MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ETIQUETADO E INVENTARIO DE MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE.
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- Ana Moya Marín
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1 Pág.1/27 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ETIQUETADO E INVENTARIO DE MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE. CONTRALORÍA CON del 9 de abril del 2008 APROBACION:
2 Pág.2/27 ÍNDICE I- INTRODUCCIÓN 3 II- PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN EN LOS PROCEDIMIENTOS 4 III- GLOSARIO 5 IV- PROCEDIMIENTOS ETIQUETADO E INVENTARIO DE MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE. 4.1 PROCEDIMIENTO: COLOCACIÓN ETIQUETAS EN MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE Definición 7 Alcance 7 Políticas y Normas 7 Actividades: Núm.1: Generar y Colocar Etiquetas en los Activos Fijos PROCEDIMIENTO: REALIZACIÓN INVENTARIO DE MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE Definición 12 Alcance 12 Políticas y Normas 12 Actividades: Núm.1: Coordinar Levantamiento o Actualización Inventario Mobiliario, Equipos y Obras de Arte 14 Núm.2: Programar el Lector Óptico 16 Núm.3: Capturar y Registrar Activos 19 Núm.4: Transmitir Datos Capturados y Generar Reportes 24 V- RELACION DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS 27 VI. HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES 28 VII. HISTORIAL DE CAMBIOS 29
3 Pág.3/27 I- INTRODUCCIÓN El presente manual contiene los procesos de etiquetado e inventario del mobiliario, equipos, y obras de arte asignados a las diferentes Áreas Administrativas y Oficinas Comerciales del Banco. Los procedimientos que se describen en este manual abarcan desde la recepción de estos bienes en el almacén de suministros hasta el control del inventario. La herramienta electrónica que se utiliza para el inventario del mobiliario, equipos y obras de arte es un Lector Óptico, que administra la Gerencia de Activos Fijos de la Dirección General Administrativa. Esta herramienta, también la utilizará Auditoría General para las auditorías programadas. Para conocer más detalles de los aspectos técnicos de la herramienta electrónica, pueden consultar el Manual de Usuario Lector Óptico (Hand Held), elaborado por la Gerencia de Servicios al Usuario, publicado en el Intranet.
4 Pág.4/27 II ÁREAS Y PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN EN LOS PROCEDIMIENTOS. - DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Director General Administrativo Gerente Administrativo Gerente de Activos Fijos Técnico de Activos Fijos
5 Pág.5/27 III- GLOSARIO Término Cargar M/E SAF M/E encontrados M/E sobrantes M/E faltantes Descripción Acción de copiar la data del Sistema de Activos Fijos en el Lector Óptico. Mobiliario, Equipos y Obras de Arte. Sistema de Activos Fijos. Los M/E encontrados en la Oficina o Área inventariada que previamente fueron cargados en el Lector Óptico. Los M/E que están físicamente en la Oficina o Área inventariada, pero no registrados en el SAF. Los M/E no localizados físicamente en la Oficina o Área inventariada, pero si registrados en el SAF. Router Es un dispositivo para interconectar redes que permite comunicación alámbrica e inalámbrica. la Total de M/E Muestra la totalidad de los M/E encontrados físicamente en la Oficina o Área inventariada.
