MODELO DE ORDENAMIENTO Y CONTROL DE PRODUCTO EN PROCESO EN ENSAMBLE TEXTIL

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1 UNIVERSIDAD ALBERT EINSTEIN FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL MODELO DE ORDENAMIENTO Y CONTROL DE PRODUCTO EN PROCESO EN ENSAMBLE TEXTIL RESUMEN EJECUTIVO Presentado por: Roberto José Rivas Innocenti Ricardo José Trujillo Padilla RI TP Antiguo Cuscatlán, marzo de 2002

2 INDICE PAGINA 1 PARTE INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA JUSTIFICACIÓN DEL TEMA CONCEPTUALIZACION DEL TEMA OBJETIVOS ALCANCES Y LIMITACIONES 6 2 PARTE 2. MARCO TEORICO 7 3 PARTE 3. INVESTIGACIÓN DE CAMPO DETERMINACIÓN DEL UNIVERSO DEFINICIÓN DEL CAMPO DE APLICACION DEFINICIÓN DE LAS VARIABLES DE APLICACION DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA DISEÑO DEL FORMULARIO DE LA ENTREVISTA REALIZACIÓN DE LA ENTREVISTA, ANÁLISIS DE 11 RESULTADOS 3.7 DIAGNOSTICO 12 4 PARTE 4. PRESENTACIÓN DE LA SOLUCION 16

3 1 PARTE INTRODUCCIÓN Está comprobado que hoy en día las empresas manufactureras deben emplear al máximo los conocimientos y avances tecnológicos, con el fin de mantenerse en la competencia del mercado nacional como internacional. Día tras día nuevas mejoras deben emplearse en las áreas administrativas, productivas y de control, la industria de ensamble de prendas de vestir no esta exenta de esta carrera cada vez más intensa por sobresalir y obtener mayores ganancias. Este estudio consiste en el desarrollo del Modelo de Ordenamiento y Control de Producto en Proceso en Ensamble Textil, para empresas dedicadas al ensamble de prendas de vestir. Para su elaboración inicialmente se definieron los parámetros dentro de los cuales se elaboraría el estudio, después, se planteó toda la información teórica necesaria que involucraría el desarrollo de este modelo, se realizó un diagnostico de la situación actual de las empresas del sector confección del país, sobre la base de la información recabada en estas etapas, se diseño el modelo que se presenta en las páginas a continuación. Este modelo abarca los elementos, fases, sistemas y controles necesarios para darle seguimiento a un producto desde la puesta en transito de sus materiales hasta su exportación, se detallan los elementos y procedimientos que permitirán definir la secuencia de los pasos que deberán servir para controlar de manera apropiada el inventario de producto en proceso.

4 2 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En los últimos años El Salvador se ha convertido en un país atractivo a la inversión por las facilidades u oportunidades que ofrece el Gobierno a las corporaciones o empresas nacionales y extranjeras que deseen instalar operaciones en rubros de confección o ensamble textil, dicho numero de empresas va en aumento año con año. Muchas de las empresas instaladas carecen de fuentes de información confiables que les permita controlar de una manera apropiada sus operaciones relacionadas al control de los inventarios, donde intervienen conceptos como avance, localización o situación del producto que esta siendo procesado en un momento determinado debido a la carencia de una herramienta apropiada que les sirva como una guía para el control del flujo de los materiales en el proceso. Todas las áreas relacionadas de la empresa se ven afectadas por la falta de dicha herramienta, y estos son: Planificación, donde sus dificultades se derivan de la informaci6n inexacta e imprecisa e inciden en los requerimientos de materiales, disponibilidad de materiales, desbalances de inventarios y el incumplimiento de fechas de, entrega. Programación, se dan los problemas derivados de la inadecuada planificación, como en la asignaci6n de prioridades por las fechas de entrega. Producción, se ve afectada en la secuencia y avance de los procesos productivos, sobrecarga de trabajo acumulado, cuellos de botella, desbalances en las líneas productivas, tiempo improductivo, mal manejo de materiales, lo cual se lleva a ineficiencias de los procesos productivos.

