Además, EdasFacturas ofrece/permite:

Transcripción

1 Hmlgad pr la AEAT para emisión y recepción de factura electrónica y Digitalización Certificada. Hmlgad pr las Diputacines Frales de Álava, Guipúzca, Vizcaya y Navarra. Premi Nacinal Mejr Sftware de Facturación Electrónica. EdasFacturas es la única herramienta que aprta una slución integral para la Emisión, el Archiv Digital y la Gestión de las facturas, independientemente del frmat en que se reciban emitan cumpliend tds ls requisits que establece la Agencia Estatal de Administración Tributaria. La aplicación EdasFacturas permite cn la misma licencia, realizar, tant Digitalización Certificada, cm Facturación en cualquier frmat (incluid el ficial de la Administración Pública FACTURAE). Permite, pr tant, la cnservación de tdas las facturas recibidas y emitidas - en frmat digital, en un repsitri únic y psibilita legalmente la destrucción de las facturas en papel y la eliminación de su archiv físic. Además, EdasFacturas frece/permite: Capacidad ilimitada de emisión y archiv certificad de facturas sin cste adicinal Multiplatafrma de base de dats (SQL Server, DB2, Access) Cmpatibilidad cn cualquier certificad de firma electrónica hmlgad pr la AEAT Lcalización de facturas pr más de 50 criteris Integración cn las más imprtantes aplicacines de cntabilidad para la realización autmática de ls asients cntables Sincrnización cn aplicacines de Gestión Dcumental, ERP S Digitalización masiva y recncimient autmátic cn OCR

2 Móduls Cmplementaris I EdasLink EdasLink Cntabilidad es un Módul, que integrad cn EdasFacturas permite autmatizar ls asients cntables de la empresa. Actualmente está enlazad cn las aplicacines de cntabilidad más extendidas del mercad. Para vlcar a la aplicación de cntabilidad las facturas, EdasFacturas exprtará el ficher de dats e imágenes a EdasLink dnde se pdrán validar, mdificar eliminar - que a su vez enlaza cn la cntabilidad. Cn esta slución se prescinde de la intrducción manual de dats y se realizan de frma autmática la mayr parte de ls asients. EdasLink Cntabilidad, pr l tant, es la aplicación que permite vlcar y realizar autmáticamente ls asients cntables de tdas sus facturas (emitidas y recibidas tant en papel cm en frmat electrónic) desde su archiv en EdasFacturas a su aplicación de cntabilidad, autmatizand este prces y cnstituyend un salt cualitativ en las tareas de cntabilización de la empresa dand lugar a un enrme ahrr de tiemp y de diner. Cmpatible cn las principales aplicacines de cntabilidad del mercad; entre tras: Lgic Win, A3 Sftware, Cntaplus, Glasf, Cntasl, Dimni, Lgic Class, Cnta Cm (Clave, Infrmática), GSE (Gabinete desftware Empresarial), Micrlab, Altai, Lgcnta, Cnta3, Gestwin, Glden Sft, Aplifisa, Excel, etc.

3 Móduls Cmplementaris Módul que permite GESTIONAR las facturas emitidas y recibidas de múltiples empresas diferentes CIF S, diferentes bases de dats - desde una misma instalación de EdasFacturas. Muy útil para Asesrías y Gestrías. quedan precargads en el apartad "Facturas pendientes de archivar" de la aplicación EdasFacturas, para que el usuari pueda revisar la infrmación de cada una de ellas, si l desea y si está cnfrme lanzar un prces de generación y firma de facturas definitivas que, en ese mment quedarán archivadas en la aplicación. Para la lcalización de facturas, EdasFacturas se apya en ls más de 50 criteris que pueden asciarse a cada factura. Este módul permite la creación y el enví del ficher cncid cm Cuadern 19, que sirve para dmiciliar el cbr de facturas a través de recibs bancaris. En dich ficher se pueden incluir un varis recibs para que el banc gestine ls cbrs mediante cargs en cuenta de ls clientes. También se puede prgramar la emisión periódica de ls misms. Módul que permite el traspas autmátic a EdasFacturas, de ls dats crrespndientes a las facturas emitidas desde tras aplicacines ERP S -. El frmat estándar de imprtación es un XML específic establecid pr ZerCma. Módul que permite el traspas a EdasFacturas de ls dats crrespndientes a las facturas emitidas desde tras aplicacines. El enví de las facturas electrónicas pr se puede realizar manualmente, si el vlumen es grande, de frma autmática cn el Módul de enví masiv. El frmat estándar de imprtación es un XML cn un frmat específic establecid pr ZerCma. La instalación de este módul habilita la funcinalidad de imprtación del ficher de facturación en frmat XML almacenad en el equip del usuari en la red. Tras seleccinar el ficher, ls dats Módul que permite realizar un enví masiv de frma telemática de facturas emitidas al cnjunt de clientes destinataris de las mismas. Admite varis tips de enví diferentes según ls clientes ( , ftp, etc.). La pantalla permite indicar si se envía una, varias tdas las facturas si se desea. Este módul se necesita cuand la empresa genera un vlumen alt de facturas que ha de hacer llegar a sus clientes. Para su utilización es necesari dispner de una cuenta de crre SMTP. En el enví se tendrá en cuenta la dirección/es de crre, el servici Web, la platafrma, etc. que ls destinataris de las facturas hayan indicad.