6 Pág.6/27 IV- PROCEDIMIENTOS
7 Pág.7/ PROCEDIMIENTO: COLOCACIÓN DE ETIQUETAS EN EL MOBILIARIO, EQUIPOS, Y OBRAS DE ARTE DEFINICIÓN Detalla los pasos a seguir para colocar las etiquetas en el mobiliario, equipos y obras de arte (M/E) adquiridos. ALCANCE Aplica en: La Gerencia de Activos Fijos, Dirección General Administrativa. Desde: La recepción de la documentación que ampara la adquisición del mobiliario, equipos y obras de arte, que se reciben en los almacenes de la Dirección de Suministros y los reportes de los M/E sin etiquetar, hasta que se colocan las etiquetas. POLÍTICAS Y NORMAS (El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) 1. Todo mobiliario, equipo y obra de arte asignados a las diferentes Oficinas y Áreas del Banco deben estar etiquetados. 2. Todas las Oficinas y Áreas Administrativas, al recibir M/E deben asegurarse de que estos activos estén etiquetados con un número único que conservará de manera permanente, para fines de control y localización física. En caso contrario, deberán notificarlo a la Gerencia de Activos Fijos, a fin de que se genere y coloque la etiqueta correspondiente. 3. Cada empleado velará por el cuidado de las etiquetas colocadas en los M/E que se le(s) asigne(n), a fin de garantizar la lectura del código de barra, a través del lector óptico. Las etiquetas no deben ser alteradas, bajo ninguna circunstancia. 4. La Dirección de Ingeniería deberá informar a la Gerencia de Activos Fijos las remodelaciones a realizar a una Oficina o Área Administrativa, a fin de que una vez se concluya el proceso de remodelación se verifique la calidad de las etiquetas de los M/E.
8 Pág.8/27 5. Al momento de etiquetar el M/E se tomará en cuenta lo siguiente: Que las superficies deben ser preferiblemente lisas. Que no le afecte la humedad. Que se coloquen de manera que no rocen con otros objetos y Que sea visible, y de fácil captura por el lector óptico. En caso de deterioro de las etiquetas, rotura o humedad, los responsables de las diferentes Oficinas y Áreas Administrativas reportarán a la Gerencia de Activos Fijos, a fin de que las mismas se reemplacen. MOBILIARIO 6. Las etiquetas se colocarán preferiblemente en la parte lateral derecha, a excepción de: a) Sillas, sillones, sofá, taburetes de cajeros, en la parte inferior trasera del asiento. b) Los archivos, en la parte frontal derecha. c) Las serigrafías, en la parte posterior e inferior derecha. EQUIPOS EN GENERAL 7. Las etiquetas se colocarán preferiblemente en la parte lateral derecha, a excepción de: a) Equipos de comunicación, en la parte frontal derecha. b) Los ATM, en la parte posterior derecha. 8. En caso de PC, se etiquetarán el monitor y el procesador con número de M/E diferentes. El mouse y el teclado no se etiquetarán, el costo de los mismos se cargarán al procesador. 9. En los vehículos de motor las etiquetas deben colocarse en la parte interior lateral derecha de la gaveta o guantera del tablero. 10. En las motocicletas las etiquetas se colocarán debajo del asiento, en la parte metálica.
9 Pág.9/ En los aires acondicionados y plantas eléctricas las etiquetas se colocarán preferiblemente a la derecha, donde el vapor o la humedad no la despegue o deteriore. 12. A las armas de fuego y cámaras de seguridad no se le colocarán las etiquetas. Las mismas se remitirán a la Dirección General de Seguridad Bancaria con los datos correspondiente para su control y custodia. 13. Las etiquetas que no se puedan colocar, por la naturaleza del activo, se remitirán al Gerente de la Oficina o Directivo del Área Administrativa para su custodia. Esto aplica para letreros, antenas, parábolas, entre otros. BIBLIOTECA 14. En los libros las etiquetas se colocarán en la parte interior e inferior derecha de la cubierta. OBRAS DE ARTE 15. En las obras de arte, las etiquetas se colocarán en la parte posterior e inferior derecha.
