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

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1 MIN ISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS ARTES Y BIENES CULTURALES Y DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Nº ACTA: 17 FECHA REUNIÓN: jueves, 9 de julio de 2015 ASISTENTES: Vicepresidente 1º D. Miguel Ángel Recio Crespo Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas Ministerio de Educación, Cultura y Deporte Vicepresidente 2º D. Domingo Molina Moscoso Director de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Vocales D. Severiano Hernández Vicente Subdirector General de los Archivos Estatales Dª. Mercedes Martín-Palomino Benito Subdirectora del Archivo General de la Administración D. Víctor Laquidáin Hergueta Subdirector General de Publicaciones, Documentación y Archivo Acude con Dª Isabel Barrio Martín Ministerio de la Presidencia D. Luis Casado de Otaola En representación del Subdirector General de Informes Socioeconómicos y Documentación Ministerio de Empleo y Seguridad Social D. Gerardo Bustos Pretel Subdirector General de Información, Documentación y Publicaciones Acude con Dª. Rosa María Martín Rey y D. José Lui s García Martínez Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas archlvos.estatales@mecd.es PZJ DEL REY, l, MADRID TEL: FAX:

2 D. Ramón Romero Cabot En representación de la Subdirectora General de Documentación y Publicaciones Ministerio de Justicia Dª Pilar Manzanares Morales En representación de Dª Amelia Lobato Martínez, Oficial Mayor Ministerio de Fomento D. José Rafael Rojas Juárez Subdirector General de Asociaciones, Documentación y Publicaciones Acude con Dª Alejandra Gil Gandarillas Ministerio del Interior D. Santiago Asensio Merino Subdirector General de Estudios, Información y Publicaciones Ministerio de Economía y Competitividad Dª Pilar Domínguez Sánchez Acude en representación de la Subdirectora General de Publicaciones y Patrimonio Cultural Ministerio de Defensa D. Francisco José Vives Ruiz Subdirector General de Recursos y Publicaciones Acude con D. Ignacio Anchuela Galán Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad Dª Pilar Casado Liso En representación de Dª Celia Abenza Rojo, Vicesecretaria General Técnica Acude con D. Juan Carlos de Miguel Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación D. Rubén García Nuevo Jefe de la División de Estudios y Publicaciones Acude con Dª Carmen Magán Merchán Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente Dª Sofía Andrich Chena En representación de D. Ramón Sánchez Puente, Subdirector General de Desarrollo Formativo, Informes y Publicaciones Acude con Dª Almudena Martínez Saiz Ministerio de Industria, Energía y Turismo D. ~aría López-Frías López-Jurado Abogado-Jefe del Estado. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte 2

3 D. Miguel Ángel Pérez Grande Agencia Española de Protección de Datos Dª Pilar Barraca de Ramos En representación de la Subdirectora General de Protección del Patrimonio Histórico Subdirección General de Protección del Patrimonio Histórico Dª María Luisa Conde Villaverde Fiscalía General del Estado Dª Eva Merino Flecha Archivo Histórico Provincial de León Otros asistentes: D. Ricard Pérez Alcázar Subdirección General de los Archivos Estatales. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte D. Aitor Cubo. Dirección de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones. Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas D. Francisco Javier Murillo García. Dirección de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones. Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Dª. Ana Caballud. Dirección General de Organización Administrativa y Procedimientos. Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas D. Francisco Javier Antón Vique. Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Secretaría de la CSCDA Dª Beatriz Franco Espiño DESARROLLO: En Madrid, a las 10,00 horas del día 9 de julio, se reúne el pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (en adelante, CSCDA) en sesión ordinaria, con la asistencia de D. Miguel Ángel Recio Crespo, Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas, que preside la sesión por delegación del Presidente, D. José María Lassalle Ruiz. El orden del día es el siguiente: 1º Apertura de la sesión y aprobación del Acta de la reunión anterior 2º Estudio y análisis de las Propuestas de Petición de Dictamen presentadas 3º Información sobre las Peticiones de eliminación en aplicación de dictamen previo 3

