Distribuidor de documentos 1. Ventajas. Distribuidor de documentos

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1 1 El paquete de Lexmark permite escribir scripts personalizados que abarcan los pasos del proceso de distribución de. Combine estos scripts con valores de digitalización (formato, resolución, profundidad de color, etc.) para crear perfiles a los que se pueda acceder desde impresoras multifunción (MFP) y estaciones de trabajo del usuario final. Posteriormente, los usuarios podrán enviar un documento en papel o digital al proceso de distribución digital. A continuación, el documento se procesa de acuerdo con su definición en el script. Todos los scripts se pueden administrar con el administrador del Servidor de. Ventajas Ventajas del : Reduce la formación necesaria para el usuario final. Se integra con los procesos de distribución existentes. Implementa los cambios en el proceso de distribución en una ubicación central (Servidor de ). Reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas combinando procesos de varios pasos en un solo script.

2 2 Reduce la formación necesaria para el usuario final Debido a que los scripts automatizan tareas repetitivas, los usuarios sólo tienen que aprender un único proceso: 1 Colocar el documento en la impresora multifunción. 2 Seleccionar el perfil. 3 Pulsar Continuar. Para simplificar aún más el proceso puede crear accesos directos para cada perfil.

3 3 Se integra con los procesos de distribución existentes Debido a que los scripts se pueden integrar con aplicaciones estándar del sector, no es necesario reemplazar todo el proceso. Sólo tiene que automatizar aquellas partes del proceso que son repetitivas y lentas. Problema: Una empresa de software utiliza Lotus Notes para cubrir sus necesidades de y bases de datos. Un departamento trabaja con otras empresas y, habitualmente, firma acuerdos de confidencialidad e informes de trabajo. Por motivos legales, se deben almacenar copias de esos informes. En ocasiones, alguien del departamento hace referencia a ellos. Actualmente, los en papel se guardan en las carpetas de archivos de la oficina de José. Cuando se firma un documento nuevo, se le da a él para que lo archive en su oficina. Si alguien necesita ver uno de los, José debe buscarlo en sus carpetas de archivos, encontrarlo, hacerle una copia y volver a archivarlo. El departamento desea poder contar con un método automatizado de almacenamiento y recuperación de esos sin que José tenga que intervenir en el proceso. Sin embargo, los usuarios del departamento no desean instalar ni aprender ningún software nuevo.

4 4 Solución : Como todos los miembros del departamento ya tienen Lotus Notes y conocen cómo se usan las bases de datos de Notes, una solución sería almacenar los en una base de datos de Notes. Un script del inserta los en una base de datos de Notes. Con las funciones de reconocimiento del se puede obtener una mayor personalización. El script puede realizar las siguientes funciones: Leer el texto que contiene el documento. Buscar en la primera página de texto los términos Acuerdo de confidencialidad o Informe de trabajo. Insertar un registro en la base de datos de Notes para el nuevo documento. Cada registro tendrá: Una fecha de envío Un tipo de documento (Acuerdo de confidencialidad o Informe de trabajo) Texto del documento (para las búsquedas por texto completo) Una imagen del documento original (un archivo TIF que contiene todas las páginas digitalizadas) La base de datos de Notes contiene ahora una vista que muestra los acuerdos de confidencialidad y otra que muestra los informes de trabajo. La base de datos tiene un índice de texto completo para permitir a los usuarios buscar en cada una de las vistas un documento concreto. Ahora cualquier persona que tenga acceso a la base de datos puede acceder a los y la solución utiliza el software existente en la empresa.

5 5 Implementa de forma fácil cambios en el proceso de distribución Cuando utilice un script del, la lógica comercial del proceso ya está contenida en él. El script se puede actualizar de forma rápida sin cambios visibles para los usuarios finales. Problema: El Banco del Norte tiene numerosas sucursales. Las sucursales deben enviar por fax las solicitudes de créditos y de nuevas cuentas a la oficina principal para que las procese. Cada tipo de solicitud de crédito o de cuenta necesita un número de fax distinto. Con el tiempo, el Banco del Norte tiene previsto cambiar el proceso de envío de faxes a envío de mensajes de para reducir los gastos de teléfono. Sin embargo, todos los faxes no se pueden cambiar de forma inmediata a mensajes de ; el proceso se debe realizar gradualmente. Solución : Se crea un script del para cada tipo de solicitud de crédito y de cuenta. Al principio, los scripts envían por fax los formularios al número de fax correspondiente. Para mantener la coherencia con el proceso anterior, a cada perfil de la impresora multifunción se le asigna el mismo número de acceso directo que se están utilizando actualmente como número de marcado rápido del fax.