10 Pág.10/27 ACTIVIDAD NÚM. 1: GENERAR Y COLOCAR ETIQUETAS EN EL MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE. RESPONSABLE ACTIVIDADES Gerente de Activos Fijos 1. Recibe del Encargado de Almacén correspondiente de la Dirección de Suministros, documentación de los M/E adquiridos. Esto es copia de: orden de compra, factura y/o conduce, formulario Traslado Mobiliario, Equipos y Obras de Arte, SU- VAR-203, si aplica, y fotos, en caso de obras de arte. 2. Remite documentación de los M/E recibidos al Técnico de Activos Fijos. Técnico de Activos Fijos 3. Recibe la información de los M/E recibidos y el archivo de foto de la obra de arte, si aplica. 4. Configura archivo fotográfico en el lector óptico y lo guarda para fines de control. 5. Digita en el Sistema de Activos Fijos (SAF) los datos de cada M/E recibidos, con su correspondiente Tipo, Grupo y Sub-Grupo y demás especificaciones. 6. Ingresa al Software Label Matriz, elige el código de la Oficina o Área. Selecciona la carpeta del archivo donde se registró el M/E. 7. Despliega en la opción Data Grid todos los M/E de esa Oficina o Área Administrativa. 8. Selecciona la opción buscar del M/E a etiquetar. La pantalla le mostrará el número del M/E y el campo para especificar el código a manera de búsqueda. Luego el sistema indicará el M/E encontrado, sombreado. 9. Selecciona la opción print one para imprimir la etiqueta con el número de M/E y su descripción.
11 Pág.11/27 Técnico de Activos Fijos 10. Entrega las etiquetas al Gerente de Activos Fijos, para verificación. 11. Coloca las etiquetas en los M/E. Gerente de Activos Fijos Para el caso de entregas remotas de los M/E: 12. Coordinará la visita a la Oficina o Área, a fin de colocar las etiquetas correspondientes.
12 Pág.12/ PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE. DEFINICIÓN: Describe las políticas y normas a cumplir por las diferentes Oficinas y Áreas Administrativas del Banco, a fin de contribuir con el inventario del mobiliario, equipos y obras de arte. ALCANCE Aplica en: Las Oficinas y Áreas Administrativas del Banco, en coordinación con la Gerencia de Activos Fijos, Dirección General Administrativa. Desde: Coordinar las actividades de planificación y logística para realizar el inventario de M/E, hasta que se generan los reportes correspondientes. POLÍTICAS Y NORMAS (El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) 1. El proceso de actualización del inventario general de los M/E del Banco se realizará cada dos años. No obstante, se podrán realizar inventarios parciales de los M/E a requerimiento de directivos de Oficinas y Áreas, por causas que lo justifiquen. 2. Los directivos de Áreas y Gerentes de Oficinas designados, deberán requerir al directivo o gerente saliente, un reporte del mobiliario, equipos y obras de arte para realizar el inventario. En caso de discrepancias, lo notificarán a la Gerencia de Activos Fijos, con copia a la Contraloría y Auditoría General. 3. La Gerencia de Activos Fijos estará a cargo de coordinar y controlar las actividades a realizar por el equipo de trabajo del inventario de M/E en las Oficinas y Áreas administrativas del Banco. Además, tramitará las necesidades y eventualidades que se identifiquen en el proceso, a fin de garantizar la actualización de los datos en el SAF. 4. La Gerencia de Activos Fijos velará por el cumplimiento del calendario de actividades para realizar el inventario de los M/E cada dos (2) años. Presentará plan de trabajo a la Dirección General Administrativa para aprobación. 5. Las Áreas de Auditoría General y la Gerencia de Activos Fijos realizarán inventario de M/E, al azar y sin previo aviso.
13 Pág.13/27 Manejo del Lector Óptico: 6. Para realizar la verificación de los M/E de forma rápida y efectiva se utilizará un lector óptico, el cual estará bajo custodia de la Gerencia de Activos Fijos. 7. El Técnico de Activos Fijos o el personal designado portará en adición al Lector Óptico, una computadora portátil, un router y una cámara digital, a fin de realizar de forma óptima el inventario. 8. El uso del Lector Óptico y los demás equipos que se utilizan para el proceso de los inventarios, se anotarán en un libro control el cual deberá contener las siguientes informaciones: Fecha de entrega Oficina o Área a inventariar Fecha devolución de los equipos Observaciones Firma de la persona que recibe 9. Antes de utilizar el lector óptico o cargar los activos en el equipo, el Técnico de Activos Fijos será responsable de verificar que el equipo no contenga otras informaciones que puedan contaminar el inventario. 10. Al realizar la captura de los M/E, el Técnico de Activos Fijos o el personal designado verificará que la información que presenta el lector óptico en la pantalla es correcta. En caso contrario, completará todos los campos que indica el lector óptico y se considerará como un sobrante. 11. Las obras de arte que se adquieran serán fotografiadas por el Técnico de Activos Fijos de la Gerencia de Activos Fijos, al momento de recibo de las mismas. Las fotos serán archivadas en el archivo fotográfico del SAF. En caso de que en el proceso de inventario, se detecten obras de arte localizadas físicamente pero no registradas en el SAF, tomarán las fotos y las incluirá como sobrantes o si se identifican faltantes, esto es si no las localiza físicamente, estos casos serán reportados para fines de registro y etiquetado.
