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1 V1 RsioN CI in I 01CloN UAI OS I / 01/12/2014 Bogota D C, 05 de mayo de 2015 Senor DIEGO ANDRES CAMPOS GOMEZ Especialista en Gest& Documental Tecnologia Microsoft SharePoint dcampos(ioip.com.co Respetado senor: Atentamente me permito dar respuesta a las observaciones presentadas a traves de correo electronico de fecha 28 de abril de 2015, en los siguientes terminos: Observacion 1: "Si bien la correspondencia de una organizacion es de vital importancia, tambion cobra significado el use del expediente electronico, enmarcado en el Guia de expediente electronico (definido por el MinTic), el Decreto 2609 de 2012, Acuerdo 002 de 2014, y Acuerdo No. 003 de 2015, estas Ultimas del AGN. A to anterior se suma la ResoluciOn de 146 de 2014, de la PROCURADURIA GENERAL DE NACION c(ira L,gov.co/Dor ta.!../? -nedia/file/146(1).pdf ) en to que respecta a los requerimientos que este oficio mandatorio hace sobre la Gest& documental, cuyos puntos a evaluar estan amparadas en la legislacion anteriormente mencionada, por tal razon presentamos un compendio de requerimientos funcionales que abarca la gest& de expediente electronico, de tal manera que sea considerado por ustedes on el marco de atcance de este contrato 1. EXPEDIENTE ELECTRONIC / SGDE Debe permitir generar indice electronico del expediente en concordancia con to dispuesto en la Ley 527 de 1999 y Ley 1437 de El indice electronico debe permitir exportarse en formato XML. Debe permitir a usuarios con privilegios on el sistema crear expedientes on el sistema. Los expedientes electronicos deben crearse vinculando la TRD de la dependencia que to va a gestionar. La TRD debe establecer la disposicion final del expediente. El sistema debe asignar un numero de identificacion unico para el expediente, cuyo numero debe ser parametrizable por el administrador del sistema. Debe permitir agregar documentos electronicos a expedientes electronicos contenidos fuera de la plataforma o on esta, y vincularlos a un tipo documental del expediente. Los documentos que componen el expediente, deben heredar los tiempos de conservacion establecidos on la TRD. EI sistema debe permitir establecer niveles de seguridad del expediente. Debe permitir agregar a un expediente electronico, documentos provenientes de otros expedientes electronicos sin que estos implique duplicidad del documento. Cuando es cargado un documento at expediente, el sistema debe otorgarle un numero Cinico de identificacion on la plataforma. Carrera 10' No PBX: Fax: Linea gratuita:

2 VI k//ion C01)100 I E CI IA I DICION 02 1/AI OS I 0 GDO 01/12/2014 Debe permitir la incorporacion de documentos electronicos en diferentes formatos dispuestos la Guia de documento electronico de Gobiemo en Linea. Debe permitir diligenciar metadatos de ubicacion que luego van a permitir su ubicacion a nivel de unidades documentales para el caso de los expedientes hibridos. Debe permitir cargar documentos adjuntos a los tipos documentales. l odas las acciones efectuadas sobre el expediente deben ser registradas on un historial de eventos que puede ser consultados por usuarios que tengan acceso al expediente. E.I historial de eventos del expediente debe permitir ser exportada. El sistema debe permitir que los documentos de archivo tradicionales y los documentos electronicos que Forman parte de un expediente mixto utilicen el mismo titulo y codigo de referencia numorica, con una indicacion anadida de que se trata de un expediente mixto. LI sistema debe permitir cambiar de usuario responsable un expediente electronic, bajo un proceso supervisado. Debe permitir realizar transferencia del expediente electronico al archivo central del sistema (SGDEA). Cuando on la radicacion del documento de entrada el usuario de correspondencia asigno el valor de entrega fisica al usuario responsable del tramite, el sistema debe permitir al usuario responsable controlar la entrega fisica del documento a travos de un reporte que permita la recepcion de documentos evitando la impresion de planillas fisicas. El sistema debe permitir al usuario del sistema compartir un expediente electronico a El sistema debe generar un historic del expediente, donde registra los usuarios a quienes le han compartido un expediente y cuando han sido revocados. El sistema debe permitir y controlar efectuar prostamos fisicos de expedientes entre usuarios. El sistema debe ofrecer una funcionalidad que permita solicitar el prostamo de expedientes. EI sistema debe permitir parametrizar el tiempo de vencimiento de los prostamos documentales. EI sistema debe registrar on el historico del expediente el registro de la operacion en torno al proceso de prostamo documental Transferencia documental de expedientes El sistema debe monitorear el tiempo de conservacion de los expedientes electronicos, tomando como base la fecha del ultimo documento que contiene el expediente conforme la disposicion final de la TRD. El sistema debe notificar al usuario para que inicie la elaboracion del inventario documental y realice la transferencia de acuerdo al calendario de transferencia. El sistema debe permitir al usuario solicitar ampliacion de plazo de transferencia. Debe registrarse una observacion que se debe registrar on el historico del expediente. El sistema debe facilitar la generacion del inventario documental y su aprobacion por archivo central. El nuevo estado del expediente transferido debe ser "Archivo Central". El sistema debe presentar al archivo central, metadatos que faciliten la ubicacion fisica para el caso de los expedientes hibridos. En la transferencia del expediente electronico, el sistema no puede degradar el contenido ni la estructura de sus documentos electronicos; conservando todos los vinculos entre el documento de y sus metadatos. Carrera 10' No PBX: Fax: Linea gratuita:

