Sistema Integral de Información de la Coordinación de Estudios Incorporados SIICEI

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1 Sistema Integral de Información de la Coordinación de Estudios Incorporados SIICEI Manual de Usuario INGRESO SITUACION DE ALUMNOS PERMANENCIA DE ALUMNOS REPORTES ESTADISTICOS PERSONAL DOCENTE Y PLANTILLA ACADEMICA USUARIO: PERSONAL DE IRVOE SIICEI Versión 0.20

2 Directorio Mtro. Itzcóatl Tonatiuh Bravo Padilla Rector General Mtro. José Alfredo Peña Ramos Secretario General Mtra. María del Pilar Aguirre Thomas Coordinadora de Estudios Incorporados 2

3 ÍNDICE HISTÓRICO DE VERSIONES... 2 INDICE... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. ACERCA DE SIICEI REQUISITOS DEL SISTEMA CONSIDERACIONES GENERALES INICIAR SIICEI INGRESO REGISTRO DE SOLICITUD DE ASPIRANTES AGREGAR SOLICITUD DE ASPIRANTE MODIFICAR SOLICITUD DE ASPIRANTE ELIMINAR SOLICITUD DE ASPIRANTE DOCUMENTACIÓN DE ASPIRANTE IMPRIMIR SOLICITUD DE ASPIRANTE ENVÍO DE PAQUETES GENERAR / ACTUALIZAR PAQUETES ENVÍAR PAQUETES A CEI DESHACER PAQUETES IMPRIMIR PAQUETES ACTIVAR SOLICITUDES RECHAZADAS MONITOREO DE INDICADORES DE INGRESO REPORTE DE RELACION DE SOLICITUDES SITUACION DE ALUMNOS BAJA DE ALUMNOS CAMBIO DE TURNO CAMBIO DE GRUPO CAMBIO DE PLANTEL PERMANENCIA DE ALUMNOS CAPTURA DE CALIFICACIONES DE LOS HISTORICOS ACADEMICOS Continuar al siguiente conjunto de asignaturas Terminar la Captura de Calificaciones Históricas Omitir Ciclo Escolar Borrar Calificaciones del Kárdex Eliminar Kárdex

4 6.1.6 Salir de Captura de Calificaciones INSCRIBIR ALUMNOS A LAS TAE LISTAS DE ASISTENCIA REUBICAR ALUMNOS EN LAS LISTAS DE ASISTENCIA AGREGAR ALUMNOS A LAS LISTAS DE ASISTENCIA ELIMINAR ALUMNOS DE LAS LISTAS DE ASISTENCIA CAMBIAR NOMBRE DEL DOCENTE DE LA LISTA DE ASISTENCIA IMPRIMIR LISTAS DE ASISTENCIA CAPTURA DE ACTA DE CALIFICACIONES IMPRIMIR ACTAS DE CALIFICACIONES REPORTES ESTADISTICOS REPORTE ESTADÍSTICO DE ALUMNOS REPORTE DE ALUMNOS VIGENTES FORMATOS DE PAGO DESCARGAR FORMATOS DE PAGO TIPOS DE FORMATOS HISTORICO DE FORMATOS DE PAGO DOCENTES PERSONAL DOCENTE ALTA DE PERSONAL DOCENTE MODIFICAR DATOS GENERALES DEL DOCENTE BAJA DE PERSONAL DOCENTE ALTA DE COMPROBANTES DE ESTUDIO ELIMINAR COMPROBANTES DE ESTUDIO RELACION DE DOCENTES REGISTRADOS CONSULTAR DOCUMENTOS DIGITALES DE LOS DOCENTES PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE GENERAR PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE ENVÍAR PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE CANCELAR ENVIO DE PAQUETE DE PERSONAL ACADEMICO ACTIVAR DOCENTES RECHAZADOS RELACION DE PAQUETE DE PERSONAL DOCENTE PLANTILLA ACADEMICA CREAR PLANTILLA ACADEMICA CAPTURA DE CURSOS DE LA PLANTILLA ACADEMICA MODIFICAR PLANTILLA ACADEMICA CONSULTAR PLANTILLA ACADEMICA ENVÍAR PLANTILLA ACADEMICA A CEI CANCELAR ENVIO DE PLANTILLA ACADEMICA

5 9.3.7 MONITOR DE PLANTILLAS ACADEMICAS PERMISOS DE ACCESO CAMBIAR CONTRASEÑA ANEXO

6 ACERCA DE SIICEI La Coordinación de Estudios Incorporados de la Universidad de Guadalajara (CEI) es la dependencia encargada de recibir, revisar y tramitar, ante los Centros Universitarios y el Sistema de Educación Media Superior, las solicitudes de Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios que presenten los particulares, atender a las instituciones con estudios incorporados y coordinar las actividades de control escolar y supervisión de los planteles educativos autorizados. (Art. 24a del Reglamento Interno de la Administración General). El Sistema Integral de Información de la Coordinación de Estudios Incorporados (SIICEI) es un sistema Web que automatiza procesos que se realizan en la Coordinación con la finalidad de administrar mejor la información generada y utilizada por la Coordinación, así como la unificación y disposición de la información entre las diversas áreas de la Coordinación, las IRVOE y con los Centros Universitarios o SEMS. 6

7 1 REQUISITOS DEL SISTEMA Los requisitos mínimos para ingresar al sistema son: Disponer del servicio de Internet. Características mínimas en el equipo de cómputo: 1. Windows XP 2. Procesador Pentium Mega-Bytes en RAM 4. Resolución de pantalla 1024 X Conexión a Internet de 512 Kilo-bits. Tener instalado uno de los siguientes navegadores: 1. Mozilla FireFox 2.0 y Internet Explorer 7.0 y 8.0 Tener una cuenta o nombre de usuario válido y vigente para ingresar al sistema. Tipos de usuarios. 2 CONSIDERACIONES GENERALES El SIICEI maneja dos tipos de usuarios para las IRVOE: Usuario de IRVOE. Usuario que se asigna a determinado personal de IRVOE que se caracteriza por interactuar con información de todos los planteles de su Institución. Usuario de Plantel. Usuario que se asigna a determinado personal de IRVOE que se caracteriza por interactuar con información referente al Plantel donde labora. Desconexión por seguridad El SIICEI se desconecta por seguridad si no es utilizado durante 30 minutos. Para volver a trabajar deberá firmarse nuevamente en el la ventana de Inicio de Sesión. Uno de los mensajes que señala que se desconectó del SIICEI, es el siguiente: 7

8 Configuración necesaria para utilizar el SIICEI con el Navegador Internet Explorer. (básico para tener siempre actualizada la versión del SIICEI) Si utiliza el navegador Internet Explorer, es necesario configurar una opción para tener actualizado siempre el sistema al navegar entra las ventanas. Esto se realiza de la siguiente forma: 1. Abrir el navegador Internet Explorer. 2. En el menú Herramientas situado en la parte superior del navegador, se selecciona Opciones de Internet. 3. Indicar la pestaña General. 4. En el apartado Historial de exploración pulsar el botón Configuración. 5. En la ventana Config. de archivos temporales de Internet e historial indicar la opción Cada vez que visite la pagina Web. 6. Finalmente, pulsar el botón Aceptar. Configuración para permitir abrir ventanas emergentes (básico para mostrar reportes del SIICEI). Una ventana emergente es aquella ventana que se abre encima de la ventana actual que muestra el navegador WEB (Internet Explorer, Mozilla, etc.); por lo regular son de diferente tamaño y sirven para mostrar información extra, complementos o para publicidad. En la página del SIICEI las ventanas emergentes se usan para mostrar algunos reportes, por tanto se necesita que el navegador esté configurado para permitir abrir ventanas emergentes. Para si el navegador no permitir abrir ventanas emergentes al trabajar con el SIICEI, suceden los siguientes casos: Al tratar de abrir algunos reportes se muestra el siguiente mensaje Al tratar de abrir algunos reportes no se observa ninguna respuesta de si abrió o no el reporte. Para permitir abrir las ventanas emergentes se realizan los siguientes pasos según el navegador: Usando Internet Explorer: 1. Del menú Herramientas elegir bloqueador de elementos emergentes. 2. Indicar opción desactivar bloqueador de elementos emergentes ó Permitir siempre elementos emergentes de este sitio. Usando Mozilla FireFox: 1. Del menú Herramientas elegir Opciones. 2. De la ventana Opciones elegir pestaña Contenido. 3. Quitar palomita de la opción Bloquear ventanas emergentes. 4. Pulsar botón Aceptar. 8

9 Borrado de memoria cache Considerando que el SIICEI es un sistema WEB, es necesario dar un mantenimiento por utilizar un navegador WEB, este consiste en el Borrado de memoria cache. Antes de indicar porque y como se debe borrar la cache se describe cual es su finalidad. La caché (memoria cache) de cualquier navegador es permitir una rápida visualización de las páginas visitadas con anterioridad, almacenando en el disco del usuario las páginas ya vistas, o elementos gráficos que se repiten en muchas páginas, como un logo, para así evitar descargar nuevamente archivos, etc. Las desventajas de no borrar la cache periódicamente pueden ser: - Hacer vulnerable la privacidad de los usuarios, al revelar información detallada de dónde han estado, que páginas ha visitado, o qué han visto o leído. - La cache crece rápidamente y puede hacer que el navegador se detenga sorpresivamente sin motivo aparente o se congele. - No permite el cargado de las últimas versiones de las páginas Web y programas visitados. Por tanto, para el caso del SIICEI es necesario el borrado de cache cuando se notifica por parte de CEI que existe una nueva actualización, y el usuario desde su navegador deberá realizar el borrado de cache para poder trabajar con el SIICEI actualizado. Antes del borrado de cache, lo primero que deberá saber que navegador está usando y la versión de su navegador. Para Internet Explorer ir al menú Ayuda" y seleccionar la opción "Acerca de Internet Explorer" o para FireFox ir al menú "Ayuda" y la opción "Acerca de Mozilla FireFox". Para borrar la caché en Internet Explorer 7: 1. Se debe salir del SIICEI (Cerrar Sesión) y se deben cerrar todas las ventanas de navegación abiertas. 2. Desde el menú Herramientas situado en la parte superior del navegador, se selecciona Opciones de Internet. 3. Indicar la pestaña General. 4. En Historial de exploración se debe pulsar el botón Eliminar. 5. En Archivos temporales de Internet se debe pulsar el botón Eliminar archivos. 6. Una vez borrado el caché se debe recargar o actualizar la página inicial, presionando el botón Actualizar de la barra de botones. Para borrar la caché en Mozilla Firefox 2: 9

10 1. Se debe salir del SIICEI (Cerrar Sesión) y se deben cerrar todas las ventanas de navegación abiertas. 2. Desde el menú Herramientas situado en la parte superior del navegador, se selecciona Opciones. 3. Dar un clic en Privacidad, enseguida se pulsa el botón Borrar ahora 4. Seleccionar la opción Cache y pulsar el botón Borrar datos privados ahora 5. Una vez borrado el caché se debe recargar o actualizar la página inicial, presionando el botón Recargar de la barra de botones. Establecer la Configuración Regional. La Configuración Regional es una opción de Windows que sirve para establecer el idioma que estará disponible y los formatos de número, moneda, fecha y hora. El idioma que se selecciona ajusta automáticamente la configuración los formatos. El SIICEI genera algunos reportes en archivos de Excel con características especiales, por tanto es necesario que se establezca el idioma (español México ) en la Configuración Regional, para indicar esta opción se siguen los siguientes pasos: 1. Para abrir Configuración regional y de idioma, haga clic en el botón Inicio, en Panel de control, y después pulsar ícono Configuración regional y de idioma. 2. Elegir pestaña Opciones Regionales. 3. Seleccione el idioma (español (México) de la lista de Estándares y formatos, y automáticamente se cambiarán los formatos de: número, moneda fecha y hora. Aunque se pueden modificar los valores de los formatos, es recomendable dejarlos como aparecen por default. 4. Finalmente se da clic en Aplicar. 10

11 ELEMENTOS DE VENTANAS La mayoría de elementos y acciones que se encuentran en las ventanas del sistema tienen propósitos genérales para facilitar el uso de los mismos, en seguida se describen los más comunes: Navegar entre campos. Para ir de un campo a otro de forma más rápida y cómoda, se utiliza la tecla TAB o Tabulador. Listas de opciones. Es un campo de tipo lista que muestra opciones o elementos disponibles que existen para elegir. Para buscar una opción de una lista, deberá dar clic en la flechita de la derecha y mostrará la lista de todas las opciones disponibles, para elegir se da un clic en la opción deseada. Campos obligatorios. Son los campos que necesariamente deben estar capturados, en el sistema se indican con un asterisco en la parte izquierda de los campos. Si los campos obligatorios no son capturados al momento de guardar la información, el sistema mostrará en mensaje de error en la parte inferior del campo en color rojo y también el nombre del campo, hasta que no sean capturados. Por tanto, si no existe algún valor real para capturar en ese tipo de campo, es necesario capturar cualquier texto que describa algún valor descriptivo, por ejemplo: sin nombre, no contiene, etc. Campos de consulta o lectura. Existen campos en las ventanas del sistema con la finalidad de ser informativos, así que no podrán modificarse. Estos campos se identifican por tener fondo gris. 11

12 Campos de búsqueda. Son los campos que buscan algún valor determinado, dando como resultado el llenado automático de otros datos. Estos campos se identifican por tener fondo azul. Etiquetas de información. Los iconos de los menús del sistema muestran dos tipos de etiquetas de información; una se observa al pasar el cursor sobre el icono y en la parte central del la ventana aparece la etiqueta dando información del icono seleccionado. Otra forma de ver información del icono, es posicionarse encima y aparecerá la etiqueta informativa. En la siguiente figura se observan los dos tipos de etiquetas. Titulo de menú Etiqueta emergente del ícono seleccionado Etiqueta del ícono seleccionado Botones de propósito general. En todo el sistema aparecen botones de funciones concretas que se describen enseguida. Cierra la ventana activa y regresa a la ventana donde se encuentra el menú anterior. Este botón en una ventana de captura o edición limpia e inicializa valores de los campos, pero en una ventana donde se muestra información de consulta, regresará a la ventana donde se realizó la consulta. Registra o guarda en el sistema la información capturada o actualizada en los campos de la ventana. Realiza la búsqueda de información por algún criterio indicado. Activa la información de los campos de la ventana para poderlos modificar. Muestra un mensaje para que el usuario confirme la eliminación de un elemento. 12

13 Va al siguiente elemento encontrado. Regresa al anterior elemento encontrado. Este botón aparece en todos los menús del SIICEI y sirve para regresar al menú previo. El menú principal no contiene este botón. 13

14 3 INICIAR SIICEI Para ingresar al sistema debe abrir el navegador de Internet, después debe ir la página oficial de la Coordinación dentro de la página ir al menú de la izquierda y elegir opción SIICEI. Después deberá elegir la siguiente liga para ingresar a SIICEI Se mostrará la ventana Inicial del SIICEI, también llamada ventana de Inicio de Sesión. Para ingresar al SIICEI deberá capturar el nombre de usuario y contraseña, después deberá pulsar el botón Ingresar. Una vez que se ingresa al sistema se mostrará la ventana inicial, mostrando el menú principal. Módulos principales del SIICEI Usuario con que se ingresó Versión del SIICEI 14

15 4 INGRESO El SIICEI contiene el módulo de Ingreso que trata el control de Ingreso de Aspirantes. Los procesos de Ingreso se dividen en los que realizan las Escuelas Incorporadas y los que realizan el personal de Ingreso de la Coordinación de Estudios Incorporados. Esta sección del manual describe los procesos que realizan las Escuelas Incorporadas para iniciar los procesos de Ingreso de Aspirantes, a Primer Ingreso o a Grado Superior. Desde el menú principal de Escolar se elige el ícono Ingreso Enseguida se muestra el menú ingreso. Los iconos del menú ingreso corresponden a las siguientes funciones: Registro de Aspirantes. Registro de solicitudes de aspirante y documentación. Envío de Paquetes. Generar, enviar, deshacer e imprimir paquetes de solicitudes. Activar Solicitudes Rechazadas. Activar solicitudes de aspirante que fueron rechazadas previamente en la revisión minuciosa de solicitudes a autorizar. Monitoreo. Consulta de indicadores de paquetes y solicitudes registrados. Relación de Solicitudes. Reporte de todas las solicitudes registradas, su paquete y el estatus en que se encuentran. 15

16 4.1 REGISTRO DE SOLICITUD DE ASPIRANTES El Registro de Aspirantes de IRVOE es la función donde cada IRVOE podrá registrar el aspirante mediante una Solicitud de Aspirante del Sistema El Registro de Aspirantes se realizará solo si se captura dentro del periodo permitido para está actividad. El periodo permitido será publicado por la Unidad de Servicios Escolares de la Coordinación de Estudios Incorporados. En el Registro de Aspirantes de IRVOE el SIICEI tendrá actualizada automáticamente toda la Oferta Académica que ofrecen las IRVOE en ese ciclo escolar, quedando a consideración que cada IRVOE registrará aspirantes solo en las carreras que debe ofertar. El SIICEI cuenta con un historial de alumnos, permitiendo completar rápidamente el Registro de Aspirantes para exalumnos que actualmente no son vigentes. La documentación que entrega el aspirante a la IRVOE se captura por separado, es decir, después de registrar la Solicitud de un Aspirante podrá realizarse la función de modificar la documentación que entregan los aspirantes. Un aspirante se puede registrar en más de una IRVOE, pero no en la misma. Para ir a las funciones de registro de aspirantes, desde el menú Ingreso elegir el icono Registro de Aspirantes. Enseguida se muestra el menú registro de aspirantes 16