5 3 Control, por su carencia se obtienen reportes inexactos, inventarios obsoletos, inventarios acumulados, todo esto por la falta de procedimientos apropiados. Organización, existen problemas como la falta de definición de las responsabilidades de los puestos del organigrama, actividades no necesarias de realizar o improcedentes, mal flujo de información, etc. Todo los factores mencionados anteriormente lleva a la empresa a sufrir perdidas y de prestigio por incumplimiento de compromisos o contratos, perdida de clientes, aumento de los costos de manufactura, perdidas económicas y financieras, perdida de competitividad, estancamiento y salida del mercado o desplazamiento. 1.3 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA Existen razones por las cuales se considera el estudio necesario de realizar: 1) Propósitos Didácticos: Actualmente es muy difícil encontrar estudios especializados o aplicaciones de tópicos relacionados a teorías y control de inventarios, la mayor parte de la bibliografía existente esta enfocada a la explicación general de modelos matemáticos de inventarios. Será de mucha utilidad el presentar aplicaciones reales de toda esa teoría, la cual será enriquecida con las experiencias y conocimientos que compartan la fuentes relacionadas con la industria de la confección. 2) Investigaciones Posteriores: Este estudio constituye una pequeña parte del universo de temas que se relacionan con la industria de la confección, se abrirá una pauta para la continuación de investigaciones en otros campos relacionados con el control de inventarios, que constituirán en conjunto nuevas alternativas de solución o de mejoras a diversos problemas operativos de la industria.

6 4 3) Beneficios con su Solución: Mediante la aplicación de un modelo de ordenamiento y control de producto en proceso, se tendrán grandes beneficios en el control de materiales y existencias, en la disminución y localización del trabajo en proceso, en la constitución de la organización por medio de la definición de las responsabilidades con sus responsables, los canales que deben existir entre ellos. 1.4 CONCEPTUALIZACION DEL TEMA TEMA: MODELO DE ORDENAMIENTO Y CONTROL DE PRODUCTO EN PROCESO EN ENSAMBLE TEXTIL MODELO: Ejemplar o forma que es propuesta y se sigue en la ejecución de una tarea determinada. ORDENAMIENTO: Poner en una buena disposición las cosas, encaminar o dirigir una actividad para llegar a un fin. CONTROL: Dominio de una situación. PRODUCTO EN PROCESO: Se llama así a todo el inventario de materiales que se encuentra realizando un proceso de transformación, ensamble o cambio en un momento determinado dentro de la cadena de producción. ENSAMBLE TEXTIL: Son todas aquellas operaciones que se realizan para convertir telas y suministros de producción en prendas terminadas listas para usarse.

7 5 En resumen, el presente trabajo consisten en el diseño de procedimientos para la planificación, programación y control de los materiales que intervienen en el proceso productivo correspondiente a la confección de prendas de vestir. 1.5 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un modelo de ordenamiento y control de producto en proceso, fundamentado en el estudio y análisis de inventarios, en una empresa del sector maquila dedicada al ensamble de prendas de vestir; para que sirva como herramienta que permita un mejor control del flujo de los materiales mediante el conocimiento de su localización, avance o status dentro de la cadena de producción. OBJETIVOS ESPECIFICOS Proporcionar fuentes de información confiables, para permitir un mejor control de materiales dentro del proceso productivo. Analizar funciones, movimientos y comportamientos de la dinámica del control de inventarios en la industria textil. Determinar la organización efectiva que permita el manejo mas apropiado a los inventarios. Definir la secuencia que debe llevar un producto dentro de las fases del flujo operativo. Especificar sistemas o controles de las empresas en la industria de la confección. Proponer el control y seguimiento para el producto en proceso.

8 6 Proporcionar a la Industria del ensamble textil una herramienta de desarrollo de procesos y procedimientos operativos que le ayuden a obtener una ventaja competitiva. 1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES ALCANCES El estudio esta orientado a la aplicación en la industria del ensamble textil nacional, con capacidad de procesar altos volúmenes de inventarios, los proveedores pueden locales o extranjeros. Se presentara un modelo de control de inventarios de producto en proceso que estará adaptado a las condiciones del sector maquila de confección del país. El documento cubre diversos temas relacionados a inventarios y a su control. El estudio llega a la presentación del modelo de mejora. LIMITACIONES El modelo esta enfocado únicamente a empresas dedicadas al ensamble textil. Existe poca información bibliográfica especializada y dirigida a este tema. El estudio esta dedicado al estudio del control de inventarios, se citan algunas veces temas relacionados a producción. La implementación del modelo será responsabilidad de las empresas que se interesen por el mismo.

