INFORME NO. 02 DE 2007 INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE EL AVANCE EN LA IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI-, VIGENCIA 2006

Transcripción

1 Oficina de Control Interno INFORME NO. 02 DE 2007 INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE EL AVANCE EN LA IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI-, VIGENCIA 2006 OBJETIVO: Concentrar la información relativa al informe ejecutivo anual, sobre el Avance en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI- vigencia METODOLOGIA: La Oficina de Control Interno, atendiendo los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP- efectuó, durante el mes de marzo de 2007, una encuesta, a través del formulario Web preparado por el Organismo Asesor en Materia de Control Interno (DAFP), a una población de 307 Universitarios seleccionados aleatoriamente por el DAFP, entre docentes, administrativos y trabajadores oficiales. Información que, una vez procesada, arrojó la calificación y cualificación sobre el avance en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI-, 2006 en la Universidad del Cauca. RESULTADOS: El Sistema de Control Interno se estructura sobre la base de tres (3) subsistemas: de Control Estratégico, de Control de Gestión y Control de Evaluación, cada uno con respectivos componentes y elementos. Siguiendo este esquema estuvo diseñada, para cada subsistema, componente y elemento, la encuesta que, oportunamente, fueron diligenciadas por el grupo de servidores universitarios escogidos para ello. Consolidadas las calificaciones de las encuestas en el aplicativo del DAFP, la Universidad del Cauca obtuvo una calificación de 1570,28/2900 puntos, que indica un nivel deficiente de avance en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI- vigencia De esta forma, es de vital importancia el compromiso de todos los Universitarios, en el fortalecimiento de cada uno de los subsistemas y sus componentes, mediante acciones de mejoramiento y calidad de todos los procesos Universitarios. A continuación presentamos a su consideración los resultados del Informe, sobre cuyo análisis e interpretación esperamos que sus valiosos aportes sean enviados a la dirección cinterno@unicauca.edu.co Claustro de Santo Domingo, Calle 5a. No Popayán Colombia Teléfono (2) Ext: 1362, 1151, 1152 y 1153 Telefax: (2) Internet:: cinterno@unicauca.edu.co

2 2 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. ACUERDOS, COMPROMISOS, PROTOCOLOS ÉTICOS. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO, ESTILO DE DIRECCIÓN. DEBILIDADES - La difusión de los proyectos: Ética y Convivencia, manual de funciones, requisitos y competencias (actualizado) y plan de inducción, ha sido insuficiente para los universitarios, lo cual no ha facilitado su conocimiento. - Los programas que adelanta la Universidad en materia de bienestar social del talento humano, formación y capacitación de los empleados administrativos, no han sido totalmente consolidados en documentos formales. - La participación y compromiso de los empleados de la Universidad en el desarrollo de los procesos de dirección, no se ha promovido lo suficiente. La Universidad: - Practica y fomenta en la cotidianidad la ética profesional y pública y la convivencia. Tiene, además, un proyecto de documento de Ética y Convivencia, hoy en vías de revisión por parte de un grupo interdisciplinario, con representaciones de los estamentos universitarios. - Tiene definidos los perfiles de los cargos que conforman la planta de personal administrativa, y determina los correspondientes a la planta docente en la medida en que se desarrollan procesos de selección para incorporar docentes de planta, ocasionales y catedráticos. - Lleva a cabo actividades en pro del mejoramiento de la calidad de vida laboral de los empleados y programa de prepensionados.

3 3 - Tiene definido y aplica un plan de capacitación del personal docente; lleva a cabo actividades internas de capacitación, y promueve la formación y capacitación de sus talento humano administrativo. - Dispone de un material de inducción y de un manual de inducción y reinducción en proceso de implementación. - Ha generado, a nivel local y nacional, confianza en el desarrollo de su gestión, de sus directivos y de sus empleados, distinguiéndose entre las Instituciones y ante la comunidad, por sus actuaciones transparentes, la calidad del servicio y, además, por un ambiente laboral en donde prima el respeto por las diferencias. - La Oficina de Control Interno se ha impuesto, actualmente, una dinámica en pro del fortalecimiento del Sistema de Control Interno, acometiendo trabajos de acompañamiento a la Dirección, en la búsqueda de los objetivos y el desarrollo de las políticas universitarias COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. PLANES Y PROGRAMAS, MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS, ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. - Falta incentivar la elaboración y estructuración de planes individuales en cada dependencia, y una mayor articulación de los mismos al Plan Institucional. - Los procesos y procedimientos no se encuentran totalmente documentados. - La Estructura Organizacional no es idealmente flexible. FORTALEZAS - Existe un conocimiento general, entre los universitarios, sobre planes y programas institucionales de gestión asociados a la misión y visión de la Universidad. - Los servidores conocen, ejecutan y controlan las operaciones de los procesos y procedimientos, no obstante la existencia parcial de

