Procedimiento para el Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la Infraestructura y Equipo.

Transcripción

1 Referencia a la Norma ISO 9001: , 6.4 Página 1 de 10 CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Jefes de Recursos Materiales y Servicios, de Equipo y Centro de Computo. M.G.A. Alejandro Guerrero Barrón Ing. Raúl Dorantes Ramírez M.C. Guillermo Rodríguez Villafaña M. F. Martín Campos Moreno Subdirector de Servicios Administrativos Firma: Firma: Firma: MED. Ignacio López Valdovinos Director 13 de diciembre de de diciembre de de diciembre de 2016 Número de revisión CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN Fecha de Descripción del cambio actualización 13 de diciembre de de junio del de septiembre del de marzo 2007 Se actualiza el logotipo del ITC por el de ITCelaya. Se elimina el punto 6 referente a formatos del procedimiento y se le anexa a la tabla de Registros una columna para el Medio de Soporte. Revisión y adecuación de todo el Procedimiento para el Preventivo y/o Correctivo de la Infraestructura y Equipo y sus formatos, donde se considere edificios, equipos y servicios de apoyo que impactan al Servicio Educativo. Se desincorpora de multisitios a individual. En el punto 3.1 dentro de la política de calidad se agrega y/o para que las actividades se realicen ya sea por el departamento de recursos materiales o de mantenimiento. En el punto 3.9 se elimina Se personifica el 3.10 Se cambia el procedimiento de mantenimiento de la infraestructura a mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura y equipo. Se anexan las políticas de la 3.5 a la 3.10 Se hace presente la participación de los CRODES en las políticas 3.9. y 3.10 Se modifica el mapa del procedimiento haciendo un apartado entre mantenimiento preventivo y

2 Referencia a la Norma ISO 9001: , 6.4 Página 2 de de agosto de de junio de 2005 correctivo, consecuentemente se modifica la descripción de actividades. Se elimina en el apartado 7 la conservación de los registros requisición de bienes y/o servicios y el de orden compra ya que esos registros tienen un control en el Instructivo de Compras directas. Al glosario se agrega el concepto de equipo. Se incluyen a los Centro de Computo y a Equipo como responsables de la elaboración del programa del programa de mantenimiento, modificándose con ello las políticas 3.1, 3.2, 3.3, y 3.4 y el formato SNEST-AD-PO al cual se le anexa una nota indicativa en las instrucciones. En la política 3.3 se incluyen los conceptos de mantenimiento preventivo y correctivo. Se modifica el formato SNEST-AD-PO y cambia su nombre de lista de verificación de instalaciones por lista de verificación de infraestructura y el formato de SNEST-AD-PO ahora se llama Programa de mantenimiento preventivo. Se anexa política 3.5 para la asignación del mantenimiento de acuerdo a la estructura orgánica del Instituto Tecnológico Se elimina las palabras y conservación al nombre del procedimiento; Se modifica los códigos del procedimiento, de formatos y anexos. Se cambió política 3.4; Se hace la narrativa de verbos en modo Presente ; Se cambió el propósito refiriéndolo al punto 6.3 de la norma; en la descripción de procedimiento Actividad 1.1 Se agregó la periodicidad de la verificación de las instalaciones a forma semestral: Se cambió la actividad. Se cambian el diagrama del procedimiento y la descripción de actividades. Se eliminó la columna de códigos del punto 6 documentos de referencia; se agregó en el glosario la definición de Infraestructura; en el formato SNEST-AD-PO se cambió el texto del campo 11 a No. de Requisición de Bienes y Servicios, en el formato SNEST-AD-PO se modifica y se separa de la solicitud la orden de trabajo quedando esta última con el código SNEST- AD-PO , al formato SNEST-AD-PO se le eliminaron los campos 1 y 2, haciendo la

3 Referencia a la Norma ISO 9001: , 6.4 Página 3 de de noviembre de de octubre de 2004 Revisión Total 1 24 de mayo de 2004 Revisión Total reenumeración de los campos del formato. En la actividad 4.2 se elimina la referencia al procedimiento de adquisiciones que fue eliminado en la revisión 2 del SGC, y se hace referencia a los formatos de orden de compras y requisición de bienes y servicios. En el apartado 7 se agregan los formatos anteriores