4 4º Informe sobre cambios en el Sistema de Información Administrativa {SIA) Sº Presentación del Programa Archive 6º Composición de la Comisión Permanente (art d) del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre) 7º Informe sobre el funcionamiento del Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes, creado en el seno de la Comisión. 8º Ruegos y preguntas Apertura de la sesión Abre la reunión D. Miguel Ángel Recio, quien da la bienvenida a los miembros de la Comisión declarando constituida la presente reunión, dada la presencia de miembros suficientes. D. Miguel Ángel Recio incide en la presencia de peticiones de dictamen elevadas por algunos organismos que no lo habían hecho con anterioridad, como las del Archivo Histórico Provincial de Cádiz, a las que se pueden sumar otros Archivos Históricos Provinciales que custodian documentación similar, así como la importancia que se presenten estudios de identificación y valoración por parte del Grupo de Trabajo de Series Comunes, ya que los dictámenes que surgen de dichos estudios son de aplicación a toda la Administración General del Estado, lo que supone un impacto notable. Se pasa la palabra a D. Domingo Molina Moscoso, vicepresidente 2º de esta Comisión, quien se presenta e indica la importancia de tratar en este ámbito cuestiones derivadas de la administración electrónica y de la normalización de trámites. Presentación de todos los asistentes al Pleno. Se pasa al siguiente punto del orden del día. 1º. Aprobación de acta de la reunión anterior Dª Beatriz Franco comenta que el borrador del acta de la reunión del día 17 de diciembre se subió a la Sede colaborativa y se dio de un plazo para realizar cua lquier tipo de corrección u observación. Se pasa a la aprobación del acta por parte del pleno. Se aprueba por unanimidad. 4

5 ~*~ IDñll Se pasa a los dos siguientes puntos en el orden del día. De forma conjunta se realizará el estudio y análisis de las Propuestas de Petición de Dictamen y Estudios de Identificación y Valoración presentadas y el informe sobre las peticiones de eliminación en aplicación de dictamen previo aprobadas por la Comisión Permanente de la CSCDA, función delegada en la Comisión Permanente por el Pleno. 22. Estudio y análisis de las Propuestas de Petición de Dictamen presentadas 3º Información sobre las Peticiones de eliminación en aplicación de dictamen previo a) Ministerio de Justicia Por parte del Ministerio de Justicia se presenta una petición de dictamen para la serie Notas de condena y actualización del Registro Central de Penados {1936 -) 11 Ministerio de Justicia >Secretaría General de la Administración de Justicia > S.G. de Registros Administrativos de Apoyo a la Actividad Judicial. Se solicita la eliminación total a los 2 años. Actualmente las únicas que se producen son las notas de condena europeas de países no integrados en ECRIS, que son las que se irán eliminando según se cumpla el plazo establecido. La única función es la comunicación de datos, la inscripción en el Registro Central de Penados de las resoluciones firmes por la comisión de un delito o falta que impongan penas o medidas de seguridad, dictadas por los Juzgados o Tribunales del orden jurisdiccional penal así como la modificación de las mismas. Muestra: una caja de notas de condena y actualización en formato ficha y una caja en formato formulario. Conservación notas anteriores all de enero de Acceso: parcialmente restringido. Por parte de la Secretaría se pregunta si hay comentarios u objeciones. Al no haberlas, se acuerda el dictamen favorable. b) Archivo Histórico Provincial de Cádiz Presenta dos peticiones de dictamen: La primera petición es para la serie Actas de Inspección de Control Sanitario a productos de comercio exterior destinado a uso y consumo humano { ) 11 Subdelegación del Gobierno en Cádiz 1 Sanidad Exterior 1 Recinto Aduanero Algeciras. Se so licita la eliminación total a los S años. La función de esta documentación es la de control sanitario en la frontera exterior de los productos destinados al uso y consumo humano que 5

