13. PROGRAMAS DE LIMPIEZA

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1 13. PROGRAMAS DE LIMPIEZA Preguntas de discusi6n preliminar: 1. lque elementos crees que deben considerarse en la elaboraci6n de un programa de limpieza? 2. l Te parece importante desarrollar un programa de limpieza en las instituciones de servicios? 3. l C6moaplicarfas el proceso administrativo en la elaboraci6n de programas de limpieza? NECESIDAD DE ELABORAR PROGRAMAS DE LIMPIEZA Como ya se mencion6, el objetivo del Servicio de limpieza es el de proporcionar bienestar, tanto fisico como espiritual. Se protege la salud de las personas, se consigue un ambiente propio y digno que satisfaga las necesidades basicas de higiene, orden, temperatura, iluminaci6n; se propicia el buen gusto al crear un ambiente de confort que permita a los individuos realizar sus actividades y aspirar a necesidades superiores. En este servicio se conjugan los recursos materiales como son el equipo, utensilios, productos de limpieza, y el factor humano, como serfa el personal. Tambien intervienen las tecnicas de limpieza especiales para cada sustrato, el conocimiento del tratamiento de manchas, asf como la distribuci6n del trabajo, que se plasma en los programas. Puede decirse que un ambiente agradable y acogedor ayuda a que las personas esten de "buenhumor", ya que el entrar a un lugar limpio yen orden, causa satisfacci6n y pone la somisa en el rostro. Para lograr que un inmueble se encuentre limpio y ordenado no es necesario fatigarse, perohay que dedicar tiempo para planear y organizar las actividades, asf como para adquirir conocimientos tecnicos. La administraci6n es una herramienta vital para obtener resultados 6ptimos en este servicio. El trabajo del encargado de limpieza es ingrato muchas veces, porque mientras 10 que esta sucio se ve claramente, 10 limpio pasa a menudo inadvertido. Este es un trabajo 169

2 170 Programas de limpieza que nunca termina, ya que toda actividad produce desorden y deja residuos que hay que limpiar. La aparici6n del polvo es un proceso espontemeo, ya que se encuentraen el ambiente. Un programa de limpieza enumera las operaciones en orden crono16gico, el equipo, utensilios y productos que se utilizan, y determina todos los detalles necesarios con el fin de ahorrar tiempo y movimientos. Asimismo, asigna la responsabilidad de las actividades a las personas y establece los puntos que serviran para evaluar la calidad del trabajo, controlar el gasto de materiales y establecer los tiempos en la jornada de trabajo. El servicio de limpieza se debe enmarcar dentro de un proceso administrativo mediante el cual podemos, a traves del analisis de cada caso, saber: LQue se va a hacer? Planear LC6mo va a hacerse y cuando? Organizar LQuien 10 hara y con que? Integrar LC6mo se va llevando a cabo? Dirigir LC6mo se ha hecho? Controlar La administraci6n se plasma en planes, programas y manuales operativos. El programa nos permite ir planeando y organizando las diferentes operaciones de limpieza para establecer las condiciones y tiempos 6ptimos en que se ejecuten. Para establecer el programa, es necesario considerar previamente varios aspectos como son: Un estudio del area que establezca su uso, 10calizaci6n y caracterlsticas generales. E1 equipo con el que se cuenta. La periodicidad de las actividades (diaria, semanal, mensual, eventual). El orden en que conviene realizar las operaciones. El tiempo para cada una. El personal con que se ctienta ELABORACION DE PROGRAMAS DE LIMPIEZA Para establecer un programa de limpieza es necesaria seguir vadas pasos:

