Mejora de Procesos: Análisis de estándares y modelos de referencia de mejores prácticas

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1 Universidad Politécnica de Madrid Facultad de Informática Departamento de Lenguajes y Sistemas Informáticos e Ingeniería de software Mejora de Procesos: Análisis de estándares y modelos de referencia de mejores prácticas Trabajo de Investigación Tutelada Resumen Resumen Doctorando: Mirna Ariadna Muñoz Mata Tutores 1 : Gonzalo Cuevas Agustín José A. Calvo-Manzano Villalón Tomás San Feliu Gilabert Este trabajo de investigación, presenta una trazabilidad utilizando los modelos de referencia y estándares CMMI, COBIT, ISO9001:2000, PRINCE2, PMBOK y, TSP, utilizados por la organizaciones de desarrollo de software en el sector público y privado y, que proporcionan un entorno de referencia de mejores prácticas que ayuda a las organizaciones en la mejora de sus procesos. Este análisis esta enfocado a los procesos de gestión de proyectos (planificación y control y seguimiento de proyectos). Introducción Reportes recientes como el del Estandish group Chaos report 2006, donde se analizan las mejoras en el desempeño que han experimentado las organizaciones a través de los últimos años, revela que aún el porcentaje de 1 Al pertenecer al grupo de investigación Cátedra de Mejora de Procesos Software en el espacio iberoamericano (MPSEI), las tutorías han sido llevadas a cabo a través de reuniones en las que participaron los tres profesores.

2 proyectos de software que se pueden caracterizar como exitosos (terminados en tiempo, dentro del presupuesto y con requisitos de usuario comprendidos) es del 35% a diferencia del porcentaje presentado en el Chaos report 1994 donde solo llega al 16,2% [12]. Los datos anteriores hacen evidente la tendencia actual de la organizaciones por la ingeniería de software en la mejora de procesos, con la continua búsqueda por parte de los directivos de guías para mejorar el rendimiento de sus organizaciones, a través de la aplicación de principios estratégicos e incluso recurriendo a consultores para la evaluación del funcionamiento interno de sus organizaciones y sugerencia de mejoras. En respuesta a esta demanda de guías de mejora, en los últimos años han surgido modelos de procesos y estándares para el desarrollo de software, en el sector público y privado propuestos por instituciones como el Instituto de Ingeniería de Software (SEI), Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), Instituto de Ingenieros eléctricos y electrónicos (IEEE) y la Organización internacional de la estandarización (ISO), que proporcionan entornos de referencia que contienen una recopilación de mejores prácticas, tales como Capability Maturity Model CMMI[1], Project Management Book of Knowledge PMBOK[9], Internacional Estándar Organization ISO9001:2000[2,10], Control Objetives for Information and Related technology COBIT[3], Team Software ProcessTSP [4,5,6], PRoject IN Controlled Environments PRINCE2[8]. El objetivo de este trabajo es el análisis de los estándares y modelos de procesos más difundidos en el sector público y privado, enfocándose a la gestión del proyecto, siendo ésta de acuerdo a lo citado por Royce Walter [11], el arte de balancear objetivos competentes, gestión de riesgos y superar restricciones para entrega de un producto del cual son completamente conocidas las necesidades tanto del cliente como del usuario, dentro de este contexto una buena gestión de proyectos garantiza el éxito o el fracaso del desarrollo de un proyecto. Por otro lado, debido a que: 1) los modelos y estándares están organizados en procesos, 2) el funcionamiento de negocio y comercial de tecnologías y sistemas de software intensivo mejora por la aplicación de conceptos definidos en las mejores prácticas del Modelo CMMI, y 3) la interpretación de las mejores prácticas en CMMI para el desarrollo del negocio son aplicables tanto en sector gobierno como en el sector industrial, este trabajo ha tomado como base para la realización de esta investigación CMMI 1.2, abarcando la planificación y seguimiento del proyecto. Conceptos En esta sección se hace una breve descripción conceptos base, que se utilizan a través de este trabajo, así como de los estándares más difundidos. 2