6 procedan o tengan como destino países no comunitarios. Esta función de inspección se desarrolla y finaliza en el mismo momento de la misma y el tiempo en que la mercancía se analiza y se decide si es apta o no para su consumo. Los posibles valores secundarios se conservan en el Libro Registro de Inspección de los Recintos Aduaneros. Muestra: una caja por año y acceso parcialmente restringido. La segunda petición de dictamen es de la serie Expedientes de recepción y análisis de drogas y estupefacientes decomisados { ) 11 Subdelegación del Gobierno en Cádiz 1 Sanidad Exterior. También se solicita la eliminación total a los 5 años. La serie recoge información sobre los análisis y control de las drogas y/o sustancias estupefacientes decomisadas y remitidas por los cuerpos y fuerzas de seguridad del Estado para su prueba pericial en los autos judiciales. Cuando es remitido el informe técnico de análisis del laboratorio del Ministerio de Sanidad con sede en Sevilla a la policía judicial y al órgano judicial correspondiente, finaliza la labor del Servicio de Sanidad Exterior. Muestra: una caja por año. Acceso: parcialmente restringido. Se señala fa importancia que tienen estos dictámenes porque pueden dar lugar a posibles peticiones de eliminación en aplicación de dictamen previo de otros archivos histórico provinciales con series documentales similares. Se acuerda el dictamen favorable a las peticiones presentadas. e) Grupo de Trabajo de Coordinación Archivística. Ministerio de Empleo y Seguridad Social Elevan la petición de dictamen que afecta al Registro de contratos de trabajo {1978-) 11 Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) 1 Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y Subdirección General de Políticas Activas de Empleo 1 Direcciones Provinciales y Oficinas de Empleo 1 Instituto Social de la Marina. Solicitan la eliminación total a los 5 años de las copias básicas de los contratos laborales; los Expedientes del registro de contratos laborales (documentos en papel siempre que estén ya grabados en Contrat@). Solicitan la eliminación a los 80 años de los Expedientes del registro de contratos laborales (documentos en papel que no estén grabados en Contrat@) y de los Datos del Registro Electrónico de contratos de. trabajo (Contrat@). Incluye como anexos los dictámenes sobre la serie de otras Comisiones Calificadoras autonómicas y la Relación de datos obligatorios a comunicar a las Oficinas de los Servicios Públicos de Empleo, así como normativa no publicada en fuentes oficiales de importancia para la tramitación. 6

7 Los posibles valores históricos se encuentran disponibles en fuentes publicadas reca pitulativas / estadísticas y en los Expedientes sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la seguridad Social { ) de la Tesorería General de la Seguridad Social (dictamen 54/2013 CSCDA) de conservación permanente. Muestra: 5% de lo eliminable a los 80 años y acceso: parcialmente restringido. 1 = Por parte de la Secretaría se pregunta si hay comentarios u objeciones. Al no haberlas, se acuerda el dictamen favorable. d) Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes. Subgrupo de Series de Gestión de Personal Este Subgrupo presenta cinco Estudios de identificación y valoración con sus pertinentes peticiones de dictamen, todos expedientes de distintos procesos selectivos. El primero son los Expedientes de procesos selectivos de persona/laboral fijo {1984 -) // Unidades de Personal de los Departamentos ministeriales y organismos públicos. 1 Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas/ Secretaría de Estado para la Administración Pública/ Dirección General de la Función Pública/ Subdirección General de Gestión de Procedimientos de Personal (u órganos antecesores)/ Subdirección General de Planificación y Selección de Recursos Humanos (u órganos antecesores) Conservación permanente en la Unidad de Personal del respectivo departamento ministerial u organismo de: Solicitud de informe e informe de la DG de la Función Pública; Solicitud y Autorización de reconocimiento de las asistencias por participación en tribunales y órganos de selección; Listados de admitidos y excluidos, Actas y Acuerdos del tribunal calificador (pueden contener anexos como actas, listado o, en su caso, listados elaborados con distintos criterios, puntuaciones, incidencias, etc.); Tipo de examen de la convocatoria; Hoja de valoración de méritos o Anexo de la convocatoria de certificado de méritos; Relación final de aprobados; Acuerdos del Tribunal publicando los resultados en las distintas fases del proceso selectivo; Contrato, firmado por Subsecretario o por delegación y contratado; Solicitud y asignación de Número de Registro de Personal; Reclamaciones; Recursos; Estadillos, Memorias y Estadísticas. Para la Dirección General de la Función Pública (Subdirecciones Genera les de Planificación de Recursos Humanos y Retribuciones y de Gestión de Procedimientos de Personal) se so licita la co nservación permanente de la Resolución de la D.G. de la Función Pública 7

