Compartir recursos en red bajo Windows XP.

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1 Inicio> SAU> Servicios Conexión a RIUJA Compartir recursos en red bajo Windows XP. 1.- Introducción. 2.- Compartir Archivos en una Red Local Comprobaciones Iniciales Compartir Carpetas El acceso de los Usuarios Creación de Claves de Usuario Acceder a Carpetas Compartidas en una Red Local El Bloqueo de Archivos Carpetas Compartidas Recursos Compartidos Especiales. 3.- Compartir Impresoras en una Red Local Compartir una Impresora Instalar una Impresora Compartida en una Red Local. 4.- Ejemplo de Uso de una Red Local. 1.-Introducción. En este apartado se va a tratar la configuración completa y el uso de la red Microsoft bajo el sistema operativo Windows XP. En lo que sigue, se supone que el ordenador ya está conectado a la red de la Universidad de Jaén (RIUJA). Este proceso lo realiza el Servicio de Informática. 2.-Compartir Archivos en una Red Local Comprobaciones Iniciales. Al arrancar, el ordenador pide un nombre de usuario y una contraseña, para acceder de forma correcta a todas las ventajas de trabajar en red. En esta ventana, se escribirá el nombre de usuario y contraseña y pulsamos Aceptar. En este punto hay que aclarar que el usuario bd, es un usuario tipo que define el Servicio de Informática y que debe ser usado, entre otras cosas, para las instalaciones de software a través de la red. En otros casos, se puede usar cualquier usuario que puede ser creado en el PC, pero siempre hay que pulsar el botón Aceptar para que se inicien correctamente los servicios de red. El Servicio de Informática recomienda que se mantenga creado el usuario bd ya que a través de este usuario se pueden usar los recursos compartidos sin ningún problema. Windows XP impide el acceso a recursos compartidos cuando el usuario que accede al equipo que comparte no está dado de alta en ese equipo. También plantea problemas de acceso para aquellos usuarios, que estando dados de alta, tienen una clave de acceso en blanco ya que impide el acceso a los recursos compartidos, esta circunstancia SE ACONSEJA ya que de lo contrario, puede afectar negativamente a la seguridad del equipo. En resumen, el usuario BD se debe de mantener para poder acceder a ciertos recursos de red que el Servicio de Informática suministra, pero para el trabajo cotidiano se deben de crear usuarios, QUE DEBEN DE TENER CLAVE, y que serán los que se usen de manera predeterminada. Tras pulsar Aceptar se continua el proceso de carga de Windows. En el Escritorio aparecen algunos de los

2 siguiente iconos relacionados con la red. Los más usuales se verán a continuación: Cada nuevo icono se refiere a un programa: Mi PC: Equipo al que se está conectado el usuario. Mis Sitios de Red: Permite ver los ordenadores que están conectados a la red al mismo tiempo que el PC del usuario. Hay que tener en cuenta, que debido a limitaciones de la Red Microsoft y al gran tamaño de algunos grupos (Riuja) dentro de la Universidad, es posible que no aparezcan todos los equipos de un grupo. Navegadores de Internet: Permiten visualizar páginas Web. Correo Electrónico: Permite enviar y recibir correo electrónico. Se aconseja a los usuarios, que creen sus propios Grupos de Trabajo con un número reducido de equipos. El Servicio de Informática NO mantiene una lista de Grupos de Trabajo ni de equipos pertenecientes a esos grupos, por tanto, es responsabilidad de los usuarios el crear y mantener los Grupos de Trabajo. Una vez que se ha iniciado la sesión correctamente se pueden hacer comprobaciones adicionales para ver que la red está operativa y que se puede acceder a los servicios de red de forma correcta. Para ello se pueden seguir los siguientes pasos. Hay que asegurarse de que la red funciona correctamente, por ejemplo, usando el comando Ping de MS- DOS (Inicio, Todos los Programas, Accesorios, Símbolo del Sistema), escribiendo: ping y deberemos de obtener una respuesta. Si no es así, los servicios de red no están disponibles y por tanto hay que revisar la configuración de la Pila de Protocolos TCP/IP. Para seguir el proceso detallado y con imágenes pulse en el enlace correspondiente, según utilice Windows XP, Windows Vista, GNU/Linux, o Mac OSX. Antes de usar las carpetas y archivos de otro ordenador, hay que asegurarse de que dicho PC esté conectado, y se está autorizado para usar el recurso compartido Compartir Carpetas. Nota Importante: El Servicio de Informática NO RECOMIENDA EL COMPARTIMIENTO DE RECURSOS DEL TIPO CARPETA TRAVÉS DE ESTA RED, sobre todo si se trata de recursos con información sensible o