3 Estándar Una norma es un conjunto de reglas estandarizadas que contienen un catálogo de requisitos, los cuales hacen referencia tanto a productos como a servicios, sin estas normas, sería poco probable la circulación de productos, ya que cada uno debe ser examinado de acuerdo a criterios específicos establecidos por instituciones relevantes. En estas reglas estandarizadas o normas, son recogidas las propuestas de instituciones relevantes como fabricantes, asociaciones de consumidores, juritas, centros de investigación, entidades de certificación e inspección. Existen diferentes niveles y alcance de los estándares: a nivel nacional, a nivel europeo y a nivel internacional, por lo tanto cada norma tendrá un campo de validez, dando como consecuencia que un producto este sujeto a muchas normas. La colección de estándares ISO es un conjunto de estándares y guías que apoyan a las organizaciones a implementar sus sistemas de calidad efectivos para el tipo de trabajo que desempeñan. Modelo de proceso Un modelo de proceso es una colección estructurada de elementos que describen características de procesos efectivos (aquellos que han demostrado por experiencia ser eficaces) Buena Práctica Hacer una aproximación a mejores prácticas es aprender a través de otros, lo que significa buscar ideas y experiencias que han funcionado en organizaciones efectivas, las cuales han realizado actividades en similares circunstancias de negocio y después decidir cual de esas prácticas son relevantes con la situación actual de la organización. Una vez identificadas las prácticas, se prueban con intención de ver si las mismas funcionan, antes de incorporarlas cómo prácticas aprobadas en su propio proceso documentado. La tabla 1 cita conceptos de mejores prácticas de acuerdo a diferentes autores: La tabla 1 conceptos de mejores prácticas Autor Aidan Lawes, CEO itsmf [7] Turner [13] Concepto Una manera de hacer las cosas o un trabajo, aceptado ampliamente por la industria y que funciona correctamente. Es una práctica documentada dirigida a disminuir un riesgo identificado en una adquisición de un sistema y es requerida o recomendada por el Departamento de Defensa de los estados unidos, la industria o una fuente académica. 3

4 Jones [13] McGrath [14 ] Metodologías y herramientas que de manera rinden constantemente resultado en productividad y calidad cuando son implementadas en un mínimo de 10 organizaciones y 50 proyectos de software y aquellos que las usan, afirman haber obtenido beneficios en todos o en la mayor parte de sus proyectos Una práctica técnica o de gestión que ha demostrado consistentemente mejorar uno o más de aspectos como: productividad, coste, calendario, calidad, satisfacción de usuario, y predictivilidad de coste y calendario. Estándares y modelos utilizados en sector público y privado Modelo de Capacidad y Madurez integrado 1.2 (CMMI) Es un modelo de madurez de mejora de procesos cuya finalidad es el brindar ayuda a las organizaciones para el desarrollo de productos y servicios. Contiene una recolección de mejores prácticas que dirigen desarrollo y mantenimiento de actividades que cubren el ciclo de vida del producto desde el concepto de entrega y mantenimiento. Es una continuación y actualización de CMMI 1.2, y ha sido facilitado bajo el concepto de constelaciones, en donde un conjunto de componentes base pueden ser aumentos por material adicional para la aplicación específica de los modelos con un contenido altamente común. Control OBjectives for Information and related Technology (COBIT) Es un estándar confiable abierto, que esta siendo utilizado por un rango diverso de organizaciones a través de todo el mundo. La figura 1, muestra una visión del global de la estructura de COBIT. Esta estructura proporciona buenas prácticas a través de un dominio y un entorno de referencia de procesos, y presenta actividades dentro de una estructura lógica y manejable. COBIT representa una colección de documentos que pueden ser clasificados como mejores prácticas generalmente aceptadas para tecnologías de Información de gobernanza. La misión de COBIT entonces, es la de investigar, desarrollar, publicar y promover un conjunto de objetivos de control de tecnologías de información autorizado, actualizado, e internacional, generalmente aceptados para uso día a día por los gerentes del negocio, profesionales de Tecnologías de Información y profesionales de aseguramiento. 4

5 ISO 9001:2000- Quality management system Cubre los requisitos para sistemas de calidad que soportan todo el ciclo de vida del producto, desde acuerdos iniciales sobre entregables, a través del diseño, desarrollo y soporte del producto, al promover la adopción de un enfoque basado en procesos mediante el establecimiento, documentación, implementación y mantenimiento y continua mejora de la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de requisitos. Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Describe procesos, herramientas y técnicas de gestión de proyecto, y proporciona un conjunto de procesos de negocio de alto nivel para todas las industrias. Su propósito primordial es el identificar que un subconjunto que generalmente es reconocido como buena práctica, proporcionando y promoviendo un léxico común para discutir, escribir y aplicar gestión de proyectos. PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2) Desarrollada primeramente por CCTA en 1989, desde su introducción has sido usada ampliamente tanto en el sector público como en el privado; es muy conocida como estándar de facto UK para gestión de proyectos, ya que proporciona un método estructurado para gestión de proyectos. Su objetivo es definir un método de gestión de proyectos, para proporcionar un marco, cubriendo una amplia variedad de disciplinas y actividades requeridas dentro de un proyecto. Es un proceso basado en la aproximación de gestión de proyectos proporcionando un método fácilmente ajustable y escalable para la gestión de todo tipo de proyectos, diseñado para proporcionar un lenguaje común a través de todas las partes involucradas en el proyecto; este método describe como un proyecto es dividido en etapas manejables habilitando controles eficientes de recursos y seguimiento regular de procesos a lo largo del proyecto, los diversos roles y responsabilidades para la gestión del proyecto son plenamente descritas y son adaptables para satisfacer el tamaño y complejidad del proyecto, y las habilidades de la organización. Prince2 resalta 8 componentes y 8 procesos, de los cuales planificación y dirección del proyecto son procesos continuos que soportan los otros 6(puesta en marcha del proyecto, inicializando el proyecto, controlando las etapas, gestionando limitaciones de etapas, clausura de proyecto y gestión de entrega de productos); además describe tres técnicas planificación basada en el producto, revisión de calidad y control de cambios. 5