6 6 Con el tiempo, se cambian los distintos scripts para que las solicitudes se envíen por en lugar de por fax. Sin embargo, los usuarios continúan utilizando los mismos accesos directos de perfil. No es necesario realizar ningún nuevo proceso de formación ya que el proceso de distribución cambia de faxes a mensajes de . Como ventaja adicional, las sucursales que anteriormente utilizaban máquinas de fax dedicadas ahora disponen de una impresora multifunción que también pueden utilizar para copiar, imprimir y digitalizar, además de para enviar y recibir faxes. Reduce el tiempo dedicado a procesos repetitivos Problema: Una empresa de fabricación recibe pedidos de envío de productos. Cuando se recibe un pedido, un empleado debe realizar varias tareas: Enviar una copia de la factura al departamento de envíos que rellenará el pedido. Se lee la dirección de la factura y se imprime una etiqueta de envío para el mismo. Enviar una copia de la factura al departamento de facturación para que se pueda enviar la factura al cliente. Almacenar una copia de la factura para registro de la empresa.

7 7 Solución : Con el este proceso de varios pasos se puede simplificar. Cuando la empresa de fabricación recibe una factura, el empleado encargado del envío coloca la factura en la impresora multifunción, selecciona un perfil y pulsa Continuar. Cuando el Servidor de recibe el trabajo de la impresora multifunción, el script: Envía un mensaje de al departamento de facturación. Almacena una copia en la base de datos para registro de la empresa. Lee la dirección del pedido y, a continuación, imprime una etiqueta de envío y una lista de contenidos en una impresora situada en el departamento de envíos. Ahora el empleado que recibe los pedidos tiene que realizar un proceso de un solo paso. Características El conjunto incluye las siguientes herramientas de software: Aplicación del servidor Servidor de : realiza tareas de script en los enviados desde una impresora multifunción de Lexmark o una estación de trabajo del usuario final. Las tareas disponibles incluyen: Manipulación (convertir formato, limpiar imágenes y recortar). Direccionamiento (imprimir, enviar por fax y ).

8 8 Archivado (guardar en archivo, guardar en FTP y guardar en una base de datos). Procesamiento (convertir en texto editable, leer texto, y leer códigos de barras). Integración con grupos de trabajo (Lotus Notes, Microsoft Exchange y Novell GroupWise). Integración con sistemas de administración de (Lotus Domino.Docs y Microsoft SharePoint Portal). Aplicaciones del cliente Creador de procesos de distribución: (Workflow Composer) escribe scripts personalizados para dirigir el proceso de distribución de en la red. Administrador del Servidor de : administra los servidores del Distribuidor de, scripts, formularios e impresoras multifunción. El administrador del Servidor de se puede instalar en la misma máquina que el servidor del o en una estación de trabajo del usuario final. Print'N'Send: imprime en el servidor del desde cualquier aplicación de Windows. Un controlador de impresora configurado por el administrador convierte el documento impreso en una imagen TIFF y lo envía al servidor del. Select'N'Send: haga clic con el botón derecho en cualquier archivo del Explorador de Windows y envíe el archivo al servidor del.

9 9 CD del Puede solicitar a su representante del los siguientes CD: Evaluación de 60 días Contiene todas las aplicaciones del cliente y el servidor disponibles para el. Es una versión de prueba gratuita del software del. Contiene todos los componentes del CD de evaluación excepto los módulos OCR, Código de barras e Integración EDMS para el servidor. CD del Creador de procesos de distribución Contiene el software del Creador de procesos de distribución. Escribe scripts personalizados para dirigir el flujo de en la red. OCR (necesita el servidor del ) Permite al Servidor de convertir imágenes en texto editable y leer formularios básicos.

10 10 Código de barras (necesita el servidor del ) Permite al Servidor de leer y escribir códigos de barras. Integración EDMS (necesita el servidor del ) Permite al Servidor de integrarse con Microsoft SharePoint Portal y Lotus Domino.Doc.

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