3 confidencial. Para ello es mas conveniente el uso de otros dispositivos como PEN DRIVES, DISCOS DUROS EXTERNOS, GRABADORES DE DVD'S, etc. La forma de compartir una carpeta en Windows XP es muy simple. Supóngase que se quiere compartir la carpeta pública del disco duro (nunca se debe compartir el disco duro completo). Para cualquier otra carpeta el proceso es el mismo. Se selecciona la carpeta a compartir pulsando el botón izquierdo del ratón, (Mi PC, Disco Duro C: y la carpeta después: Se pulsa el botón derecho del ratón sobre el icono y se elige "Compartir": Aparece la pantalla que indica que el recurso no está compartido: Se selecciona la opción Compartir esta carpeta y se le asigna el nombre que se desee. Recurso compartido: Es el nombre que se le quiere dar al recurso. Se asigna por defecto pudiendo ser cambiado. Hay que tener en cuenta que el nombre no debe contener espacios ni símbolos de puntuación y no debe de exceder de 8 caracteres (aunque lo admite, no es conveniente). Comentario: Se indica alguna reseña que identifique al recurso al resto de usuarios.

4 Posteriormente se pulsa el botón Permisos que da varias posibilidades a la lista de usuarios a los que se permita el acceso. Control Total: Todos los usuarios de la red podrán leer el contenido de la carpeta, copiarla a su ordenador, borrarla, modificarla, y crear nuevos archivos o carpetas dentro. Es decir, el acceso completo permite usar la carpeta ajena como si estuviera en su propio ordenador. Leer: Sólo se pueden consultar archivos del recurso compartido. No admite modificaciones, es decir, los demás usuarios de la red podrán leer el contenido del recurso, e incluso copiarlo a su ordenador, pero no borrarlo ni modificarlo, ni crear nuevos archivos o carpetas dentro. Cambiar: Permite la modificación de los elementos que contiene la carpeta pero impide su borrado. Desde el botón Agregar de la pestaña de Permisos de los recursos compartidos, obtenida en el paso anterior, se pueden añadir los usuarios que, dados de alta previamente, podrán acceder al recurso. Sólo hay que escribir el nombre del usuario y pulsar el botón Comprobar nombres para que el sistema valide al usuario. Se pulsa Aplicar y después Aceptar y ya se tiene el recurso compartido para los usuarios concretos. Las carpetas o recursos compartidos se muestran con una mano por debajo, para dar a entender que las ofrecen a otros usuarios. Se puede compartir no sólo carpetas, sino el disco duro entero (no siendo aconsejable en ningún caso), o la unidad de CDROM/DVD, e incluso una impresora.