8 convocando el proceso selectivo (Anexos y certificados y Bases y anexos de la convocatoria). En el caso de haber encomienda de gestión, conservación de la resolución por la que se aprueba la relación provisional de aspirantes admitidos y excluidos del proceso selectivo; resolución por la que se aprueban las listas definitivas de aspirantes admitidos y excluidos; resolución de la Dirección General de la Función Pública por la que se aprueba la lista definitiva de los aspirantes que han superado el proceso selectivo así como la lista de adjudicatarios de plaza por orden de puntuación en el mismo y vacantes a ofertar y la resolución de la DG de la Función Pública por la que se aprueba la relación de adjudicación de plazas como personal laboral fijo. Para la Unidad de personal con competencia específica, eliminación a los S años de las solicitudes de participación de los aspirantes en el proceso selectivo con justificantes de abono de tasas o de exención de éstas, fotocopia de DNI; Dictamen Técnico Facultativo emitido por el órgano técnico de calificación del grado de minusvalía competente, acreditando de forma fehaciente, la/s deficiencia/s permanentes que han dado origen al grado de minusvalía reconocido; Documentación aportada por cada aspirante, acreditativa de la valoración de los méritos en la fase de concurso; Documentación justificativa de los requisitos exigidos en las bases de la convocatoria para los adjudicatarios de plaza; y Exámenes. El resto de centros directivos que conserven documentación de la serie, a excepción de la Dirección General de Función Pública, eliminación a los S años. Acceso: parcialmente restringido/ contenidos sujetos a régimen de especial publicidad. Expedientes de procesos selectivos de consolidación de empleo de funcionarios (sistema de concurso-oposición) { ). Se solicita la eliminación parcial a los S años. Para la Unidad de personal con competencia específica se solicita la conservación permanente de las relaciones y listados sobre puestos ocupados por funcionarios interinos y personal laboral del Departamento afectados por el proceso de consolidación, así como las listas certificadas o relaciones de personal afectado por el proceso, documentación relativa al acuerdo de encomienda de gestión, solicitud de informe e informe de la Dirección General de la Función Pública, Órdenes Ministeriales y Resoluciones, Solicitud y Asistencias del Tribunal Calificador, Documentación del Tribunal Calificador, Actas del Tribunal, Listado de vacantes a ofertar, Peticiones de destino y Estadillos, así como recursos, y, en su caso, la documentación relativa a los nombramientos previos como funcionarios interinos del personal laboral. 8

