Procedimiento para el cobro y control de análisis clínicos de usuarios y derechohabientes de la UADY

Transcripción

1 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 1 de OBJETIVO Realizar el cobro y control de los análisis clínicos que los Usuarios externos y Derechohabientes de la UADY soliciten en el Laboratorio de análisis clínicos, de la facultad de Química. módulos Fénix y/o San José Tecoh. 2. ALCANCE Aplica a todos los usuarios externos y Derechohabientes de la UADY que requieran un servicio de análisis de LACSC. 3. POLÍTICAS Todo usuario deberá de: Realizar el pago de sus estudios en el área de cobro Cubrir la totalidad de los análisis solicitados en efectivo, tarjeta de crédito, débito, cheque o transferencia bancaria Tener impreso el sello de pagado en el formato de Comprobante de Pago de Solicitud Llenar el formato de Requisitos para Facturación Electrónica en caso de que el usuario requiera factura por primera vez. Todo Derechohabiente de la UADY deberá de: Entregar sus pases a Recepción para que le realicen sus análisis. La recepcion deberá de: Entregar los pases de los derechohabientes de la Uady al Responsable de Cobro para solicitar el pago de los analisis realizados a la Coordinacion General de Salud por medio de Interuady El corte de caja se llevará acabo a partir de las 11:00 A.M. NOTA: En caso de que existan solicitudes de estudios urgentes autorizados por las autoridades del LACSC, se realizará el cobro reflejandose en el corte de caja del día siguiente hábil posterior Se podrán realizar pagos exentos o descuentos para proyectos promovidos por la facultad de Química, con autorización de las autoridades de la Facultad de Química por medio de un oficio correspondiente En caso de requerir factura las personas físicas, tendrán que entregar la CURP.

2 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 2 de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para el cobro y control de análisis clínicos de usuarios y derechohabientes de la UADY Responsable de Cobro Responsable Sanitario Inicio T1 T2 Cobro de Solicitud De pago y Derechohabientes Descuento Si Descuento UADY No Cobro de la solicitud de pago T3 Facturación Si Facturación No T4 Reembolso Si Reembolso No T5 Corte de Caja Fin

3 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 3 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro 1.1. Recibe del usuario externo dos Solicitudes de Pago especificando el tipo de pago a realizar. (Efectivo, cheque, transferencia bancaria o pago por terminal) Captura el pago correspondiente en el sistema del laboratorio e imprime dos copias del Comprobante de Pago de Solicitud y pondrá en ambos comprobantes el sello de pagado, entregando un comprobante de Solicitud de Pago al usuario y una copia del Comprobante de Pago de Solicitud. Guardando un juego para control en el departamento de contabilidad. F-FQUI-LAC-68 T1 Cobro de la solicitud de pago y derechohabientes UADY Responsable de Cobro Nota: Si por alguna circunstancia no se pudiera imprimir el comprobante de pago, se pondrá el sello de pagado en la Solicitud de Pago entregándoselo al usuario y posteriormente ingresarlo al sistema del laboratorio. 1.3 Los cobros se podrán realizar como: a) Usuario externo b) Derechohabientes Nota: de requerir un análisis que no incluya el pase del derechohabiente UADY, podrá solicitarlo y se manejará como usuario externo. c) Pase Parcial derechohabiente UADY. F-FQUI-LAC-77 F-FQUI-LAC-78 F-FQUI-LAC-84 Estos cobros se documentarán en el formato Control de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad.

4 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 4 de En los módulos de la Unidad Universitaria de Insercion Social San Jose Tecoh (UUIS) y Fénix los químicos recibirán de cada recepción lo recaudado con el formato Liquidación de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad, debidamente firmado por los químicos y la recepción del modulo respectivo, entregarán al responsable de cobro una copia para que verifique que los importes de las solicitudes concuerden con el que esta en el formato y que el dinero que está recibiendo sea el correcto; una vez verificado lo anterior procederá a capturar el pago en el sistema del laboratorio, (en el caso del módulo Fénix entregará además las solicitudes de pago que se hayan generado); En caso de que se haya observado algún error, se notifica a los químicos asignados en cada módulo para que hagan las correcciones pertinentes en los formatos y en su caso se aclare el importe recaudado Una vez capturado los pagos en el sistema de laboratorio para el módulo de UUIS se imprimirán dos copias del Comprobante de Pago de Solicitud con el sello de pagado; una copia se entregará a la recepción del laboratorio para que le hagan llegar al usuario con la solicitud de pago, y otra para anexar al corte; en el caso del módulo del Fénix solo se imprimirá una copia con su respectivo sello de pagado la cual se anexará a la solicitud de pago para el corte del día. Si el sistema no funcionó en el módulo del Fénix se imprimen tres copias del Comprobante de Pago de Solicitud las cuales dos copias se enviarían al módulo, una para la recepción del módulo la otra para entregarla al usuario y la otra para anexar al corte Una vez que el responsable de cobro (o persona asignada) captura en el sistema lo que se recaudó en la UUIS se firmará un nuevo formato de Liquidación de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad por el químico asignado del módulo y el responsable de cobro (o persona asignada), cada uno se quedará con una copia del formato; en caso del módulo del Fénix el químico asignado le entregará al responsable de cobro el formato para que firmen, quedándose igual cada uno con una copia.