3 cm. TODOS POR UN VI SSION I I CI IA I DICION 02 UN _OS I 0 -GDO /12/2014 El sistema debe presentar un informe en el que se detalle cualquier fallo que se haya producido durante la transferencia, la exportacion o el borrado. El informe debera indicar cuales de los registros que estaba previsto transferir han generado errores durante la operaci6n ConservaciOn de expedientes Los usuarios que por permisos tuvieron acceso al expediente en gestion, pueden acceder al expediente en el SGDEA, sin embargo cuando estos son removidos a dependencias tambion pueden verse alterados los permisos sobre el expediente. Una vez se realice la transferencia del expediente electronic al SGDEA, debe asegurar conservacion, autenticidad. integridad y recuperacion a medio y largo plazo conforme lo estipulado en la TRD El sistema debe evitar en todo momento que se elimine un expediente o cualquier parte de su contenido, salvo en caso de: destruccion conforme a la norma de conservacion o eliminacion Ilevada a cabo por un administrador como parte de un procedimiento auditado El sistema debe ser capaz de rastrear de forma automatica los periodos de consetvacion asignados al expediente conforme la TRD, tomando como fecha final del documento incorporado mas reciente. El expediente electronico debe permitir realizar empaquetado del mismo on un archly().zip, el cual debe contener el indice electronic y metadatos del expediente electronico en formato XML, ademas copia de los documentos contenidos en el expediente EliminaciOn de expedientes El sistema debe monitorear el tiempo de conservacion de los expedientes electronicos e hibridos, tomando como base la fecha del ultimo documento que contiene el expediente conforme la disposicion final de la TRD para su eliminacion. Conviene que el sistema permita la destruccion total de expedientes concretos que segun la TRD asi lo indiquen, de forma que queden eliminados por completo y no se pueden restaurar con instrumentos especializados de recuperacion de datos. El sistema debe ser capaz de conservar los metadatos de los expedientes electronicos eliminados, para consultas posteriores. EI sistema debe generar el acta de eliminacion de los expedientes eliminados. 2. GESTION DE METADATOS El sistema debe permitir la creacion de metadatos por agrupaciones exigidas por la ISO y la Guia de expediente electronico de Gobierno en Linea para su diligenciamiento a nivel de expediente y tipo documental. El sistema debe permitir la creacion, al menos, los siguientes formatos de elementos de metadatos: alfabotico; alfanumorico; numorico; de fecha; logico (esto es, Si/NO, VERDADERO/FALSO). Debe permitir agregar dinamicamente a cada expediente electronic, metadatos personalizados propios del negocio. Carrera 10' No PBX: Fax: Linea gratuita:

4 VI 1/S1ON I I CI IA E OICION UN OS I / 01/12/2014 cm. TODOS POR UN Respuesta: Leido con atencion las observaciones manifestadas, me permito comentarle que efectivamente los numerales 1, 1.1, 1.2, 1.3, son tomados de la normatividad vigente, por ello nuestra entidad, reviso la norma pertinente para la implementacion de Programas de Gest& Documental, Sistema de Gesti6n Documental y Gest& de documento electronico, concretamente decreto 2609 de Con base a lo anterior se determinaron los requerimientos tecnicos y funcionales expuestos en el Proyecto de Pliego, esforzandonos por dar cumplimiento a la normatividad vigente, pero especialmente teniendo las necesidades de nuestra entidad para la herramienta tecnologica. Observacion 2: "MODULO PQRS: Si el producto ya cuenta con un modulo de PQRS (Web, verbal, escrito digital y fisico), que esta on cumplimiento con la Ley 1437 de 2011, Estan dispuestos a considerar esti opcion? Nuestro cliente Colombia Compra Eficiente hace uso de nuestro sistema para la gest& de PQRS." Respuesta: Nuestra entidad ya cuenta con un desarrollo para el tramite de las P.Q.R.S.D, lo que requerimos es una Interfaz para lograr la conectividad entre el actual desarrollo y el software a adquirir. Observacion 3: SOFTWARE DISPONIBLE: "Actualmente hacen uso de Directorio activo? " Respuesta: Si "Disponen de licenciamiento SQL Server R2 " Respuesta: No. "Actualmente disponen de licenciamiento de SharePoint Standar 2013?" Respuesta: No Observacion 4: "PERSONAL MINIMO REQUERIDO: Es de suma importancia para el kilo del proyecto, que se involucre un profesional de Sistemas de lnformacion, Bibliotecologia y Archivistica, con experiencia on implementacion de Sistemas de GestiOn Documental preferiblemente en plataformas ECM (Enterprise Contents Management), dado su conocimiento del negocio y objeto a contratar" Respuesta: Como se puede verificar en el equipo de trabajo minimo requerido, el perfil del Gerente del Proyecto incluye especializacion en sistemas de informacion o archivistica. La experiencia especifica de minimo SEIS (06) anos de experiencia general a partir de la expedicion de la tarjeta profesional, en coordinacion o direccion de proyectos de gest& documental, de los cuales minimo TRES (3) anos deben corresponder a experiencia en proyectos de implementacion de software de gest& documental en entidades del estado, la cual se considera es la necesaria para contar con un profesional idoneo. Carrera 10' No PBX: 57-# Fax: Linea gratuita:

5 VI ksion CODIGO I I CIIA I DICION 02 UAL OS I 0 COO /2014 ObservaciOn 5: "PLAZO: Dentro de borrador del pliego, no se hace mencion del plazo de ejecucion del contrato, por tal razon y considerando que es un PRODUCTO a contratar, sugerimos que of plazo maximo sea de 3 meses. Respuesta: La entidad ha valorado el tiempo propuesto y en virtud de ello se acoge su solicitud, la cual se vera reflejada en el pliego de condiciones de la convocatoria publica. Atentamente, JAQUELINE ARBELAEZ MO Coordinadora Grupo de Gest& Admi Carrera 10' No PBX: Fax: Linea gratuita: atencionalciudadano orgsolidarias.gov.co