17 Los iconos del menú registro de aspirantes corresponden a las siguientes funciones: Agregar Solicitud de Aspirante. Modificar Solicitud de Aspirante. Eliminar Solicitud de Aspirante. Modificar Documentación de Solicitud de Aspirante. Imprimir Solicitud de Aspirante. 17

18 4.1.1 AGREGAR SOLICITUD DE ASPIRANTE Los pasos para registrar una Solicitud de Aspirante son: 1. Desde el menú de Registro de Aspirantes de IRVOE se pulsa el icono Agregar Solicitud de Aspirante. 2. Enseguida se muestra la ventana Solicitud de Aspirante 18

19 3. En ésta ventana se capturan los siguientes datos: Código de alumno. Campo de búsqueda. Se captura el código del alumno solo si el aspirante previamente fue alumno de una IRVOE. Después de capturar un Código de Alumno válido, automáticamente se mostrarán los datos personales del aspirante. Numero de solicitud. Campo de consulta. Identificador de la solicitud de aspirante, se muestra automáticamente después de haberse registrado el aspirante. Fecha de nacimiento. Campo obligatorio. Fecha de nacimiento del aspirante. Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombre. Campos obligatorios. Nombre completo del aspirante (No es obligatorio el Segundo Apellido). País, Estado, Municipio. Campos obligatorios. País, Estado y Municipio del lugar de nacimiento del aspirante. Nacionalidad. Campo obligatorio. Nacionalidad del aspirante. Estado Civil. Campo obligatorio. Estado civil del aspirante. CURP. Campo obligatorio. Clave Única de Registro de Población, del aspirante. Correo electrónico. Correo electrónico o del aspirante. Trabaja?. Indica si trabaja o no el aspirante. Genero. Campo obligatorio. Genero del aspirante. Nombre tutor. Nombre de la persona tutora del aspirante. Calle, Num.Ext., Int. Campos Obligatorios. Calle, numero exterior y numero interior (si existe) del domicilio actual del aspirante. Entre Calle, y Calle, Posterior. Calles laterales y posterior del domicilio actual del aspirante. Código Postal. Campo obligatorio y campo de búsqueda. Código postal del domicilio actual del aspirante. Después de capturar un Código Postal válido, automáticamente se mostrará una lista de las Localidades o Colonias correspondientes. Localidad/colonia. Campo obligatorio. Poblado, localidad o colonia del domicilio actual del aspirante. Área. Campo obligatorio. Área o clave lada telefónica. Número. Campo obligatorio. Número del teléfono donde se pueda localizar el aspirante. Extensión. Extensión telefónica. Comentario. Información acerca del teléfono. Por ejemplo: si se trata de teléfono de casa, horario en que se encuentra en casa u oficina, otros teléfonos, etc. Ciclo escolar. Campo obligatorio. Ciclo escolar vigente al que se aspira ingresar. Nivel. Campo obligatorio. Nivel escolar al que se ingresará. Tramite. Campo obligatorio. Trámite al que se desea aspirar. Institución. Campo obligatorio. Nombre de la Institución o IRVOE en donde desea ingresar el aspirante. Plantel. Campo obligatorio. Nombre del plantel al que desea ingresar el aspirante. Carrera. Campo obligatorio. Nombre de la carrera que desea cursar el aspirante. Programa. Campo obligatorio. Nombre del programa o plan de estudio con el que se debe ingresar. Turno. Campo obligatorio. Turno al que desea ingresar el alumno. 4. Capturar todo los campos editables. 5. Si no se conoce el Código Postal. Al momento de la captura, si no se conoce el Código Postal, se debe dar clic en el botón Clic aquí si no se conoce el c.p., y el sistema mostrará el 19

20 listado de estados y municipios de México. Se deberá indicar el estado y municipio del domicilio y sistema automáticamente mostrará el Código Postal que corresponde. 6. Después de capturar los campos, se pulsará el botón Guardar, y aparecerá el botón Nuevo, el cual se pulsa para iniciar una nueva ventana de captura de otra Solicitud de Aspirante. Nota. La descripción completa de los trámites se muestra en el Anexo del Manual de Usuario. 20

21 4.1.2 MODIFICAR SOLICITUD DE ASPIRANTE Función que consiste en actualizar los datos del Aspirante en la Solicitud. Se podrá actualizar la solicitud, si ésta aun no se ha empaquetado. Pasos para actualizar la solicitud: 1. Desde el menú de registro de aspirantes se pulsa el icono Modificar Solicitud De Aspirante 2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la solicitud de Aspirante a modificar. 3. En esta ventana de búsqueda podrá localizar la Solicitud de Aspirante por dos opciones: Por Número de Solicitud. Al indicar directamente el número de solicitud (número que generó el sistema). Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de aspirante. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 4. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana. 21

22 5. Enseguida se deben actualizar los datos que se requieren. 6. Después se deben guardar los cambios al pulsar el botón Guardar. 22

23 4.1.3 ELIMINAR SOLICITUD DE ASPIRANTE Función que consiste en eliminar una Solicitud de Aspirante. Se podrá eliminar una solicitud, si ésta aun no se ha empaquetado. Pasos para eliminar la solicitud: 1. Desde el menú de registro de aspirantes se pulsa el icono Baja de Solicitud de Aspirante 2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la Solicitud a eliminar. 7. En esta ventana de búsqueda podrá localizar la Solicitud de Aspirante por dos opciones: Por Número de Solicitud. Al indicar directamente el número de solicitud (número que generó el sistema). Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de aspirante. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 3. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana. 23

24 4. Finalmente para realizar la eliminación se debe pulsar el botón Si, que eliminará la Solicitud. 24

25 4.1.4 DOCUMENTACIÓN DE ASPIRANTE Esta función consiste en registrar la documentación que los aspirantes entregan a la IRVOE para completar los requisitos del registro de ingreso. Si un aspirante hace varias solicitudes de ingreso en diferentes IRVOE, solamente se podrá completar su trámite de ingreso en la primer IRVOE que registre su documentación. Pasos para registrar la documentación del aspirante: 1. Desde el menú de registro de aspirantes se pulsará el icono Documentación de Aspirante. 2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la solicitud de Aspirante para el registro de la documentación. 3. En esta ventana de búsqueda podrá localizar la Solicitud de Aspirante por dos opciones: Por Número de Solicitud. Al indicar directamente el número de solicitud (número que generó el sistema). Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de aspirante. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 4. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana. 25

26 5. Esta ventana se solicitan los siguientes tipos de datos: Datos de ubicación. Grado y Grupo en donde se ubicará el alumno al momento de ingresar a Primer Ingreso o Grado Superior. Datos de Estudios de Procedencia. Información del estudio que el alumno curso y terminó en su anterior nivel académico, o en su caso también información del estudio truncados en el mismo nivel académico. Nota: los datos de estudio de procedencia parcial solo se solicitan cuando el trámite de ingreso sea de Grado Superior. Documentación. Los documentos requeridos según el tipo de trámite de ingreso. 6. Enseguida se describen todos los campos a capturar agrupados por el tipo de información: Datos de ubicación Grado Aspiración. Campo obligatorio. Es el grado de estudio donde se ubicará el alumno. Grupo. Campo obligatorio. Es el grupo al que corresponderá el alumno. Datos de Estudios De Procedencia y Datos De Ultimo Estudio Parcial Capturando la Clave SEP Clave SEP. Campo para autocompletar. Es la clave de Centro de Trabajo o Clave de la SEP que identifica la escuela donde cursó su estudio totalmente o parcialmente (según corresponda). Al capturar una clave SEP válida, el sistema automáticamente mostrará información de la escuela de procedencia como se muestra en el siguiente ejemplo. 26

27 Sin capturar la Clave SEP No conoces la Clave SEP. Si no se conoce la clave SEP se marca en el recuadro y el sistema mostrará los siguientes campos para captura la escuela de procedencia. Estudios de procedencia. Campo obligatorio. Seleccionar el tipo de clasificación de la escuela donde se curso el estudio de procedencia. Escuela de procedencia. Campo obligatorio. Nombre de la escuela donde se curso el estudio de procedencia. Clave de Escuela de Procedencia. Clave que identifica la escuela donde se curso el estudio de procedencia. Estado de procedencia. Campo obligatorio. Entidad Federativa donde se ubica la escuela donde se curso el estudio de procedencia. C.P. Código Postal que corresponde a la escuela donde se curso el estudio de procedencia. Promedio Certificado. Campo obligatorio. Calificación que se obtuvo al concluir totalmente o parcialmente su último estudio (según corresponda). Documentos Lista de documentos. Se muestra la lista de documentos que corresponde al tipo de trámite de ingreso. Se deben indicar en el recuadro de cada documento que entregó el alumno como requisitos del trámite. Nota: El sistema considera un el trámite de ingreso completo hasta que estén capturados todos los datos obligatorios de ésta ventana así como marcados todos los documentos requeridos, de lo contrario, la solicitud de aspirante no se podrá empaquetar en los procesos posteriores del trámite de ingreso. 27

28 4.1.5 IMPRIMIR SOLICITUD DE ASPIRANTE Una Solicitud de Aspirante se podrá imprimir cuando esté completa, es decir que también se hayan actualizado todos los documentos requeridos en la solicitud. Pasos para imprimir Solicitudes de Aspirantes: 1. Desde el menú de Registro de Aspirantes de IRVOE se pulsará el icono Imprimir Solicitud de Aspirante 2. Enseguida se mostrará la ventana para realizar la búsqueda de la Solicitud a Imprimir. 3. En esta ventana de búsqueda podrá localizar la Solicitud de Aspirante por dos opciones: Por Número de Solicitud. Al indicar directamente el número de solicitud (número que generó el sistema). Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de aspirante. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 4. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra el Nombre completo y Fecha de Nacimiento de la solicitud que se desea imprimir. 5. Para observar la impresión previa se da un clic sobre los datos de la solicitud, y mostrará la solicitud en una ventana aparte como archivo de tipo PDF. 28

29 6. Desde ésta ventana se imprime el documento con el icono de la impresora que se encuentra en el menú de la parte superior. Se enviará a imprimir el documento como se muestra en la siguiente figura. 29

30 30

31 4.2 ENVÍO DE PAQUETES Después de haber registrado solicitudes y documentarlas, el usuario de IRVOE deberá preparar las solicitudes para enviarlas a CEI, es decir, deberá Generar los paquetes electrónicos de solicitudes y realizar el envío electrónico de paquetes a CEI. También se podrán deshacer o imprimir paquetes Las funciones para generar/actualizar, enviar, imprimir o deshacer el paquete se realizan desde el menú de Envío de Paquete ; para ingresar a éste menú es necesario elegir la pestaña Escolar, y elegir el icono Ingreso. Para ir a las funciones de envío de paquetes, desde el menú Ingreso elegir el icono Envío de Paquetes. Enseguida se muestra el menú envío de paquetes. Los iconos del menú envío de paquetes corresponden a las siguientes funciones: Generar o Actualizar Paquetes. Enviar Paquetes a CEI. Deshacer Paquetes. Imprimir Paquetes. 31

32 4.2.1 GENERAR / ACTUALIZAR PAQUETES Este proceso crea paquetes o reagrupa los paquetes de solicitudes de aspirantes automáticamente. Un paquete de Solicitudes de Aspirantes esta agrupado por IRVOE, plantel, nivel, carrera, trámite de aspiración y turno. Según se presente la agrupación de solicitudes, el SIICEI realiza alguno de los dos procesos que se mencionan enseguida: Generación del Paquete. Consiste en que el SIICEI revisa la agrupación de solicitudes e identifica que paquetes son candidatos a crearse, y enseguida realiza la creación de dichos paquetes agrupando las solicitudes según sus características. Actualización del Paquete. Consiste en que el SIICEI identifica la existencia de paquetes que aun no se ha enviado a la CEI, y de solicitudes que pueden aun agruparse a dichos paquetes, entonces el SIICEI anexa las solicitudes a los paquetes correspondientes. Pasos para Generar/Actualizar: 1. Para ingresar a ésta función desde el menú de Envío de Paquetes se pulsa el icono Generar Paquetes de Expedientes. 2. Enseguida se muestra la ventana Generar Paquete 3. En ésta ventana se indican tres campos para crear o actualizar paquetes en un Plantel de una IRVOE. Los campos a indicar son: Ciclo escolar. IRVOE Plantel. 4. Después de seleccionar los campos, se deberá pulsar el botón Generar/Actualizar. Al momento de querer generar los paquetes puede suceder lo siguiente: Generar o actualizar normalmente los paquetes. Ver siguiente paso (5). Si existieran solicitudes con estatus Rechazadas (solicitudes rechazadas por CEI cuando se revisaron), el SIICEI mostrará el siguiente mensaje: 32

33 Si elige el botón Si continuara con el siguiente paso (5), de lo contrario, al pulsar botón No, se cancela la generación de paquetes, permitiendo consultar y activar solicitudes rechazadas (Véase Activar Solicitudes Rechazas ). 5. Al finalizar el proceso, se mostrará cuantos paquetes se crearon, y cuantos se actualizaron. 33

34 4.2.2 ENVÍAR PAQUETES A CEI Envío usando SIICEI. Es el proceso de envío electrónico de paquetes a través del SIICEI, dirigidos a USE (Unidad de Servicios Escolares) de la CEI. Envío físico de paquetes. Después de realizar el envío usando el SIICEI se deberá realizar el envío físico del paquete a USE. La forma para realizar este envío es imprimir los siguientes documentos: la relación de paquete con estatus ENVIADO (Ver Imprimir paquetes ) y las solicitudes firmadas por el aspirante (ver Impresión de solicitud de aspirante ), estas impresiones se anexarán a los documentos físicos que forman el paquete. Pasos para enviar un paquete usando el SIICEI: 1. Desde el menú de Envío de Paquetes se pulsa el icono Envío de Paquetes. 2. En seguida se muestra la ventana Enviar paquete 3. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a enviar. Existen dos opciones de búsqueda: a. Buscando entre los paquetes del plantel. Al elegir Ciclo Escolar, IRVOE y Plantel. b. Buscar por número de paquete. Al capturar dilectamente el numero en el campo Numero de Paquete. Nota. Si hay datos en todos los campos de esta ventana, tomará como valida la segunda opción. 4. Independientemente de la opción de búsqueda, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a enviar, como se muestra enseguida. 34

35 Nota. Si existe más de un paquete, se mostrarán los botones de navegación para visualizar los paquetes de uno en uno. 5. Cuando se encuentre con el paquete a enviar, deberá pulsar el botón Enviar y se mostrará el mensaje un mensaje de confirmación. Nota. Para los paquetes que están agrupados con el trámite de Primer Ingreso, el SIICEI revisará que cumplan con el mínimo de 15 solicitudes en el paquete a enviar a CEI. Si no cumple el mínimo no se podrá enviar el paquete y se mostrara el siguiente mensaje. Una excepción es que si se podrán enviar paquetes sin importar el número de solicitudes agrupadas, solo si personal de CEI previamente ya Verificó un paquete con las mismas características. 35

36 4.2.3 DESHACER PAQUETES Si después de haber enviado electrónicamente el paquete, se necesita agregar más solicitudes a un paquete, y éste aun no se ha recibido por parte de la CEI, entonces el SIICEI permite deshacer el paquete para agregar o quitar solicitudes del paquete. Pasos para deshacer un paquete: 1. Para deshacer un paquete previamente enviado que aun no se ha recibido por CEI, desde el menú de Envío de Paquetes se pulsa el icono Deshacer Paquetes de Expedientes. 2. En seguida se muestra la ventana Deshacer paquete 3. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a deshacer. Existen dos opciones de búsqueda: a. Buscando entre los paquetes del plantel. Al elegir Ciclo Escolar, IRVOE y Plantel. b. Buscar por número de paquete. Al capturar dilectamente el numero en el campo Numero de Paquete. Nota. Si hay datos en todos los campos de esta ventana, tomará como valida la segunda opción. 4. Independientemente de la opción de búsqueda, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a deshacer, como se muestra enseguida. 36

37 Nota. Si existe más de un paquete, se mostrarán los botones de navegación para visualizar los paquetes de uno en uno. 5. Cuando se encuentre con el paquete a deshacer, solamente se pulsa el botón Deshacer Paquete. Y se mostrará el siguiente mensaje de confirmación. 37

38 4.2.4 IMPRIMIR PAQUETES Es la emisión del listado de solicitudes agrupadas por paquete. Este listado sirve para anexarse al paquete que se enviara físicamente. Pasos para imprimir un paquete: 1. Para deshacer un paquete previamente enviado que aun no se ha recibido por CEI, desde el menú de Envío de Paquetes se pulsa el icono Imprimir Paquetes. 2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la Solicitud a Imprimir. 3. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a imprimir. Existen dos opciones de búsqueda: a. Buscando entre los paquetes del plantel. Al elegir Ciclo Escolar, IRVOE y Plantel. b. Buscar por número de paquete. Al capturar dilectamente el numero en el campo Numero de Paquete. Nota. Si hay datos en todos los campos de esta ventana, tomará como valida la segunda opción. 4. Independientemente de la opción de búsqueda elegida, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a imprimir, como se muestra enseguida. 38

39 Nota. Si existe más de un paquete, se mostrarán los botones de navegación para visualizar los paquetes de uno en uno. 5. Cuando se encuentre con el paquete a imprimir, se pulsa el botón Imprimir y mostrará un reporte en otra ventana como archivo tipo PDF. 39

40 6. Desde ésta ventana se imprime el documento con el icono de la impresora que se encuentra en la parte superior del menú de ésta ventana. El documento impreso se muestra en la siguiente figura. 40