5 Si se desea dejar de compartir una carpeta o recurso, basta con volver a seleccionarla con el botón derecho y elegir No Compartir esta carpeta El acceso de los Usuarios. En Windows XP cuando se comparte un recurso, se hace para todos. Ese Todos, es todo el conjunto de los usuarios dados de alta en el ordenador que comparte. Por tanto si se ve el recurso, se puede acceder a él sin mas limitación que la impuesta en las restricciones explicadas antes. Es por ello que se debe eliminar el usuario Todos y añadir el nombre de los usuarios que se quiera que accedan al recurso y no todo el conjunto de usuarios que estén dados de alta en el equipo. La gestión de usuarios es un proceso sencillo que cada propietario de equipo con Windows XP puede realizar a través del Panel de Control del Equipo. El Servicio de Informática recomienda que cada equipo disponga de una cuenta principal y de otra opcional a través de la que se realicen los compartimentos de recursos. Debe quedar claro, que TODOS LOS USUARIOS DADOS DE ALTA DEBEN TENER CLAVE, ya que de lo contrario, se está comprometiendo la seguridad del equipo. Asimismo, se aconseja que las cuentas opcionales sean del tipo "Cuenta limitada" para evitar riesgos de posibles administraciones remotas. Por tanto, a partir del instante en que se comparte, el recurso puede ser usado por todos los ordenadores que estén en red. Al definir usuarios concretos, tal y como se ha explicado, sólo podrán utilizar los recursos aquellos usuarios a los que se les haya dado de alta y autorizado. Para carpetas con información sensible, no se debe autorizar al usuario bd sino que se debe definir un usuario al que se le asignará una clave de acceso y a través de éste se permitirá el acceso al recurso. Esta compartimiento debe realizarse sólo en situaciones concretas y con una revisión y control claro y preciso del tipo de acceso que se permite. Si usted es un usuario que no tiene grandes conocimientos del funcionamiento de la Red Microsoft, el Servicio de Informática NO LE ACONSEJA QUE COMPARTA carpetas con información sensible. Hay que recalcar que no se debe compartir el disco duro completo, para evitar que alguien borre archivos necesarios para el correcto funcionamiento del ordenador. Lo mejor es crear una carpeta, ponerle el nombre pública, o algo por el estilo, y compartirla con sus debidas medidas de seguridad para un usuario del tipo COMPARTIR con una clave de acceso Creación de Claves de Usuario. A la hora de crear claves de acceso se deben de tener en cuenta una serie recomendaciones para que éstas sean seguras, ya que sino, el uso de las claves no responderá al control que se debe de realizar en cuanto al acceso ordenado a equipos remotos con recursos compartidos. Cuando se crean claves de acceso, no deben utilizarse: Nombres de personas, animales o cosas.

6 DNI, matriculas de coche, números de teléfono, pin telefónicos y/o de tarjetas. Fechas. Se deben usar composiciones que mezclen letras (mayúsculas y minúsculas), números y/o caracteres, con longitudes mínimas de 6 dígitos. Las claves de acceso SE DEBEN MEMORIZAR y bajo ninguna circunstancia, se deben de anotar en ningún sitio, y mucho menos cerca del ordenador. Igualmente las claves se deben cambiar de forma periódica y no repetirlas. Tipos de claves: No recomendadas: ANTONIO, GATO, LAPIZ, INMACULADA, , J-1234-AB, 1234, etc. Recomendadas: EuldlM.Q05 que significa: En un lugar de la Mancha. Quijote Acceder a Carpetas Compartidas en una Red Local. Para ver los demás ordenadores de una red local, se hace doble clic sobre el icono Mis sitios de red que aparece en el Escritorio y se escoge la opción "Ver equipos del grupo de trabajo". Aparecerá una lista de ordenadores que están en el mismo Grupo de Trabajo que el equipo desde donde se trabaja. Si se quiere ver algún equipo de otro Grupo de Trabajo, se escogerá el botón Subir de la Barra de Herramientas, hasta llegar al elemento Red de Microsoft Windows y simplemente se elige el deseado. Hay que tener en cuenta, que debido a limitaciones de la Red Microsoft y al gran tamaño de algunos grupos (Riuja) dentro de la Universidad, es posible que no aparezcan todos los grupos ni todos los equipos de un grupo. Por tanto, para poder localizar un equipo concreto, existe la opción Buscar PC que está disponible desde el botón de Inicio y desde la Barra de Herramientas de la ventana. Se puede localizar a través de su nombre o a través de su dirección IP que deben conocerse previamente. Una vez localizado el equipo al que se va a acceder, se hace doble clic sobre él, y aparecerá la pantalla a través de la cual se pide el usuario y clave de acceso para acceder al equipo.