5 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 5 de En cuestión de pases de derechohabiente de la UADY la recepción entregará al Responsable de cobro los pases que se hayan recepcionado tanto en la Coordinación General de Salud como en los módulos de la Inalámbrica, Fénix y UUIS San José Tecoh que se hayan realizado en el día para que el departamento de contabilidad realice lo pertinente al cobro de los mismos El responsable Sanitario firmara las solicitudes de pago que contengan algún descuento. T2 Descuentos Responsable Sanitario y Cobro Se podrá aplicar un descuento del 25% a los usuarios que presenten su credencial del INAPAM, 50% a hijos, esposo(a) y padres, suegros, yernos, nueras del personal de la Facultad y jubilados, 25% a hermanos, abuelos, cuñados y nietos; 15% a las muestras de maquila que se procesan en la Facultad y alumnos de la facultad que presenten su matrícula En caso de que algún descuento no esté estipulado lo podrá autorizar el Secretario Administrativo y/o el Responsable Sanitario. F-FQUI-LAC-68 T3 Facturación Responsable de Cobro y contabilidad 2.4. Para los descuentos realizados en el módulo UUIS San José Tecoh, la recepción del laboratorio entregará una copia del formato de Autorización de Exención y Descuentos que tiene estipulado el módulo de San José Tecoh, debidamente firmados por las autoridades competentes de la facultad Si el usuario externo o derechohabiente de la UADY con pase de pago parcial de la Coordinación General de Salud (estudios de laboratorio), solicita factura por primera vez, se le entregará el formato de Requisitos para Facturación Electrónica que deberá de llenar en ese momento con todos los datos que se piden. F-FQUI-LAC-76 F-FQUI-LAC-85 Nota:Para los usuarios que ya estén dados de alta en el sistema de contabilidad deberán de proporcionar datos a quien se le elaborará

6 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 6 de 12 factura para poder identificarlo y verificar si los datos proporcionados anteriormente son correctos. Nota: En caso de que cambie algún dato tendrán que llenar otra vez el formato de Requisitos para Facturación Electrónica con los datos correctos. Nota: En caso de las dependencia de la UADY mencionarán la dependencia y correo a la que se emitirá la factura Se llevará el control de las facturas en el formato de Control de Facturas de Servicio a la Comunidad. Nota: La elaboración de las facturas estarán a cargo del departamento de contabilidad Si el usuario solicita el reembolso de sus estudios y realizó el pago por efectivo, se le solicitará su Comprobante de Pago de Solicitud para cancelarlo y se efectuará al momento la devolución, antes del cierre del día. T4 Reembolsos Responsable de Cobro y contabilidad 4.2. En caso de que el pago se haya realizado por tarjeta de crédito o débito se le solicitará su Comprobante de Pago de Solicitud para cancelarlo y se realizará la cancelación de la operación por medio de la terminal bancaria antes de que se realice el corte de la terminal Si por alguna razón hay algún reembolso después del corte, la gestión estaría cargo del departamento de contabilidad. F-FQUI-LAC-84 F-FQUI-LAC-23 Nota: Los reembolsos se podrán realizar antes de la toma de muestra En el caso del módulo UUIS, el encargado de realizar el reembolso será el departamento de recepción especificándolo en el formato Relación de Análisis Clínicos Entregados.