14 Pág.14/ Antes de finalizar el inventario en una Oficina o Área, el Técnico de Activos Fijos o el personal designado, solicitará al Gerente de Oficina o Directivo del Área Administrativa, una copia del informe de los M/E faltantes y sobrantes, a fin de anexarlas a los reportes generados. 13. Una vez el Técnico de Activos Fijos o el personal designado, finalice el levantamiento de los M/E, entregará los listados definitivos al Gerente de Activos Fijos y hará la transmisión de los datos al SAF. Validará la información y actualizará la ubicación de los activos en el SAF. Luego, canalizará a través del Gerente de Activos Fijos, el descargo de los activos que corresponda a la Contraloría., anexando la justificación de la pérdida. El informe final con el resultado del inventario deberá remitirse a la Oficina o Área inventariada, con copia a la Dirección General Administrativa, Contraloría y Auditoría.
15 Pág.15/27 ACTIVIDAD NÚM. 1 : COORDINAR LEVANTAMIENTO O ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DE MOBILIARIO, EQUIPOS Y OBRAS DE ARTE. RESPONSABLE ACTIVIDADES Gerente de Activos 1. Coordina las actividades de planificación y logística para la ejecución Fijos. del inventario general o de la Oficina o Área que se requiera. Define el presupuesto de los gastos en base a los recursos humanos y materiales a utilizar. En caso de inventarios generales: 2. Establece zona a inventariar, rutas a seguir, cronogramas con fechas de realización. Elabora plan general de trabajo. 3. Remite presupuesto y plan de trabajo al Director General Administrativo para aprobación. En caso de actualizaciones de inventario en Áreas u Oficinas: 4. Elabora comunicación o correo electrónico al Director General Administrativo para su conocimiento. Director General Administrativo. 5. Recibe presupuesto de actualización del inventario general o comunicación que informa la realización del inventario en una Oficina o Área. 6. Tramita la aprobación del presupuesto ante el organismo correspondiente. Gerente Activos Fijos 7. Recibe aprobación del presupuesto. En caso de inventario en una Oficina o Área: 8. Coordina con el Técnico de Activos Fijos la visita al Área u Oficina a inventariar. En caso de inventarios generales: 9. Realiza reunión con el personal interno o externo involucrado en la actualización del inventario.
16 Pág.16/27 Gerente de Activos Fijos. 10. Informa al Directivo, Gerente o Encargado del Área u Oficina a inventariar que se realizará la visita, en la fecha correspondiente. 11. Entrega documentos, materiales y copia del plan de trabajo al equipo que realizará el levantamiento. 12. Coordina las rutas en las fechas establecidas, facilita vehículos y entrega dietas. 13. Coordina con el Técnico de Activos Fijos la utilización del lector óptico, router, computadora y demás equipos necesarios para el inventario de los activos. Técnico de Activos Fijos. 14. Registra en libro control los detalles del uso del lector y demás equipos. 15. Realiza la carga en el lector óptico desde el Sistema de Activos Fijos con las informaciones de los números de activos del Banco y las informaciones propias de la Oficina o Área a inventariar. 16. Visita la Oficina o Área a inventariar.