7 Es importante reseñar que no aparecen todas las carpetas y unidades de disco del ordenador, sino sólo aquellas que han sido compartidas previamente. De este modo, se evita el acceso a información confidencial o delicada. Se puede acceder al contenido de cualquiera de esas carpetas haciendo doble clic sobre ella, como si formaran parte del disco duro del equipo desde donde se está trabajando. (Sólo se tendrá acceso si las carpetas compartidas no están protegidas por contraseña, o se conoce la contraseña de acceso). Se pueden copiar archivos desde dichas carpetas, o viceversa si se dispone de "Control total" El Bloqueo de Archivos. En lugar de copiar un archivo de otro usuario, se puede abrir directamente en su equipo haciendo doble clic sobre su icono. En este caso, si dicho archivo está siendo usado por cualquier otra persona en el mismo momento, puede aparecer un mensaje avisando de que sólo puede ser usado en modo de sólo lectura (o guardarlo con otro nombre); es decir, que lo que se abre es una copia del original. Por ejemplo, si se abre un archivo de Word, aparece el mensaje siguiente:

8 Esto se debe a que si dos (o más) usuarios pudieran utilizar a la vez el mismo archivo, al guardar podrían borrar los cambios realizados el uno por el otro. Al bloquear dicho archivo, sólo el primer usuario que lo ha abierto podrá guardar los cambios. Si se elige la opción Recibir notificación que aparece en la ventana anterior, en cuanto el primer usuario cierre el archivo, aparece el siguiente aviso: No es necesario bloquear un archivo cuando se abren con un programa que no puede modificarlo; por ejemplo, una página Web abierta con un navegador. Por tanto, en este caso, no aparecerá el mensaje Carpetas Compartidas. Windows XP dispone de una herramienta que muestra la lista de carpetas compartidas, su ubicación y el tipo de acceso, con el objeto de que podamos gestionarlas cómodamente. Además, indica una lista de usuarios conectados al equipo, desde el equipo donde se conectan y los ficheros que mantienen abiertos en cada instante. Todo esto se obtiene haciendo un clic con el botón derecho del ratón sobre el icono MI PC en el Escritorio y seleccionando la opción Administrar. Con esto se abre la herramienta Administración de Equipos, (que también es accesible a través del Panel de Control/Herramientas Administrativas). Carpetas compartidas se puede utilizar para ver un resumen de las conexiones y el uso de los recursos en equipos locales y remotos. Mediante esta herramienta, puede: Crear, ver y establecer permisos en recursos compartidos. Ver una lista de todos los usuarios conectados al equipo a través de una red y desconectar alguno de ellos o todos.

9 Ver una lista de los archivos abiertos por usuarios remotos y cerrar alguno de ellos o todos. Las subcarpetas de Carpetas compartidas contienen información, ordenada en columnas, acerca de todos los recursos compartidos, sesiones y archivos abiertos en el equipo. Los encabezados de las columnas de estas carpetas se definen de la siguiente manera: Recursos compartidos: Contiene la información siguiente acerca de los recursos compartidos disponibles en el equipo: Carpeta compartida: Enumera los recursos compartidos disponibles en el equipo. Un recurso compartido puede ser una carpeta compartida, una impresora compartida etc. Ruta de acceso compartida: Muestra la ruta del recurso compartido. Tipo: Muestra el tipo de conexión de red: Windows, NetWare o Macintosh. Conexiones de cliente: Muestra el número de usuarios que están conectados al recurso compartido. Comentario: Describe el recurso compartido. Sesiones: Contiene la información siguiente acerca de todos los usuarios de la red conectados al equipo: Usuario: Enumera los usuarios de la red conectados al equipo. Equipo: Muestra el nombre del equipo del usuario conectado. Tipo: Muestra el tipo de conexión de red: Windows, NetWare o Macintosh. Número de archivos abiertos: Muestra el número de recursos abiertos por el usuario en este equipo. Tiempo conectado: Muestra las horas y los minutos transcurridos desde que se estableció la sesión. Tiempo de inactividad: Muestra las horas y los minutos transcurridos desde que este usuario inició una acción por última vez. Invitado: Especifica si este usuario está conectado al equipo como invitado (se muestra Sí o No). Archivos abiertos: Contiene la información siguiente acerca de todos los archivos abiertos en el equipo: Archivo abierto: Enumera los nombres de los archivos abiertos. Un archivo abierto puede ser un archivo, un trabajo de impresión en una cola de impresión, etc. Abierto por: El nombre del usuario que abrió el archivo o tuvo acceso al recurso. Tipo: El tipo de conexión de red: Windows, NetWare o Macintosh. Nº de bloqueos: Muestra el número de bloqueos del recurso. Modo de apertura: Muestra el permiso concedido cuando se abrió el recurso.