9 Para la Unidad de personal con competencia específica se solicita la eliminación a los S años de las solicitudes de participación de los aspirantes y exámenes, así como de las copias de las cuartillas para publicación de órdenes ministeriales y resoluciones en el Boletín Oficial del Estado que pudieran localizarse en el expediente. Para el resto de centros directivos que conserven documentación de la serie, a excepción de la Dirección General de la Función Pública, eliminación a los S años. Acceso: parcialmente restringido 1 contenidos sujetos a régimen de especial publicidad. Expedientes de procesos selectivos de personal funcionario interino { ). Se solicita la eliminación parcial a los S años. Para la Unidad de personal con competencia específica se solicita la Conservación permanente de la Solicitud de informe de solicitud o autorización conjunta para el nombramiento de funcionarios interinos, informe de la Dirección General de la Función Pública y de la Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas, informe de la Dirección General de la Función Pública autorizando el proceso selectivo y las bases de la convocatoria, Orden Ministerial y Resoluciones, Solicitud y Autorización de asistencias del Tribunal, Documentación del Tribunal, Actas del Tribunal, Solicitud y asignación de Número de Registro de Personal, Listado de vacantes a ofertar, Peticiones de destino y Estadillos, así como las listas o relaciones de candidatos y los Recursos. Para la Unidad de personal con competencia específica se solicita la eliminación a los S años de las copias de las cuartillas para publicación de órdenes ministeriales y resoluciones en el Boletín Oficial del Estado, solicitudes de participación de los aspirantes (así como documentación acreditativa para valoración en la fase de concurso y Dictamen Técnico Facultativo en el caso de aspirantes con un grado de discapacidad) y exámenes. Para el resto de centros directivos que conserven documentación de la serie, a excepción de la Dirección General de la Función Pública, se solicita la eliminación a los S años. Acceso: parcialmente restringido 1 contenidos sujetos a régimen de especial publicidad. Para la serie de Expedientes de procesos selectivos de consolidación de empleo de personal laboral (1994-) se solicita la eliminación parcial a los S años. Para la Unidad de personal con competencia específica se solicita la Conservación permanente de los Listados y de las listas certificadas o relaciones de personal afectado por el proceso de consolidación; la Solicitud de informe e Informe de la Dirección General de la 9

10 Función Pública, bases y anexos de la convocatoria; la Solicitud y Autorización de reconocimiento de las asistencias por participación en tribunales y órganos de selección; las Órdenes Ministeriales y Resoluciones; las Hojas de valoración de méritos o Anexo de la convocatoria de certificado de méritos, en su caso, la Relación final de aprobados; las Actas, Acuerdos y Escritos del Tribunal Calificador; la Solicitud y asignación del Número de Registro de Personal; Recursos, en su caso, y Peticiones de destino. Para la Unidad de personal con competencia específica de departamentos ministeriales y otros órganos convocantes se solicita la eliminación a los 5 años de las Solicitudes de participación de los aspirantes y Dictamen Técnico Facultativo emitido por el órgano técnico de calificación del grado de minusvalía competente, acreditando de forma fehaciente, la/s deficiencia/s permanentes que han dado origen al grado de minusvalía reconocido, en su caso; y los exámenes. En su caso, la documentación acreditativa de los méritos que se valorarán en la fase de concurso. En su caso, la documentación acreditativa de los requisitos exigidos en la convocatoria. Las copias de las cuartillas para publicación de órdenes ministeriales y resoluciones en el Boletín Oficial del Estado, en su caso. Muestra: 1 expediente completo siempre que cambie el procedimiento. Para el resto de centros directivos que conserven documentación de la serie, a excepción de la Dirección General de Función Pública, se solicita la eliminación a los 5 años. Acceso: parcialmente restringido /contenidos sujetos a régimen de especial publicidad. Para la serie de Expedientes de procesos selectivos de estatutario temporal (1968-) se solicita la eliminación parcial a los 5 años. personal temporal y personal Para la Unidad de personal con competencia específica se solicita la Conservación permanente de la Autorización conjunta de las Direcciones Generales de la Función Pública y de Costes de Personal y Pensiones Públicas del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas de la contratación temporal solicitada por el órgano convocante; la Solicitud de informe e Informe favorable de la Dirección General de la Función Pública autorizando el proceso selectivo y las bases de la convocatoria; las Resoluciones; las Actas, Acuerdos y Documentación emitida por el Tribunal Calificador; la Solicitud y asignación de NRP; el Modelo de inscripción M2R de Inscripción de funcionario interino/personal laboral; el Listado de vacantes a ofertar, las Peticiones de destino; los Estadillos de seguimiento; las Listas o relaciones de candidatos; los Recursos y el Contrato de trabajo temporal, en su caso. Para la Unidad de personal con competencia específica de departamentos minist eriales y otros órganos convocantes se solicita la eliminación a los 5 años de las solicitudes de 10