9 7 PARTE 2. MARCO TEORICO El marco teórico desarrollado en el trabajo esta dividido en tres partes: 1) Definición y descripción de todas las actividades que deben realizarse en una empresa del sector maquila de confección: En esta etapa se definen los diferentes elementos que corresponden a las etapas de planificación, programación y control de la producción. Se incluyen los siguientes tópicos: Pronósticos, como la primera fuente de información util para la planificación. Plan Maestro de Producción el cual a partir de los resultados de los pronósticos, se determinan las ordenes y se planifica la producción de las mismas. Orden de Producción y Orden de Corte: Se especifica en que consisten, la información que contienen. A partir de estas ordenes se inicia el proceso de planificación y adquisición de los materiales, se detallan los pasos que deben llevarse a cabo para que las ordenes puedan ser producidas. Además se describe la logística de cada una de estas áreas. Tipos de Formularios de Control: Se describen en forma general los formularios mas comúnmente usados en compañías de la confección. 2) Definición y descripción de técnicas y sistemas existentes para el control y manejo de inventarios. En esta etapa se presenta de teoría de inventarios, su definición y todos sus elementos, así como las técnicas que existen para controlarlos. También se citan y se describen los sistemas integrados de manufactura, específicamente la Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP por sus siglas en inglés) y el Justo A Tiempo (JIT por sus siglas en inglés). 3) Organización: Se habla de la organización que debe poseer una empresa y se describen las funciones y responsabilidades de cada departamento. A

10 8 continuación de citan mas específicamente las responsabilidades propias de la planificación, programación y control de la producción. PARTE 3. INVESTIGACIÓN DE CAMPO Esta etapa fue realizada de la siguiente manera: 3.1 DETERMINACION DEL UNIVERSO: La presente investigación contiene un universo formado por empresas que se encuentran inscritas dentro del Directorio de la ASIC, la cual reúne 105 empresas relacionadas a la industria de la confección. 3.2 DEFINICIÓN DEL CAMPO DE APLICACIÓN: Como se dijo anteriormente, el universo esta compuesto por las empresas inscritas en el directorio de la ASIC, en dicho directorio se encuentran empresas que poseen características muy variadas, algunas de ellas pueden resultar útiles para el desarrollo del estudio, otras no. Por ello es necesario realizar una preselección de aquellas que puedan optar a aplicar el modelo como una herramienta de mejora, tomando en cuenta, principalmente las siguientes características: Tipo de Producto: El campo de aplicación se enfoca al área de ensamble de prendas de vestir, no existe restricción en los tipos de productos a los cuales debe emplearse dicho modelo.

11 9 Tipo de empresa: La empresa puede ser dueña del producto, un contratista o propiedad de empresas multinacionales. En el caso de la industria nacional no-maquila de confección, los propietarios de las empresas son también dueñas del producto, pueden determinar que procesos deben utilizar para la obtención del producto. Para el caso de maquila, esta puede ser un contratista o propiedad de extranjeros, en ambos casos debe existir la posibilidad de implantar las mejoras, las cuales son beneficiosas para el dueño del producto, pero no debe de olvidarse que, en el caso de los contratistas, el cumplimiento de una serie de parámetros o restricciones que son exigidas por los dueños del producto para la fabricación. Tamaño de la empresa: La empresa debe poseer como mínimo 100 maquinas en planta, esto con el fin de limitar las empresas muy pequeñas o con muy poca capacidad de inversión. La demanda: La demanda de fabricación debe ser constante y debe permitir el flujo continuo de grandes cantidades de producto en transito y en proceso. 3.3 DEFINICIÓN DE LAS VARIABLES DE APLICACION La metodología para recolectar la información necesaria para poder efectuar el diagnóstico del sector confección, área ensamble de prendas de vestir, fue la de determinar las variables de aplicación, las cuales se obtuvieron de la información recolectada y presentada en la etapa del marco teórico. Estas variables de aplicación son comparadas con las empresas del sector investigado con el objeto de determinar la realidad del mismo.

