REGISTRO DE EMPRESAS Y PERSONAS BASE DE INFORMACIÓN DE CLIENTES & CONTACTOS

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1 REGISTRO DE EMPRESAS Y PERSONAS BASE DE INFORMACIÓN DE CLIENTES & CONTACTOS La gestión del asesor comercial se basa en mantener contacto personalizado con un grupo de clientes empresariales o personales. Para poder desarrollar interacciones efectivas con estos clientes potenciales o actuales es necesario contar con muy buena información que permita clasificar, analizar y planear cada una de las actividades que se desarrollan. Para esto existe en Visual Sale el módulo de Empresas y Personas.

2 Visual Sale es un software altamente innovador para apoyar los procesos comerciales en la venta consultiva y la venta transaccional. OBJETIVO El módulo de registro de información de Empresas y Personas permite contar con una base de datos que agrupe la información más relevante sobre las empresas y las personas con las cuales deben tener contactos los asesores comerciales. Visual Sale permite contar con una hoja de vida básica de empresas y de personas con datos de contacto elementales para aquellas organizaciones que consideren que solamente esto es necesario. También permite extender el modelo de datos de la hoja de vida de empresas y personas a un alto nivel de complejidad, donde se puede contar con múltiples dimensiones de información de una empresa o una persona. A través de la integración con sistemas ERP y/o CRM podemos extender el modelo de datos y crear dimensiones de información. COMPONENTES Existen dos componentes principales. La base de información de empresas y personas que se amplia a través del uso de Dimensiones de Información, lo cual se hace en el módulo de administración de Visual Sale con integraciones a sistemas ERP y CRM y el componente de consulta y visualización que se encuentra disponible en el dispositivo móvil para ser utilizado por la fuerza de ventas. Esto permite contar con toda la información detallada de empresas y personas. Concepto de Dimensiones de Información para Empresas y Personas Las dimensiones de información corresponden a grupos de datos por temáticas específicas, que permiten conocer mejor a una empresa o una persona. Estas temáticas pueden estar relacionadas con la forma como la empresa desea estructurar la hoja de vida de la empresa o la persona. Por ejemplo se pueden tener dimensiones de información de las empresas como las siguientes: datos generales, descriptores de segmentación, datos transaccionales, datos relacionales y directorio de contactos. Cada una de estas dimensiones tendrá campos detallados que componen la dimensión de información completa. Cada dimensión es como un capítulo en la hoja de vida de la empresa o la persona. Los usuarios que tengan acceso al módulo de administración de Visual Sale podrán establecer cuales son las dimensiones de información que se agregarán a la hoja de vida de la empresa o de la persona y cuales son las fuentes de información de las cuales se tomará esta información. Esta información es solamente de consulta y no puede ser modificada por los usuarios de Visual Sale. La información consultada puede tener múltiples niveles. Por ejemplo se puede consultar las últimas facturas y si lo deseo, podría consultar también el detalle de cada una de las facturas. 2

3 PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL REGISTRO DE EMPRESAS & PERSONAS 1. Posibilidad de registrar información básica de empresas, personas y personas que trabajan para las empresas. Si su necesidad es solamente contar con los datos básicos de empresas y personas, Visual Sale le permite la creación con datos sencillos. 2. Posibilidad de ampliar la cantidad de información que conforma la hoja de vida de una empresa o de una persona a través del uso de las Dimensiones de Información. Mediante esta funcionalidad se puede realizar la integración con otras fuentes de información como un sistema ERP o un sistema CRM para complementar los datos de empresas y personas y organizar esta información por conceptos llamados las Dimensiones de Información. 3. Se pueden crear empresas o personas independientes. Igualmente existe la posibilidad de asociar un número indefinido de personas a una empresa. 4. Posibilidad de hacer la integración entre contactos de la aplicación nativa de Android (la libreta de contactos propia del sistema operativo Android) con la entidad de información Personas dentro de Visual Sale. El sistema permite realizar la importación a Visual Sale de contactos creados en la aplicación nativa de contactos de Android. 5. Se cuenta con la opción de asociar campos de otras fuentes de información como sistemas de ERP o CRM con campos de Visual Sale totalmente en linea (On Line). Puede ser necesario para el asesor comercial consultar ciertos datos del cliente en linea, los cuales provienen de otra fuente de información diferente de Visual Sale. Por ejemplo, el cupo de cartera de un cliente está en el ERP y puede ser importante para el asesor comercial consultar este dato en tiempo real. 6. Las dimensiones de información pueden contener estructuras de datos a múltiples niveles. Esto permite incluir dentro de la hoja de vida del cliente estructuras como Facturas, Pedidos, Devoluciones, es decir documentos que tienen un encabezado y un detalle. Visual Sale puede mostrar al usuario la información del encabezado de cada documento y luego el usuario puede bajar a nivel del detalle de cada uno de estos documentos. 7. Posibilidad de realizar la actualización de campos en el dispositivo móvil, habilitados por la función de administración de ventas, para que puedan ser sincronizados con la base de datos de Visual Sale y con otras fuentes de información. Esto es útil para campos básicos como números telefónicos, dirección de correo electrónico, La principal característica de la funcionalidad del módulo de Empresas & Personas es que puede ser tan sencillo o completo como el usuario lo necesite. En caso de ser una implementación que exige únicamente datos básicos de empresas y/o personas, se pueden manejar los campos que tienen definidos Visual Sale para tal fin. Si se desea que la fuerza comercial tenga acceso a una gran cantidad de información de empresas y personas, se amplia el modelo de datos con el uso de las Dimensiones de Información y se hace uso de la integración con otras fuentes de información tales como sistemas ERP o CRM. 3

