HOSPITAL UNIVERSITARIO DE LA SAMARITANA III NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ATENCION AL USUARIO 300 HOJA 1 de ACTAS Actas Cambio de Código Acta 2 8 X X Actas Comité de Historias Clínicas Citación a Comité Acta Carpeta de correspondencia Actas del Sistema de Información de Atención al Usuario Acta Presentaciones 2 8 X X 2 8 X X Constituyen parte del Patrimonio Historico de la Entidad, ya que permite conocer las decisiones de la Entidad. (Ley 594 de 2000, Articulo 49). Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes. Circular externa 003 de 2015 Archivo General de la Nación numeral 5. Constituyen parte del Patrimonio Historico de la Entidad, ya que permite conocer las decisiones de la Entidad. (Ley 594 de 2000, Articulo 49). Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes. Circular externa 003 de 2015 Archivo General de la Nación numeral 5. Resolución 1995 de 1999, capitulo IV Art. 19, 20, 21. Constituyen parte del Patrimonio Historico de la Entidad, ya que permite conocer las decisiones de la Entidad. (Ley 594 de 2000, Articulo 49). Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes. Circular externa 003 de 2015 Archivo General de la Nación numeral 5.

2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ATENCION AL USUARIO 300 HOJA 2 de HISTORIAS Historias Clínicas Hoja de admisiones Estudio socioeconómico trabajo social Evolución trabajo social Documentos de paciente Retiro voluntario Epicrisis Triage Remisión contrarreferencia Historia clínica del recién nacido Control de trabajo de parto Partograma Evaluación de adaptación hospitalaria Recién nacido prematuro Donación de órganos Historia clínica de ingreso a urgencias Evoluciones Hoja de ruta Autorización quirúrgica Orden de admisión para cirugía - Paciente hospitalizado Consentimiento informado para procedimientos ambulatorios 5 15 X Cumplido cinco (5) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de quince (15) años Cumplido su tiempo de Retención en el archivo Central, (Resolución 1995 de 1999).

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ATENCION AL USUARIO 300 HOJA 3 de 10 Descripción quirúrgica Record de anestesia Hoja de recuperación Hoja Quirúrgica de enfermería Lista de chequeo Registro de instrumentación quirúrgica Hoja preoperadora de enfermería Hoja de consumo de material de osteosíntesis Hoja de anestesia Autorización para tratamiento médico Junta médica Neonatología asistencia respiratoria Evaluación preanestesia Autorización para prueba VIH Ordenes médicas Evaluación de fisioterapia Reporte de patología Unidad renal Hemodiálisis Reportes de laboratorio Reportes Radiologia Reportes de cardiología Reportes de patología Banco de sangre Reporte de otras entidades (documentación original) 5 15 X Cumplido cinco (5) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de quince (15) años Cumplido su tiempo de Retención en el archivo Central, (Resolución 1995 de 1999).

4 DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ATENCION AL USUARIO 300 HOJA 4 de 10 Interconsultas Instructivo de riesgo de caída de pacientes Plan de egreso de enfermería Anestesia para catéter peridular Control de dispositivos intraoculares Notas de enfermería Signos vitales Control neurológico Control de medicamentos Registro de UCI Registro de enfermería Control de líquidos Monitorización gasométrica y ventilatoria fisioterapia 5 15 X Cumplido cinco (5) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de quince (15) años Cumplido su tiempo de Retención en el archivo Central, (Resolución 1995 de 1999) INDICADORES Indicadores de Gestión Consolidado de egresos Consolidado de estadísticas vitales Consolidados de consulta externa Consolidados de mortalidad Consolidados de procedimientos quirúrgicos Consolidados de complicaciones quirúrgicas Consolidados de partos y cesareas 2 3 X X Documento que refleja las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones administrativas de la entidad. Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de tres (3) años,, cumplido este tiempo se digitaliza para la

5 DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ATENCION AL USUARIO 300 HOJA 5 de Consolidados de vacunación Consolidados Censo diario mensual de camas Consolidados Censo diario mensual de pacientes Consolidados de fisioterapia INFORMES Informes a Entes de Control Solicitud Informe Informes de Gestión Informe Sistema de Información y Orientación del SIAU Resultado de Visitas de Servicio realizadas a Pacientes Hospitalizados o en Urgencias Resultado Encuestas de Satisfacción aplicadas a los Usuarios: Paciente y Familia Reporte Indicadores de Gestión: Satisfacción Reporte Indicadores de Gestión: Respuesta a Quejas y Peticiones en el término de Ley Resumen de indicadores de gestión general del Hospiatal Resumen de indicadores de gestión por servicio Reporte de la norma 4505 de X X 2 3 X X Documento que refleja las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones adminidtrativas de la entidad. Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conocer las decisiones de la Entidad. Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de tres (3) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la

6 DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ATENCION AL USUARIO 300 HOJA 6 de 10 Reporte de la norma 247 de 2013 Reporte decreto 2193 Reporte Circular única Reporte Alerta temprana Reporte Matriz de Gestión Producción Reporte Matriz de Gestión Ajendas Reporte de patologías para seguimiento de guías de la resolución 710 Reporte de bajo peso al nacer Proceso de Acreditación 2 3 X X conocer las decisiones de la Entidad. Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de tres (3) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la INSTRUMENTOS DE CONTROL Acompañamiento al Usuario en Condición de Discapacidad Seguimiento Casos Especialies Usuario, Paciente o su Familia Formato de Divulgación, Verificación, y Medición de la Comprensión Derechos y Deberes en Salud de los Usuarios Formato de Socialización Formato de Socialización al Usuario Guía de Acompañamiento para la Flia del Paciente Hospitalizado o en Urgencias 2 3 X Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Central para un tiempo de retención de tres (3) años, cumplido este tiempo se procede a la eliminacion de acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Acuerdo 046 de 2000 Archivo General de la Nación.