4 4 documentación del mapa, el que están siendo revisados y ajustados a las normas de calidad y de manera que de respuesta a las exigencias de implementación del MECI. - Está en proceso de aprobación el proyecto actualizado del manual de funciones, requisitos mínimos y competencias de los empleos de la planta administrativa, el cual se atempera a las exigencias de la normatividad vigente en materia de administración del talento humano. - Existe una estructura organizacional adecuada a los requerimientos de desarrollo institucional. No obstante es materia de revisión en el estudio que se adelanta actualmente por un grupo interdisciplinario, del Estatuto General de la Universidad COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. CONTEXTO ESTRATÉGICO, IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS, VALORACIÓN Y POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS, - La naturaleza jurídica de la Institución, entraña diversidad y complejidad de riesgos, que dificultan, en no pocas ocasiones, su análisis y manejo. - Los servidores no se encuentran lo suficientemente entrenados en la administración del riesgo. - Las políticas de administración del riesgo, no se hallan documentadas de manera sistematizada. FORTALEZAS: - La Universidad cuenta con un mapa de riesgos y aplica políticas de administración riesgos. El mapa se encuentra en proceso de actualización, para culminar con el plan de contingencias. Entre las actividades planeadas están previstas la capacitación y participación de todos los servidores universitarios en el tema. - La Universidad cuenta con tecnologías de información que a corto plazo serán utilizadas en la administración y control de los riesgos de la Institución.

5 5 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: POLITICAS DE OPERACIÓN, PROCEDIMIENTOS, CONTROLES, INDICADORES, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Falta una mejor definición de políticas de operación y consolidación de un sistema de indicadores propios. FORTALEZAS: - Los servidores ejecutan en las diversas áreas procedimientos definidos, controlados y medibles en sus resultados COMPONENTE INFORMACIÓN. INFORMACIÓN PRIMARIA, SECUNDARIA, SISTEMAS DE INFORMACIÓN. - Los medios informativos tienen un potencial de utilidad, no aprovechado totalmente por los usuarios internos y externos. - El proceso de quejas y reclamos requiere consolidarse. - La Universidad cuenta con tecnologías y posee diversos medios para la sistematización y fluidez de la información.

6 COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL, INFORMATIVA, MEDIOS DE COMUNICACIÓN. DEBILIDADES: - Falta reforzar la cultura de utilización de medios institucionales de comunicación en toda la Comunidad Universitaria. - El proceso de comunicación interna no cuenta con la agilidad esperada. - La Universidad posee tecnologías y diversos medios de comunicación y publicación, facilitadores de la comunicación organizacional e informativa que requiere. - Existen mecanismos de control a la información institucional. 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN 3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Y DE LA GESTIÓN. - Los controles y los mecanismos de monitoreo de las operaciones al interior de las dependencias, deben estructurarse de una manera mas formal. - La Universidad establece y hace seguimiento periódico a los planes operativos anuales.

7 COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, DE AUDITORÍA INTERNA. - La estructura de la Oficina de Control Interno requiere mayor fortaleza. - Los sistemas de información no se hallan en perfecta integración. - La Oficina de Control Interno ha realizado acompañamiento, y ha efectuado auditorías a procesos administrativos, haciendo recomendaciones de mejoramiento. La Universidad, a través del Grupo Operativo MECI y la Oficina de Planeación, con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno, desarrolla actualmente un plan de trabajo que permitirá abordar integralmente el sistema de control interno, para dar respuesta a las deficiencias, mejorarlo y fortalecerlo COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. INSTITUCIONAL, POR PROCESOS, INDIVIDUAL. - Falta sistematizar y documentar formalmente, los planes de mejoramiento individuales y por procesos, conformados, entre otros, por los resultantes de la evaluación del desempeño a los empleados de Carrera Administrativa, pactados entre el jefe de la dependencia y el funcionario evaluado. - Existe un plan de mejoramiento institucional suscrito por la Universidad, ajustado a su misión, visión y objetivos, con alto grado de cumplimiento.

8 8 RECOMENDACIONES DE LA UNIVERSIDAD. 1. Se sugiere que las evaluaciones al Sistema de Control Interno, a través de las encuestas de autoevaluación por dependencias proceso administradas por el DAFP, tengan en cuenta la naturaleza jurídica y particularidades de las Entidades. Para el caso de las Universidades Públicas, un docente no participa del desarrollo de procesos u operaciones administrativos, por lo cual, su nivel de conocimiento y grado de participación, no ofrece elementos de juicio que garanticen la objetividad en sus respuestas y la precisión de su evaluación. 2. Nos parece conveniente, para un mejor manejo de los conceptos y el fiel reflejo de las encuestas a través de la percepción de los encuestados, que tales instrumentos sean segmentados, teniendo en cuenta las características heterogéneas de la población trabajadora a quien va dirigida la encuesta. Se observó en el diligenciamiento de las encuestas del diagnóstico MECI y en las de auto evaluación por dependencias proceso, gran dificultad en la comprensión, lo cual causa distorsión de la información que se pretende obtener de cada encuestado. 3. Existió inconveniente en el entendimiento en las preguntas, en cuanto a que fueran referidas a la Institución o a la dependencia. 4. El Modelo MECI, contiene componentes y elementos, que por su estrecha relación y afinidad, pueden agruparse en conceptos, lo cual facilitaría mas coherencia del Modelo y mejor resultado en las encuestas, con menores riesgos de confusión o distorsión. DANILO REINALDO VIVAS RAMOS Rector LUCÍA AMPARO GUZMÁN VALENCIA Jefe Oficina Control Interno Copia. Comité Coordinación del Sistema de Control Interno.