Nombre del Procedimiento: Administración y Justificación del Fondo Revolvente.

Transcripción

1 Pág.: 1 Objetivo General: Administrar y justificar el Fondo Revolvente, para gastos menores otorgados y utilizados para cubrir las necesidades de las diferentes áreas de la Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano, verificando que la documentación cumpla con los requisitos fiscales y administrativos establecidos. Políticas y/o Normas: 1. El Titular de la Jefatura Delegacional a través de la Dirección General de Administración autorizará la asignación del recurso de Fondo Revolvente de acuerdo al presupuesto autorizado, que será distribuido a cada Unidad Administrativa de acuerdo a sus necesidades y funciones particulares. 2. La, verificará previamente en los Almacenes la existencia del material que es solicitado, ya que de existir en los Almacenes no precederá dicha petición. 3. Las Áreas Operativas y/o Administrativas de la Dirección General de Obras (DGODU) deberán de abstenerse de solicitar recursos para la adquisición de bienes e insumos o pago de servicios, que corresponde a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 4. Las Áreas Operativas y/o Administrativas DGODU, no deberán efectuar solicitudes que están sujetas a la gestión de una Cuenta por Liquidar Certificada (CLC s), cuya autorización se encuentre en proceso. 5. El recurso del Fondo Revolvente, será entregado mediante Cheque a nombre del Titular de la Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano, el cual será emitido por la Dirección de Presupuesto y Finanzas, a través de la Jefatura de Unidad Departamental (JUD) de Tesorería y deberá ser autorizado por la Dirección General de Administración y la Dirección de Presupuesto y Finanzas, solo en caso de ausencia de cualquiera o de ambas, firmará el Titular de la Jefatura Delegacional. 6. La Dirección de Presupuesto y Finanzas a través de la JUD de Tesorería, entregará a la al inicio de cada ejercicio, el Manual Administrativo del Fondo Revolvente y Gastos a Comprobar

2 Pág.: 2 vigente, donde se establece de manera objetiva, los elementos básicos que permitan un manejo ágil en el ejercicio y control financiero y presupuestal del Fondo Revolvente, así como los Formatos establecidos para la comprobación del recurso: Relación de Documentos de Fondo Revolvente y Reembolso de Fondo Revolvente. 7. La deberá enviar mediante Oficio las Facturas comprobatorias de los gastos a la Dirección de Presupuesto y Finanzas dentro de los siguientes 5 días hábiles del mes siguiente, cumpliendo con los requisitos fiscales y administrativos establecidos en el Manual Administrativo del Fondo Revolvente y Gastos a Comprobar vigente, de la Dirección General de Administración de la Delegación Cuauhtémoc. 8. La DGODU, a través de la comprobará el importe otorgado para Fondo Revolvente, en su totalidad ya sea con Documentos y/o reintegro en efectivo o en su caso, de ambas formas, dentro del periodo antes mencionado, de lo contrario no se podrá expedir el Cheque correspondiente a la asignación del mes inmediato siguiente. 9. La Dirección de Presupuesto y Finanzas a través de la JUD de Tesorería elaborara el Formato Volante de Devolución, en caso de que la Documentación comprobatoria no cumpla con los requisitos establecidos, señalando el importe de los mismos, anexando Documentación y devuelve al Área correspondiente para su corrección, aclaración o sustitución según sea el caso. 10. Este Procedimiento deberá apegarse a la siguiente Normatividad: a) Decreto por el que se Expide la Ley de Austeridad y Gasto Eficiente para el Gobierno del Distrito Federal. b) Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el Ejercicio Fiscal Vigente. c) Circular Uno Bis Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Delegaciones del Gobierno del Distrito Federal. d) Clasificador por Objeto del Gasto del Gobierno del Distrito Federal. e) Manual Administrativo del Fondo Revolvente y Gastos a Comprobar vigente, de la Dirección General de Administración de la Delegación Cuauhtémoc. f) Manual Administrativo de la Delegación Cuauhtémoc.