41 41

42 4.3 ACTIVAR SOLICITUDES RECHAZADAS La Coordinación de Estudios Incorporados a través del área de Servicios Escolares durante el periodo de registro de solicitudes de aspirante, puede rechazar solicitudes durante la minuciosa revisión de la documentación de las solicitudes de aspirante que se desean autorizar. Por lo tanto, las solicitudes rechazadas se notificarán al personal de la IRVOE mediante un reporte que se firmará con acuse de recibo; y también se entregará a la IRVOE la documentación correspondiente a cada solicitud rechazada. Enseguida, el personal de la IRVOE desde su Institución podrá consultar en el SIICEI las solicitudes que se le rechazaron y el motivo, permitiendo completar o corregir documentación o datos de la solicitud. Las solicitudes corregidas se podrán activar en el SIICEI con la finalidad de volverlas empaquetar y enviar nuevamente a la Coordinación (véase Generar/Actualizar Paquetes ). Pasos para activar solicitudes rechazadas: 1. Desde el menú de envío de paquetes se pulsa el icono Activar Solicitudes Rechazadas. 2. En seguida se muestra la ventana Búsqueda De Solicitudes Rechazadas 3. En ésta ventana se indica el Ciclo Escolar, Nombre de la IRVOE y Plantel del que se desea consultar las solicitudes rechazadas, enseguida se pulsa el botón Buscar, enseguida se muestra la siguiente ventana. 42

43 4. En esta ventana se listan todas las solicitudes rechazadas del plantel correspondiente. Cada solicitud rechazada muestra los siguientes datos: Numero de solicitud Nombre completo del aspirante Carrera Programa Turno Tramite de la solicitud rechazada. Enseguida se debe seleccionar en el recuadro izquierdo, cada solicitud que se desean activar. 5. Después se pulsa el botón Activar, y se mostrará un mensaje de confirmación. 6. Finalmente para activar se debe pulsar Si, que mostrara el siguiente mensaje. 43

44 4.4 MONITOREO DE INDICADORES DE INGRESO Función que tiene como finalidad mostrar el resultado estadístico de las solicitudes y paquetes que se están generando o actualizando durante los procesos de Ingreso Escolar para un plantel específico. Estos indicadores se muestran en la ventana Monitor de Indicadores de Ingreso, para ir a ésta ventana se debe elegir la pestaña Escolar del menú principal. Después elegir el icono Ingreso, y del menú Ingreso elegir el icono Monitoreo. Enseguida se muestra el menú Monitoreo, en donde se selecciona el icono Indicadores de Ingreso. Se muestra la ventana donde se observa el resultado de indicadores Ingreso ordenados por IRVOE y plantel. 44

45 En esta ventana se muestran tres partes: En la primera se encuentra el ciclo escolar, la IRVOE y plantel del que se revisan los indicadores. La segunda parte muestra cuantos paquetes están: Creados, Enviados, Recibidos o Rechazados. También se muestra el total de paquetes. La tercera parte muestra cuantas solicitudes están: Creadas, Documentadas o Empaquetadas. También se muestra el total de solicitudes. Nota. Los usuarios de tipo IRVOE, podrán consultar en este monitor los indicadores de todos los planteles de su Institución. 45

46 4.5 REPORTE DE RELACION DE SOLICITUDES Es la impresión de todas las solicitudes registradas para un plantel. Para imprimir se deberá ir a la ventana Buscar Relación De Solicitudes, para ir a ésta ventana se debe elegir la pestaña Escolar del menú principal. Después elegir el icono Ingreso, y del menú Ingreso elegir el icono Relación de Solicitudes. Se muestra la ventana para buscar las todas las solicitudes del plantel. Después de indicar el ciclo escolar, IRVOE y Plantel, se debe pulsar el botón Buscar, que muestra en otra ventana el reporte de solicitudes. 46

47 Desde ésta ventana se imprime el documento con el icono de la impresora que se encuentra en el menú de la parte superior. Se enviará a imprimir el documento como se muestra en la siguiente figura. 47

48 48

49 5 SITUACION DE ALUMNOS El SIICEI cuenta con el módulo de Situación de alumnos el cual se realiza la gestión de la actualización de los cambios de situaciones de los alumnos que se van realizando durante la permanencia en la Escuela Incorporada de Reconocimiento de Validez Oficial (IRVOE). Personal administrativos de la IRVOE relacionados a Control Escolar son los encargados de realizar los siguientes cambios de situación a los alumnos: Las actividades del módulo Situación de Alumnos son las siguientes: Dar de baja. Es la actividad para aplicar una baja del alumno. Cambio de turno. Es la actividad de cambiar el alumno de turno cuando va a cursar sus asignaturas. Cambio de grupo. Es la actividad de cambiar el alumno de grupo donde va a cursar sus asignaturas. Cambio de plantel. Es la actividad de cambiar el alumno de plantel donde va a asistir para cursar sus asignaturas. 49

50 5.1 BAJA DE ALUMNOS Una baja de un alumno es el dejar de cursar la carrera quedando truncada la terminación del plan de estudios. La solicitud de la baja se puede solicitar directamente por el alumno o por personal administrativo de la IRVOE que notifica algún motivo para aplicar la baja al alumno. Se puede dar de baja un alumno solo si actualmente es vigente. Las bajas de los alumno se podrán realizar en cualquier momento después de iniciar el ciclo escolar vigente excepto durante el periodo de captura de acta de calificaciones. Los pasos para dar de baja un alumno son: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono Situación de Alumno. 2. En el menú Situación de Alumno se pulsa el icono Actualizar Situación de Alumno. 3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para consultar el alumno que se desea dar de baja. 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del alumno por dos opciones: Por Código de Alumno. Al indicar directamente el código del alumno. Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de alumno. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 50

51 5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un alumno con coincidencias en el nombre, se mostrarán los nombres en una lista, para después elegir al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del alumno (paso 6). 6. Se muestran los datos del alumno encontrado, como se ve en la siguiente ventana. 7. En esta ventana se muestran todos los datos de la situación en la que se encuentra actualmente el alumno, así como datos históricos de cuando se autorizó su ingreso. 8. Para dar de baja solo deberá pulsar el botón Baja, que mostrará la siguiente sección de confirmación. 9. Antes de confirmar la baja, puede capturar observaciones referentes al asunto en el campo Comentario. 51

52 10. Finalmente para confirmar la baja se pulsa el botón Si, que mostrará el siguiente mensaje. 11. Automáticamente se mostrarán los datos actualizados del alumno en la sección datos de la ubicación actual como resultado de este cambio de situación del alumno. 52

53 5.2 CAMBIO DE TURNO Función que permite realizar el cambio de Turno de un alumno. El nuevo Turno a donde se desea ubicar el alumno será por otro disponible que se está ofertando en el plantel para cursar las mismas asignaturas que actualmente tiene asignadas el alumno. Por tanto, después de realizar este cambio, todas las asignaturas que esta cursando el alumno en el ciclo escolar actual, se cambiarán por las asignaturas que se están cursando en el nuevo Turno, esto permite que el alumno ya deba aparecer en todas las listas de asistencia y actas de calificaciones relacionadas al nuevo Turno. El cambio de turno se podrá realizar en cualquier momento después de iniciar el ciclo escolar vigente excepto durante el periodo de captura de acta de calificaciones. Los pasos para cambiar el turno de un alumno son: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono Situación de Alumno. 2. En el menú Situación de Alumno se pulsa el icono Actualizar Situación de Alumno. 3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para consultar el alumno al que se le desea cambiar el turno. 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del alumno por dos opciones: Por Código de Alumno. Al indicar directamente el código del alumno. Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de alumno. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 53

54 5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un alumno con coincidencias en el nombre, se mostrarán los nombres en una lista, para después elegir al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del alumno (paso 6). 6. Se muestran los datos del alumno encontrado, como se ve en la siguiente ventana. 7. En esta ventana se muestran todos los datos de la situación en la que se encuentra actualmente el alumno, así como datos históricos de cuando se autorizó su ingreso. 8. Para cambiar el turno se deberá pulsar el botón Cambiar Turno, que mostrará la siguiente sección para indicar el nuevo turno. 9. Enseguida se debe seleccionar el nuevo turno, en la lista Turno. En éste momento, si se desea, también se puede realizar un cambio de Grupo, al seleccionar nuevo grupo. 54

55 10. Finalmente para confirmar el cambio se pulsa el botón Si, que mostrará el siguiente mensaje si se trata solo del cambio de Turno. Si también se realizo el cambio de grupo se mostrará el siguiente mensaje. 11. Automáticamente se mostrarán los datos actualizados del alumno en la sección datos de la ubicación actual. 55

56 5.3 CAMBIO DE GRUPO Función que permite realizar el cambio de Grupo de un alumno. Después de realizar este cambio, todas las asignaturas que esta cursando el alumno en el ciclo escolar actual, se cambiarán por las asignaturas que se están cursando en el nuevo Grupo, esto permite que el alumno ya deba aparecer en todas las listas de asistencia y actas de calificaciones relacionadas al nuevo Grupo. El cambio de Grupo se podrá realizar en cualquier momento después de iniciar el ciclo escolar vigente excepto durante el periodo de captura de acta de calificaciones. Los pasos para cambiar el grupo de un alumno son: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono Situación de Alumno. 2. En el menú Situación de Alumno se pulsa el icono Actualizar Situación de Alumno. 3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para consultar el alumno al que se le desea cambiar el grupo. 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del alumno por dos opciones: Por Código de Alumno. Al indicar directamente el código del alumno. Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de alumno. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un alumno con coincidencias en el nombre, se 56

57 mostrarán los nombres en una lista, para después elegir al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del alumno (paso 6). 6. Se muestran los datos del alumno encontrado, como se ve en la siguiente ventana. 7. En esta ventana se muestran todos los datos de la situación en la que se encuentra actualmente el alumno, así como datos históricos de cuando se autorizó su ingreso. 8. Para cambiar el grupo solo deberá pulsar el botón Cambiar Grupo, que mostrará la siguiente sección para indicar el nuevo Grupo. 57

58 9. Enseguida se debe seleccionar el nuevo turno, en la lista Grupo. 10. Finalmente para confirmar el cambio se pulsa el botón Si, que mostrará el siguiente mensaje de cambio exitoso. 11. Automáticamente se mostrarán los datos actualizados del alumno en la sección datos de la ubicación actual. 58

59 5.4 CAMBIO DE PLANTEL El cambio de Plantel es el proceso de asignar el alumno en otro Plantel de la IRVOE donde podrá cursar sus actuales asignaturas. El cambio de plantel se puede realizar si el plantel a cambiar imparte el mismo plan de estudio. El cambio de Plantel se podrá realizar en cualquier momento después de iniciar el ciclo escolar vigente excepto durante el periodo de captura de acta de calificaciones. Los pasos para cambiar el plantel de un alumno son: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono Situación de Alumno. 2. En el menú Situación de Alumno se pulsa el icono Actualizar Situación de Alumno. 3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para consultar el alumno. 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del alumno por dos opciones: Por Código de Alumno. Al indicar directamente el código del alumno. Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de alumno. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 59

60 5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un alumno con coincidencias en el nombre, se mostrarán los nombres en una lista, para después elegir al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del alumno (paso 6). 6. Se muestran los datos del alumno encontrado, como se ve en la siguiente ventana. 7. En esta ventana se muestran todos los datos de la situación en la que se encuentra actualmente el alumno, así como datos históricos de cuando se autorizó su ingreso. 8. Para cambiar el plantel solo deberá pulsar el botón Cambio Plantel, que mostrará la siguiente sección para indicar el nuevo plantel. 60

61 9. Enseguida se debe seleccionar el nuevo Plantel, Turno y Grupo. 10. Finalmente para confirmar el cambio se pulsa el botón Si, que mostrará el siguiente mensaje de cambio exitoso. 61

62 6 PERMANENCIA DE ALUMNOS El SIICEI cuenta con el módulo de Permanencia de alumnos el cual consiste en el control de avance de los estudios de los alumnos durante la permanencia en la Escuela Incorporada. De las principales funciones se describen reinscripción de alumnos, control de calificaciones, emisión de certificados, emisión de documentación escolar, control de profesores. Las actividades del módulo Permanencia son las siguientes: Captura de Calificaciones Históricas. Herramienta para capturar el histórico de calificaciones para alumnos de baja y egresados hasta el ciclo escolar 2009B. Inscripción de Alumnos a las TAE. Función para asignar las TAE que cursará un alumno. Listas de Asistencia. Actividad para realizar la gestión de ubicación de alumnos. Acta de Calificaciones. Herramienta para la captura de calificaciones del ciclo escolar vigente. Kárdex. Consulta e impresión de kárdex de alumnos. 62

63 6.1 CAPTURA DE CALIFICACIONES DE LOS HISTORICOS ACADEMICOS Este módulo tiene la función de ser una herramienta que permite realizar el registro de calificaciones del historial académico de los alumnos del BACHILLERATO GENERAL, las calificaciones a registrar son las que se generaron durante el ciclo escolar 2001B al 2009B. Estas calificaciones corresponden a los alumnos con estatus: Activos, Egresados o de Baja. Esta herramienta también permite el registro de calificaciones de tipo: acreditadas, revalidadas o equivalentes, solo si el alumno ingreso en el ciclo escolar 2009B o en ciclos anteriores a éste. NOTA IMPORTANTE: Este tipo de calificaciones después del ciclo escolar 2010A se registra por personal de la CEI. El personal encargado de control escolar de la Escuela son quienes usaran la herramienta para capturar las calificaciones históricas al realizar el vaciado del kárdex en el SIICEI. Definición de términos: - Tipos de exámenes. Identifican cuando y como se obtuvo la calificación de una asignatura, existen: ORD, EXT, ACR, EQV, REV. - ORD. Calificación asentada en las actas de calificaciones de examen en el periodo ordinario. - EXT. Calificación asentada en las actas de calificaciones de examen en el periodo extraordinario. - ACR. Calificación de una asignatura acreditada en el mismo plan o diferente plan. - EQV. Calificación de una asignatura equivalente. - REV. Calificación de una asignatura revalidada. - Tipos de calificaciones: Es el valor o significado que puede tener una calificación en uno o mas tipo de examen, pueden ser calificaciones cuantitativas (numéricas) o cualitativas (acreditadas) como: SD, AC, NA - SD. Asignatura Sin Derecho. - AC. Asignatura Acreditada. - NA. Asignatura No Acreditada. - Autorización de ingreso. Es el tipo de ingreso de como inicio el Plan de Estudio el alumno, puede ser en Primer Ingreso o Grado Superior. - Ciclo Escolar en Curso. Es el ciclo escolar vigente donde se están cursando un conjunto de asignaturas determinadas conforme el avance de un Plan de Estudio. - Ciclo Escolar Acreditado. Es el ciclo escolar cuando se emitió el documento de autorización de asignaturas acreditadas, equivalentes o revalidadas para Grado Superior, por parte de CEI, Entidad de Red o SEMS. - Ciclo Escolar de Autorización. Es el ciclo escolar cuando se autorizó el ingreso del alumno a Primer Ingreso o a Grado Superior por parte de la CEI (Coordinación de Estudios Incorporados). Un Ciclo escolar de Autorización a Grado Superior se define como Ciclo de Acreditación, Ciclo de Equivalencia o Ciclo de Revalidación. 63

64 Los pasos para registrar calificaciones son los siguientes: 1. Del menú permanencia elegir el icono Asistente de Captura de Calificaciones Históricas 2. Se mostrará el menú asistente de captura de calificaciones históricas en donde se debe elegir el icono Bachillerato General. 3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para consultar el alumno al que se le capturarán las calificaciones. 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del alumno por dos opciones: Por Código de Alumno. Al indicar directamente el código del alumno. Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre de alumno. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un alumno con coincidencias en el nombre o si el alumno tiene más de un tipo de autorización de ingreso (Primer Ingreso ó Grado Superior), se mostrará una lista con las coincidencias ordenadas por nombre del alumno y tipo de autorización, como se muestra enseguida. 64

65 5.2. Para seleccionar un alumno y su tipo de autorización se da un clic sobre el nombre. Si el tipo de autorización corresponde a Primer Ingreso va al paso Para seleccionar un alumno y su tipo de autorización se da un clic sobre el nombre. Si el tipo de autorización corresponde a Grado Superior se mostrará automáticamente la siguiente ventana para capturar información referente a éste tipo de autorización En esta ventana se solicita indicar los siguientes campos: Tipo de Autorización: Elegir de la lista el tipo de autorización de ingreso, si es ACR Acreditación, EQV Equivalencia ó REV Revalidación. Tipo de Documento. Elegir de la lista el tipo de documento de autorización, si es Oficio ó Dictamen Numero de Documento. Capturar el número que identifica el documento de autorización. Fecha de Documento. Capturar la fecha del documento de autorización. Indicar datos de la escuela de procedencia: o IRVOE. Si viene de una IRVOE, elegir de la lista el nombre de la IRVOE. o No es una Escuela Incorporada. Si no viene de una IRVOE capturar el nombre de escuela y la Clave SEP Después de capturar datos de autorización a Grado Superior se pulsa el botón Continuar. 6. El sistema despliega el primer conjunto de asignaturas del Plan de Estudio. 65