11 participación de los aspirantes en el proceso selectivo. Incluyen, en su caso, Dictamen Técnico Facultativo emitido por el órgano técnico de calificación del grado de minusvalía competente, acreditando de forma fehaciente, la/s deficiencia/s permanentes que han dado origen al grado de minusvalía reconocido; los exámenes; la documentación acreditativa de los méritos que se valorarán en la fase de concurso, en su caso; la documentación acreditativa de los requisitos exigidos en la convocatoria. Para el resto de centros directivos que conserven documentación de la serie, a excepción de la Dirección General de Función Pública, eliminación a los S años. Acceso: parcialmente restringido /contenidos sujetos a régimen de especial publicidad. Se abre una discusión por la necesidad de la conservación de los recursos dentro de los procesos selectivos. D. Francisco Vives considera que igual no es necesaria la conservación permanente de los recursos dentro de los procesos. Se señala que dentro del Subgrupo de Series comunes de gestión jurídico-administrativa se está realizando un Estudio de Identificación y valoración de recursos para que sea de aplicación a toda la Administración General del Estado. Se acuerda el dictamen favorable para los cinco estudios de identificación y valoración de series comunes. e) Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes. Subgrupo de Series de Gestión Económica Este Subgrupo presenta tres Estudios de identificación y valoración con sus pertinentes peticiones de dictamen, todos expedientes económicos de gasto. Dos de ellos son complementarios a dos dictámenes ya aprobados por el Pleno de la CSCDA: contratación de suministros y planes de acción social. Para la serie Expedientes económicos de gasto. Indemnizaciones por razón de servicio {23} {1940-) se solicita la eliminación total a los 10 años. Las indemnizaciones por razón de se rvicio para los empleados al servicio de la Administración Pública pueden cobrarse ya sea por comisión de servicio, desplazamientos, cambios de residencia, asistencia a reuniones de órganos colegiados, tribunales de oposiciones, o también por colaboración con actividades de formación para el personal de las Administraciones Públicas. 11

12 Caducidad de valores primarios en un plazo menor de los diez años que se solicita su conservación, y ausencia de valores secundarios, ya que son gastos periódicos o repetitivos de carácter instrumental restringidos al capítulo 11 de Gastos en bienes corrientes y servicios. Conservación como muestra de un expediente por año. Con la excepción de: Expedientes económicos de Asistencias a Tribunales Pruebas Selectivas que se conserven en el contexto de la documentación de los propios Tribunales (conservación permanente según dictamen CSCDA 46/2014 Expedientes de procesos selectivos de personal funcionario de cuerpos generales y especiales: acceso libre y promoción interna). El segundo estudio de identificación y valoración es de la serie Expedientes económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: suministros {221} {1965- ), para la que se solicita la eliminación total a los 15 años. Estos expedientes corresponden a Gastos del Capítulo 11, Gastos corrientes en bienes y servicios, y no reflejan el desarrollo de funciones primarias y sólo de forma genérica recogen el funcionamiento de la Administración: este dictamen está basado en las conclusiones del Dictamen CSCDA 12 /2014 sobre "Expedientes de contratación de suministros", de los que el expediente de gasto es una serie complementaria para la realización de un mismo y único fin. De hecho, en algunos organismos ambas series se presentan y manejan como una sola serie. Los posibles valores testimoniales o informativos no recogidos en fuentes recapitulativas pueden conservarse mediante muestreo (un expediente anual por modalidad de tramitación del suministro; muestra de bienes de adquisición centralizada a cargo del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas). El tercer y último estudio de identificación y valoración es de la serie Expedientes económicos de gasto. Gastos de personal: Gastos Sociales de personal - Acción Social {162.04} {1957- ), para la que se solicita la eliminación total a los 6 años para pagos a través de nómina (ayudas) y la eliminación total a los 10 años para pagos a terceros previa factura. Con estos plazos se cubre la caducidad de los valores contables y otros posibles valores jurídicos y/o informativos se conservan en series complementarias, especialmente en los Expedientes de Planes de Acción Social (dictamen CSCDA 11/2014L parte de cuyos documentos son de conservación permanente. Para los pagos a terceros previa factura, a los 10 años ya han caducado los valores contables, jurídicos y administrativos y otro tipo de valores a considerar en la serie complementaria de contratos de servicios. Se acu erd a el dictamen favorable para los tres estudios de identificación y valoración de seri es comunes presentados por el Subgrupo de Series comunes de gestión económica. 12