3 Elaboraci6n de programas de limpieza 171 FIJAR OBJETIVOS Identificar emil es la finalidad del servicio de limpieza en la instituci6n. Determinar las especificaciones que sean adecuadas, asf como el tipo de limpieza que se llevara a cabo. HACER UN ANALISIS POR AREAS Dividir por areas de acuerdo al uso que se Ie da a cada una. Esto nos permitira establecer frecuencias y horas adecuadas para la limpieza. HACER UN INVENTARIO DE MATERIALES Identificar los materiales en cada area para determinar el tratamiento ideal. Para lograr esto es posible ayudarse de pianos arquitect6nicos 0 de un levantamiento (Lay Out) de observaci6n directa. ESTABLECER LAS OPERACIONES DE LIMPIEZA Determinar la operaci6n id6nea segun el sustrato y sus caracterfsticas, y segun el tipo de suciedad que este presente. Determinar la frecuencia de limpieza que se requiere. Determinar cuales son los productos, los equipos y los utensilios adecuados. HACER UN INVENTARIO DE EQUIPO Y UTENSILIOS Elaborar un inventario del equipo y utensilios con que se cuenta para verificar que realmente Se tienen los necesarios para cada area, superficie y operaci6n de limpieza que se lleve a cabo. HACER UN INVENTARIO DE PRODUCTOS Mantener un aprovisionamiento de los productos que se determinaron id6neos para las operaciones de limpieza. DETERMINAR EL PERSONAL NECESARIO Y SU CAPACITACI6N Siempre se requiere de personal para que ejecute las actividades de limpieza. La cantidad de personal necesario dependera de factores como tamafio del area, el tiempo disponible,

4 172 Programas de limpieza los equipos con que se cuenta y la condici6n de la limpieza que se realiza. La capacitaci6n del personal debera ser la adecuada para que pueda hacerse cargo de las tareas que se Ie asignaran. (Este es un aspecto que tiende a descuidarse ya que se supone, err6neamente, que todas las personas estan capacitadas para realizar una limpieza.) ASIGNAR RESPONSABILIDADES Distribuir las areas y operaciones de acuerdo con los recursos humanos con que se cuenta. Es conveniente cambiar al personal de puesto peri6dicamente, para que no se caiga en rutina y aburrimiento. Deben tomarse en cuenta los descansos y vacaciones, as! como las suplencias en caso de cualquier eventualidad. PLANEAR LA SUPERVISION La supervisi6n es esencial para tener un servicio de limpieza exitoso. Es por esto, que un buen programa tendra en cuenta este aspecto, 10 que aumentara la productividad y eficiencia del departamento. Al seguir estos pasos y establecer unprograma de limpieza, se logra una simplificaci6n de las operaciones que se realizan, y se evita la duplicidad y desperdicio. A cada tarea se aplica la soluci6n que de el mejor resultado con menor esfuerzo, tiempo y dinero. Consideraciones previas a la elaboraci6n de un programa de limpieza Cuando se piensa en elaborar un programa de limpieza hay dos situaciones por considerar que determinaran la forma de llevarlo a cabo POR PRIMERA VEZ SE VA A REALIZAR EL SERVICIO DE LIMPIEZA DENTRO DE UN ESTABLECIMIENTO: En este caso se parte de cera, ya sea porque ellugar es nuevo, o porque se utiliza por primera vez despues de una remodelaci6n EXISTE LA NECESIDAD DE MEJORAR EL PROGRAMA DE LIMPIEZA: En este segundo caso se ha detectado la necesidad de realizar algunos cambios en un prograrna ya establecido, ya sea porque hace falta mejorar algun procedimiento, por la adquisici6n de un nuevo equipo, porque hay problemas 0 una limpieza diferente por altos costos. Cualquiera que sea el caso, si hay necesidad de mejorar 0 establecer un nuevo programa de limpieza, es indispensable recopilar previamente una serie de datos que nos permitan determinar las necesidades reales de limpieza.