4 Referencia a la Norma ISO 9001: , 6.4 Página 4 de Propósito Mantener la Infraestructura física del Instituto Tecnológico de Celaya en condiciones operativas para lograr la conformidad con los requisitos del Servicio Educativo. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento de la Infraestructura física del Instituto Tecnológico. 3. Políticas de Operación. 3.1 Cada departamento del Instituto Tecnológico será el responsable de solicitar las necesidades de mantenimiento de las áreas bajo su responsabilidad, a los departamentos de Servicios, de Equipo y Centro de Cómputo Los Jefes de los Servicios, de Equipo y Centro de Cómputo establecen de común acuerdo con los departamentos que presentan sus necesidades, las prioridades de atención en base a los recursos financieros y humanos disponibles de los departamentos involucrados. 3.3 La determinación de utilizar servicios de mantenimiento externos al Instituto es facultad de los Jefes de los Servicios, de Equipo y Centro de Computo en el Instituto Tecnológico en función del ámbito de competencia de cada uno de ellos. 3.4 Es prioridad de los Servicios, de Equipo y Centro de Cómputo atender aquellas áreas que impactan directamente en el logro de la conformidad con los requisitos del servicio educativo. 3.5 Al concluir una orden de trabajo por parte del Departamento Encargado del el departamento solicitante recibirá una notificación de que se ha concluido el servicio, para lo cual contará con los siguientes quince días hábiles, al concluirse este tiempo la orden será cerrada de manera automática si no ha sido evaluada.

5 Referencia a la Norma ISO 9001: , 6.4 Página 5 de Diagrama del procedimiento de Equipo, Servicios y Centro de Cómputo Departamentos, Subdirecciones y Dirección INICIO INICIO Lista de verificación. 1 3 Elabora el Programa de. 2 Solicitud de 4 Se asigna la orden de trabajo, se realiza y se aprueba Ejecución del servicio de forma externa. 5 Ejecución del servicio de forma interna 5 Verifica Cliente 7 N S TÉRMINO

6 Referencia a la Norma ISO 9001: , 6.4 Página 6 de Descripción del procedimiento. Secuencia de Etapas. 1. Lista de Verificación Actividad 1.1 Los jefes de departamento, realizaran un recorrido de las áreas comunes del Instituto Tecnológico con el fin de verificar las instalaciones. 1.2 Los departamentos registran las necesidades de mantenimiento detectadas en formato el ITC-AD- PO Responsable Servicios y/o de Equipo, Centro de Cómputo en el Instituto Tecnológico. 2. Elaborar programa de 2.1. Una vez revisadas las listas de verificación, los departamentos realizan programa de mantenimiento preventivo (-02) de acuerdo a los recursos de cada departamento Se validan por el subdirector. Servicios y/o de Equipo, Centro de Cómputo en el Instituto Tecnológico. 3. Solicitud de 3.1. El departamento solicitante y/o los departamentos responsables del mantenimiento en la Institución, registran la solicitud de mantenimiento (- 03) del Sistema Integral Institucional para su calendarización y programar su fecha de realización de cada una de ellas. Departamento solicitante 4. Se asigna la orden de trabajo se realiza y se aprueba El departamento responsable asigna la orden de trabajo (-04) en el Sistema de Ordenes de Trabajo. Clasificando la orden en función del área responsable respectiva (Redes, equipo o servicios generales), el tipo de mantenimiento a realizar (preventivo o correctivo), y el tiempo en el cual se requiere El departamento responsable de mantenimiento verifica que la solicitud enviada por las áreas del instituto, corresponda con el ámbito de su competencia Si la solicitud corresponde ejecutarla a otro departamento, reclasifica la misma y se reinicia el paso Si la solicitud corresponde a su Servicios y/o de Equipo y Centro de Cómputo en el Instituto Tecnológico.

7 Referencia a la Norma ISO 9001: , 6.4 Página 7 de 10 Secuencia de Etapas. 5. Ejecución del servicio de forma interna 6. Ejecución del servicio de forma departamento: Actividad Determina mecanismo de atención (interna o externa) Evalúa si cuenta con el personal que pueda ejecutar el servicio y verifica si se cuenta con el tiempo para atenderlo de acuerdo con el programa ya establecido Si no cuenta con personal o con la capacidad técnica para la realización del servicio, autoriza la contratación de empresas o personas externas (etapa 6) Si Acepta la solicitud. Se establece una fecha tentativa de atención, la cual queda registrada en el Sistema de Ordenes de Trabajo (etapa 5) Asigna personal para que realice el servicio 5.2. Establece requerimientos de material para el cumplimiento de la orden 5.3. Acuerda con el departamento solicitante forma de financiamiento de los materiales requeridos para la ejecución del servicio Si el costo del material es absorbido por el Departamento Solicitante, le envía la relación de material y costos para que elabora Requisición de Bienes y/o Servicios ITC-AD-RC-003 y aplica el Instructivo de Compras Directas ITC- AD-IT-001 para abastecer los insumos requeridos en el mantenimiento Si el costo del material es absorbido por el Departamento responsable del Elabora Requisición de Bienes y/o Servicios ITC-AD-RC-003 y aplica el Instructivo de Compras Directas ITC-AD-IT-001 para abastecer los insumos requeridos en el mantenimiento Al recibir el material ejecuta las acciones correspondientes para el cumplimiento del servicio de mantenimiento 5.5. Registra en el Sistema de Órdenes de Trabajo el cumplimiento del servicio indicando las observaciones que procedan para que el departamento solicitante tenga información suficiente para evaluar el servicio Evalúa empresas o personas que puedan realizar el servicio Responsable Servicios y/o de Equipo y Centro de Cómputo en el Instituto Tecnológico

