Participación en Toma de Inventario Físico en Unidades Médico-Administrativas PO CFIN SCON 10

Transcripción

1 1. Definiciones Acta de oma de Inventario Conexión de Inventarios Corte de Formas Existencias Inventario Físico Saldo Contable Documento que da constancia de los resultados de la toma de inventario físico, la conexión contra los registros contables, así como hechos y declaraciones surgidos en el proceso de la toma del inventario físico. Determinación de las diferencias entre los registros contables y el resultado de la toma del inventario físico cuantificado en moneda nacional. Documento que contiene el registro de los últimos folios utilizados y demás datos relevantes de las formas o formatos de entrada y salida de almacén a una fecha determinada. Número de unidades de bienes disponibles en el almacén valuados en moneda nacional. Número de unidades de bienes disponibles en el almacén valuados en moneda nacional. Diferencia entre el total de los movimientos deudores y acreedores de una cuenta a una fecha determinada. 2. Propósito Participar en el proceso de la toma física de inventarios de las unidades médico-administrativas, con el fin de proporcionar el saldo contable. Dictamen de Pensión. 3. Alcance Determinar el saldo contable a la fecha y en el momento de concluir la oma del Inventario Físico, en las unidades medico-administrativas del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios. Dictamen de Pensión. Página 1 de 9

2 4. Referencias Base Jurídico Legal Gaceta de Gobierno del Estado de México. Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Instructivo para la toma del inventario físico de activo circulante en las unidades médico administrativas del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios. Manual Único de Contabilidad Gubernamental para Dependencias Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Gobierno y Municipios del Estado de México. 5. Formatos Clave Nombre Saldo contable Página 2 de 9

3 6. Diagrama de Flujo Inicio 1 Recibir elaborar, programar y archivar oma Física de Inventarios Estado de Cuenta Contabilidad Estado de movimientos de las U. médico advas. 2 Es estado de cuenta? NO 3Elaborar,programar,preveer recursos y turnar oma Física de Inventarios 4 Recursos 8 Página 3 de 9

4 4 urnar para Autorización oma Física de Inventarios Recursos 5 Es autorizado? NO 6 Corregir y turnar para autorización oma Física de Inventarios SI Recursos 4 7 Comunicar y archivar oma Física de Inventarios Recursos 8 Consultar, cotejar y turnar Estado de Cuenta de las U. médico- Administrativa Estado de Cuenta contabilidad Conciliación 9 Página 4 de 9

5 9 Son correctos los movimientos? NO 10 Investigar, Documentar partidas Conciliación Documentación SI 12 Recibir y acudir 11 se conecta con la operación 2 12 del subproceso de salidas de almacén Conciliación Estado de Cuenta 13 Recibir, conciliar, determinar y calcular Conciliación Estado de Cuenta de Contabilidad Documentación Determinación de saldo 14 Entregar Determinación de saldo 15 Página 5 de 9

6 15 Recibir Acta de oma de Inventarios Físicos Se conecta con la operación 2 12 del subproceso de salidas de almacén Página 6 de 9

7 7. Contenido 7.1. El Jefe de la Sección de Inventarios recibe de las unidades médico administrativas del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, el estado de cuenta de movimientos de entrada y salida de las mercanciás de farmacias para elaborar la conciliación. Recibe de la Coordinación de Administración copia de la programación de la toma de inventarios físicos, que por motivo de entrega-recepción de los responsables directos del inventario, y a petición del área que entrega, programa de mediados de año o cierre del ejercicio, se realizarán en las unidades medico-administrativas del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, para programar la participación del Departamento de Contabilidad, archivando el estado de cuenta Recibe estado de cuenta? 7.3. Si no 2; El Jefe de Sección elabora la programación de participación de la toma de inventarios físicos en las unidades médico-administrativas correspondientes. Prevé los recursos humanos (analistas contables), transporte (automovil y gasolina) y financieros (peajes y viáticos), necesarios para la participación. El jefe de la sección turna al Coordinador a revisión la programación para la participación en inventarios físicos y el programa de recursos El Jefe de Sección turna al el programa de participación en la toma de inventarios físicos y el programa de recursos para su autorizacion 7.5 Es autorizado? 7.6. Si no 4; El Jefe de Sección realiza correcciones y se conecta con operación Si, sí 4; El Jefe de la Sección comunica a los analistas contables, las fechas y unidades médico administrativas en las que participará en la toma de inventarios físicos, y archiva el programa. Página 7 de 9

8 7.8. Si, sí 2; el Jefe de Sección turna estados de cuenta de movimientos de entradas y salidas de las unidades médico administrativas al analista contable encargado de elaborar las conciliaciones entre los movimientos del Sistema de Contabilidad General y los del Sistema de Control de Inventarios de las Unidades Médico Administrativas. El analista contable elabora conciliacion e investiga las partidas no conciliadas para depurarlas y archiva. 7.9.Son correctos los movimientos? Si no 9; El analista contable encargado de elaborar las conciliaciones investiga y documenta las partidas no conciliadas, posteriormente las archiva Se conecta con la operación 2 a la 12 del Subproceso de Registro de salidas de Almacenes Generales y Ministración de Medicamentos Si. sí 9; El analista contable que participará en la toma de inventarios físicos, recibe la conciliación de movimientos, estados de cuenta, recursos financieros (peajes y viáticos) y Vehículo (gasolina) para asistir a la unidad médico-admistrtiva a la toma de inventarios físicos El analista contable recibe del responsable del almacén de la unidad médicoadministrativa: Estado de cuenta a la fecha de inventario, corte de formas, copias de salidas de almacén, originales de movimientos pendientes de registrar en el Sistema General de Contabilidad por entradas y salidas, transferencias entre unidades médicas, informes de ministración de medicamentos y devoluciones al almacén general para determinar el saldo contable a la fecha de la toma de inventarios físicos, a fin de conciliarlo con el valor del inventario físico y calcular el faltante o sobrante, para determinar el saldo y archiva El analista contable entrega copia del formato de determinacion de saldo a la fecha del inventario al responsable de la sección de activo circulante del Departamento de Servicios, para que se asiente en el acta de la toma de inventarios físicos. Página 8 de 9

9 7.15. El analista contable recibe del responsable de la sección de activo circulante del Departamento de Servicios copia del acta de la toma de inventarios físicos. Se conecta con operación 2 a la 12 del Subproceso de Registro de Salidas de Amacenes Generales y Ministración de Medicamentos y archiva el Acta de toma de Inventarios Fisicos. Página 9 de 9