17 Pág.17/27 ACTIVIDAD NÚM. 2 : PROGRAMAR EL LECTOR ÓPTICO RESPONSABLE Técnico de Activos Fijos. ACTIVIDADES Una vez se encuentre en la Oficina o Área a inventariar: 1. Enciende el lector óptico. 2. Presiona la opción de encendido del equipo. 2. Mediante el L{piz Óptico, en el compartimiento incluido en el equipo, acciona sobre la pantalla sensible al toque. Con el L{piz Óptico, presione Start en la esquina superior izquierda. Se desplegará una lista conteniendo las opciones del lector. Selecciona Inventario M y E. 3. Digita su usuario y la clave correspondiente. 4. Pulsa con el Lápiz Óptico dentro del recuadro debajo de Usuario, para colocar el cursor. Una vez el cursor esté posicionado, introduce por medio del Lápiz Óptico y el teclado en pantalla su usuario. Repite el mismo proceso para la clave. (Si no tiene usuario y clave, pregunta a su supervisor inmediato). Si en cierto momento el teclado en pantalla no está visible, pulsa con el Lápiz Óptico el icono del teclado en la esquina inferior derecha para mostrarlo. 5. Cuando el Sistema le suministre su usuario y clave, presiona la opción de Iniciar. En este momento, el sistema validará que el usuario y clave son válidos para acceder. En caso de que el usuario y clave suministrados no sean válidos, el sistema le mostrar{ el mensaje de: Usuario y/o claves no v{lidos para acceder al sistema.
18 Pág.18/27 Técnico de Activos Fijos. 6. Valida el usuario en el lector óptico. El sistema le llevará a la pantalla de descarga de activos: En esta pantalla puede ver su nombre completo y la fecha de inicio de sesión en la parte superior. Debajo se muestran 3 listas: Sucursales Agencias y Áreas 7. Elige cual Sucursal desea inventariar. Inmediatamente selecciona una sucursal, el sistema le muestra la lista de agencias que pertenecen sólo a esa sucursal. Luego elige la agencia que desea inventariar. Al igual que con las sucursales, cuando elige una Agencia en específico, el sistema le muestra las Áreas que pertenecen sólo a la Agencia seleccionada. Al momento de seleccionar el Área a inventariar. Tiene 2 opciones: Selecciona todas las Áreas. Selecciona una sola Área. 8. Presiona con el L{piz Óptico el recuadro de Todas las Áreas, se inhabilita la lista de Áreas, lo cual significa que elige cargar los activos de todas las Áreas pertenecientes a la agencia seleccionada. Si no selecciona Todas las Áreas, la lista de Áreas se queda habilitada y selecciona el Área que desea inventariar. Cuando ya haya seleccionado lo que quiere inventariar: 9. Pulsa la opción de Iniciar. El sistema cargará: Los números de todos los activos registrados en esa Sucursal, Agencia o Área. El registro completo de los activos del (las) Área (s) seleccionada(s).
19 Pág.19/27 Técnico de Activos Fijos. Luego, la pantalla carga los números de activos. Este proceso de carga puede demorar mucho tiempo. 10. Mantiene la computadora móvil encendida mientras el proceso de carga se ejecuta. Si se apaga la computadora móvil, el sistema interrumpirá la carga de activos y despliega un mensaje de error. Luego de cargar los números de activos, el sistema cargará automáticamente los registros de los activos del Área seleccionada. Inmediatamente el sistema finaliza la carga de los números de activos y de los registros de los activos de las Oficinas o Áreas a inventariar, el sistema le muestra un mensaje de confirmación y le lleva a la pantalla de Captura y Registro de Activos. Si la selección de una sucursal-agencia-área(s) no tiene activos asignados: El sistema le informará con un mensaje.