12 10 Cada una de estas variables son los puntos principales necesarios para poder determinar si es posible aplicar el modelo de ordenamiento y control de producto en proceso. Estas variables de aplicación incluyen los factores necesarios de la Planificación, Programación y Control de la producción y la Organización; que son requisitos indispensables para poder desarrollar el modelo en una empresa. 3.4 DETERMINACION DE LA MUESTRA Para la realización de este estudio fue necesario extraer una muestra que mejor represente el comportamiento del universo. La determinación de dicha muestra se realizó mediante la aplicación de la formula de la distribución normal. La formula usada es la siguiente: = e Z PQN n ( N 1) + Z PQ Donde: n= Tamaño de la muestra N= Tamaño de la población Q= Probabilidad de fracaso P= Probabilidad de éxito Z= Coeficiente de confiabilidad e= Error muestral permisible El resultado corresponde a 33 empresas

13 DISEÑO DEL FORMULARIO DE LA ENTREVISTA Una vez determinada la muestra, se procedió al diseño del formulario de la entrevista que se realizo, se tomaron en cuenta las variables que se expusieron anteriormente. El formulario consta de 33 preguntas mas las preguntas sobre generalidades. Dichas preguntas están orientadas a recolectar información que sirva de base para la realizar una evaluación de las condiciones actuales de la industria de la confección en El Salvador. Esto, para la identificación de variables que posteriormente permitirán determinar y sustentar una alternativa. 3.6 REALIZACIÓN DE LA ENTREVISTA, ANÁLISIS DE RESULTADOS Una vez definidas las etapas anteriores, con el formulario diseñado, se efectuaron las entrevistas a 33 empresas seleccionadas, a continuación se tabularon los datos obtenidos en cada una de ellas y se procedio al análisis. Se hizo uso de diagramas estadísticos para poder tener una perspectiva mas acertada de los datos recogidos.

14 DIAGNOSTICO Se interpretaron los resultados obtenidos en la etapa anterior, y se determino que: EN ORGANIZACIÓN: Una buena parte de las empresas de la industria de la confección cuentan con una estructura organizativa de tipo informal, estas no se encuentran documentadas y muy pocas de ellas carecen de procedimientos operativos. Por otra parte, existen grandes compañías las cuales poseen una estructura organizativa bien definida donde existe un responsable directo para cada área. Las unidades mas comúnmente encontradas en estas organizaciones, son Gerencia General, La Gerencia de Materiales y Planificación, La Gerencia de Producción. PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN La mayor parte de empresas trabajan en base a un plan maestro de producción, pero no utilizan apropiadamente la información que este provee y, en algunos casos, no utilizan los elementos mínimos necesarios que posee para llevar a cabo una buena planificación. Esto les acarrea muchos problemas en la planificación y programación de la producción lo cual los lleva a problemas de desabastecimiento de ordenes, debido al deficiente análisis, las empresas no son capaces de prever faltas de trabajo en el futuro, pueden sufrir paros en operaciones por problemas o errores cometidos por los proveedores de los materiales. Además incurren en la cancelación de ordenes programadas por atención a otras atrasadas por

15 13 Incumplimiento de fechas de entrega comprometidas a los clientes. Esto puede llevar al retiro de un contrato por parte de clientes. Cambios de estilos y colores en periodos demasiado cortos por la deficiente planificación, en muchas empresas existen casos en los cuales deben cambiar estilos y/o colores de un día a otro y luego volver al que se estaba produciendo antes del cambio. ADQUISICIÓN, CONTROL Y MANEJO DE MATERIALES Muchas de las empresas consultadas, las transnacionales principalmente, manejan información concerniente a estilos, colores, tallas y números de piezas, estos datos son tomados, generalmente, del Plan Maestro de Producción. Para las empresas pequeñas o subcontratistas su plan de manejo de materiales esta supeditado al control que ejerza su contratante, muchas veces se limita a recibir y producir unidades u ordenes. Todos los casos pueden variar dependiendo de las condiciones que el cliente haya impuesto para el manejo de las operaciones. Son muy pocas las empresas que poseen políticas de exactitud de inventarios, algunas se limitan únicamente a realizar un inventario físico una o dos veces al año y no le dan seguimiento a través de conteos cíclicos o auditorias. Gran parte de las empresas afirman poseer un plan establecido de adquisición de materiales, principalmente se usa el sistema de Planificación de Requerimientos de Materiales (PRM). Este caso se presenta generalmente en las compañías transnacionales.