66 7. En ésta ventana se muestra la siguiente información: Datos de autorización de ingreso del alumno. Las asignaturas del ciclo escolar en curso. Los campos para capturar calificaciones en los diferentes tipos de examen ( ORD, EXT, ACR, EQV, REV ). Nota. Las columnas de tipos de examen se mostrarán o no automáticamente dependiendo del tipo de autorización de ingreso. Cantidad de asignaturas acreditadas registradas. 8. El encargado de certificados debe capturar por cada asignatura la calificación en el tipo de examen que corresponde. La captura debe validarse de la siguiente forma: 8.1. Si la calificación de la asignatura es cuantitativa(numérica), es válido capturar los siguientes valores: 0 a 100 o SD en el campo ORD 0 a 100 o SD en el campo EXT 60 a 100 en el campo ACR, EQV o REV 8.2. Si la calificación de la asignatura es cualitativa(acreditada), es válido capturar los siguientes valores: SD, AC, NA en el campo ORD AC en el campo ACR, EQV o REV 9. Después de capturar la calificación a cada asignatura del conjunto, se puede avanzar al siguiente conjunto de asignaturas del Plan de Estudio al pulsar el botón Continuar. Si alguna calificación está mal capturada o no es válida, el sistema indicará el error correspondiente. De lo contrario, si todas las calificaciones del conjunto están bien capturadas, se mostrará el siguiente conjunto de asignaturas. 10. Por cada conjunto de asignaturas que se van mostrando se repite el paso 8 y 9 para capturar todos los conjuntos de asignaturas que integran el Plan de Estudio de Bachillerato 66

67 General. Durante el avance de captura de calificaciones el sistema automáticamente estará validando asignaturas aprobadas, no aprobadas, serializadas, etc. para integrar los conjuntos de asignaturas que se van mostrando en los ciclos escolares en curso. Enseguida se describen algunas de las validaciones mas comunes que realiza el sistema: Si una asignatura en el ciclo escolar en un curso es reprobada se mostrará en la parte superior del siguiente conjunto de asignaturas. Si una asignatura serializadas se reprueba por segunda vez, el alumno quedará retenido, y el sistema mostrará en el siguiente conjunto las asignaturas no aprobadas. Para capturar Calificaciones de ingreso a Grado Superior en el ciclo escolar 2009B se deberán indicar NC en todas las asignaturas donde el alumno no está acreditado, y capturando su valor correspondiente en las asignaturas acreditadas Continuar al siguiente conjunto de asignaturas Desde la ventana de captura de calificaciones con el botón Continuar se permite avanzar al siguiente conjunto de asignaturas, para posteriormente capturar calificaciones. Al momento de continuar, automáticamente se analizan las calificaciones de las asignaturas y si se detectan asignaturas reprobadas el sistema permite anexarlas en el siguiente conjunto de asignaturas Terminar la Captura de Calificaciones Históricas Desde la venta de captura de calificaciones con el botón Terminar se permite concluir o dar por terminada la captura de calificaciones. El sistema permite Terminar si se capturaron correctamente todas las calificaciones de los conjuntos de asignaturas que integran el Plan de Estudio. Al momento de terminar la captura automáticamente se bloquea el kárdex por seguridad para evitar futuras alteraciones de calificaciones, dando lugar a un kárdex completo. Después de realizar ésta acción se permitirá emitir el Certificado Total y si el alumno estaba activo se egresa Omitir Ciclo Escolar Desde la ventana de captura de calificaciones con el botón Omitir Ciclo se permite ignorar el ciclo escolar en curso para registrar calificaciones, dando lugar el avanzar al siguiente el ciclo escolar en curso. El omitir el ciclo escolar en curso no permite el avance del grado de estudio para el conjunto de asignaturas en curso Borrar Calificaciones del Kárdex Desde la ventana de captura de calificaciones con el botón Borrar Calif. se permite borrar todas las calificaciones de las asignaturas que integran el Kárdex y no solo de las asignaturas en curso. 67

68 Después del borrar calificaciones el sistema solicita la captura de calificaciones nuevamente desde el primer grado de estudio. El borrado de calificaciones se puede realizar desde cualquier ciclo escolar en curso solo si aun no se ha dado por Terminada la captura de calificaciones Eliminar Kárdex Desde la ventana de captura de calificaciones con el botón Eliminar Kardex se permite eliminar completamente el kárdex y sus calificaciones. Después de eliminar el kárdex el sistema solicita de nuevo algunos datos de autorización de ingreso a Grado Superior, para posteriormente comenzar la captura de calificaciones desde el primer grado de estudio. La eliminación del kárdex se puede realizar desde cualquier ciclo escolar en curso solo si aun no se ha dado por Terminada la captura de calificaciones Salir de Captura de Calificaciones Desde la ventana de captura de calificaciones con el botón Salir se permite salir de la herramienta de captura de calificaciones en cualquier ciclo escolar en curso. El usuario puede salir de la herramienta aun si no se han terminado de capturar todas las calificaciones del kárdex, ocasionando una captura parcial, y podrá reanudar la captura de calificaciones en donde se quedó la siguiente vez que ingrese a la herramienta. 68

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70 6.2 INSCRIBIR ALUMNOS A LAS TAE Esta función consiste en inscribir los alumnos a una o más TAE (Trayectoria de Aprendizaje Especializante) que les corresponden. Esta inscripción se realizará por única vez para cada alumno que esta cursando el tercer grado del Bachillerato General por Competencias, es decir esta inscripción no será necesaria si el alumno sigue con sus TAE asignadas durante cuarto, quinto y sexto grado de estudio; pero si existe la posibilidad de que se pueda realizar nuevamente la inscripción si el alumno cambia de TAE en cualquiera de los grados de estudios antes mencionados. El objetivo principal de esta función de inscripción es que el alumno tenga relacionadas las TAE que le corresponden sin importar en que grupo este ubicado actualmente. Después de realizar la inscripción a las TAE, deberá revisar las listas de asistencia (Vea el siguiente capitulo del manual Listas de Asistencia ) para verificar que los alumnos están correctamente ubicados en el curso donde se imparte las asignaturas de la TAE, de no ser así, podrá mover los alumnos para ubicarlos en otro curso donde se lleva la asignatura de la TAE. Los pasos para inscribir a los alumnos a sus TAE son: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono Permanencia. 2. En el menú Permanencia se pulsa el icono Actas De calificaciones. 3. En el menú Actas De Calificaciones se pulsa el icono Inscribir Alumnos A TAE. 4. Enseguida se muestra la siguiente ventana de búsqueda de alumnos. 70

71 5. Para facilitar el proceso de inscripción se considera hacerlo de forma masiva es decir inscribir a mas de un alumno a la vez, para ello se aprovecha realizar la búsqueda de alumnos considerando la ubicación que mantienen actualmente (ubicación por grupo en base a sus asignaturas obligatorias). 6. Como se mencionó se puede realizar la búsqueda de los alumnos por grupo donde están ubicados actualmente, dicha opción de búsqueda se describe al seleccionar los siguientes campos: Ciclo Escolar. Ciclo Escolar vigente. Institución. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución. Plantel. Nombre del plantel. Carrera. Nombre de la carrera que se oferta en el plantel. Programa. Nombre del programa de la carrera. Turno. Turno y horario que abarca el turno. Grupo. Nombre del grupo de alumnos. Grado. Grado escolar que está cursando el grupo. 7. Otra opción de búsqueda es de forma individual de alumno por alumno, esto es capturar el código del alumno directamente en el campo Código de Alumno. 8. Después de seleccionar cualquiera de las dos opciones de búsqueda, se debe pulsar el botón Buscar que mostrará el listado de uno o mas alumnos, así como las TAE a donde se pueden inscribir como se muestra enseguida. 71

72 Ejemplo: Tres TAE autorizadas para el plantel Nota: Los nombres de las TAE por defauld se muestran abreviados, para conocer el nombre completo, se pasa el puntero del Mouse por encima de la abreviatura y aparecerá el nombre completo. 72

73 9. Para indicar de alumno por alumno que TAE va a cursar, se debe seleccionar con una palomita en el recuadro correspondiente a la abreviatura de la TAE. 10. En el ejemplo anterior, se indica la TAE DG (Diseño Grafico) y GS (Gestión de Salud) que cursa el alumno Covarrubias García Gilberto. 11. Si todos los alumnos del listado van a cursar la misma TAE se pueden seleccionar en un paso al marcar el recuadro TODOS correspondiente a la TAE. 12. Una vez que se seleccionan las TAE para los alumnos del listado, se deberá pulsar el botón Inscribir, enseguida se mostrará el siguiente mensaje confirmando que se han registrado las inscripciones a las TAE. 13. Después de inscribir las TAE a los alumnos del listado, si por alguna razón se necesita cambiar una o mas TAE de un alumno, como es agregar o quitar la TAE, esto es seleccionar una nueva TAE (paso 9) o quitar, al desmarcar el recuadro correspondiente a la TAE, y finalmente se deberán guardar los nuevos cambios al pulsar el botón Inscribir. 73

74 6.3 LISTAS DE ASISTENCIA Las listas de asistencias en el SIICEI tienen diferentes fines, el principal es ser utilizado como una herramienta para gestionar la ubicación y ajuste de alumnos en sus respectivos cursos (Grado, Grupo y Turno) en el ciclo escolar actual. Los movimientos de alumnos en listas de asistencias se podrán realizar durante un periodo establecido (desde el inicio de ciclo escolar hasta el inicio captura de calificaciones en las Actas). Se considera importante que personal del escolar de las Instituciones utilicen esta herramienta durante el periodo establecido para lograr la correcta ubicación de los alumnos en sus cursos que realmente están tomando, ya que al finalizar este periodo y comenzar el de captura de calificaciones en Actas, el SIICEI automáticamente transforma las Listas de Asistencias ya trabajadas como Actas de Calificaciones, considerando que será un periodo exclusivamente para capturar calificaciones y no para mover alumnos en las Actas. Esta herramienta también tiene la finalidad de proporcionar listas de asistencias impresas que pueden ser utilizadas como documentos de apoyo para llevar el control de asistencias directamente por los docentes, permitiendo la retroalimentación por parte de los docentes hacia el personal de Control Escolar de la Institución una auditoria de la correcta ubicación de alumnos. Los movimientos para gestionar la ubicación de alumnos usando listas de asistencia son: 1. Reubicación de alumnos de la lista de asistencia. Es mover uno o más alumnos de la lista de asistencia actual, a la lista de asistencia donde realmente deben estar ubicados dichos alumnos. 2. Agregar alumnos a la lista de asistencia. Al trabajar una lista de asistencia se observa que hace falta un alumno que debería estar ubicado ahí, entonces se podrá traer el alumno ó jalarlo de la lista donde actualmente esta ubicado el alumno. 3. Eliminar alumnos de la lista de asistencia. Es eliminar de la lista de asistencia el alumno irregular que no deberá estar cursando dicha asignatura. 4. Imprimir listas de asistencia. Es la impresión de una o varias listas de asistencia a la vez, para un trimestre especifico. 5. Cambiar el nombre del docente. Es la edición del nombre del docente pero solo para listas de asignaturas del Bachillerato General. 74

75 6.3.1 REUBICAR ALUMNOS EN LAS LISTAS DE ASISTENCIA Función que consiste en mover alumnos de la lista de asistencia hacia otra lista referente a la misma asignatura o unidad de aprendizaje. Esto se debe porque existe la posibilidad de haber uno o más alumnos de una lista de asistencia mal ubicados, es decir que están anotados en la lista de asistencia donde realmente no están cursando dicha asignatura, o no se encuentran en dicho grupo o turno, por tanto habrá que trasladarlos a la lista de asistencia correcta. Los pasos para reubicar uno o más alumnos son: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono Permanencia. 2. En el menú Permanencia se pulsa el icono Actas De Calificaciones. 3. En el menú Actas De Calificaciones se pulsa el icono Listas de Asistencia. 75

76 4. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de las listas de asistencia. 5. En ésta ventana se muestran dos opciones para buscar listas de asistencia: 5.1. Opción 1. Para buscar todas las listas de asistencia de un grupo de alumnos, indicando los siguientes campos: Ciclo Escolar. Ciclo Escolar a consultar. Institución. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución. Plantel. Nombre del plantel. Carrera. Nombre de la carrera que se oferta en el plantel. Programa. Nombre del programa de la carrera. Turno. Turno y horario que abarca el turno. Grupo. Letra que identifica el grupo de alumnos. Grado. Grado escolar que está cursando el grupo Opción 2. Para buscar una lista de asistencia, indicando el número de la lista. No. lista. Número de la lista de asistencia a consultar. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la segunda opción. 6. Si se elige la segunda opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se mostrará directamente la lista de asistencia solicitada (ver el punto 8). 76

77 7. De lo contrario, si se elige la primera opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se mostrarán todas las listas de asistencia del grupo seleccionado como se muestra enseguida. 77

78 8. Enseguida se selecciona una lista de asistencia al dar un clic sobre el nombre de la Asignatura, y se mostrará en otra ventana la lista de asistencia correspondiente a la asignatura seleccionada. 78

79 9. Para reubicar o mover alumnos de esta lista a otra, tomaremos el siguiente ejemplo: Si en la lista de asistencia con número de Matemáticas IV de 4 A, esta mal ubicado el alumno Aguayo Chávez Blanca Estela, con código Y Ya que éste alumno actualmente cursa Matemáticas IV en 4 B. 79

80 10. Primero se debe seleccionar el alumno a reubicar esto al señalar el cuadro correspondiente a la izquierda del alumno. * 11. Enseguida se deberá indicar el curso a donde se desea reubicar el alumno, esto es, seleccionando un curso de la lista Curso a reubicar donde se muestran todas las listas de asistencia referentes a cursos disponibles a donde se podría reubicar el alumno. Para este ejemplo es necesario elegir Matemáticas IV del Grupo B, como se muestra en la siguiente figura. 12. Después se debe pulsar el botón Reubicar el cual muestra el siguiente mensaje de confirmación. 80

81 13. Para confirmar se pulsa el botón Si, y se mostrarán mensajes indicando la reubicación exitosa, también la alumna Aguayo Chávez Blanca Estela con código Y desaparece de ésta lista. Por tanto, la alumna la alumna forma parte de la lista de asistencia de Matemáticas IV de 4 B. * Para el caso de necesitar reubicar a todos los alumnos al mismo en otra lista de asistencia, se podrán seleccionar todos los alumnos al indicar el cuadro Todos. 81

82 6.3.2 AGREGAR ALUMNOS A LAS LISTAS DE ASISTENCIA Función que consiste en traer un alumno a la lista de asistencia actual. Esto es, si al trabajar una lista de asistencia se observa que hace falta un alumno que debería estar ubicado ahí, entonces se podrá buscar al alumno en toda la IRVOE y una vez encontrado se podrá traerlo ó jalarlo a esta lista que se está trabajando. Dando lugar a un movimiento del alumno, de la lista de asistencia anterior donde estaba mal ubicado a la lista actual corrigiendo así el problema. Los pasos para agregar un alumno a la lista de asistencia son: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono Permanencia. 2. En el menú Permanencia se pulsa el icono Actas De Calificaciones. 3. En el menú Actas De Calificaciones se pulsa el icono Listas de Asistencia. 82

83 4. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de las listas de asistencia. 5. En ésta ventana se muestran dos opciones para buscar listas de asistencia: 5.1. Opción 1. Para buscar todas las listas de asistencia de un grupo de alumnos, indicando los siguientes campos: Ciclo Escolar. Ciclo Escolar a consultar. Institución. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución. Plantel. Nombre del plantel. Carrera. Nombre de la carrera que se oferta en el plantel. Programa. Nombre del programa de la carrera. Turno. Turno y horario que abarca el turno. Grupo. Letra que identifica el grupo de alumnos. Grado. Grado escolar que está cursando el grupo Opción 2. Para buscar una lista de asistencia, indicando el número de la lista. No. lista. Número de la lista de asistencia a consultar. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la segunda opción. 6. Si se elige la segunda opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se mostrará directamente la lista de asistencia solicitada (ver el punto 8). 83

84 7. De lo contrario, si se elige la primera opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se mostrarán todas las listas de asistencia del grupo seleccionado como se muestra enseguida. 84

85 8. Enseguida se selecciona una lista de asistencia al dar un clic sobre el nombre de la Asignatura, y se mostrará en otra ventana la lista de asistencia correspondiente a la asignatura seleccionada. 85

86 9. Para agregar un alumno a la lista de asistencia actual, tomaremos el siguiente ejemplo: para esta lista de asistencia con número de Matemáticas IV de 4 A no se encuentra registrada la alumna Aguayo Chávez Blanca Estela con código Y , siendo que ésta alumna debería estar anotada en ésta lista de asistencia ya que actualmente está tomando éste curso, por tanto, en el SIICEI la alumna está mal ubicada en otra lista e asistencia. 10. Antes de traer la alumna a ésta lista de asistencia, se deberá buscar en que lista de asistencia se encuentra actualmente, esto se realiza buscando la alumna por su código de alumno al capturarlo en el campo Código del Alumno, una vez capturado el código el SIICEI automáticamente realizará la búsqueda de la alumna, y si la encuentra mostrará el nombre completo así como el nombre de las asignaturas referentes a las listas de asistencia donde actualmente se encuentra ubicada la alumna, como se muestra enseguida. 11. De la lista de cursos que se refiere a las listas de asistencias donde se ubica la alumna, se elige el curso (curso de donde se moverá la alumna hacia esta lista de asistencia que se está trabajando), enseguida para traer o mover la alumna a está lista de asistencia se pulsa el botón Agregar a la Lista, el cual muestra el siguiente mensaje de confirmación. 86

87 12. Para confirmar se pulsa el botón Si, y se mostrarán mensajes de la agregación exitosa, automáticamente se mostrará en ésta lista de asistencia la alumna Aguayo Chávez Blanca Estela. 13. Cuando se agregó la alumna a esta lista de asistencia, el SIICEI automáticamente desapareció la alumna de la lista de asistencia donde anteriormente estaba ubicada. 87