3 Pág.: 3 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Dirección de Presupuesto y Finanzas 1 Elabora Oficio solicitando el recurso para el Fondo Revolvente, firma y turna a la Dirección de Presupuesto y Finanzas. 2 Recibe Oficio, revisa, asigna recurso para Fondo Revolvente e instruye a la JUD de Tesorería. JUD de Tesorería 3 Elabora Póliza de Cheque y entrega en original y copia, lo envía a la Subdirección de. Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano 4 Recibe Póliza de Cheque en original y copia, revisa, verifica monto y entrega a la Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano para su autorización. 5 Recibe Póliza de Cheque en original y copia, firma y devuelve a la Subdirección de. 6 Recibe Póliza de Cheque en original y copia, revisa y entrega a la JUD de Tesorería. JUD de Tesorería 7 Recibe Póliza de Cheque en original, revisa y entrega Cheque a la Subdirección de. Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano 8 Recibe Cheque, revisa y entrega a la Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano. 9 Recibe Cheque, revisa, endosa y entrega a la Administración de Obras. 10 Recibe Cheque, efectúa las compras y/o contratación de bien o servicio que el Área Operativa y/o Administrativa solicito y verifica que la Documentación cumpla con los requisitos fiscales y administrativos. 3 días 2 horas 2 horas horas 9 días

4 Pág.: 4 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano Dirección de Presupuesto y Finanzas 11 Integra Facturas comprobatorias de los gastos realizados en el Formato Relación de Documentos de Fondo Revolvente y adhiere las Facturas al Formato Reembolso de Fondo Revolvente y entrega para firma a la Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano. 12 Recibe Formatos y Facturas, revisa, firma y entrega a la. 13 Recibe Formatos y Facturas, revisa y elabora Oficio de comprobación, firma y turna a la Dirección de Presupuesto y Finanzas. 14 Recibe Oficio, Formatos y Facturas, revisa. Si Existen inconsistencias? 15 Devuelve Oficio con Formatos e indica inconsistencias a la. 16 Recibe Formatos, corrige y entrega a la Dirección de Presupuesto y Finanzas. (Regresa a la actividad 14) No hora Dirección de Presupuesto y Finanzas Subdirección de 17 Firma Acuse y entrega a la Subdirección de Recibe Acuse, revisa y archiva. 5 Fin de Procedimiento

5 Pág.: 5 Subdirección de Administración de Obras Dirección de Presupuesto y Finanzas JUD de Tesorería Inicio Elabora Oficio solicitando el recurso para Fondo Revolvente firma y turna. 1 Recibe Oficio, revisa, asigna recurso para Fondo Revolvente e instruye. 2 Recibe Póliza de Cheque en original y copia, revisa, verifica monto y entrega. 4 Elabora Póliza de Cheque y entrega en original y copia. 3 A

6 Pág.: 6 Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano JUD de Tesorería A Recibe Póliza de Cheque en original y copia, firma y devuelve. 5 Recibe Póliza de Cheque en original y copia, revisa y entrega. 6 Recibe Póliza de Cheque, revisa y entrega Cheque. 7 Cheque Recibe Cheque, revisa, endosa y entrega. 9 Recibe Cheque, revisa y entrega. 8 Cheque Cheque 10 Recibe Cheque, efectúa las compras y/o contratación de bien o servicio y verifica que la Documentación cumpla con los requisitos. Cheque Documentación B

7 Pág.: 7 Administración de Obras B Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano Dirección de Presupuesto y Finanzas 11 Integra Facturas comprobatorias en Formatos y entrega para firma. Facturas Relación de Documentos de Fondo Revolvente Reembolso de Fondo Revolvente Recibe Formatos y Facturas, revisa, firma y entrega. Facturas 12 2 Facturas 13 Recibe Formatos y Facturas, revisa y elabora Oficio de comprobación, firma y turna. Recibe Oficio, Formatos y Facturas 14 Si Existen inconsistencias? No 1 C

8 Pág.: 8 Dirección de Presupuesto y Finanzas Administración de Obras C Devuelve Oficio con Formatos e indica inconsistencias. 15 Recibe Formatos, corrige y entrega Firma Acuse y entrega. Acuse Recibe Acuse, revisa y archiva. Acuse Archivo Fin Arq. Martín Miguel Ruíz Ramírez Director General de Obras y Desarrollo Urbano C. Jesús Alberto Peña Guerra Subdirector de Administración de Obras