8 Referencia a la Norma ISO 9001: , 6.4 Página 8 de 10 Secuencia de Etapas. Actividad externa 6.2. Cotiza el costo del servicio de mantenimiento 7. Verifica y Evalúa el Servicio de. 8. Aprueba el Realizado Acuerda con el departamento solicitante forma de financiamiento del costo del servicio de mantenimiento Si el mantenimiento es absorbido por el Departamento Solicitante, le envía la cotización para que realice la requisición respectiva en el Sistema de Adquisiciones Si el mantenimiento es absorbido por el Departamento Responsable del Elabora Requisición de Bienes y/o Servicios ITC-AD-RC-003 y aplica el Instructivo de Compras Directas ITC-AD-IT-001 para abastecer los insumos requeridos en el mantenimiento Contrata el servicio de mantenimiento con el proveedor del mismo 6.5. Verifica la realización del servicio de mantenimiento por parte del proveedor Registra en el Sistema de Órdenes de Trabajo el cumplimiento del servicio indicando las observaciones que procedan para que el departamento solicitante tenga información suficiente para evaluar el servicio El jefe del área solicitante verifica el servicio de mantenimiento SI es Satisfactorio firma de Vo.Bo. el Sistema de Ordenes de Trabajo y libera el trabajo NO es satisfactorio informa al área prestadora del servicio quien verifica si es un mantenimiento interno o externo y regresa a la etapa Cierra la solicitud de en el Sistema de Ordenes de Trabajo Si el departamento solicitante no da el VoBo. En los próximos quince días hábiles, el sistema cerrará la solicitud quedando como aprobada. Responsable Servicios y/o de Equipo y Centro de Cómputo en el Instituto Tecnológico Jefe de Departamento. Servicios y/o, de Equipo, Centro de Cómputo en el Instituto Tecnológico.

9 Referencia a la Norma ISO 9001: , 6.4 Página 9 de Registros Registros Tiempo de retención Medio de Soporte Responsable de conservarlo Código de registro Lista de Verificación de Infraestructura y Equipo 1 año Electrónico El departamento responsable de realizar mantenimiento. -01 Programa de Preventivo. Solicitud de Orden de Trabajo de 1 año Electrónico 1 año Electrónico 1 año Electrónico El departamento responsable de realizar mantenimiento El departamento responsable de realizar mantenimiento El departamento responsable de realizar mantenimiento Documentos de Referencia y Marco Normativo DOCUMENTO Programa Institucional Anual Vigente del Plantel Programa Operativo Anual Vigente del Plantel UBICACION P. E. PL P. E. PL

10 Referencia a la Norma ISO 9001: , 6.4 Página 10 de Glosario Verificación de Instalaciones. Actividad de inspección de la infraestructura de los espacios educativos. Infraestructura física. Conjunto de edificios, equipamiento, medios técnicos, servicios e instalaciones necesarios para el desarrollo de la función educativa y de investigación de la institución. Conservación del equipo, instalaciones, redes y edificios del instituto para asegurar que éste se encuentre en condiciones de confiabilidad y que sea seguro de operar. preventivo. Es aquel que se hace con anticipación y de manera programada con el fin de evitar desperfectos. Correctivo. Es el que se realiza luego que ocurra una falla o avería en el equipo, instalaciones, redes o edificios y que por su naturaleza no pueden planificarse en el tiempo Departamentos responsables del mantenimiento. Son las áreas funcionales de la institución responsables de ejecutar las acciones de mantenimiento dentro de su área de competencia y corresponde a os Departamento de Centro de Computo, de Equipo y de Recursos Materiales y Servicios. de equipo. proporcionado a los equipos localizados en los talleres, laboratorios, departamentos, áreas administrativas, así como de los servicios complementarios de los mismos como energía eléctrica, aire acondicionado, etc. ubicados en los propios talleres y laboratorios y áreas comunes del instituto. El área responsable de este tipo de mantenimiento es el Departamento de de Equipo. de Tecnología de Información. proporcionado a la infraestructura de telecomunicaciones y de redes que permita la interconectividad en las instalaciones del instituto tanto vía alámbrica como inalámbrica, incluyendo la red de comunicaciones telefónicas. Este tipo de mantenimiento es proporcionado por el Departamento de Centro de Computo Sistema de Ordenes de Trabajo. Módulo que forma parte del Sistema de Información Integral del Instituto y que permite la captura y seguimiento de las solicitudes de mantenimiento (órdenes de trabajo), Equipo. Maquinaria, mobiliario, herramientas, vehículos, enseres, material y equipo didáctico en los laboratorios y demás objetos similares para la prestación del servicio educativo.