4 Móduls Cmplementaris El incluirá ds fichers, un ficher PDF firmad y un ficher XML en frmat FACTURAE también firmad. De esta manera, al cliente le llegarán ls ds fichers y se quedará cn el que más le cnvenga para su archiv. Módul que permite traspasar a una tercera aplicación generalmente un ERP - ls dats de las facturas que se han recibid y archivad en EdasFacturas. Un imprtante valr de EdasFacturas es que permite cnservar en un archiv únic y digital tdas las facturas independientemente de su frmat - las recibidas y las emitidas -. Una vez las facturas recibidas sn archivadas, adquieren un frmat hmgéne que cnsta de la imagen y ls metadats. EdasFacturas es capaz de preparar un ficher cn las imágenes de tdas las facturas más sus dats para que cualquier tra herramienta ls imprte y pueda expltar tda la infrmación generada en el prces de archiv. Algunas de las herramientas para las que interesa esta funcinalidad sn: ERP: para hacer el tratamient financier de la infrmación cntenida en EdasFacturas (asients cntables, casación de pedids, previsines, etc.). ECM: para frecer a ls usuaris la infrmación que hay en EdasFacturas dentr del sistema de gestión de cntenids de la rganización. Módul que frece al usuari el fluj de aprbación de las facturas en un entrn digital. Este módul permite que distints usuaris de EdasFacturas puedan intervenir en la aprbación de las facturas. El fluj de aprbación empieza cuand se ascia una factura a un determinad centr de cste; en ese mment el usuari que esté vinculad a dich centr de cste y tenga asignad el primer turn en la aprbación de la factura, recibirá un avis pr crre electrónic para que revise si prcede n dicha aprbación. Una vez aprbada pasará al siguiente interviniente en el fluj de aprbación, en cas de que haya, y así sucesivamente. Cada Centr de Cste incluye ls usuaris que han de intervenir y el rden en el que tienen que intervenir en la aprbación de facturas. Hasta que n haya cncluid el prces de aprbación, la factura n queda archivada definitivamente. El Módul de digitalización masiva permite agilizar enrmemente el prces de Digitalización Certificada de gran númer de facturas. Existen 3 psibilidades para realizar la separación autmática de las facturas intrducidas en el alimentadr autmátic del escáner:

5 Móduls Cmplementaris Separación pr página en blanc: Esta separación cnsiste en incluir una página en blanc entre dcument y dcument para evitar la clasificación previa en función del nº de páginas. Separación de facturas pr códig de barras: En este cas se utiliza cm separadr un códig de barras adherid a cada dcument entre dcument y dcument. Separación pr númer de páginas: Cnsiste en agrupar ls dcuments pr ltes, en función del nº de páginas para, psterirmente, clcarls en el alimentadr del escáner (cada lte cn el mism nº de páginas) indicand a EdasFacturas las páginas de cada factura. Ha sid desarrllada para satisfacer la necesidad creciente de digitalización en las cmpañías. La slución permite la digitalización de frma masiva de cualquier tip de dcument (prbad a velcidades de hasta 120 páginas pr minut) freciend un ttal cntrl al peradr de escane. Cuand se ha de digitalizar mucha infrmación es recmendable dispner de un dispsitiv de escane ptente (de 40 más páginas pr minut). Ests dispsitivs efectivamente aceleran el prces de captura, per al hacer que éste sea más rápid se puede prducir un ciert descntrl para el peradr de escane prque un determinad dcument una página aislada haya sid digitalizada al revés estrpeand la calidad del resultad del escane. EdasFacturas Digitalización Masiva PROFESIONAL permite al usuari cntrlar en tiemp real, mediante la previsualización de cada una de las páginas que se capturan, que el prces se está llevand a cab de frma crrecta y que en el cas de que se prduzca algún tip de percance errr en la captura éste se de cuenta, pudiend psterirmente, en un árbl de miniaturas generad cn tdas las imágenes digitalizadas, hacer las crreccines necesarias antes de guardar definitivamente el dcument escanead. Así mism, permite realizar un escane cnvencinal certificad (firmand autmáticamente) de cualquier tip de dcument, l que garantiza la integridad del mism y aprta la seguridad necesaria en entrns cm la Administración pública. La herramienta dispne de funcinalidades que facilitan el escane masiv de ltes de dcuments, realizand una separación autmática entre uns y trs a través de distints criteris de separación definibles pr el usuari: Códig de barras Página en blanc Númer de páginas del dcument Se ha cntemplad la utilización del códig de barras n sól cm element de separación sin también cm cntenedr de infrmación del prpi dcument para realizar de frma desasistida tareas de archiv tratamient de infrmación. El códig de barras psibilita también la digitalización autmática y simultánea de más de una tiplgía de dcuments ya que la infrmación cntenida en ésts permite diferenciar entre uns y trs. La aplicación genera durante el prces de escane cierta infrmación de registr que