5 Elaboraci6n de programas de limpieza 173 Estos datos se obtienen mediante una visita de inspecci6n por el area, as! como por la elaboraci6n de cuestionarios a preguntas diversas a los empleados, clientes a personas que hagan usa de las instalaciones y finalmente, por exhaustivo analisis de los datos obtenidos. La principal informaci6n que se requiere previa a la elaboraci6n del programa de limpieza es: * Planas a levantamiento del area (Layout) * Extensi6n de cada uno de los espacios * Usa que se Ie da a cada uno de ellos * Accesibilidad a los suministros y equipos * Ubicaci6n de los contactos electricas * Inventario de materiales * Inventario de equipa y de utensilios de limpieza * Inventario de productbs * Conocimiento de necesidades de limpieza y transito del area * Conocimiento de tiempos estandar Determinacion de la frecuencia de limpieza y de los tiempos eshindar La frecuencia de las limpiezas sera variable. Se asignaran de acuerdo can varios factores, entre ellos: a) El tipo de inmueble, del area y de los materiales que 10 componen. b) Las actividades que se realicen en cada area, as! como el horario de las mismas y del transito que se presente. e) El tipo de personas que ah! trabajan: numero, edades, caracter, profesi6n, educaci6n. d) Los recursos can que se cuente: tiempo, equipo, utensilios y productos. Se dice que tiempo estandar es el tiempo que se asigna a una operaci6n y que puede ser alcanzado por un operario normal, trabajando a un ritmo normal y bajo condiciones normales. Se usa como un elemento basieo en la organizaci6n y racionalizaci6n del trabajo, as! como para fijar ciertos parametros como: calculo de costas, control de recursos, asignaci6n de trabajo y calculo de personal, entre otros. Los tiempos estandar son muy importantes cuando se capacita al personal, as! como cuando se elaboran manuales a planes de trabajo.

6 174 Programas de limpieza Estos tiempos se obtienen mediante la tecnica conocida como Estudio de Tiempos, que sirve para determinar con la mayor exactitud posible el tiempo estandar para llevar a cabo una tarea especifica. Esto se logra mediante un numero limitado de observaciones y con la ayuda de un cronometro. Existen varias tablas con tiempos eshindar de operaciones de limpieza, como las que se encuentran en el Manual de Limpieza del IMSS. Resultaria benefico elaborar una tabla especifica para la limpieza de cada empresa 0 institucion en especial, de acuerdo a las necesidades y problematica de cada una. Un aspecto que se debe tomar en cuenta al trabajar con tiempos estandar, es que estan calculados para situaciones promedio, par 10 que se deben consultar unicamente como guias. Existen algunas variables que afectan el desempeno de los trabajos de limpieza y que se deben de considerar. Entre ellas podemos diferenciar las siguientes: I. En cuanto alasuperficie a ser limpiada: II. Extension total del area. Grado y tipo de suciedad. Condicion de las superficies (nuevas, antiguas, deterioradas, lisas, parosas). Transito. En cuanto al trabajador: Edad. Experiencia. Actitud frente al trabajo que desempena. Habilidad para trabajar en equipo. Estado de salud y limitaciones. Conocimientos y capacidades. Nivel de fatiga. Destreza manual. Estado de animo. Motivacion e incentivos. Musculatura y fuerza fisica. Capacitacion e induecion al trabajo.

7 Elaboraci6n de programas de limpieza III. Calidad en el trabajo y supervisi6n. En cuanto a las condiciones de trabajo: Cantidad y tipo de obstrucciones. Trabajo en equipo. Nivel de calidad deseado y de las facilidades disponibles. Distancia de los suministros. Intensidad de iluminaci6n. Metodo de trabajo. Presencia de extrafios.. Tamafio, tipo y condiciones del equipo y utensilios. Calidad y dosificaci6n de los productos. Caracteristicas de la supervisi6n. Por 10 general, los tiempos estandar se. obtienen asumiendo que todos los factores se encuentran en 6ptimas condiciones, 10 cual es muy diffcil de obtener en la practica. Lo ideal es establecer estudios de tiempo espedficos para cada operaci6n de limpieza que se lleve a cabo en la propia instituci6n. 175 Formato del Programa de Limpieza Un programa de limpieza debe proporcionar informaci6n referente a los siguientes puntos: Provee todos los datos relativos al Departamento de Limpieza, segun la instituci6n de que se trate (misi6n, visi6n, objetivos, politicas, normas, relaciones interdepartamentales). Ubica al departamento dentro del organigrama e indica las lineas de autoridad. Proporciona el organigrama del departamento y provee la descripci6nde cada uno de los puestos. Implementa el mejor metodo para cada una de las actividades de limpieza. Indica la frecuencia de las operaciones. Provee estandares para productos, equipo y utensilios. Proporciona los tiempos estandares para cada operaci6n. Asigna a los trabajadores a cada una de las areas.