13 f) Ministerio de la Presidencia Por parte de la Comisión Calificadora departamental se presenta una petición de dictamen y una eliminación en aplicación de dictamen previo. Se solicita para la serie Preguntas parlamentarias al Gobierno con respuesta escrita {Senado) {1979-) 11 Ministerio de la Presidencia. Secretaría de Estado de Relaciones con las Cortes. Subdirección General de Iniciativas Parlamentarias 1 Subdirección General de Control Escrito la eliminación total a los 4 años, conservándose las de la legislatura en curso, las de la Legislatura Constituyente y las de la 1 Legislatura. Muestra: una caja por cada una de las legislaturas siguientes. Sigue el mismo sentido del dictamen 7/2014 sobre Preguntas parlamentarias presentadas al Congreso de los Diputados. Se informa al Pleno de la aprobación por parte de la Comisión Permanente de la petición de eliminación en aplicación de dictamen previo para la serie Mandamientos de pago {1978-) 11 Centro de Estudios Constitucionales, aplicando el dictamen 11/2012 de eliminación total a los 6 años, dejando de muestra: una unidad documental por año. Por parte de la Secretaría se pregunta si hay comentarios u objeciones. Al no haberlas, se acuerda el dictamen favorable. g) Ministerio del Interior Se informa sobre la propuesta de la Comisión Calificadora departamental de modificación de los dictámenes : Expedientes de autorización de trabajo y residencia: Trabajo por cuenta ajena inicial {15/2015) y : Expedientes de autorización de residencia a extranjeros por circunstancias excepcionales: Arraigo laboral {16/2015). En ambos casos la modificación que se solicita se refiere al plazo de transferencia a los archivos centrales de 5 a 10 años para ajustarlo con el plazo de eliminación (10 años). Los Archivos Histórico Provinciales y los Archivos de los Ministerios no tienen acceso a la aplicación de Extranjería {ADEXTTRA), cuya consulta es necesaria para la selección de la documentación, según se recoge en los dictámenes. Se ha aprobado en la Comisión Permanente reunida el día 25 de junio pasado. 13

14 4º Informe sobre cambios en el Sistema de Información Administrativa (SIA) D. Gerardo Bustos señala que ha solicitado la inclusión de estos dos puntos en el orden del día por la importancia que todos los responsables de archivos de los distintos departamentos ministeriales conozcan las novedades que se están llevando a cabo tanto en el Sistema de Información Administrativa como en el desarrollo de Archive, sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Presentación llevada a cabo por Dña. Ana Caballud, de la Dirección General de Organización Administrativa y Procedimientos, y D. Francisco Javier Murillo, de la Dirección de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones, ambos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Sº Presentación del Programa Archive Presentación llevada a cabo por D. Aitor Cubo, de la Dirección de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones. Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. En el curso de la reunión se plantea la posibilidad de que alguno de los presentes se incorpore a los proyectos piloto que se están realizando en torno a Archive. D. Francisco Antón ofrece la participación del MECD como proyecto piloto. D. Aitor Cubo ofrece la posibilidad de celebrar una jornada en los próximos meses dedicada al uso de Archive y de otras aplicaciones relacionadas con la gestión del documento electrónico. Por parte de la Secretaría de la CSCDA se remitirá a los miembros del Pleno las presentaciones expuestas. 6º Composición de la Comisión Permanente (art d) del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre) Se acuerda por parte del Pleno que los vocales que forman parte de la Comisión Permanente designados por el Pleno, como se estipula en el art. 3.3.d) del RD 1401/2007, roten para lograr una mayor participación de todos los departamentos ministeriales en las tareas asignadas a la Comisión Permanente de la CSCDA. Se agradece asimismo la activa participación, en la persona de Dña. Rosana de Andrés, durante estos años del Ministerio del Interior en la Comisión Permanente. 14