6 Móduls Cmplementaris permite btener estadísticas de utilización prducción, pr usuari de la herramienta. EdasFacturas Digitalización Masiva PROFESIONAL se puede integrar cn herramientas OCR para la psterir extracción autmática de infrmación; al utilizar el mtr de digitalización certificada de EdasFacturas Gestión Digital de Facturas, se pueden destruir ls riginales de papel y cnservar única y exclusivamente las imágenes digitales al tener éstas idéntic valr legal. Cm cnclusión, pdems resumir las funcinalidades que se indican a cntinuación: Digitalización masiva de dcumentación cn cmplet cntrl visual del prces. Hmlgad pr la AEAT y las Diputacines Frales de País Vasc y Navarra. Digitalización certificada masiva. Psibilidad de digitalizar de frma tradicinal (sin firma), firmand al final del prces para garantizar la integridad de las imágenes. Visualización en tiemp real del resultad de la digitalización para crregir errres de prces. Icns representativs de las tiplgías dcumentales en el prces de captura. Tratamient de códig de barras (separación, extracción de infrmación, discriminación de tiplgías dcumentales, etc.) Utilización de tr tip de separadres cm páginas en blanc el númer de páginas del dcument si se sabe que éste va a ser fij. Detección autmática del separadr de dcuments. Cmpatible cn VRS (recmendad para btener la máxima ptencia de la herramienta y la mejr calidad de las imágenes). Enlace cn OCR para la extracción autmática de dats de ls dcuments para su referenciación vlcad a ls sistemas de infrmación del cliente. Cmpatible cn ls sistemas de infrmación del cliente (ERP, ECM, etc.); ascia a las imágenes escaneadas, sus dats almacenads en tras aplicacines. Este módul permite acceder a las facturas (emitidas y recibidas) a través de Internet cn cualquier navegadr de la empresa mediante autenticación cn usuari y cntraseña. Se cntrla el acces de ls prveedres y clientes para que sól puedan cnsultar las facturas que les crrespndan. El módul frece una interfaz de búsqueda similar a la de EdasFacturas que permite expltar ls dats para generar infrmes, enviar pr , imprimir, etc. Esta alternativa permite a las empresas que l cntratan, vincular ls dats bligatris de las facturas que se cntabilizan antes de realizar el escane, eliminand la tarea de extracción de dats de las imágenes (OCR) cuand se efectúa la digitalización certificada, desean tratar histórics de facturas, sin pr

7 Móduls Cmplementaris ell ser precis mdificar sus prcedimients per psibilitand la eliminación del papel. Esta herramienta de ZerCma, acelera la puesta en marcha de la slución, integrándla cn ls sistemas de gestión y cntabilidad de la empresa, ya que permite la cmunicación cn cualquier base de dats del mercad. Gracias al Módul de Extracción de Dats, de manera muy sencilla y rápida, se accede a la infrmación de ls sistemas de gestión del cliente y se imprtan ls dats de las facturas para cruzarls cn las imágenes ya digitalizadas y firmadas, permitiend cmpletar el prces de digitalización certificada y cumpliend tds ls requisits de la cnservación digital cn valr fiscal. El bjetiv que persigue esta slución es la cntabilización de las facturas recibidas de la frma más autmática psible, para reducir el tiemp dedicad a esta tarea: El Prces es cm sigue: La empresa/asesría recibe de su cliente las facturas en papel. Se escanean de frma CERTIFICADA tdas las facturas que llegan de ls clientes, utilizand un escáner y la aplicación EdasFacturas, de manera que durante el prces de escane, se firman electrónicamente y se dtan de valr legal pr estar EdasFacturas hmlgada pr la AEAT y las 4 Diputacines Frales. Las imágenes escaneadas se tratan cn una aplicación OCR específica integrada en EdasFacturas que es la que realiza la función de extracción de ls dats de ls camps bligatris de la factura. Cn las facturas ya archivadas en EdasFacturas imágenes y dats - se cntinúa el prces. Mediante el módul EdasLink ya se pueden prpner ls asients cntables de cada factura. Tras realizar las cmprbacines pertinentes, pr el cntable y en segunds, sbre ls asients que prpne la aplicación se exprtan autmáticamente y de una vez, a la cntabilidad cn un sl clic realizándse así ls asients cntables.