7 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 7 de Al finalizar la jornada del día se imprime el Corte de Caja del sistema de laboratorio y se verifica el consecutivo de los folios emitidos. Nota: Los folios que tengan descuento deberán de estar firmados por el Responsable Sanitario y/o por el secretario administrativo en su caso Se llenará el formato Control de Folios del Laboratorio Clínico, en donde se llevará el inicio y final de los folios emitidos por día para verificación Se reporta lo cobrado en el laboratorio por terminal, cheque, transferencia y/o efectivo en el formato Control de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad, los cuales se llenarán especificando descuentos, facturas, liquidaciones, anticipos, saldos y otras situaciones que pudieran ocurrir. F-FQUI-LAC-48 F-FQUI-LAC-81 F-FQUI-LAC-77 T5 Corte de caja Responsable de Cobro 5.4. En el corte diario del sistema de laboratorio se verificarán las órdenes emitidas así como los pases recepcionados anotando el tipo de ingreso por terminal, descuentos, facturas, que se hubieran generado en el día o en el día anterior después del corte. F-FQUI-LAC-80 F-FQUI-LAC-78 F-FQUI-LAC Se archivará el Corte de Caja del día, el formato de Control de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad del módulo de la Inalámbrica, los formatos de Liquidación de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad de los módulos San José Tecoh y Fénix con sus respectivas solicitudes de pago y comprobantes de pago de solicitud (incluyendo solicitudes exentos y cancelados) y Recibo Inter-UADY Facultad de Química-LACSC para entregar al departamentos de contabilidad. F-FQUI-LAC-84 F-FQUI-LAC Se saca una tira de la suma total de lo recaudado de cada módulo identificando el pago por terminal, cheque, transferencia y/o efectivo (verificando que cuadre con el Corte de Caja) y se anexa a los demás documentos para la entrega al departamento de contabilidad.

8 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 8 de Se anotará en una bitácora el importe del dinero cobrado en efectivo, el cual se deposita en la caja fuerte destinada para entregar al diligenciero para su depósito en el banco; éste le entregará al responsable de cobro (o persona asignada) el recibo bancario que anexará al corte del día Se llena la Hoja Estadística de Estudios, especificando cada uno de los movimientos que se realizaron en el día, en cada uno de los módulos de toma de muestras. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento N/A N/A N/A 7. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros F-FQUI-LAC-03 F-FQUI-LAC-23 F-FQUI-LAC-48 F-FQUI-LAC-68 Recibo Inter-UADY Facultad de Química-LACSC Relación de Análisis Clínicos Entregados Hoja Estadística de Estudios Solicitud de Pago Área de Recepción Responsable de cobro 1 año Archivo Muerto Responsable de recepción 1 año Archivo Muerto Responsable de cobro 1 año Archivo Muerto Responsable de cobro 1 año Archivo Muerto

9 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 9 de 12 F-FQUI-LAC-76 F-FQUI-LAC-77 F-FQUI-LAC-78 Requisitos para Facturación Electrónica Control de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad Liquidación de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad F-FQUI-LAC-80 Corte de Caja F-FQUI-LAC-81 Control de Folios del Laboratorio Clínico F-FQUI-LAC-84 Comprobante de Pago de Solicitud F-FQUI-LAC-85 Control de Facturas de Servicio a la Comunidad Responsable de cobro 1 año Archivo Muerto Responsable de Cobro 1 año Archivo Muerto Responsable de cobro 1 año Archivo Muerto Responsable de cobro 1 año Archivo Muerto Responsable de cobro 1 años Archivo muerto Responsable de cobro 1 años Archivo muerto Responsable de cobro 1 años Archivo muerto 8. ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Comprobante de Pago Usuario Comprobante de Pago Usuario Verificación del correcto Inmobiliario UADY Responsable de Cobro cobro de los estudios Recibo Inter-UADY Coordinación General de Salud clínicos a realizar. 9. GLOSARIO

10 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 10 de SIGLAS UADY Universidad Autonoma de Yucatan. LACSC Laboratorio de Análisis Clnicos de Servicio a la Comunidad. UUIS Unidad Universitaria de Insercion Social San Jose Tecoh. CGS Coordinacion General de Salud. CURP Clave Unica de Registro de Poblaciòn. INAPAM Instituto Nacional de las Personas Adultas Mayores DEFINICIONES Usuario.- Cualquier persona que acuda al laboratorio para solicitar algún análisis clínico. 10. CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o página Sección 1, 2 y 3 Sección 4 Sección 5 Página de la 3 a 7 Sección 5 Sección 10 Descripción de la modificación y mejora Se incluyó a los derechohabientes de la UADY. Se modificó el diagrama del procedimiento. Se le adiciono numeración en la Descripción de la actividad detallada. T1 Se adiciona una nota y el párrafo en caso de que haya muestras urgentes; T2 Se unifico las tarea 2 y 3 y se adiciono el párrafo cuando el usuario paga un saldo después del cierre de caja y se adicionaron dos notas; T3 paso a ser de Facturación en vez de la tarea 7, se eliminó el párrafo del correo al laboratorio modificando el punto 3.2.; T5 se modificó el nombre de la tarea, se adiciono un párrafo quedando como 5.2 se adiciono una nota y se modificó el punto 5.5.; T6 Se adiciono una nota. Cambio de director de la Facultad de Química T5 Se modificó el punto 5.5. cambiando de cuatro a tres copias y se trasladó el último renglón al punto 5.6. Se modificó el nombre del Responsable Sanitario. Fecha de modificación 15 de Agosto de de Noviembre de 2013