88 6.3.3 ELIMINAR ALUMNOS DE LAS LISTAS DE ASISTENCIA Función que consiste en eliminar por completo un alumno de una lista de asistencia, esto es, se eliminará el alumno del curso donde estaba registrado. Esta función es necesaria los casos de alumnos irregulares, ya que en el SIICEI cada inicio de ciclo escolar se realiza un avance general de grado de los alumnos por el proceso de Inscripción, dando lugar a que también se realiza el avance de grado de alumnos irregulares que no deberían cursar una o mas asignaturas en dicho ciclo escolar, por tanto, será necesario eliminar a los alumno irregulares de las listas de asistencia donde no deberían estar. Un caso común, es el de eliminar un alumno irregular de una lista de asistencia de una asignatura que no se oferta en el ciclo escolar actual. Otro caso, es para los alumnos irregulares que están registrados en más de una listas de asistencia de asignaturas seriadas, pero que en el ciclo actual no se oferta una asignatura seriada precedente, entonces será necesario eliminar dicha asignatura precedente y las posteriores a esta. Un ejemplo es que si un alumno es irregular en el 2010A en las Asignaturas Matemática III y Matemáticas IV, pero si no se oferta en dicho ciclo escolar Matemáticas III, el alumno se deberá eliminar de la listas de asistencia de Matemáticas III y Matemáticas IV (si solo se elimina de Matemáticas III el SIICEI automáticamente eliminará el alumno de la lista de asistencia de Matemáticas IV). Esta herramienta permite llevar el control de las asignaturas que realmente pueden cursar los alumnos irregulares de Bachillerato General por Competencias, ya que en su caso no se pueden retener, se les pueden limitar asignaturas para cursar en cada ciclo escolar, permitiendo personalizar las asignaturas para cada alumno irregular. Los pasos para eliminar un alumno de una lista de asistencia: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono Permanencia. 2. En el menú Permanencia se pulsa el icono Actas De Calificaciones. 88

89 3. En el menú Actas De Calificaciones se pulsa el icono Listas de Asistencia. 4. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de las listas de asistencia. 5. En ésta ventana se muestran dos opciones para buscar listas de asistencia: 5.1. Opción 1. Para buscar todas las listas de asistencia de un grupo de alumnos, indicando los siguientes campos: Ciclo Escolar. Ciclo Escolar a consultar. Institución. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución. Plantel. Nombre del plantel. Carrera. Nombre de la carrera que se oferta en el plantel. Programa. Nombre del programa de la carrera. Turno. Turno y horario que abarca el turno. Grupo. Letra que identifica el grupo de alumnos. Grado. Grado escolar que está cursando el grupo Opción 2. Para buscar una lista de asistencia, indicando el número de la lista. No. lista. Número de la lista de asistencia a consultar. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la segunda opción. 6. Si se elige la segunda opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se mostrará directamente la lista de asistencia solicitada (ver el punto 8). 89

90 7. De lo contrario, si se elige la primera opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se mostrarán todas las listas de asistencia del grupo seleccionado como se muestra enseguida. 90

91 8. Enseguida se selecciona una lista de asistencia al dar un clic sobre el nombre de la Asignatura, y se mostrará en otra ventana la lista de asistencia correspondiente a la asignatura seleccionada. 91

92 9. Para eliminar un alumno de la lista de asistencia, se deberá dar clic en el icono eliminar ubicado a la derecha del alumno a eliminar, y el sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación. 10. Para confirmar la eliminación da clic en la opción SI y el sistema automáticamente borrará el alumno de la lista, enseguida se mostrará el siguiente mensaje de eliminación exitosa. 92

93 6.3.4 CAMBIAR NOMBRE DEL DOCENTE DE LA LISTA DE ASISTENCIA. Función que consiste en cambiar o actualizar el nombre del docente de una lista de asistencia. Esta función se puede realizar solamente para listas de asistencias referentes a las asignaturas del Bachillerato General. Los pasos para cambiar el nombre de docente de una lista de asistencia son: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono Permanencia. 2. En el menú Permanencia se pulsa el icono Actas De Calificaciones. 3. En el menú Actas De Calificaciones se pulsa el icono Listas de Asistencia. 4. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de las listas de asistencia. 93

94 5. En ésta ventana se muestran dos opciones para buscar listas de asistencia: 5.1. Opción 1. Para buscar todas las listas de asistencia de un grupo de alumnos, indicando los siguientes campos: Ciclo Escolar. Ciclo Escolar a consultar. Institución. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución. Plantel. Nombre del plantel. Carrera. Nombre de la carrera que se oferta en el plantel. Programa. Nombre del programa de la carrera. Turno. Turno y horario que abarca el turno. Grupo. Letra que identifica el grupo de alumnos. Grado. Grado escolar que está cursando el grupo Opción 2. Para buscar una lista de asistencia, indicando el número de la lista. No. lista. Número de la lista de asistencia a consultar. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la segunda opción. 6. Si se elige la segunda opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se mostrará directamente la lista de asistencia solicitada (ver el punto 8). 7. De lo contrario, si se elige la primera opción de búsqueda y se pulsa el botón Buscar, se mostrarán todas las listas de asistencia del grupo seleccionado como se muestra enseguida. 94

95 8. Enseguida se selecciona una lista de asistencia al dar un clic sobre el nombre de la Asignatura, y se mostrará en otra ventana la lista de asistencia correspondiente a la asignatura seleccionada. 95

96 9. Para cambiar el nombre del docente se captura el nuevo valor o modificación en el campo Nombre del Docente. 10. Para registrar el cambio del nuevo modificado, se pulsa el botón Guardar Docente, y se mostrará el siguiente mensaje de cambio exitoso. 96

97 6.3.5 IMPRIMIR LISTAS DE ASISTENCIA Función que consiste en consultar e imprimir las listas de asistencia de las asignaturas o unidades de aprendizajes de un grupo de alumnos determinado. La impresión de listas de asistencia se podrá realizar después de la inscripción de alumnos en cursos por parte de personal de la CEI al iniciar el ciclo escolar. Los pasos para imprimir una lista de asistencia: 12. Desde el menú Escolar se pulsa el icono permanencia. 13. En el menú Permanencia se pulsa el icono Actas De Calificaciones. 14. En el menú Actas De Calificaciones se pulsa el icono Listas de Asistencia. 15. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de las listas de asistencia a imprimir. 97

98 15.1. Imprimir listas de asistencia desde el listado de asignaturas Desde esta ventana se puede indicar la opción de búsqueda para encontrar listas de asistencia de un grupo de alumnos determinados. Primero se indica el grupo de alumnos al seleccionar los siguientes campos: Ciclo Escolar. Ciclo Escolar a consultar. Institución. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución. Plantel. Nombre del plantel. Carrera. Nombre de la carrera que se oferta en el plantel. Programa. Nombre del programa de la carrera. Turno. Turno y horario que abarca el turno. Grupo. Letra que identifica el grupo de alumnos. Grado. Grado escolar que está cursando el grupo Después de señalar el grupo de alumnos se deberá pulsar el botón Buscar, el cual muestra en otra ventana las listas de asistencias encontradas. 98

99 Para imprimir una lista de asistencia en particular de un trimestre se deberá dar clic en el icono de impresora correspondiente a la unidad de aprendizaje y trimestre correspondiente. Como un ejemplo, si se desea imprimir la lista de asistencia de Matemáticas IV del primer trimestre Para imprimir todas las listas de asistencia de un trimestre de un grupo de alumnos, se deberá dar clic en el icono de impresora del área IMPRIMIR TODAS correspondiente al trimestre que se desee. 99

100 Después ejecutar la impresión, se mostrará en otra ventana una o mas listas de asistencias solicitadas como previas de ser impresas, como se muestra enseguida Finalmente, para enviar imprimir se da clic en el icono de la impresora del menú de impresión. 100

101 15.2. Imprimir listas de asistencia directamente Desde esta ventana se puede indicar la opción de búsqueda para encontrar directamente una lista de asistencia a imprimir. Esto se realiza al capturar el número de lista de asistencia en el campo N Lista Después se deberá pulsar el botón Buscar, el cual muestra la lista de asistencia a imprimir. 101

102 Para imprimir la lista de asistencia de un trimestre específico se deberá dar clic en el icono de impresora correspondiente al trimestre solicitado, estos iconos se ubican en la parte superior de la lista de asistencia Después ejecutar la impresión, se mostrará en otra ventana la lista de asistencia previa a la impresión, como se describe en el punto anterior

103 6.4 CAPTURA DE ACTA DE CALIFICACIONES Herramienta que permite la captura de calificaciones de los alumnos en Actas (asignatura, grado grupo y turno) del ciclo escolar vigente. El valor de las calificaciones es para indicar el total de la evaluación continua obtenida hasta el periodo ordinario, así como la calificación del extraordinario. Estas calificaciones a registrar son las que se generaron a partir del ciclo escolar 2009B para alumnos con estatus: Activos, Egresados o de Baja. Actualmente el SIICEI permite la captura de actas de calificaciones solo para las carreras de Bachillerato General y Bachillerato General por Competencias. Para realizar la captura de calificaciones en actas, es necesario que los alumnos previamente se encuentren perfectamente ubicados en sus cursos respectivos, resultado del proceso de reubicación de alumnos usando la herramienta de Listas de Asistencias (Ver Listas de Asistencia ), ya que éste periodo de captura de actas de calificaciones es exclusivamente para capturar calificaciones y no para mover alumnos entre actas. Actualmente esta herramienta de captura de calificaciones en actas NO permite la captura de calificaciones de tipo: acreditadas, revalidadas o equivalentes, estas calificaciones se podrán registrar en la herramienta de captura de calificaciones históricas (Ver Captura de calificaciones históricas ) pero solo las de ingreso a Grado Superior del ciclo escolar 2001B al 2009B, las del 2010A en adelante se capturarán por personal de la CEI. También se deberán capturar calificaciones de alumnos dados de Baja en el ciclo escolar vigente en actas solo si el alumno curso las asignaturas después de tercer día del tercer mes después de haber iniciado el ciclo escolar. Un ejemplo: Considerando que la fecha oficial en el SIICEI para comenzar el registro de calificaciones en ciclo 2010A fuera el día 04/04/2010, si enseguida se registra en el SIICEI la baja del alumno el día 02/04/2010 entonces no será necesario registrar las calificaciones generadas en el 2010A. De lo contrario, si la fecha de baja fue el día 07/04/2010 si es necesario registrar sus calificaciones aunque sea un alumno en estatus de Baja Para el caso de alumnos de 6to, al terminar de capturar y bloquear todas las calificaciones en actas, el SIICEI automáticamente realizará el EGRESO de dichos alumnos, por tanto, ya no es necesario que Personal del Escolar de las Instituciones realicen el Egreso de alumnos usando el SIICEI. Se podrá solicitar si se desea, un certificado de un alumno, a partir de que todas las actas relacionadas a las calificaciones del alumno estén Bloqueadas en Ordinario, una vez impreso el certificado, NUNCA se podrán actualizar las calificaciones de éste alumno, aun estando en un periodo que permite de nuevo el desbloqueo de dichas actas de calificaciones. Esto porque las calificaciones quedaron impresas en un documento oficial. Por tanto, será necesario antes de solicitar un certificado, revisar a detalle las calificaciones registradas. 103

104 Personal de IRVOE del Escolar son los encargados de capturar calificaciones en actas, modificar calificaciones, imprimir actas, bloquear y desbloquear actas pero solo en el periodo establecido (periodo establecido según comunicados de la CEI). Una vez terminado el periodo permitido para editar actas de calificaciones, estas automáticamente se bloquearán para evitar actualizaciones. Esta herramienta también permite la consulta de actas de calificaciones (bloqueadas) de ciclos escolares anteriores. Los pasos para capturar calificaciones son: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono permanencia. 2. En el menú Permanencia se pulsa el icono Actas De Calificaciones. 3. En el menú Actas De Calificaciones se pulsa el icono Captura De Acta De Calificaciones. 104

105 4. Enseguida se muestra la siguiente ventana para realizar la búsqueda de todas las actas de calificaciones de un grupo de alumnos. 5. En ésta ventana se deberán seleccionar los siguientes campos: Ciclo Escolar. Ciclo Escolar vigente. Institución. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución. Plantel. Nombre del plantel. Carrera. Nombre de la carrera que se oferta en el plantel. Programa. Nombre del programa de la carrera. Turno. Turno y horario que abarca el turno. Grupo. Nombre del grupo de alumnos. Grado. Grado escolar que está cursando el grupo. 6. Después de seleccionar los campos, se debe pulsar el botón Buscar que mostrará una lista de actas asociadas al grupo de alumnos seleccionado, como se ve en la siguiente ventana. 105

106 7. Enseguida se selecciona con un clic sobre el nombre de la Unidad de Aprendizaje o Asignatura correspondiente al acta que se desea capturar. Recuerde que solo le permitirá capturar las actas que se encuentren en estatus CREADA (PREACTA) ó CAPTURADA, porque cuando se encuentran bloqueadas solo se permitirá consultarlas. 8. En esta ventana en la parte superior se muestran los datos generales del acta de calificaciones, así como un número de acta que el sistema le asignó. También en esta ventana se muestran todos los alumnos que actualmente están asociados al curso que indica el acta de calificaciones. 9. La captura de calificaciones se realizará para cada alumno según el periodo establecido, es decir, ya sea para ordinario o extraordinario, como se describe enseguida: 9.1. Captura de calificaciones ordinarias. Desde que inicia hasta que finaliza el periodo de ordinarios, deberán capturarse todas las calificaciones, y al final guardar las calificaciones al pulsar el botón Guardar ó el botón Bloquear: El botón Guardar, registrará todas las calificaciones de ordinarios, y las calificaciones se podrán seguir actualizando mientras no sea el final del periodo ordinario. 106

107 El botón Bloquear, registrará todas las calificaciones de ordinarios y el acta se bloqueará para no permitir la captura ni actualización de calificaciones en ordinario. Automáticamente se mostrará el campo EXT para permitir la captura de calificaciones extraordinarias, si las hubiera Captura de calificaciones extraordinarias. A continuación de registrar y bloquear calificaciones en periodo ordinario, se podrán capturar calificaciones extraordinarias para los alumnos, y al final se deberán guardar las calificaciones al pulsar el botón Guardar ó el botón Bloquear: El botón Guardar, registrará todas las calificaciones de extraordinario, y las calificaciones se podrán seguir actualizando mientras no sea el final del periodo extraordinario. El botón Bloquear, registrará todas las calificaciones de extraordinario y el acta se bloqueará para no permitir la captura ni actualización de calificaciones en extraordinario. Si no se capturaron calificaciones extraordinarias para ningún alumno, aun así es necesario bloquear en extraordinario el acta, para finalizar el ciclo de captura y cierre de calificaciones para ésta acta. 10. Después de capturar calificaciones o bloquear el acta, podrá regresar a la lista de actas del grupo, si pulsa el botón Cancelar. 107

108 Herramientas de apoyo para capturar calificaciones Para agilizar la captura o borrado de calificaciones en el acta de calificaciones, el SIICEI ofrece tres herramientas. La descripción de ellas se presenta en la parte superior de la lista de alumnos. Las tres herramientas se encuentran a la derecha de cada tipo de calificación. Enseguida se describe cada herramienta: 1. Replica valores en toda el acta. Después de capturar un valor en el campo de calificación y dar clic en el botón, el sistema automáticamente copiará y reemplazará dicha calificación en todas las calificaciones de los alumnos del acta. 2. Eliminar coincidencias en el acta. Enseguida de capturar calificaciones de los alumnos si hubiera calificaciones similares y se desean eliminar, entonces se deberá posicionarse en un valor de calificación y dar clic en el botón que eliminará todas las calificaciones que coincidan a dicha calificación. 3. Borrar todas las calificaciones del acta. Si después de capturar calificaciones en el acta se requiere eliminar todas y comenzar de nuevo, se da clic en el botón. 108

109 6.5 IMPRIMIR ACTAS DE CALIFICACIONES Proceso que consiste en la impresión de actas de calificaciones, este proceso se realiza después de haber terminado de capturar y bloquear las actas de calificaciones. Si una acta de calificaciones esta completa y bloqueada en el periodo de ordinario, y ya no existen calificaciones de extraordinario pendientes de capturar, entonces se podrá imprimir el acta de calificaciones, en este caso el acta se encontrará en el estatus BLOQUEADA_ORD ; de lo contrario, si existen calificaciones de extraordinario pendientes se deberán capturar en el periodo establecido, para posteriormente boquear el acta y finalmente poder imprimirla, en este caso el acta se encontrará en el estatus BLOQUEADA_EXT. Los pasos para imprimir un acta de calificaciones son: 1. Desde el menú Escolar se pulsa el icono permanencia. 2. En el menú Permanencia se pulsa el icono Actas De Calificaciones. 3. En el menú Actas De Calificaciones se pulsa el icono Captura De Acta De Calificaciones. 4. Enseguida se muestra la siguiente ventana para realizar la búsqueda de todas las actas de calificaciones de un grupo de alumnos. 109

110 5. En ésta ventana se deberán seleccionar los siguientes campos: Ciclo Escolar. Ciclo Escolar vigente. Institución. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución. Plantel. Nombre del plantel. Carrera. Nombre de la carrera que se oferta en el plantel. Programa. Nombre del programa de la carrera. Turno. Turno y horario que abarca el turno. Grupo. Nombre del grupo de alumnos. Grado. Grado escolar que está cursando el grupo. 6. Después de seleccionar los campos, se debe pulsar el botón Buscar que mostrará una lista de actas asociadas al grupo de alumnos seleccionado, como se ve en la siguiente ventana. 7. Esta ventana muestra las actas de calificaciones y sus estatus, así como el icono para imprimir cada acta, ubicada a la derecha de las mismas. Si un acta de calificación esta completa y bloqueada en alguno de los dos periodos, entonces automáticamente se habilita el icono de impresión para poder ser utilizado. 8. Para imprimir el acta se deberá dar clic sobre el icono de impresora correspondiente. 9. Después de solicitar la impresión del acta se mostrará en otra ventana una vista previa de impresión del acta de calificación como se muestra enseguida. 110