8 EdasNtificacines Funcinalidades de EdasNtificacines EdasNtificacines, la nueva aplicación de Zercma, es la única existente en el mercad que permite la revisión desasistida de las Ntificacines Electrónicas Obligatrias puestas a dispsición de ls sujets bligads en las DEH, su descarga, archivad y psterir gestión. El servici 060 de Crres en la actualidad es utilizad pr la AEAT y trs rganisms. EdasNtificacines a través de su Vigilante cntrla cnstantemente la puesta a dispsición de nuevas ntificacines electrónicas; cuand el usuari l cnsidera prtun (nrmalmente al final del plaz legal de puesta a dispsición) cn un sól clic prcede al firmad, descarga, catalgación y archiv de las mismas en un gestr dcumental para su psterir recuperación y seguimient. Es idónea para cntrlar la gestión de las ntificacines de múltiples sciedades. Revisa autmáticamente y cn la regularidad indicada pr ls usuaris, ls buznes autrizads. Permite cnfigurar distints certificads de firma electrónica Alerta cuand existen nuevas ntificacines Multi-empresa sin límite de CIF s Descarga, catalga y archiva autmáticamente las ntificacines de cada buzón en un gestr dcumental Enví autmátic de la ntificación al representad para su cncimient Prgramación de trámites a realizar cn cada una de las ntificacines Psibilidad de archiv autmátic de ls distints dcuments generads cm cnsecuencia de ls trámites que rigina cada ntificación.

9 EdasNtificacines l Nrmativa El RD 1363/2010 de 29 de ctubre regula supuests de ntificacines y cmunicacines administrativas bligatrias pr medis electrónics en el ámbit de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Las Ntificacines Electrónicas Obligatrias (en adelante NEO) pdrán ser utilizadas en ls prcedimients tributaris, aduaners y estadístics de cmerci exterir y en la gestión recaudatria que la AEAT tenga encmendada pr tras AAPP. El sistema NEO n se utilizará en las reclamacines ecnómic-administrativas. Sujets Tributaris Obligads Sciedades anónimas Sciedades de Respnsabilidad Limitada Persnas jurídicas entidades sin persnalidad jurídica extranjeras (el NIF empieza pr N) Establecimients permanentes y sucursales de entidades n residentes en territri españl (NIF empieza pr W) Unines temprales de empresas (NIF empieza pr U) Entidades cuy NIF empiece pr V (agrupación de interés ecnómic eurpe, Fnds de pensines, Fnds de Capital riesg, etc.) Las entidades inscritas en el Registr de Grandes empresas Empresas que tributen en el Régimen de cnslidación fiscal Empresas que tributen en el Régimen especial Entidades inscritas en el Registr de devlución mensual de IVA Entidades cn autrización en vigr de Aduanas e impuests especiales de la AEAT para la presentación de declaracines aduaneras cn el sistema EDI

10 EdasNtificacines l Funcinamient de la Aplicación Ests sn ls PASOS en td prces de Recepción, Descarga y Archiv Autmátic de EdasNtificacines: Cnfiguración de ls certificads de firma electrónica. El Sistema Revisa y Avisa cuand hay nuevas ntificacines. Descarga y archiv autmátic de las ntificacines de cada buzón en un gestr dcumental. Enví autmátic al representad para su cncimient de la ntificación. Preparación de trámites a realizar cn cada una de las ntificacines. Archiv autmátic de ls distints dcuments generads cm cnsecuencia de ls trámites a que da lugar cada ntificación.

11 EdasNtificacines l Métd Tradicinal Vs EdasNtificacines La aplicación EdasNtificacines permite autmatizar de frma muy sencilla y ptente td el prces de cnsulta a ls buznes del sistema 060, descarga, archiv y gestión de las NEO. A cntinuación, se muestra un cuadr en el que se cmparan las tareas a realizar sin EdasNtificacines y cn EdasNtificacines.

12 ZerCma Para más infrmación, cnsultar en: slicitarla en: /