7 DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ATENCION AL USUARIO 300 HOJA 7 de 10 Medición Adherencia a Guía Código 04AU01 Medición adherencia del conocimiento cliente interno a la atención preferencial al usuario en condición de discapacidad Medición adherencia DYD a cliente interno - Post Test Medición adherencia DYD a cliente interno - Pre Test Planilla de registro de visita a los enfermos, acompañamiento humano y espiritual a los pacientes en el servicio de hospitalización y urgencias Planilla Registro Control Visita Paciente Hospitalizados Planilla Visita a Pacientes Hospitalizados (Felicitaciones) Registro Actividades Diarias realizadas por Informadoras Registro Asistencia a Entrega de Turno Administrativo Registro Asistencia a Reuniones de Consulta Externa Registro de Visita a los Enfermos - Pastoral de la Salud Registro reserva de camas en piso 4 B Regristro de acompañamiento a pacientes particulares Restricción de visitas a pacientes hospitalizados Solicitud Servicio Religioso y Humano 2 3 X Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Central para un tiempo de retención de tres (3) años, cumplido este tiempo se procede a la eliminacion de acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Acuerdo 046 de 2000 Archivo General de la Nación.

8 DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ATENCION AL USUARIO 300 HOJA 8 de MANUALES Manuales de Entrada y Salida de Historias Clínicas Formato de solicitud de historia clínica otros usuarios de (>10 HC) Formato de solicitud de historia clínica otros usuarios de (1-10 HC) Formato de Solicitudes de Préstamo de Historias Clínicas 1 5 X X conocer las decisiones de la Entidad. Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de cinco (5) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la Manuales de Estadística de Egreso Hospitalario Formato Acta Rectificación de Epicrisis Formato Cambio de información identificación usuarios en DGH e historia clínica Formato de Control de Historia Clínica e Ingreso de Registro Físico en el Archivo Formato Planilla de Relación Entrega de Historias Clínicas a Estadística Formato Planilla Relación Entrega de Historias Clínica a Facturación Formato Resumen de Folios de Historia Clínica por Evento de Atención 1 5 X X conocer las decisiones de la Entidad. Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de cinco (5) años,, cumplido este tiempo se digitaliza para la

9 DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ATENCION AL USUARIO 300 HOJA 9 de Manuales de Estadística Vitales Certificado de Defunción Formato de Entrega de Certificados de Defunción 1 5 X X conocer las decisiones de la Entidad. Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de cinco (5) años,, cumplido este tiempo se digitaliza para la Manuales de Estadística Vitales de Nacido Vivo Formato Planilla de Control Entrega a Familiares de Certificado de Nacido Vivo 1 5 X X conocer las decisiones de la Entidad. Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de cinco (5) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la QUEJAS Y RECLAMOS Acta de Apertura de Buzón Formato para Peticiones de Usuarios Comunicaciones internas con servicios involucrados Instrumento Seguimiento Casos Especialies Usuario, Paciente o su Familia Resolución Inmediata a Peticiones de Usuarios y 2 3 X Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Central para un tiempo de retención de tres (3) años, cumplido este tiempo se procede a la eliminacion de acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Acuerdo 046 de 2000 Archivo General de la Nación. Ley 1437 de 2011 Art. 14.

10 DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ATENCION AL USUARIO 300 HOJA 10 de 10 Observaciones del Cliente Interno Seguimiento de Respuesta realizadas a las peticiones tramitadas por los usuarios Informes emitidos por el servicio involucrado Acto simbolico de compromiso Campaña del Trato Amable (Quejas por Amabilidad) Oficio respuesta al Peticionario Soporte de envio de Respuesta al Peticionario por correo certificado, correo electrónico 2 3 X Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Central para un tiempo de retención de tres (3) años, cumplido este tiempo se procede a la eliminacion de acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Acuerdo 046 de 2000 Archivo General de la Nación. Ley 1437 de 2011 Art SUGERENCIAS Formato Observación del Cliente Interno generados dentro de la Prestación del Servicio de Salud al Usuario (Paciente y Familia) Resolución Inmediata a Peticiones de Usuarios y Observaciones del Cliente Interno Comunicaciones internas con servicios involucrados Oficio respuesta al Peticionario Soporte de envio de Respuesta al Peticionario por correo certificado, correo electrónico, etc Observaciones Cliente Interno 2 3 X Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Central para un tiempo de retención de tres (3) años, cumplido este tiempo se procede a la eliminacion de acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Acuerdo 046 de 2000 Archivo General de la Nación.