20 Pág.20/27 ACTIVIDAD NÚM. 3 : CAPTURAR Y REGISTRAR RESPONSABLE ACTIVIDADES Técnico de Activos Fijos. 1. Inicia la verificación y captura de los activos cargados. Una vez el sistema le lleve a la pantalla de captura. En este momento, en la parte inferior podrá ver 4 opciones: a) Carga Inicial b) Captura c) Resumen d) Transmisión Para realizar la carga inicial: 2. Visualiza la selección que hizo para la carga de activos. En esta pantalla la opción de Iniciar está deshabilitada. Para habilitarla y cargar los activos de otra selección, debe limpiar el lector con las informaciones previamente registradas. 3. Transmite los datos capturados, tal como se explica en el punto 10. Para capturar un activo: 3. Ubica la etiqueta adhesiva al activo que tiene el código de barras impreso y la descripción del activo. Una vez lo haga, presione la pestaña Captura. 4. Presiona con el L{piz Óptico en el recuadro Número de Activo, coloca el cursor allí. 5. Presiona la opción disparador del escáner (parte Núm. 2 de la computadora móvil) o el gatillo disparador del escáner (parte Núm. 3 de la computadora móvil). El láser rojo de lectura se encenderá y será visible a través de la ventana del escáner (parte Núm. 5 de la computadora móvil).
21 Pág.21/27 Técnico de Activos Fijos. 6. Dirige el láser de lectura de manera que atraviese el código de barras de lado a lado, de forma oblicua al código de barras. 7. En este momento deberá ver con detenimiento la pantalla en caso de que el activo capturado no se corresponda, deberá capturarlo como un sobrante, ver punto 9. Cuando el lector lea el código de barras emitirá un sonido de dos tonos. El láser de lectura se apagará y mostrará los datos del activo ya leído. En la pantalla de Captura se puede visualizar tres opciones: a. Detalle: Visualiza las informaciones del activo. b. Notas: Indica notas relativas al activo que se captura. c. Fotos: En esta pantalla se pueden ver las fotografías de las obras de arte cargadas previamente. Mediante esta opción podrá cargar o copiar las fotografías al lector óptico. Como condición del equipo y de acuerdo a cada necesidad, el tamaño de las fotos debe estar comprimido en un aproximado de 213 pixels (7 centímetros de ancho) y 293 pixels (8 centímetros de alto). Si desea capturar un activo con etiqueta ilegible: 8. Introduce los números que presenta la etiqueta, mediante el teclado numérico, en el recuadro Número de Activo. Luego presione la tecla Enter. El sistema le mostrar{ los datos del activo. El lector emitirá el sonido de cinco tonos.
22 Pág.22/27 Técnico de Activos Fijos. Si el activo sobrante no tiene etiqueta y desea registrarlo: 9. Presiona el recuadro Sobrante. Al hacerlo, el cursor se posicionará dentro del recuadro Núm. Activo y los campos de Descripción, Detalle, Marca, Modelo y Serie, los cuales estarán habilitados para la captura. Inserta con el teclado en pantalla los datos de cada uno de los campos. En caso de las obras de arte: pictóricas y serigrafías, en el campo Detalle especifica el nombre del autor y los detalles del cuadro. Toma la foto con la cámara digital y al grabarlas posteriormente en el Sistema, especifica el número del activo creado para relacionarlo con la foto. En caso de haya insertado información de un activo sobrante y no desea registrarla: 9.1 Presiona el botón rojo cancelar. Para transmitir los datos obtenidos: 10. Selecciona la pantalla Trasn, cuando finalice su inventariado de la selección Sucursal-Agencia-Área(s) que haya hecho, y luego de ver el resultado de su trabajo en la pestaña Resumen. En la opción de Resumen: 11. Obtiene una muestra los activos capturados. Tiene las cuatro opciones para consultar los activos: a. Encontrados b. Sobrantes c. Total d. Faltantes Si desea agregar alguna nota al activo: 12. Presiona la pestaña Notas y escriba la nota. Cuando haya terminado, presione la opción Salvar para guardar la información del activo.
23 Pág.23/27 Técnico de Activos Fijos. En la parte superior Estado de conexión al servidor, le muestra el estado actual en que se encuentra la conexión al servidor. En el estado de los datos capturados le indica si los datos capturados se han transmitido o no.