6 Team Software Process introduction (TSPi) Surge a partir del proceso de software personal (PSP), siendo este una versión ampliada. Es un proceso definido para el desarrollo de software por equipos, ya que la mayor parte del software es desarrollado en equipo, por lo que deben planificar y estimar su trabajo, cumplir compromisos y mejorar su productividad y calidad. Su objetivo es conocer los componentes de un proceso ya definido (roles, guiones, plantillas y estándares); valorar la importancia del proceso y conocer disponiendo de información como puede mejorarse el proceso. Metodología utilizada para realizar el análisis Al realizar mapeos entre modelos y estándares se tiene que tener presente la dificultad que implica el determinar el grado de granulación apropiado de mapas entre modelos, ya que el nivel al cual se quiere realizar el análisis es un factor importante que permite que realmente puedan resaltarse las correspondencia o complemento que puedan identificarse entre los estándares, tal que: o Mapeo a alto nivel: puede no proporcionar suficiente visión en similitudes y diferencias y, o Mapeo a muy bajo nivel: puede resultar un agobiado número de conexiones que también fallan en aclarar apropiadamente las correspondencias. Así mismo se debe tener en cuenta que el mapeo sirve como un indicador de correspondencia y no como una guía de implementación. Los pasos que se llevaron a cabo para realizar el análisis fueron: o Elección de nivel de mapeo necesario para realizar el análisis, con cual se decidió realizar el mapeo a un nivel de prácticas específicas (CMMI), ya que cubría las expectativas de este análisis. o Realización del mapeo (estructurado en dos áreas de proceso: 1)prácticas específicas de planificación de proyectos y, 2) prácticas específicas de control y seguimiento del proyecto) Problema planteado Aunque han surgido como ayuda a las organizaciones muchos estándares y modelos que proporcionan un entorno de referencia de mejores prácticas, para la mejora de sus procesos que traerá consigo una mejora en su desempeño, aún se puede observar que no se han solucionado muchos problemas relativos: 1) al proceso (improvisación de los profesiones sobre la marcha del desarrollo del proyecto, pérdidas de rendimiento debido a las crisis constantes a las que está sometido el equipo de desarrollo, falta de seguimiento adecuada 6

7 del avance del proyecto y, una dependencia del factor humano a los que podríamos denominar héroes ) y 2) al producto (se excede en plazo de entrega, no cumple con la funcionalidad completa requerida por el cliente, existencia de sobrecostes de todo tipo y eliminación de las actividades dedicadas a mejorar la calidad del producto, por lo que probablemente nos encontremos con un producto desconocido e imprevisible cuyo mantenimiento puede resultar en un problema para iniciar nuevos proyectos). Alcance El alcance de esta investigación es el obtener un estado del arte de las mejores prácticas a tomar en cuenta en la gestión de proyectos propuestas en CMMI, COBIT, ISO9001:2000, TSP, PRINCE2 y, PMBOK, enfocando en la planificación y control y seguimiento del proceso. A través del análisis y mapeo de los modelos y estándares, se identificara la relación que hay entre estos estándares, y la forma en que se pueden complementarse. El alcance de esta investigación es el obtener un estado del arte de las mejores prácticas a tomar en cuenta en la gestión de proyectos propuestas en CMMI, COBIT, ISO9001:2000, TSP, PRINCE2 y, PMBOK, enfocando en la planificación y control y seguimiento del proceso. A través del análisis y mapeo de los modelos y estándares, se identificara la relación que hay entre estos estándares, y la forma en que se pueden complementarse. Estructura del trabajo de investigación El análisis consiste en realizar un mapeo a nivel de prácticas específicas entre CMMI y los estándares PMBOK, ISO9001:2000, COBIT, TSP, PRINCE2. El contenido de este trabajo se ha estructurado en cuatro secciones: la sección 1 introduce a conceptos necesarios para comprender el mapeo, la sección 2 muestra el mapeo entre del área de proceso Planificación del Proyecto (PP) y los estándares seleccionados (PMBOK, ISO9001:2000, COBIT, TSP, PRINCE2), la sección 3 muestra el mapeo entre del área de proceso Control y seguimiento del proyecto (PMC) y los estándares seleccionados (PMBOK, ISO9001:2000, COBIT, TSP, PRINCE2), la sección 4 muestra las conclusiones del trabajo, para finalizar en la sección 5 con la bibliografía utilizada. Conclusiones Al término de este trabajo se puede concluir que en general todos los estándares analizados siguen un mismo esquema para la planificación y seguimiento de sus proyectos, aún cuando cada uno sugiere en algunos puntos la forma más eficiente de llevar a cabo ciertas actividades, y estas sugerencias son las que hacen que se en algunas actividades y tomando como referencia principal las prácticas descrita en CMMI, se observa como podrían complementarse al aportar más información de soporte sobre algunos aspectos. 7