4 USUARIOS TÍPICOS DEL REGISTRO DE EMPRESAS & PERSONAS El usuario que mayor beneficio obtendrá del uso de la funcionalidad del módulo de Registro de Empresas & Personas es el asesor comercial. Contar con información completa sobre la historia del cliente puede ser de mucha utilidad para asesores comerciales que desarrollan procesos de venta transaccional repetitiva. Visual Sale a través de este módulo permite contar con una visión de 360 grados del cliente, consolidando información de ventas que reside en Visual Sale e integrando datos que provienen de otras fuentes de información. Se requiere el apoyo del área de Administración de Ventas para mantener una adecuada integración con las fuentes externas de información. 1. Administración Ventas Tienen una interacción directa con el sistema en la definición de las dimensiones de información de empresas y de personas dentro del sistema. Son los encargados de establecer la integración con otras fuentes de información como los sistemas ERP o CRM. El equipo de trabajo de administración de ventas es el responsable por la definición de la hoja de vida del cliente y determinar la forma en la cual se debe organizar la información para poder ser suministrada a la fuerza de ventas a través de los dispositivos móviles. Este grupo también establece que información puede ser consultada o modificada. Se soportan en el equipo técnico para garantizar que la integración opera correctamente. 2. Asesores Comerciales Son los principales usuarios de este módulo. Tienen acceso a la información a través del uso del dispositivo móvil. El asesor comercial tiene la posibilidad de crear nuevas empresas o personas en el sistema o actualizar los campos que sean autorizados por la administración del sistema. Podrá realizar consultas a múltiples niveles de todos los datos de los clientes a los cuales la administración del sistema les permita el acceso. Podrá contar con una visión integral del cliente con datos clave para poder planear sus actividades de contacto y la estrategia a seguir en el relacionamiento con cada uno de sus clientes y prospectos. 4

5 BENEFICIOS QUE OFRECE EL MÓDULO DE REGISTRO DE EMPRESAS & PERSONAS 1. Permite tener una base de información sobre empresas y personas con las cuales el asesor comercial desarrolla actividades de ventas. La integración con la aplicación de Contactos del sistema Android genera productividad al momento de registrar personas en Visual Sale. 2. Se puede ampliar la cantidad de información que se puede consultar en Visual Sale a través de la funcionalidad de las Dimensiones y la integración con fuentes externas de datos como el ERP o CRM. Esto permite contar con una gran cantidad de información estructurada a la cual se le puede dar acceso a la fuerza de ventas para que pueda conocer mejor a sus clientes, planeando y ejecutando de forma más efectiva cada una de las interacciones. 3. El asesor comercial puede tener una visión de 360 grados del cliente al contar con una información completa de cada una de las dimensiones de información. Los datos que puede consultar el asesor comercial pueden ser en tiempo real para aquellas situaciones que requieran una información en linea. 4. Ofrece una alta flexibilidad al equipo comercial para definir que información desea compartir con la fuerza de ventas e integrar múltiples fuentes de información, aprovechando los datos existentes de los clientes potenciales o actuales que se encuentran registrados en otros sistemas de información de la empresa. Se convierte en un consolidador de información de empresas y personas. VISIÓN DE 360 o DEL CLIENTE La flexibilidad en el manejo de las dimensiones de información y la posibilidad de integrar datos de múltiples fuentes, ofrece la posibilidad de contar con una completa visión de la situación del cliente. 5

6 Mind de Colombia. Todos los derechos reservados. - Especialistas en CRM, Automatización de Mercadeo, Automatización de Ventas y Planeación de la Demanda. MIND DE COLOMBIA Dónde estamos: Calle 93B No , Oficina 502, Bogotá D.C., Colombia Para llamarnos: Celular: Para escribirnos: Para visitarnos: y

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