24 Pág.24/27 ACTIVIDAD NÚM. 4 : TRANSMITIR DATOS CAPTURADOS Y GENERAR REPORTES RESPONSABLE Técnico de Activos Fijos. ACTIVIDADES Para transmitir los datos capturados: 1. Presiona Transmitir. El sistema le pedirá que confirme la transmisión de los datos en un mensaje. Al presionar Yes, el sistema automáticamente inicia la transmisión de los datos, siempre que haya conexión con el servidor. Cuando el sistema haya finalizado, le mostrará un mensaje y le llevara automáticamente a la pantalla de selección, para que usted haga la próxima selección Sucursal-Agencia-Área(s) para inventariar. 2. Toma nota del número de carga que le indicará el lector para la generación de los listados. Esta información permite referenciar el proceso de carga que se realiza, requerida por el Sistema de Activos Fijos, en la Sección Toma Física, en la parte de Preparación de Inventarios, en los campos de Lectura de Información del Scanner. Si necesita salir de la aplicación del Sistema Inventario M y E Móvil para continuar: 3. Elige la pestaña Carga Inic y presiona la opción Salir. El sistema le llevará a la pantalla de Inicio de Sesión y la aplicación le pedirá que confirme que desea salir en un mensaje. 4. Presiona Yes para cerrar la aplicación, o No para retornar a la pantalla de inicio de sesión.
25 Técnico de Activos Fijos Manual de Procedimientos Etiquetado e Inventario de: Una vez se realiza la transmisión de datos: Pág.25/27 5. Genera los reportes creados para el inventario de M/E: traslados, faltantes, sobrantes y existentes. Esto se genera desde el Sistema de Activos Fijos, instalado en una PC. Para visualizar los pasos a seguir y las pantallas, ver Manual de Usuario Lector Óptico. En adición, podrá generar los listados siguientes: Listado de mobiliario, equipos y obras de arte, según el Sistema de Activos Fijos. Listado de mobiliario, equipos y obras de arte localizados en esta Oficina. Listado de mobiliario, equipos y obras de arte localizados en otras Oficinas. (Para que se trasladen a esta Oficina). Listado de mobiliario, equipos y obras de arte no localizados. (Faltantes que debe investigarse su destino). Listado de mobiliario, equipos y obras de arte encontrados físicamente en esta Oficina, no registrado en el Sistema de Activos Fijos (Sobrantes que deben ser depurados). 6. Entrega listados al Gerente de Activos Fijos para que se realice la depuración, investigación o el traslado del Activo al Área correspondiente.
26 Pág.26/27 Gerente de Activos Fijos 7. Recibe los listados. 8. Investiga e identifica en el Sistema de Activos Fijos, las excepciones reportadas en la realización del inventario, en el Reporte de Levantamiento de Excepciones, DGA-115. Remite a la Dirección de Contabilidad e Información Contable las modificaciones a efectuar, hasta que se implemente la interfase contable. 9. Instruye al Técnico de Activos Fijos para que: a) Realice ajustes en el SAF. b) Genere las etiquetas correspondientes a los M/E que lo requieran. Técnico de Activos Fijos 10. Genera listado de los ajustes realizados de M/E y lo remite electrónicamente al Gerente de Activos Fijos. Una vez haya concluido el proceso del inventario y haya generado los reportes correspondientes: 11. Cierra el proceso de inventario en el SAF, mediante la opción de Toma Física para asegurar la incorporación de los nuevos datos. Gerente de Activos Fijos 12. Recibe archivo electrónico del inventario de los M/E. 13. Realiza informe del inventario y anexa archivo electrónico y remite al Director General Administrativo, con copia a la Contraloría y Auditoría. 14. Archiva copia de la documentación remitida para fines de seguimiento y control.
27 Pág.27/27 VI. HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Dirección Organización & Sistemas Contraloría Versión Actualización/Tema Originado por Fecha Aprobación Versión No.1 Etiquetado e Proyecto Inventario Mobiliario y Inventario de Equipos. Mobiliario, Equipos y Obras de Arte.
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