8 La tabla 2. Muestra cómo estas tecnologías pueden ser relacionadas, a través de información adicional que cada modelo analizado puede proporcionar, al tomar como referencia principal al CMMI. La tabla 2 Relación entre los modelos analizados CMMI y PMBOK La estructura de PMBOK permite proporcionar información adicional en la información de entrada, herramientas e información de salida. CMMI e ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 se enfoca más a como debe de actuar la organización y la dirección en cuanto a responsabilidades, haciendo más énfasis en el control de resultados de revisiones. ISO 9001:2000 remarca la importancia de contar con información que sirva de evidencia para demostrar que el proyecto se esta desarrollando de acuerdo a los requisitos establecidos. CMMI y COBIT COBIT se enfoca más hacia el entorno del proyecto, sin embargo la parte que más hace hincapié es la de gestión de datos, que enriquece la práctica específica de CMMI, al establecer lineamientos en la gestión de datos. CMMI y TSP Se corresponde en su mayoría a las prácticas específicas de CMMI proponiendo formularios que contienen información que facilita actividades de planificación, seguimiento, control, proponiendo también el establecimiento de roles bien definidos que ayudarán a que el desarrollo y seguimiento se haga de una manera más estructurada teniendo responsables que respondan por el trabajo realizado. CMMI y PRINCE2 PRINCE2 es un método que esta estructurado para la gestión efectiva de proyectos, esta realizado para seguirlo en la gestión de proyectos en general, al compararlo con CMMI se encuentra que los procesos definidos por PRINCE2 para planificación y control de etapas, corresponde a lo propuesto en CMMI para la planificación y seguimiento del proyecto. 8

9 Finalmente, se concluye que el problema que pueden presentar estos estándares y modelos es el gran volumen de información textual acumulada que proporcionan, que genera un costo importante para las organizaciones al asimilar este conocimiento para su interpretación y aplicación dentro del contexto de la organización, ya que la mayoría ellos sugieren la realización de prácticas pero no como realizarlas o como aplicarlas. Por lo que se pretende incurrir en la investigación sobre las mejores prácticas en la mejora de procesos, como línea de investigación futura. Bibliografía [1] Beth Chrissis Mary, Konrad Mike & Shrum Sandy, CMMI Guidelines for Process Integration and Product Improvement, Second edition [2] Boris Mutafelija, Harvey Stromberg, Exploring CMMI-ISO 9001:2000 Synergy When Developing a Process Improvement Strategy, [3] IT Governance Institute, COBIT-Mapping-Overview-2nd-Ed Overview-2nd-Ed pdf [4] Humphrey, Watts S. Introduction to the team software process, Ed. Addison- Wesley, año 1999 [5] Humphrey, Watts S. TSP Leading a Development Team, Ed. Addison-Wesley, año 2005 [6] Humphrey, Watts S. TSP Coaching a Development Teams, Ed. Addison-Wesley, año 2006 [7] Lawes Aidan, Ce itsmf, las mejores prácticas [8] OGC, Management Successful Projects with PRINCE2, Ed. Crown, año 2005 [9] Project Management Institute, A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), f [10] Ranga Rao, SQC & OR Unit, Hyderabad, The ISO 9001:2000 final released version- a basic appraisal [11] Royce, Walker, Software project management: a unified framework, Ed. Addison- Wesley, año 1998 [12] Standish Group Report: There s Less Development Chaos Today By David Rubinstein Marzo

10 [13] Walker Ellen, Implementing Best practices in the Joint Battlespace infosphere (JBI) program at AFRL, presentations/walker.pdf [14] Winthers H. David, Software engineering best practices applied to the modelling process, Dell Computer Corporation, Simulation Conference Proceedings,