16 14 PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIÓN La asignación de ordenes de trabajo a líneas de producción se hace a través del uso del plan maestro de producción y la capacidad instalada. El cumplimiento de las entregas completas a tiempo es uno de los mayores problemas que tiene la industria nacional, muchas empresas poseen malos planes de programación de la producción y se dedican a producir lo que hay en bodega y no se preocupan de mejorar el servicio a los clientes. INVENTARIO DE PRODUCTO EN PROCESO Se observa que las muchas empresas del sector confección llevan un registro del inventario de materiales por operación, estos datos son utilizados muchas veces para controlar el acumulamiento de materiales en determinadas operaciones, así como para programar estrategias de reducción de estos. Por otra parte muchas empresas no poseen interés de llevar a cabo este registro y control de inventarios por operación, sobrecargan sus líneas de demasiado trabajo, lo que les provoca problemas de identificación de ordenes y solo ponen atención en la salida de piezas terminadas. En una tercera parte de las compañías consultadas el inventario de producto en proceso esta delimitado desde la puesta en tránsito de los materiales hasta su exportación. Se determinó por medio de la encuesta que la mayoría de las empresas no poseen una guía apropiada para el seguimiento de inventario en proceso.

17 15 Son muy pocas las empresas que han instalado puntos de control o seguimiento al inventario de producto en proceso, mediante ellos se actualizan las ordenes en proceso y se determina su status en el Plan Maestro de Producción. Este caso se dio únicamente en las grandes compañías transnacionales.

18 16 PARTE 4. PRESENTACIÓN DE LA SOLUCION Una vez realizado el diagnostico de la situación actual de la industria de la confección nacional, con los elementos y necesidades encontradas, se diseño el modelo como solución a la problemática existente. Este modelo consiste en una serie de procedimientos y reportes que deben de seguirse para poder mantener un control sobre las materiales que posee la compañía en un determinado momento. Estos procedimientos se aplican en las siguientes areas: ORGANIZACIÓN: En un inicio se propone la organización mínima necesaria requerida para la implementación de el modelo. Se presenta la organización y se hace una descripción de cada una de las responsabilidades de los departamento que están involucrados en el inventario de producto en proceso. PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN: A continuación se define el Plan Maestro de Producción como principal vinculo que debe usarse para el control del inventario de producto en proceso, se describen sus diferentes partes y se plantea, además, la forma en que la información de este debe interpretarse para poder proveer seguimiento a las ordenes.

19 17 También se describe la forma en que debe usarse la información para tener una buena planificación de las ordenes de corte con sus respectivos materiales. PLANIFICACIÓN DE CONSUMO, RECIBO Y ADQUISICIÓN DE LOS MATERIALES Mas adelante se habla de los materiales y de los inventarios, se propone el uso de una técnica MRP para su planificación tomando el cuenta los inventarios existentes en planta y en transito, los requerimientos de las ordenes en el proceso, la planificación de las ordenes para cada semana de trabajo, los inventarios de seguridad. Al relacionar esta información se puede obtener las necesidades de un material especifico y se determina además las cantidades que deben ser adquiridas de este en un periodo anticipado para que nunca falten en la planta de producción. MANTENIMIENTO DE EXACTITUD DE INVENTARIOS: Se citan procedimientos relacionados al mantenimiento de registros exactos de inventarios, se proponen técnicas de conteo, auditorias, reportes de entradas y salidas de materiales a bodega y se presenta el diseño de un reporte que provee un control perpetuo. CORTE Y PRODUCCIÓN: Aquí se presentan diferentes reportes con sus respectivos procedimientos de uso, los cuales son necesarios para controlar la ejecución de las operaciones del proceso de producción de forma mas eficiente y sencilla.

20 18 EMPAQUE Y EXPORTACION: Aquí se proponen procedimientos y reportes destinados a controlar las ordenes de trabajo a la salida del proceso de producción, y la preparación de un embarque para la exportación. Todas las áreas definidas anteriormente obedecen una secuencia, estan relacionadas entre ellas y constituyen diferentes puntos de control que deben ser continuamente verificados. Dicha secuencia se presenta en un flujograma del inventario de producto en proceso, el cual se puede ver al final del presente resumen.

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