11 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 11 de Sección 3 Sección 4 Sección 5 Se modifica los puntos referentes al usuario. Se modifica el Diagrama. T1 Se modifica el punto 1.1 adicionando pago con cheque, modificación de la redacción del punto 1.2. y 1.4 y se anexa una nota; se anexa el 1.5. referente a la recepción de la UUIS San José Tecoh y modulo Fénix; T2 se modifica el punto 2.1 por la firma de autorización en la solicitud de pago; 2.5 se modifica el párrafo por el depto. de contabilidad, el párrafo 2.6 se modifica cuando haya algún movimiento a realizar de anticipos y/o saldos; T3 se adiciona el párrafo, 3.5 referente al comprobante Inter-UADY y se anexa una nota; T4 se modifican los párrafos 4.1 añadiendo lo referente al módulo Fénix, el párrafo 4.2 por la forma de devolución en terminal bancaria, se añade el punto 4.3 el reembolso después del corte de terminal y se modifica el 4.4 referente al reembolso de la UUIS San José Teco y se modifica la nota; Se modifica la numeración T5, eliminando los punto 5.2., 5.4., 5.5. y 5.6. y modificando el 5.1. por corresponder al depto. de contabilidad; se modifica la nota por el resguardo del formato de los pases pendientes y se anexa el punto referente a los comprobantes de Inter-UADY, T6, el punto 6.2. se modifica la nota, 6.3. se anexa el pago de cheque, el punto 6.4. se anexa para verificación del corte y se modifica la numeración; el punto 6.5. se modifica por la forma de archivar, 6.6.se anexa por sacar tira de comprobación; 6.8.se anexa referente a la hoja estadística. Se anexan los formatos F-FQUI-LAC-48 y F-FQUI-LAC-80. Sección 7 Todo el Se actualizó el documento al formato F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03 documento Sección Se anexa la forma de pago por transferencia bancaria. T1 Se anexa en el punto 1.1 la forma de pago por transferencia bancaria, se modifican los puntos 1.1, 1.3 y 1.4 en la forma de redacción, la nota se convierte en punto 1.5 y el punto 1.5 pasa a ser el 1.6 y se modifican sus respectivas redacciones; T2 se anexan el descuento para los alumnos de la facultad en el punto Sección 5 2.2, el punto 2.5 se modifica su redacción y se anexa el punto 2.7 referente a los descuentos a UUIS San José Tecoh, en el apartado de registros se anexan los formatos F-FQUI-LAC-68 Y F-FQUI-LAC-84; T5 se anexa lo referente a los descuentos de UUIS San José Tecoh; T6 se modifican las redacciones de los puntos Sección 6 6.3, 6.4 y 6.5. Sección 10 Se modificó el código del Manual de la Calidad Se cambió el nombre del Responsable Sanitario 22 de Agosto de de Septiembre de 2015

12 Código: P-FQUI-LAC-07 Revisión: 06 Página: 12 de Todo el documento Sección 1 Sección 4 Sección 5 Sección 7 Sección 9 Seccion 3 Sección 4 Sección 5 Se cambió el nombre del procedimiento Se eliminaron los párrafos que hacen referencia a anticipos y saldos Se modificó el objetivo Cambio del Diagrama T1 Se cambió el nombre de la tarea y se unificó la tarea 1 y 5. T1 Modificación de la redacción, T2 se modificó el punto 2.2, se eliminaron los punto 2.4 con su nota 2.5 con su nota y el 2.6; T3 Se eliminó la nota del 3.2., T6 Paso a ser T5 y se e modificó el punto 5.4, y 5.7 Se eliminó el formato F-FQUI-LAC-79 Se eliminaron algunas siglas Se aumentaron tres políticas. Modificación del diagrama. T1 Se dividió el punto 1.1 Se eliminaron los párrafos que mencionan pases pendientes, se modifica el 1.2,.el punto 1.3 se puso como política y se elimino la nota del 1.7. T3 Se elimina el 3.3. y el 3.5 junto con la nota. Se elimino el formato inter-uady de ingresos propios y pases pendientes. 12 de septiembre del de febrero del 2017 Sección 7 Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó L.C.A. Giovanni José Farfán Ferriol Responsable de Cobro E.B.C. Ricardo Jesús May Castillo Responsable Sanitario Dra. Zulema Osiris Cantillo Ciau Directora de la Facultad Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.