111 10. Finalmente para enviar a imprimir el acta se dá clic sobre el icono de impresión, que se muestra enseguida. Imprimir 111

112 7 REPORTES ESTADISTICOS El SIICEI integra el módulo ESTADISTICO el cual genera reportes que resumen y describen información estadística de estatus de alumnos, costos de colegiaturas, totales, etc. Desde el menú principal, en la pestaña ESTADISTICO se muestran los íconos de de los reportes. Los iconos del menú ESTADISTICO corresponden a los siguientes reportes: Reporte Estadístico de Alumnos. Reporte de Alumnos Vigentes. Reporte Detallado de Estadístico de Alumnos. 112

113 7.1 REPORTE ESTADÍSTICO DE ALUMNOS Reporte que muestra como resultado estadístico, el concentrado de los movimientos de los alumnos, ordenados por ciclo escolar, IRVOE, plantel, carrera y entidad de red (dependencia universitaria). Los pasos para generar un reporte estadístico de alumnos son: 1. Elegir la pestaña ESTADISTICO del menú principal. 2. Después se debe elegir el icono Reporte Estadístico De Alumnos, que mostrará la siguiente ventana donde se realizará la búsqueda estadística de alumnos. 3. En esta ventana se muestran las siguientes opciones de búsqueda. Ciclo Escolar. Ciclo Escolar del que se realiza la estadística. IRVOE. Nombre de la IRVOE de la que se realiza la estadística. Plantel. Nombre del plantel del que se realiza la estadística. Carrera. Nombre de la carrera de la que se realiza la estadística. Entidad de Red. Dependencia universitaria que otorgó el REVOE. 4. Cada opción de búsqueda se puede elegir para buscar por dos formas: Al seleccionar un valor especifico de la lista. 113

114 Al señalar Todos a la derecha la opción, indica que buscará todos los valores referentes a la opción, ignorando el valor de la lista. 5. Después de seleccionar las opciones, se pulsa el botón Buscar que abre otra ventana con el reporte generado. Nota. Dependiendo del tipo de usuario con el que se ingreso al sistema, habrá restricciones para seleccionar opciones de búsqueda. 114

115 6. Cada conjunto de datos encontrado se muestra ordenado de la siguiente manera. En la parte superior izquierda se indica el ciclo escolar, IRVOE y Plantel referentes al conjunto de datos El conjunto de datos se ordena linealmente por carrera y turno en el ciclo escolar, con los datos que se describen enseguida de izquierda a derecha: Clave de carrera Turno en que se cursa la carrera. Monto de la colegiatura en el ciclo escolar para dicha carrera y turno Total de alumnos que iniciaron con Reinscripción en dicha carrera y turno Total de alumnos que iniciaron con Reingreso en dicha carrera y turno Total de alumnos que iniciaron con Primer Ingreso y Grado Superior en dicha carrera y turno Total de alumnos que iniciaron en el ciclo escolar. Total de alumnos que Egresaron en el ciclo escolar. Total de alumnos que tuvieron baja en el primero, segundo, tercero, cuarto, quinto o sexto mes durante el ciclo escolar cuando cursaban dicha carrera y turno. Total de Bajas en los seis meses del ciclo escolar cuando cursaban dicha carrera y turno. Total de alumnos vigentes con el que se cierra el ciclo escolar para dicha carrera y turno 7. En la parte inferior del conjunto de datos, se muestra: Total de alumnos que iniciaron en ciclo escolar. Total de alumnos vigentes con el que se cierra el ciclo escolar. 115

116 7.2 REPORTE DE ALUMNOS VIGENTES Reporte que muestra como resultado estadístico, el concentrado de los alumnos vigentes en el ciclo escolar vigente. Los pasos para generar el reporte de alumnos vigentes son: 1. Elegir la pestaña ESTADISTICO del menú principal. 2. Después se debe elegir el icono Reporte Alumnos Vigentes, que mostrará la siguiente ventana donde se realizará la búsqueda. 3. En esta ventana se muestran las siguientes opciones de búsqueda. IRVOE. Nombre de la IRVOE. Plantel. Nombre del plantel. Carrera. Nombre de la carrera. Entidad de Red. Dependencia universitaria que otorgó REVOE. 4. Cada opción se puede elegir para buscar por dos formas: Al seleccionar un valor especifico de la lista. Al señalar Todos a la derecha la opción, indica que buscará todos los valores referentes a la opción, ignorando el valor de la lista. 116

117 5. Después de seleccionar las opciones, se pulsa el botón Buscar abre otra ventana con el reporte generado. Nota. Dependiendo del tipo de usuario con el que se ingreso al sistema, habrá restricciones para seleccionar opciones de búsqueda. 117

118 6. Los alumnos vigentes encontrados se muestran en conjuntos de datos ordenados por IRVOE, Plantel y Carrera en el ciclo escolar vigente. Enseguida se describe un conjunto de datos de alumnos vigentes. 118

119 En la parte superior se indica el ciclo escolar vigente y nombre de la IRVOE. El conjunto de datos muestra subtotal de alumnos vigentes en forma lineal subtotal ordenados por plantel y carrera. De izquierda a derecha se muestran los siguientes datos: Clave y Nombre del Plantel. Clave de la Carrera. Total de alumnos vigentes por carrera en un plantel. Total parcial acumulado de alumnos vigentes del plantel (suma de todos los alumnos del plantel). Debajo del conjunto de datos se muestra total de alumnos vigentes de la IRVOE Al final del reporte se muestra el total final de todos los alumnos vigentes encontrados según el criterio de búsqueda. 119

120 8 FORMATOS DE PAGO El SIICEI integra el módulo FORMATOS DE PAGO donde se lleva el control de los formatos emitidos por la Coordinación de Estudios Incorporados. Con éste módulo el Personal de IRVOE podrá agilizar el proceso de pagos de los diversos aranceles, al permitir generar los formatos de pago por medio del sistema. Los iconos del menú FORMATOS DE PAGO corresponden a las siguientes funciones: Descargar Formato. Generación y descarga de los formatos de pago. Histórico de Formatos de Pago. Consulta todos los formatos de pago descargados por la IRVOE mostrando información de pago 120

121 8.1 DESCARGAR FORMATOS DE PAGO Función que consiste en descargar e imprimir los formatos de pago emitidos por la Coordinación de Estudios Incorporados. Pasos para descargar formatos: 1. Desde el menú de Formatos de pago se pulsa el icono Modificar Solicitud de Aspirante 2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda del formato a descargar. 3. En esta ventana se deben elegir la IRVOE, Carrera y el tipo de formato correspondiente. 4. Después de indicar los campos requeridos se pulsa el botón Buscar, y dependiendo del tipo de formato de pago seleccionado el sistema realiza una de las siguientes acciones: 4.1. La primera variante es cuando se muestra directamente un formato estático como una vista previa de impresión del formato. Estos formatos se caracterizan por no calcular información y cuentan con el mismo numero de referencia El formato se despliega en dos apartados para quien va designado BANCO y BENEFICIARIO. 121

122 4.2. La segunda variante es calcular el formato de pago por alumno, esto es, el sistema solicita el código de alumno, nombre del alumno y cantidad de lo que se pagará (asignaturas, constancias ó exámenes). 122

123 4.3. La tercer variante es calcular el formato de pago por grupo, esto es, el sistema solicita la cantidad de lo que pagará (certificados, alumnos, solicitudes, exámenes). En el siguiente ejemplo se solicita la cantidad de certificados. 5. Enseguida se pulsa el botón Generar que solicitará la confirmación para generar el formato. 6. Si se pulsa el botón SI, se mostrará la siguiente vista previa de impresión del formato descargado. El formato se despliega en dos apartados para quien va designado BANCO y BENEFICIARIO. 123

124 7. Finalmente para imprimir cualquier formato de pago se pulsa el siguiente ícono. 124

125 8.2 TIPOS DE FORMATOS En esta sección se describen los diferentes formatos que se pueden descargar del sistema. De manera descriptiva solo se muestra la parte BANCO y se omite la parte BENEFICIARIO que es lo mismo. 1. Formatos sin información calculada, para los siguientes conceptos de pago: Equivalencia Revalidación 125

126 Acreditación nivel medio superior distinto plan. Derecho a examen de titulación nivel técnico 2. Formatos por alumno para los siguientes conceptos de pago: Acreditación nivel medio superior mismo plan 126

127 127

128 Acreditación nivel superior Constancia de solicitud de cedula provisional Para éste formato también se imprime un recibo. 128

129 129

130 Constancia de no adeudo de documentos Derecho a examen de titulación licenciatura 3. Formatos por grupos para los siguientes conceptos de pago: Solicitud de baja 130

131 131

132 Solicitud de copia certificada Solicitud de copia simple Venta de certificados 132

133 133

134 Venta de listas de exámenes 134

135 8.3 HISTORICO DE FORMATOS DE PAGO Función que consiste en consultar los formatos de pago registrados. La consulta mostrará solamente los formatos que fueron registrados en el ciclo escolar activo. Pasos para consultar los formatos de pago: 1. Desde el menú de Formatos de pago se pulsa el icono Histórico De Formatos De Pago 2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda del formato. 3. En esta ventana se muestran las siguientes opciones de búsqueda. IRVOE. Nombre de la IRVOE que emitió el formato de pago. Formato de Pago. Concepto del formato de pago. 4. Cada opción de búsqueda se puede elegir de dos formas: Al seleccionar un valor especifico de la lista. Al señalar Todos a la derecha la opción, indica que buscará todos los valores referentes a la opción, ignorando el valor específico de la lista. 5. Después de seleccionar las opciones, se pulsa el botón Buscar que abre la siguiente ventana. 6. Esta ventana lista todos los formatos encontrados. Por cada formato se muestra: Formato. Nombre del concepto de pago del formato. No. De Referencia. Clave que identifica al formato. Fecha de emisión. Fecha en que se descargó o generó el formato. Monto. Valor a pagar del formato. 135

136 Usuario. Nombre del usuario que descargó o generó el formato. Clave y nombre de IRVOE. Irvoe que descargó o generó el formato. Fecha de recepción. Fecha cuando se registró el pago del formato en la Coordinación. 7. Los formatos se muestran ordenados por fecha de emisión (descendente), por IRVOE, por concepto del formato. 8. También se distinguen los formatos que aun no tienen registrado su pago por el concepto marcados en color azul. Para mostrar la imagen de algún formato de este tipo, se da clic sobre el nombre del concepto. 9. La consulta solo muestra 5 formatos a la vez, para ver los demás formatos se usan las flechas de navegación. 10. Otra forma de ir rápidamente a la ventana de algún grupo de formatos es indicando la pagina donde se encuentran y enseguida se pulsa el botón Ir A Pagina. 136

137 9 DOCENTES El SIICEI contiene el módulo de Docentes que trata el control de Registro del Personal Docente. Los procesos de Docentes se dividen en los que realizan las Escuelas Incorporadas y los que realizan el personal de la Unidad de Recepción y Trámite de la Coordinación de Estudios Incorporados. Esta sección del manual describe los procesos que realizan las Escuelas Incorporadas para iniciar los procesos Registro de Docentes. Desde el menú principal de Incorporación se elige el ícono Docentes Enseguida se muestra el menú Docentes. Los iconos del menú Docentes corresponden a las siguientes funciones: Personal Docente. Registro de docentes y su documentación. Paquetes Personal Docente. Generar, enviar, imprimir paquetes de docentes y activar paquetes docentes rechazados. Plantilla Académica. Crear, modificar, enviar, cancelar envío e impresión del monitor de plantilla. 137

138 9.1 PERSONAL DOCENTE El Registro de Personal Docente de IRVOE es la función en donde cada IRVOE deberá registrar al docente mediante un formato de Creación de Personal Docente del Sistema. El Registro de Docentes se realizará durante el periodo permitido de captura de Plantilla Académica. El periodo permitido será publicado por la Unidad de Recepción y Tramite de la Coordinación de Estudios Incorporados. El SIICEI cuenta con un historial de Docentes, permitiendo completar rápidamente el Registro para aquellos que ya hayan estado registrados como docentes, dentro del mismo sistema. La Documentación del Docente se integrará en dos partes la primera que es de identificación del docente se podrá capturar al mismo tiempo que se da de alta el docente, la demás documentación que corresponde a la trayectoria educativa del docente se capturará por separado, es decir, después de registrar al docente podrá realizarse la función de Modificar Comprobantes de Estudio. El Docente se puede registrar en más de una IRVOE. Para ir a las funciones de registro de Docentes, desde el menú Docentes debe elegir el icono Alta de Personal Docente. Enseguida se muestra el menú Personal Docente 138

139 Los iconos del menú registro de aspirantes corresponden a las siguientes funciones: Alta de Personal Docente. Registro de nuevos docentes en la Institución. Modificar Datos Generales del Docente por IRVOE. Corrección o actualización de datos personales. Baja del Personal Docente. Baja del docente de la Institución donde fue registrado. Alta de Comprobantes de Estudios. Registro de uno o mas documentos de comprobantes de estudios del docente. Relación de Docentes Registrados. Listado de todos los docentes registrados en la institución. Documentos Digitalizados del Docente. Consulta de los documentos digitalizados por docente. 139

140 9.1.1 ALTA DE PERSONAL DOCENTE Función que consiste en registrar el nuevo personal docente en la Institución, así como el reingreso si actualmente el docente está dado de baja de la Institución. Si previamente se registraron datos personales del docente en el sistema, se mostraran los datos registrados para evitar capturarlos de nuevo. Los pasos para registrar un docente son: 1. Desde el menú docentes se pulsa el icono Personal Docente. 2. el menú personal docentes se pulsa el icono Alta de Personal Docente. 3. Enseguida se muestra la ventana Alta de Personal Docente 140

141 4. En ésta ventana se capturan los siguientes datos: Código del docente. Campo de búsqueda. Código que se asigna al docente si previamente ha sido autorizado como un personal académico. IRVOE. Campo obligatorio. Clave de la IRVOE donde labora el docente. Tipo de Tratamiento. Campo requerido. Titulo o tratamiento con el que se firma el docente. Fecha de nacimiento. Campo requerido. Fecha de nacimiento del docente. Primer Apellido, Segundo apellido, Nombre. Campos requeridos. Nombre completo del docente (No es obligatorio el Segundo Apellido). Correo electrónico. Correo electrónico o del docente. CURP. Campo requerido. Clave Única de Registro de Población del docente. Número de IFE. Numero de Identificación de la Credencial de Elector del docente (Numero ubicado en la parte posterior de la credencia). Nacionalidad. Campo requerido. Nacionalidad de nacimiento del docente. Genero. Campo requerido. Genero del docente. Estado Civil. Campo requerido. Estado civil del docente. Con Diplomado SEMS. Campo requerido. Indica si el docente cursó el diplomado BGC por parte de SEMS. Documentación completa. Campo requerido. Indica si el docente está entregando la documentación de identidad completa que se solicita en el listado. 5. Capturar y señalar todos los campos editables. 6. Después de capturar los campos, se pulsará el botón Guardar, se mostraría un mensaje de notificación del registro. 7. Enseguida aparece el botón Nuevo, el cual se debe pulsar para iniciar la captura de otro Personal Docente. 141

142 9.1.2 MODIFICAR DATOS GENERALES DEL DOCENTE Acción que permite actualizar los datos generales del docente. La actualización de datos solo se permite antes de ser enviado el docente a la CEI para su autorización de identidad. Los pasos para modificar los datos personales del docente son: 1. Desde el menú docentes se pulsa el icono Personal Docente. 2. el menú personal docentes se pulsa el icono Modificar Datos Generales De Docente Por IRVOE. 3. Enseguida se muestra la siguiente ventana para buscar el docente. 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del docente por dos opciones: Buscar por Código del Docente. Al indicar directamente el código del docente. Buscar por Nombre del Docente. Al escribir por lo menos dos de los tres campos del nombre del docente. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el primer valor correcto de cualquiera de las opciones. 5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un docente con coincidencias en el nombre, se mostrarán los nombres en una lista, para después elegir uno al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del docente (paso6). 142

143 6. Se muestran los datos del docente, como se ve en la siguiente ventana. 7. Enseguida se deberán actualizar los datos necesarios del docente, siempre y cuando sea datos habilitados, es decir, algunos campos no se podrán actualizar porque el estatus en que se encuentra el docente no lo permite. 8. Finalmente para guardar los cambios se pulsa el botón Guardar, que mostrará el siguiente mensaje que confirma la actualización realizada. 143

144 9.1.3 BAJA DE PERSONAL DOCENTE Función que Acción que permite dar de baja al docente de la Institución donde estaba registrado. Los pasos para dar de baja un docente son: 1. Desde el menú docentes se pulsa el icono Personal Docente. 2. En el menú personal docentes se pulsa el icono Baja del Personal Docente. 3. Enseguida se muestra la siguiente ventana para buscar el docente. 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del docente por dos opciones: Buscar por Código del Docente. Al indicar directamente el código del docente. Buscar por Nombre del Docente. Al escribir por lo menos dos de los tres campos del nombre del docente. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el primer valor correcto de cualquiera de las opciones. 5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de un docente con coincidencias en el nombre, se mostrarán los nombres en una lista, para después elegir uno al dar clic sobre el nombre. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos del docente (paso6). 144