8 176 Programas de limpieza Sefiala las diferentes fases de implementaci6n del programa. Objetivos al implementar un Programa de Limpieza La verdadera finalidad que se espera lograr al implementar un programa de limpieza es: a) Delimitaci6n y especificaci6n de cada una de las funciones que se llevan a cabo en el departamento. b) La determinaci6n de la frecuencia con que se debe realizar cada una de las operaciones. c) Especificaci6n de cada uno de los materiales, productos, utensilios, equipo y personal que se requieren. d) Determinaci6n de tiempos estandar. e) Optimizaci6n del uso de cada uno de los recursos. Ventajas de un Programa de Limpieza Establecer un programa de limpieza tiene una serie de ventajas para cualquier instituci6n, entre las que podemos destacar: 1. La moral de los empleados se eleva, ya que todo se encuentra mas arreglado y ordenado y en mejores condiciones de limpieza y mantenimiento. 2. La imagen de la instituci6n se ve favorecida, 10 que incrementa la publicidad de boca en boca. 3. El ausentismo, incapacidades y renuncias del departamento se reducen al mejorar la calidad de las condiciones de trabajo. 4. La seguridad mejora, as! como los accidentes e incendios disminuyen 0 son eliminados. 5. Las reparaciones 0 reposiciones del equipo se reducen gracias al mejor uso que se da al equipo. 6. Se aumenta el control de calidad y se reduce el tiempo de capacitaci6n y supervisi6n. 7. Se reduce el tiempo de inducci6n del empleado a las nuevas actividades. 8. Las comunicaciones interdepartamentales mejoran. 9. El control del presupuesto, as! como del gasto del departamento, se reduce. 10. La productividad y eficiencia del personal se eleva.

9 Outsourcing y calculo de personal 177 Formatos para elaborar los programas de limpieza En el Anexo 3 se encuentran los formatos para elaborar los programas mas comunes del area de limpieza. El Analisis de Limpieza por Area permite recabar toda la informaci6n inicial, anotando primero el area en la que se va a lievar a cabo la limpieza. Posteriormente, en 10 que se refiere a la superficie, se van llenando las columnas de cada una de elias, asi como del material del que estan hechas y en operaciones, se van anotando todas las que se van a realizar de limpieza. Por ejemplo, si se trata de un lobby y de la limpieza del piso que es de marmol, se consideran las diferentes actividades que se lievaran a cabo como sedan: limpiar derrames, mopear, trapear, pulir, abrillantar. Para cada una de estas sera necesario estudiar cual es el equipo 0 utensilios que se requieren, asi como el producto adecuado. Finalmente, en las frecuencias habra que elegir aquella que se considere apropiada. Estos datos se pasan al Programa diario, si su frecuencia es diaria y todos los dias se realizan las mismas actividades, 0 al Programa semanal, si varian cada dia, 0 se realizan diariamente, cada tercer dia 0 semanalmente. En el Programa anual se inc1uiran aquellas actividades que se lievan a cabo quincenal, mensual, semestral 0 anualmente. Estos formatos son una guia, pero se pueden modificar segun las necesidades de limpieza que se tengan en cada instituci6n OUTSOURCING y CALCULO DE PERSONAL La tendencia actual entre las empresas es el outsourcing, es decir, el contratar companias externas especializadas que proporcionan ciertos servicios necesarios para la actividad de las mismas, pero que no estan relacionadas consu propio giro. Ejemplos: estacionarniento, alimentos 0 comedores industriales, lavanderia y, principalmente, limpieza. Las empresas no saben realmente c6mo llevar a cabo las operaciones de limpieza eficientemente y prefieren contratar a un especialista en su ramo; esto les evita todos aquellos problemas relacionados con el personal (contrataciones, capacitaci6n, incapacidades, problemas legales, demandas), asi como con la adquisici6n y mantenimiento de los utensilios y equipos necesarios y el manejo de inventarios de productos quimicos. Las empresas ya tienen suficientes preocupaciones con el desarrollo de su propia actividad, no quieren problemas derivados de este servicio y, sin embargo, la compafiia de limpieza es experta en esta area y sabe que es 10 que debe hacer y c6mo 10 va a realizar. Para contratar a una de estas compafiias en conveniente solicitar varias cotizaciones, pedir referencias a otras empresas donde presten sus servicios y solicitar informaci6n en