15 La participación será de dos años y se rotará de manera consecutiva, para que no coincidan dos nuevos vocales en una reunión de la Comisión Permanente. 7º Informe sobre el funcionamiento del Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes, creado en el seno de la Comisión. Por parte de la Dª Beatriz Franco, coordinadora del Grupo de Trabajo, se agradece el trabajo realizado por los miembros, muchos de los cuales están presentes en el Pleno, y a los distintos departamentos ministeriales su apoyo en la disponibilidad de los distintos compañeros para participar en estos grupos de trabajo. Se resumen a continuación las actividades de los distintos subgrupos: Subgrupo de Series Comunes de Gestión de Recursos Humanos En estos últimos seis meses se ha estado trabajando en los cinco estudios de identificación y valoración presentados en la presente sesión de Pleno. Subgrupo de Series Comunes de Gestión Económica Este grupo ha venido trabajando en los tres estudios de identificación y valoración y en la recopilación de un Repertorio común de legislación en materia de gestión contable, económica y presupuestaria que abarque desde 1850 a Subgrupo de Series comunes de Contrataciones Administrativas Se está trabajando con la valoración de las series de "Expedientes de contratación de obras y de contratación de servicios. Subgrupo de series comunes de Gestión Jurídico-Administrativa, Asesoramiento Jurídico y Elaboración de Disposiciones Generales Se está trabajando en distintos estudios de las series Expedientes de sesiones de órganos colegiados administrativos, Elaboración de disposiciones normativas y Recursos administrativos. Subgrupo de Funciones está trabajando en la elaboración de un cuadro de clasificación de funciones comunes válido para la AGE, útil para la política de gestión de documento electrónico en búsqueda de criterios y respuestas generales. Se señala la importancia de las modificaciones del Sistema de Información Administrativa {SIA) y la importancia de la colaboración entre el Grupo de Trabajo y responsables del SIA, por lo que se insta a conseguir una mayor participación entre ambas instituciones. 15

16 8º Ruegos y preguntas D. Severiano Hernández informa sobre la publicación de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, documento técnico para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos que produce este Departamento, con el fin de garantizar su preservación y facilitar el acceso a la información pública. Los documentos estarán accesibles a través de la página web del Ministerio. Asimismo, D. Severiano Hernández informa que se tiene que publicar una nueva Orden de nombramiento de vocales de la CSCDA en la que habrá cambios para dar cabida a nuevas instituciones. Por esta razón, agradece a Dña. Eva Merino, directora del Archivo Histórico Provincial de León, su participación como vocal en los últimos dos años. Y sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las h. ACUERDOS ADOPTADOS A) Se aprueba el acta de la reunión anterior B) Se aprueba la petición de dictamen elevada por el Ministerio de Justicia C) Se aprueba las peticiones de dictamen elevadas por el Archivo Histórico Provincial de Cádiz D) Se aprueba la petición de dictamen elevada por el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos del Ministerio de Empleo y Seguridad Social E) Se aprueban los cinco estudios de identificación y valoración presentados por el Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes. Subgrupo de Gestión de Personal F) Se aprueban los tres estudios de identificación y va loración presentados por el Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes. Subgrupo de Gestión de Recursos Económicos G) Se aprueba la petición de dictamen elevada por el Ministerio de la Presidencia. 16

17 LA SECRETARIA 1 Beatriz Franco E spmo ~ 17

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