10 Nota: Para utilizar Carpetas compartidas, debe ser miembro del grupo Administradores o Usuarios avanzados. 3.-Compartir Impresoras en una Red Local. El Servicio de Informática recomienda la utilización de una o varias impresoras con tarjeta de red incorporada y conectada directamente a RIUJA, para se pueda ser utilizada de forma independiente por varios usuarios del mismo departamento/servicio, en lugar de adquirir y disponer una para cada ordenador. No obstante, si se desea utilizar la red Microsoft para compartir impresoras conectadas a equipos localmente, puede hacerlo siguiendo las instrucciones que a continuación se exponen Compartir una Impresora. Antes de compartir una impresora, se debe instalar y comprobar que imprime de la forma habitual. En el menú Inicio-Configuración-Impresoras se pueden ver las impresoras disponibles en el ordenador, tanto las conectadas directamente al equipo, como las de otros ordenadores que se hayan instalado según el método que se describe a continuación. En este caso, se ve la impresora HP Laser Jet 8000 PCL como predeterminada (signo Visto Bueno " ") y no compartida, una HP Color Inkjet CP ya compartida y una impresora de red Epson Stylus C42 que está en otro ordenador y que se ha instalado previamente (observar el cable bajo la impresora). Si se desea compartir la HP Laser Jet 8000 PCL basta con pulsar botón derecho y elegir Compartir:

11 Se activa la opción Compartir esta impresora y se le asigna un nombre. Hay que tener en cuenta que el nombre no debe contener espacios ni símbolos de puntuación y no debe de exceder de 8 caracteres (aunque lo admite, no es conveniente). A partir de este momento, los demás ordenadores de la red podrán verla como una impresora de red y con el permiso del propietario, otros usuarios podrán imprimir en la impresora. Para ello deberá estar encendida y el ordenador que la tiene conectada, también deberá estar encendido Instalar una impresora compartida en una red local. Antes de poder usar una impresora de otro ordenador, se debe: 1. Asegurarse que esté compartida en el equipo que la tiene conectada físicamente. 2. Instalar dicha impresora en el ordenador. La instalación se realiza desde Mis sitios de red, localizando el ordenador donde está conectada, y haciendo un doble clic sobre el icono de la impresora que llevará un cable para indicar que es una impresora de red.

12 Aparece un asistente, que inicia un proceso que copiará los archivos necesarios desde el ordenador que tiene la impresora, y configurará el ordenador para poder utilizar la impresora como si estuviera conectada físicamente al equipo:

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14 Al concluir el proceso, en el menú Inicio/Impresoras y faxes se podrá ver la nueva impresora disponible: También se puede instalar una impresora de red mediante el icono Agregar una impresora. A partir de este momento, cuando se desee imprimir, si sólo existe esa impresora se hará del modo habitual. Si hay instaladas más de una impresora (pueden ser de red y/o locales), al imprimir se debe seleccionar la impresora deseada para cada ocasión (una de ellas es la predeterminada, la que aparezca con un signo de Visto Bueno " "). Para cambiar la impresora predeterminada, se le indica con botón derecho en Configurar como impresora predeterminada.

15 Para elegir con qué impresora se desea imprimir, en lugar de pulsar el botón de Imprimir en las aplicaciones, se debe usar el menú Archivo/Imprimir, y en el cuadro de diálogo resultante, elegir la impresora en la lista desplegable: 4.-Ejemplo de uso de una Red Local. Al comprar sólo una impresora, se puede elegir una de mejores prestaciones para todo el departamento y cada ordenador imprimirá sus trabajos en ella. También se pueden instalar programas en un ordenador desde el CD de otro y utilizar unidades ZIP/Grabadoras para hacer copias de seguridad. Última actualización: 5 de enero de Cuidemos el medio ambiente Piensa si es necesario imprimir esta página Web o alguno de sus documentos.

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