10 178 Programas de limpieza la Procuraduria Federal del Consumidar para conocer si existen denuncias en su contra. Asimismo, conviene realizar inspecciones oculares de los lugares que limpian para ver los resultados que estan brindando. Auncuando se contrate a personalexterno, es aconsejable mntarconunapersonaintema que posea conocimientos basicos sobre este tema y que sirvacomo enlace entrela empresa y la compafua especializada, informandole de los problemas que se vayan presentando. Estas companias cobran por empleado asignado, incluyendo utensilios, equipos y productos, y ofrecen manejar "0" inventarios dentro de la empresa contratante, es decir, ellos proporcionan diariamente todos los insumos necesarios para las labares que lleve a cabo su personal. Par 10 antes mencionado, resulta vital que esta persona sepa ca1cular el mimero de personal adecuado para cubrir los diferentes tipos de limpieza dentro de las diversas areas que compongan la empresa y cuente con los elementos indispensables para supervisar su labor. Aun si el personal fuera propio, requiere conocer el mimero de personas que son necesarias para abarcar, tanto las tareas rutinarias como las eventuales 0 profundas. PASOS A SEGUIR PARA EL CALCULO DE PERSONAL 1. Primeramente, se debe hacer una lista con las diferentes areas, incluyendo sus dimensiones e indicando los metodos de limpieza adecuados para las mismas. 2. Se ca1cula la frecuencia con la que se van a realizar estas operaciones, agrupando todas aquellasque requieren los mismos metodos de limpieza y las mismas frecuencias. 3. Se multiplican los resultados por los tiempos obtenidos durante el estudio 0 par los que aparecen en tablas y se obtiene el mimero de minutas 0 de horas requeridas para estas actividades. Es conveniente tambien inc1uir las operaciones semanales, semestrales y anuales para obtener el total de horas al ano que se deberan dedicar a la limpieza dellugar. 4. Se ca1cula finalmente el numero de empleados necesarios para cubrir todas las actividades, dividiendo el numero de haras totales entre el numero de horas que trabaja una persona al ano. Aunque se deberian de trabajar 40 horas a la semana, es necesario eliminar 30 minutos al dia, que el empleado utiliza para desplazarse dentro de la empresa 0 para sus necesidades personales, por 10 que se consideran 7.5 horas al dia efectivas de trabajo. Este dato se multiplica por 5 dias ala semana, obteniendo un total de 37.5 horas a la semana, 10 cual se multiplica por 50 semanas al ano,

11 Bibliograffa 179 considerando vacaciones y descansos, y se obtiene un total de 1875 horashombre al ano. Por ejemplo, si el total de horas al ano que se requieren para la limpieza total de una empresa determinada es de 19,920 h, se divide este mimero entre el total de horas-hombre de un trabajador, obteniendo como resultado el mimero de empleados que sera necesario para cubrir las necesidades. 19,920/ 1875 = = 11 empleados Este ca1culo se puede hacer considerando unicamente las actividades peri6dicas diarias entre el numero de horas reales trabajadas par dia. Por ejemplo: 2325 min. de limpieza diaria entre 60 min. = horas de limpieza al dia, entre 7.5 h reales de trabajo por empleado = 5.16 trabajadores necesarios para cubrir la limpieza diaria. En algunos 1ugares se considera un10% adicional para cubrir limpiezas profundas y eventuales, asi como descansos, vacaciones e incapacidades. Es decir, se necesitarian 6 empleados en total para llevar a cabo toda la limpieza de este establecimiento ( = 5.67 = 6 trabajadores). En algunas empresas se tiene personal propio para realizar todas las actividades peri6dicas 0 rutinarias, y se contratan a companias externas para las limpiezas eventuales 0 profundas, como son: lavado de vidrios, lavado de alfombras 0 pulido de pisos. Cuando la cuadrilla (grupo de trabajadares de limpieza) que se contrata esta farmada por un numero considerable de empleados, la compania externa asigna a uno 0 varios supervisores que estaran fijos laborando dentro de la empresa. Si el numero de trabajadores es pequeno, un supervisor asignado asistira diariamente a varias empresas para revisar el desempeno del personal a su'cargo en cada uno de los lugares dande realizan su labor.