145 6. Se muestran los datos del docente, como se ve en la siguiente ventana. 7. Para continuar con la baja del docente de la Institución se pulsa el botón Eliminar, y enseguida se solicitará un mensaje para confirmar la baja. 8. Finalmente se realiza la baja al elegir la opción Si, y automáticamente se muestra el mensaje de la baja realizada. 145

146 9.1.4 ALTA DE COMPROBANTES DE ESTUDIO Esta función consiste en registrar nuevos comprobantes de estudio del docente. Los pasos para registrar comprobantes de estudio son: 1. Desde el menú docentes se pulsa el icono Personal Docente. 2. el menú personal docentes se pulsa el icono Alta de Comprobantes de Estudio. 3. Enseguida se muestra la siguiente ventana para buscar el docente. 4. Se podrá realizar la búsqueda por dos opciones: Buscar por Código del Docente. Al capturar directamente el código del docente (si ya lo tiene). Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre del docente. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda se tomará el primer valor correcto de cualquiera de las dos opciones. 5. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana. 146

147 6. Desde ésta ventana se solicita registrar un documento a la vez, para cada documento se requiere capturar la siguiente información: Tipo de Comprobante. Campo obligatorio. Tipo de documento, por ejemplo si se trata de un Titulo, Diploma, Constancia, etc. Descripción. Campo obligatorio. Descripción o nombre del documento de estudio. Institución que emite. Campo obligatorio. Quien generó y otorgó el comprobante de estudio al docente. Número de documento. Solo si el documento está foliado, indicar dicho numero que identifica el documento. Observaciones. Solo si se necesita anotar alguna anotación referente al documento de estudio. 7. Para registrar un documento de comprobante de estudio, capturar los campos necesarios. 8. Para guardar el comprobante de estudio se pulsa el botón Guardar, y se mostrará un mensaje de confirmación de haber registrado con éxito el comprobante. 9. En la parte inferior, se muestra el nuevo comprobante en la lista de todos los comprobantes del docente previamente registrados. 147

148 9.1.5 ELIMINAR COMPROBANTES DE ESTUDIO Esta función consiste incorrectamente. en eliminar comprobantes de estudio del docente registrados Los pasos para eliminar un comprobante de estudio son: 1. Desde el menú docentes se pulsa el icono Personal Docente. 2. el menú personal docentes se pulsa el icono Alta de Comprobantes de Estudio. 3. Enseguida se muestra la siguiente ventana para buscar el docente. 4. Se podrá realizar la búsqueda por dos opciones: Buscar por Código del Docente. Al capturar directamente el código del docente (si ya lo tiene). Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre del docente. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda se tomará el primer valor correcto de cualquiera de las dos opciones. 5. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana. 148

149 6. Esta ventana muestra una lista de todos los comprobantes de estudios registrados. 7. Para eliminar algún documento en específico, solo se da un clic en el icono que se encuentra a la derecha del documento, y enseguida el sistema solicita una confirmación de eliminación. 8. Por ejemplo, si se desea eliminar el documento Constancia de Ingles Nivel 1 que se muestra en la ventana anterior, se da un clic en el icono correspondiente y automáticamente se muestra una confirmación para continuar. 9. Finalmente para terminar la eliminación se elige SI, y el sistema quitará el documento de la lista de comprobantes de estudio del docente. 149

150 9.1.6 RELACION DE DOCENTES REGISTRADOS Es la emisión del listado de todos los docentes registrados en la Institución y vigentes en el Ciclo Escolar actual. Este listado se puede consultar ordenado por Nombres de Docentes, otra opción de consulta de los docentes es ordenados por el ciclo escolar en que se registraron. Los pasos para emitir el reporte de personal docente registrado son: 1. Desde el menú Docentes se pulsa el icono Personal Docente. 2. el menú personal docentes se pulsa el icono Relación De Docentes Registrados. 3. Enseguida se muestra la siguiente ventana para realizar la búsqueda de los docentes. 4. En esta ventana se muestran las siguientes opciones de búsqueda. Ciclo Escolar. Ciclo en que se registraron los docentes en la Institución (seleccionada en la opción de búsqueda IRVOE ). Para esta opción, si se marca el recuadro Todos, indica que buscará todos los docentes en todos los ciclos escolares donde haya registros. IRVOE. Clave y nombre de la Institución donde se registraron los docentes. 5. Enseguida se debe elegir la forma en que se mostraran ordenados los docentes encontrados: 150

151 Nombre. Se indica que mostrará los docentes ordenados por nombre sin importar en que ciclo escolar se registraron. Ciclo Escolar. Se indica que mostrará los docentes ordenados por el ciclo escolar en que se registraron. 6. Después de seleccionar las opciones, se pulsa el botón Buscar que abre otra ventana con el reporte generado. Como ejemplo se muestra un reporte donde se muestran todos los docentes ordenados por nombre que fueron registrados en todos los ciclos escolares en la institución I

152 Imprimir reporte 152

153 9.1.7 CONSULTAR DOCUMENTOS DIGITALES DE LOS DOCENTES Consulta que muestra todos los documentos digitalizados de los docentes, la consulta se presenta a través de un archivo *.PDF que al abrirlo muestra las imágenes de los documentos. Un docente puede tener registrado uno o más archivos de sus documentos. Los pasos para consultar los documentos digitalizados de un docente son: 1. Desde el menú Docentes se pulsa el icono Personal Docente. 2. el menú Personal Docente se pulsa el icono Documentos Digitalizados Del Docente. 3. Enseguida se muestra la siguiente ventana para buscar el docente. 4. Se podrá realizar la búsqueda por dos opciones: Buscar por Código del Docente. Al capturar directamente el código del docente. Por Nombre. Al escribir exactamente por lo menos dos de los tres campos del nombre del docente. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda se tomará el primer valor correcto de cualquiera de las dos opciones. 153

154 5. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana. 6. En esta ventana se muestra en la parte superior los datos generales del docente. En la parte inferior se muestra la lista de uno o más vínculos de donde se consultan los archivos de documentos digitalizados. 7. Para consultar un archivo se da un clic en el vínculo correspondiente, en este caso el nombre del docente. Haga clic para mostrar el archivo Quien y cuando se agregó el archivo digitalizado 154

155 8. Después de dar clic cobre el vínculo, se abrirá en otra ventana el archivo mostrando las imágenes de los documentos de identidad y/o comprobantes de estudio digitalizados. 155

156 9. Cada documento digitalizado se muestra de forma independiente en la ventana completa, para poder observar los demás, se usan las herramientas que se encuentran en el menú ubicado en la parte superior de la ventana; enseguida se describen. Icono para imprimir las imágenes Ir al documento anterior Ir al siguiente documento Total de documentos 156

157 9.2 PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE Después de haber registrado el personal Docente y documentarlos, el usuario de IRVOE deberá preparar los registros de los Docentes para enviarlos a la Coordinación de Estudios Incorporados, es decir, deberá Generar los paquetes electrónicos de Docentes y realizar el envío electrónico de los paquetes a CEI. También se podrán imprimir paquetes y Activar Docentes Rechazados. Estas funciones para generar, enviar, imprimir o activar docentes rechazados se podrán realizar desde el menú de Paquetes Personal Docente, para ingresar a este menú es necesario elegir la pestaña Incorporación, y elegir el icono de Docentes. Enseguida se muestra el menú Paquetes Personal Docente Los iconos del menú Paquetes Personal Docente corresponden a las siguientes funciones: Generar Paquetes de Personal Docente Enviar Paquete de Personal Docente Cancelar Envió del Paquete de Personal Docente Activar Docentes Rechazados Relación de Paquete de Personal Docente 157

158 9.2.1 GENERAR PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE Este proceso crea paquetes de docentes. Los docentes que necesitan ser autorizados como nuevo personal docente o los docentes que requieren que se les validen sus nuevos documentos de estudio, son quienes se agruparan en los paquetes, que posteriormente ser enviados a CEI y SEMS. El sistema automáticamente genera los paquetes y relaciona los docentes previamente registrados en el sistema considerando las características de los docentes mencionados. No importa el número de docentes para la creación de un paquete, ya que se puede generar un paquete con uno o más docentes pendientes de autorizar. Pasos para Generar un Paquete de Docentes: 1. Para ingresar a ésta función desde el menú de docentes se pulsa el icono Paquetes Personal Docente. 2. En el menú el menú de paquetes personal docente se pulsa el icono Generar Paquetes Personal Docente. 3. Enseguida se muestra la siguiente ventana. 4. En ésta ventana se indican dos campos para crear un paquete de docentes: Ciclo Escolar Actual. IRVOE. 5. Después de seleccionar la IRVOE, se deberá pulsar el botón Generar Paquete, se mostrará el siguiente mensaje de confirmación: 158

159 6. Para confirmar la creación del paquete se deberá eligir el botón Si y se mostrará el siguiente mensaje para notificar la creación exitosa del paquete. 7. El mensaje describe el número de paquete que automáticamente le asignó el SIICEI al paquete, así como la cantidad de docentes que integran el paquete. 159

160 9.2.2 ENVÍAR PAQUETES DE PERSONAL DOCENTE Proceso por el cuál se envía electrónicamente o en línea el paquete de docentes y posteriormente se realiza el envío del paquete en forma física, con todos los expedientes de documentación de los docentes. Envío en línea. El SIICEI cuenta con un módulo para realizar el envío de paquetes, enseguida el personal de URT podrá ingresar a dicha información para la autorización de docentes. Una vez enviado el paquete no se podrá editar por personal de la IRVOE. Envío físico. Después de realizar el envío en línea se deberá realizar el envío físico al reunir todos los expedientes de documentos y agruparlos como un solo paquete similar al acomodo que se realizó en línea. Estos paquetes se deberán entregar en el área URT de la CEI en el periodo establecido, anexando la relación de Paquete de Docentes con estatus ENVIADO (Ver Relación de Paquetes de Personal Docente ). Pasos para enviar en línea un paquete: 1. Desde el menú de docentes se pulsa el icono Paquetes Personal Docente. 2. En el menú de paquetes personal docente se pulsa el icono Enviar Paquete De Personal Docente. 3. Se muestra la siguiente ventana. 160

161 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a enviar. Existen dos opciones de búsqueda: a. Buscar por Ciclo Escolar e IRVOE. Al elegir Ciclo Escolar y la clave IRVOE correspondiente. b. Buscar por Número de Paquete. Al capturar directamente el numero en el campo Numero de Paquete. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda se tomará el primer valor correcto de una de las opciones. 5. Independientemente de la opción de búsqueda, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a enviar, como se muestra enseguida. Botones de navegación Nota. Si existe más de un paquete, se mostrarán los botones de navegación para visualizar más paquetes a enviar. 6. Cuando se encuentre con el paquete a enviar, deberá pulsar el botón Enviar y se mostrará el siguiente mensaje. 161

162 9.2.3 CANCELAR ENVIO DE PAQUETE DE PERSONAL ACADEMICO Durante el proceso de autorización de nuevos docentes, si después de haber realizado el envío electrónico del paquete del personal docente a la CEI en donde se autorizarán los docentes, se necesita cancelar o deshacer la función de envío de dicho paquete, el usuario de IRVOE podrá cancelar el envió solo si aun no se ha registrado la recepción del paquete en la CEI, es decir, se podrá cancelar el envío del paquete si éste aun se encuentra en Estatus Enviado, el estatus se muestra en el reporte Impresión de paquete. Si se logra cancelar el envío del paquete este se eliminará, ocasionado que los docentes ya no pertenecerán al paquete recién cancelado. Pasos para cancelar el envío de un paquete de docentes: 1. Para ingresar a ésta función desde el menú de Docentes se pulsa el icono Paquetes Personal Docente. 2. En el menú el menú de Paquetes Personal Docente se pulsa el icono Cancelar Envío De Paquete De Personal Docente. 3. En seguida se muestra la ventana para buscar los paquetes para cancelar su envío. 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda de paquetes por dos opciones: Buscar por Ciclo Escolar e Institución. Al seleccionar el ciclo escolar y nombre de la Institución IRVOE, de todos los paquetes registrados. 162

163 Buscar por Número de Paquete. Al capturar directamente el numero de paquete del que se desea cancelar el envío. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda el sistema tomará el primer valor correcto de una de las opciones. 5. Después de indicar una opción de búsqueda, se debe pulsar el botón Buscar, y se mostrarán los paquetes con estatus ENVIADO que aun se podrán cancelar. 6. En esta ventana para indicar el paquete del que se desea cancelar el envío, esto es al marcar el recuadro Marcar para Cancelar Envío ubicado a la derecha del paquete requerido. 7. Si se desea cancelar el envío de todos los paquetes, se podrán indicar seleccionar todos al marcar el recuadro Marcar para Cancelar Envío ubicado junto a éste titulo. 8. Después de seleccionar uno o más paquetes, para continuar con la cancelación se deberá pulsar el botón Cancelar Envío, y se mostrará un mensaje para confirmar la cancelación. 9. Finalmente se confirma la cancelación al dar clic en el botón Si, y se muestra el mensaje que notifica la cancelación. 163

164 9.2.4 ACTIVAR DOCENTES RECHAZADOS Proceso en el cual se activan uno o más docentes que fueron rechazados durante el proceso de Autorización de Identidad de Docentes. El activar los docentes permite a los usuarios de IRVOE poder corregir datos personales de los docentes, así como actualizar sus comprobantes de estudio. Los pasos para activar docentes son: 1. Desde el menú de docentes se pulsa el icono Paquetes Personal Docente. 2. En el menú de paquetes personal docente se pulsa el icono Activar Docentes Rechazados. 3. Se muestra la siguiente ventana, para realizar búsqueda de los decentes a activar. 4. Enseguida se elige el Ciclo Escolar y la clave de IRVOE correspondiente y se pulsa el botón Buscar, se mostrará la lista con uno o mas docentes rechazados. 164

165 5. Se deberá dar un clic en el cuadro de la izquierda del docente, para seleccionar cual docente se desea activar. 6. Enseguida se debe pulsar el botón Activar, y el sistema muestra el siguiente mensaje para confirmar la activación. 7. Finalmente se da clic en Si, para activar los docentes, mostrando el siguiente mensaje que notifica la activación. 165

166 9.2.5 RELACION DE PAQUETE DE PERSONAL DOCENTE Es la emisión del listado de docentes agrupados en un paquete. Este listado se puede imprimir para anexarlo en físico al paquete de documentos originales que se envía a la CEI para su autorización. Pasos para imprimir un paquete de personal docente: 1. Desde el menú de docentes se pulsa el icono Paquetes Personal Docente. 2. En el menú de paquetes personal docente se pulsa el icono Relación De Paquete De Personal Docente. 3. Enseguida se muestra la siguiente ventana. 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a imprimir. Existen dos opciones de búsqueda: c. Buscar por Ciclo Escolar e IRVOE. Al elegir Ciclo Escolar y Clave de IRVOE correspondiente. d. Buscar por número de paquete. Al capturar directamente el numero en el campo Numero de Paquete. 166

167 Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda se tomará el primer valor correcto de una de las opciones. 5. Independientemente de la opción de búsqueda elegida, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a imprimir, como se muestra enseguida. Botones para navegar entre mas paquetes de la IRVOE Nota. Si existe más de un paquete, se mostrarán los botones de navegación para visualizar los paquetes de uno en uno. 6. Cuando se encuentre con el paquete a imprimir, se pulsa el botón Imprimir y abrirá otra ventana con el reporte (como archivo tipo PDF). 167

168 Clic para imprimir reporte 168

169 9.3 PLANTILLA ACADEMICA Después del Proceso de la Identificación del Personal Docente de cada IRVOE, se deberán crear las plantillas Académicas. Este proceso se trata de la creación de la programación Unidades de Aprendizaje y docentes previamente registrados. El usuario de IRVOE deberá preparar las plantillas académicas para enviarlas a la Coordinación de Estudios Incorporados, es decir, deberá, después de concluir con el proceso de creación, enviar de manera electrónica las plantillas creadas a la CEI. También podrá cancelar el envío de la plantilla como la impresión del reporte del monitor de plantilla, que especifica el estatus de cada una de las plantillas que cada IRVOE creó. Estas funciones para crear, modificar, enviar, cancelar envío e impresión del monitor de plantilla, se podrán realizar desde el menú de Plantilla Académica, para ingresar a este menú es necesario elegir la pestaña de Incorporación y elegir después el icono de Docentes. Enseguida se muestra el menú Plantilla Académica Los iconos del menú Plantilla Academica corresponden a las siguientes funciones: 169

170 Crear Plantilla Académica Modificar Plantilla Académica Enviar Plantilla Académica Cancelar Envío de Plantilla Académica Reporte Monitor Plantilla 170

171 9.3.1 CREAR PLANTILLA ACADEMICA Función que consiste generar la plantilla académica donde se representará la programación de cursos que tomará un grupo de alumnos en un ciclo escolar. Cada curso describe una Unidad de Aprendizaje del plan de estudio en el ciclo escolar que corresponde. Una plantilla académica se identifica para un grupo de alumnos: por Ciclo Escolar, IRVOE, Plantel, Carrera, Grado, Grupo y Turno. Al crear la plantilla académica se genera la estructura de sus cursos asociados, en la cual se podrá completar la información de cada curso, como es: el docente que impartirá la Unidad de Aprendizaje, lugar donde se impartirá la Unidad de Aprendizaje, así como el horario y días de la semana cuando se impartirá. Pero si se desea completar la información de la plantilla en otro momento, lo podrá hacer desde el apartado del sistema Actualización de Plantilla. Los pasos para crear una plantilla académica: 1. Desde el menú docentes se pulsa el icono Plantilla Académica. 2. En el menú plantilla académica se pulsa el icono Crear Plantilla Académica. 3. Enseguida se muestra la ventana Crear Plantilla Académica 4. En ésta ventana se indican los datos que identifica la nueva plantilla académica, enseguida se describen: 171

172 Ciclo Escolar. Campo requerido. Ciclo Escolar vigente. Institución. Campo requerido. Clave IRVOE y nombre legal de la Institución. Plantel.. Campo requerido. Nombre del plantel. Carrera. Campo requerido. Nombre de la carrera que se oferta el plantel. Programa. Campos requerido. Nombre del programa de la carrera. Turno. Campo requerido. Turno y horario que abarca el turno. Grupo. Campo requerido. Nombre del grupo de alumnos. 5. Enseguida se deberán seleccionar todos campos requeridos para elegir una plantilla. 6. Después se pulsará el botón Crear. a. Si ya existe una plantilla con las mismas características de la que se desea crear el sistema mostrará el siguiente mensaje. b. Si no existe ningún docente autorizado en la Institución para agregarlos en la Plantilla Académica, el sistema mostrará el siguiente mensaje. 7. Si todos los datos son correctos se crea exitosamente la Plantilla Académica con el estatus Creada como se muestra enseguida. Estatus de la Nueva Plantilla 8. Hasta este momento se puede realizar tres acciones sobre la nueva plantilla: a. Comenzar hasta completar la captura de datos de todos los cursos que integran la plantilla (ver Captura de cursos de la Plantilla Académica ), y al finalizar podrá guardar los datos al pulsar el botón Guardar. b. Continuar en otro momento con la captura de datos de todos los cursos de la plantilla (módulo del sistema Modificar Plantilla Académica ), deberá pulsar el botón Salir, que regresará al menú. 172

173 c. Si por alguna razón no es la plantilla que deseaba generar, puede cancelarla de inmediato, eliminado cualquier información capturada, para ello deberá pulsar el botón Cancelar, que regresará a los campos para indicar una nueva plantilla. Nota: La plantilla recién cancelada no se borrará del sistema, y se considerará como inutilizada por el usuario. Plantillas y las Unidades de Aprendizaje TAE Las plantillas que se crean para el plan de estudio de BGC para los grados de estudio de 3ro a 6to mostraran automáticamente los cursos de las TAE (Trayectoria de Aprendizaje Especializante).autorizadas. Enseguida se observa una plantilla académica de 3ro. Cursos de las TAE 173

174 9.3.2 CAPTURA DE CURSOS DE LA PLANTILLA ACADEMICA La captura de cursos es el proceso de completar o actualizar la información de los cursos que integran la Plantilla Académica. Se pueden capturar o actualizar cursos solo si aun no se ha enviado la plantilla para su autorización. Los pasos para capturar cursos en la plantilla académica son: 1. Desde la ventana donde se muestra la Plantilla Académica (Al crear, actualizar o corregir la Plantilla Académica) con el estatus Creada ó Capturada. 2. Los cursos se encuentra ordenados por las Unidades de Aprendizaje del Plan Estudio. Cursos de la plantilla 3. Un curso se integra por la Unidad de Aprendizaje, docente, el lugar y cuando se impartirá el curso. 174

175 4. Enseguida se describen los elementos de un curso: a) Unidad de Aprendizaje. Campo de consulta. Nombre de la Asignatura del plan de estudio correspondiente. b) Estatus Curso. Campo de consulta. Estatus actual del curso. El estatus cambia en las siguientes situaciones del curso: Al crear la plantilla el estatus es Creado. Cuando el curso es autorizado por SEMS el estatus es Autorizado. Cuando el curso no es autorizado por SEMS el estatus es Rechazado. Si un curso está Autorizado o Rechazado, y si se actualiza el docente, ubicación para impartir el curso u horarios, el estatus cambia a Modificado. c) Docente. Campo de requerido. Nombre del docente autorizado para impartir el curso. d) Edificio. Campo requerido. Clave alfanumérica del edificio donde se imparte el curso. e) Aula. Campo requerido. Clave numérica del aula donde se imparte el curso. f) Lunes. Campo opcional. Hora de inicio y fin si se imparte la Unidad de Aprendizaje en lunes. g) Martes. Campo opcional. Hora de inicio y fin si se imparte la Unidad de Aprendizaje en martes. h) Miércoles. Campo opcional. Hora de inicio si se imparte la Unidad de Aprendizaje en miércoles. i) Jueves. Campo opcional. Hora de inicio si se imparte la Unidad de Aprendizaje en jueves. j) Viernes. Campo opcional. Hora de inicio si se imparte la Unidad de Aprendizaje en viernes. k) Sábado. Campo opcional. Hora de inicio y fin si se imparte la Unidad de Aprendizaje en sábado. 5. Seleccionar los campos requeridos y editables del curso, como son: a) Seleccionar el nombre del docente. b) Capturar ubicación de edificio y aula. c) Capturar el horario de los días cuando se imparte el curso. Cualquier hora que se capture con uno o dos dígitos sencillos se autocompletará de forma automática al formato valido para el sistema, ejemplo: si la captura es 8 se autocompletará como 08:00 6. El SIICEI realiza validaciones de cruces de horarios y docentes para los cursos con un criterio de agrupación basado en el plan de estudios de BGC, por ejemplo, para una plantilla de 1ro. grado, se validará por las asignaturas que se impartirán en el primer periodo del ciclo escolar (Primer Grupo), y enseguida las demás asignaturas que se validan en conjunto por impartirse en el segundo periodo del ciclo escolar (Segundo Grupo). 175

176 Primer Grupo Segundo Grupo 7. Después de capturar o completar los cursos de la plantilla es necesario guardar los cambios, es entonces cuando el SIICEI realiza las validaciones antes mencionadas referentes a cruces de horarios. Enseguida se muestran los posibles mensajes que muestra el SIICEI dependiendo de los errores que detectó: Si se repite el mismo horario para un curso: Si se cruzan los horarios de dos cursos: 176

177 Captura de cursos de las TAE Las plantillas del plan de estudio de BGC para los grados de estudio de 3ro a 6to muestran cursos referentes a las TAE (Trayectoria de Aprendizaje Especializante). Estos cursos se capturan similares a los cursos de asignaturas obligatorias, es decir, se aplican las mismas validaciones para cuidar el cruce de horarios y de docentes. Los cursos de tipo TAE se muestran en la parte inferior de la plantilla como se muestra en la siguiente plantilla. Cursos de las TAE En por alguna razón el docente no impartirá un curso de TAE, se podrá señalar para no considerarse como un curso vigente en la plantilla, esto se podrá realizar al marcar el recuadro Omitir a la izquierda del nombre de la Unidad de Aprendizaje TAE. Al marcar como omitir la Unidad de Aprendizaje, no se eliminara de la plantilla solamente será ignorada como un curso de la plantilla. Unidad de Aprendizaje TAE omitida 177

178 9.3.3 MODIFICAR PLANTILLA ACADEMICA Una plantilla académica se modifica cuando se necesita completar toda la información de los cursos que la componen, en otro caso, se modifica si se necesita corregir o actualizar los datos de uno o más cursos que se hayan rechazado durante el proceso de Autorización por parte de CEI y SEMS. La plantilla académica se podrá actualizar en cualquier momento solo si aun no se ha enviado para su autorización, es decir, cuando actualmente se encuentre en el estatus Creada ó Capturada. De lo contrario, si no se permite actualizar la plantilla académica, desde este proceso se podrá mostrar la plantilla pero en modo de consulta (Ver Consultar Plantilla Académica ). En el caso de haber actualizado la plantilla; después de completar, actualizar o corregir cursos se podrá enviar a CEI de nuevo la plantilla para continuar con el proceso de Autorización. Una vez que es enviada la plantilla no se podrán actualizar cursos de la misma. Los pasos para modificar los cursos de la plantilla son: 1. Desde el menú docentes se pulsa el icono Plantilla Académica. 2. En el menú plantilla académica se pulsa el icono Modificar/Consultar Plantilla Académica. 3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para buscar la plantilla a actualizar. 178

179 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda de la plantilla por dos opciones: Por Institución en un Ciclo Escolar. Al seleccionar el Ciclo Escolar, nombre de la Institución y el nombre del plantel. Por Clave de Plantilla. Al escribir directamente la clave que tiene asignada la plantilla académica. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de una plantilla para el mismo plantel, se mostrará un listado de las plantillas académicas encontradas. Después se deberá elegir la plantilla indicada al dar clic sobre el Código de Plantilla. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos de la plantilla (paso6). 6. Se muestra la plantilla académica como se ve en la siguiente ventana. 179

180 7. Esta ventana contiene varias secciones como son: a. Encabezado de la plantilla académica. b. Cursos de la plantilla. Botones para mostrar todos los cursos de los docentes (cursos de todas las plantillas asociadas) Por ejemplo, si se da un clic en el botón para consultar cursos del docente Martinez Juarez Elena, se abrirá otra ventana mostrando todos sus cursos de las plantillas que tiene asociadas, como se muestra en la siguiente ventana. 180

181 c. Exportar plantilla a Excel o archivo PDF. La platilla es portable para abrirla en un archivo de Excel o como un archivo PDF (formato de documento portátil), esto se puede realizar al dar clic en cualquiera de los dos iconos correspondientes que se muestran en la parte superior derecha de la plantilla. Clic para importar a archivo PDF o Excel. 181

182 d. Apartado de comentarios. En ésta parte se listan las observaciones de los cursos rechazados, con el fin de conocer el motivo del rechazo el cual se indicó durante la Autorización de la plantilla por parte de la CEI o SEMS. e. Apartado para consultar el seguimiento de la plantilla. El seguimiento de la plantilla durante el proceso de autorización se muestra al dar clic sobre el texto Mostrar Seguimiento, enseguida se abrirá otra ventana mostrando la información. 8. Para continuar con la modificación de los cursos de la plantilla, se deberá completar, corregir o actualizar la información de uno o mas cursos rechazados o si se requiere también los cursos autorizados (ver Captura de cursos de la Plantilla Académica ). Por ejemplo en esta plantilla se observa un curso rechazado, y en las observaciones se recomienda actualizar el horario, por tanto se deberá capturar un nuevo horario para dicha asignatura. 182

183 9. Después de actualizar los cursos requeridos se deberán guardar los cambios al pulsar el botón Guardar, y se muestra el siguiente mensaje para confirmar la operación. 10. Finalmente se pulsará el botón Si para confirmar los cambios y se mostrará el mensaje para notificar que los cambios se realizaron. 11. Hasta este momento la plantilla cambia a estatus Capturada que indica que la plantilla tiene todos los cursos requeridos actualizados y está lista para poderse enviar para su Autorización (ver Enviar Plantilla Académica ). Cada curso actualizado, cambiará su estatus como Modificado, como se muestra en el siguiente ejemplo. 183

184 9.3.4 CONSULTAR PLANTILLA ACADEMICA Una plantilla académica que se ha enviado a CEI y a SEMS para su autorización se bloqueará para no permitir modificaciones, así como también no se permiten actualizaciones de la plantilla después de su autorización. Cuando la plantilla se encuentre en cualquiera de éstos casos siempre se permitirá consultarla. Si la plantilla se encuentra en el proceso de autorización la consulta permite observar el seguimiento de cómo se están autorizando cada curso que componen la plantilla. Los pasos para consultar una plantilla son: 1. Desde el menú docentes se pulsa el icono Plantilla Académica. 2. En el menú plantilla académica se pulsa el icono Modificar/Consultar Plantilla Académica. 3. Enseguida se mostrará la siguiente ventana para buscar la plantilla a actualizar. 4. Desde esta ventana se realizará la búsqueda de la plantilla por dos opciones: Por Institución en un Ciclo Escolar. Al seleccionar el Ciclo Escolar, nombre de la Institución y el nombre del plantel. Por Clave de Plantilla. Al escribir directamente la clave que tiene asignada la plantilla académica. Nota. Si se indican al mismo tiempo las dos opciones de búsqueda solo tomará el valor de la primera opción. 184

185 5. Después de seleccionar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar. Si el resultado de la búsqueda reconoce la existencia de más de una plantilla para el mismo plantel, se mostrará un listado de las plantillas académicas encontradas. Después se deberá elegir la plantilla indicada al dar clic sobre el Código de Plantilla. De lo contrario, si no hubo coincidencias mostrará directamente los datos de la plantilla (paso6). 6. Se muestra la plantilla académica como se ve en la siguiente ventana. 7. En ésta ventana se podrá consultar los siguiente: a. Estatus de la plantilla. b. Estatus de cada curso de la plantilla. c. Consulta cursos de un docente. Se permitirá consultar todos los cursos de esta y otras plantillas asociadas al docente, al dar clic sobre el nombre del docente listado en esta plantilla. Por ejemplo al dar clic en el nombre del docente Martinez Castañeda Sergio se abrirá una ventana mostrado todos sus cursos. 185

186 d. Exportar plantilla a Excel o archivo PDF. La platilla es portable para abrirla en un archivo de Excel o como un archivo PDF (formato de documento portátil), esto se puede realizar al dar clic en cualquiera de los dos iconos correspondientes que se muestran en la parte superior derecha de la plantilla. Clic para importar a archivo PDF o Excel. 186

187 e. Apartado de comentarios. En ésta parte se listan las observaciones de los cursos rechazados, con el fin de conocer el motivo del rechazo el cual se indicó durante la Autorización de la plantilla por parte de la CEI o SEMS. f. Apartado para consultar el seguimiento de la plantilla. El seguimiento de la plantilla durante el proceso de autorización se muestra al dar clic sobre el texto Mostrar Seguimiento, enseguida se abrirá otra ventana mostrando la información. 187

188 9.3.5 ENVÍAR PLANTILLA ACADEMICA A CEI Proceso en el cual se realiza el envío de la Plantilla a la CEI. Esta función permitirá a usuarios de la CEI comenzar con el proceso de Autorización de la Plantilla. Después de realizar el envío de la Plantilla no s permitirá modificar datos de la plantilla por parte de usuarios de IRVOE. Los pasos para enviar una plantilla son: 1. Desde el menú de docentes se pulsa el icono Plantilla Académica. 2. En el menú de plantilla académica se pulsa el icono Enviar Paquete De Personal Docente. 3. Se muestra la siguiente ventana para realizar la búsqueda de la plantilla a enviar. 4. Se deberá elegir el Ciclo Escolar, la Institución y Plantel, después se debe pulsar el botón Buscar, se mostrará la lista de plantillas preparadas para ser enviadas. Selecciona todas las plantillas para enviar Consultar plantilla 188

189 5. Antes de realizar el envío de plantillas, se podrán consultar de forma individual las plantillas al dar clic sobre el Código de Plantilla correspondiente. 6. Enseguida se deberán seleccionar una o más plantillas que se desean enviar al marcar el recuadro Marcar para Enviar correspondiente. 7. Para continuar con el envío de las plantillas seleccionadas se debe pulsar el botón Enviar, y se mostrará un mensaje para confirmar el envío. 8. Finalmente se da clic en el botón Si, el estatus de cada plantilla enviada cambiará su estatus de CAPTURADA A ENVIADA CEI y se muestra el mensaje que notifica el envío exitoso, de una o mas plantillas que seleccionaron. 189

190 9.3.6 CANCELAR ENVIO DE PLANTILLA ACADEMICA Si después de haber enviado electrónicamente la Plantilla Académica a la CEI, es necesario modificar la plantilla, el usuario de IRVOE podrá cancelar el envió solo si aun no se ha registrado la recepción de plantilla por parte de la CEI, porque de haberse registrado la recepción en CEI no se pudiera cancelar el envío de la plantilla y el SIICEI informará a través de un mensaje. Pasos para deshacer el envío de una plantilla: 10. Desde el menú de docentes se pulsa el icono Plantilla Académica. 11. En el menú de plantilla académica se pulsa el icono Cancelar Envío de Plantilla Académica. 12. En seguida se muestra la ventana para buscar las plantillas para cancelar su envío. 13. Se deberá elegir el Ciclo Escolar, la Institución y Plantel, después se debe pulsar el botón Buscar, se mostrará la lista de plantillas que aun se les puede cancelar su envío (Plantillas con estatus ENVIADA CEI ). 14. Antes de realizar la cancelación del envío de plantillas, se podrán consultar de forma individual las plantillas al dar clic sobre el Código de Plantilla correspondiente. 190

191 15. Para continuar con la cancelación de envío, se deberán seleccionar una o más plantillas que se desea cancelar su envío al marcar el recuadro Marcar para Cancelar Envío correspondiente. 16. Para finalizar con la cancelación de envío de las plantillas seleccionadas se debe pulsar el botón Cancelar Envío, y se mostrará un mensaje para confirmar la cancelación. 17. Para confirmar se da clic en el botón Si, y se muestra el mensaje que notifica la cancelación. 191

192 9.3.7 MONITOR DE PLANTILLAS ACADEMICAS Proceso en el cual se genera un reporte de monitoreo del las plantillas académicas, donde se resumen cuantas y cuales plantillas académicas existen en las diferentes etapas durante el seguimiento de la autorización de las plantillas, desde que son registradas hasta su autorización. 1. Desde el menú de docentes se pulsa el icono Plantilla Académica. 2. En el menú de plantilla académica se pulsa el icono Reporte Monitor Plantilla. 3. Enseguida se muestra la siguiente ventana para monitorear todas las plantillas de una IRVOE. 4. Se deberá indicar el Ciclo Escolar y la IRVOE correspondiente, enseguida se pulsa el botón Buscar, y se abrirá otra ventana mostrando el reporte de monitoreo. 192

193 193

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