GUÍA OPERATIVA DE TRABAJO SUBPROCESO DE INVENTARIOS VERSIÓN No. 01

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1 GUÍA OPERATIVA DE TRABAJO SUBPROCESO DE INVENTARIOS 2009 VERSIÓN No. 01 Universidad Industrial de Santander Bucaramanga, Diciembre 2009

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN GENERAR ÓRDENES DE PAGO MANUAL PARA EL PAGO DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD (SIF) DAR CUMPLIMIENTO A LAS ÓRDENES DE PAGO MANUAL PARA EL PAGO DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD (SIF) PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE PRUEBAS SELECTIVAS VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE MARCACIÓN MENSUAL DE ELEMENTOS MARCACION DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MAYORES REVISIÓN MENSUAL DE ELEMENTOS BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MAYORES TRASLADOS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MENORES BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MENORES REGISTRO DE PROVEEDORES EN EL SIF ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA A LA SECCIÓN DE TESORERÍA

3 1. INTRODUCCIÓN La División Financiera es una dependencia adscrita a la Vicerrectoría Administrativa cuyo objetivo es administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad mediante la ejecución de las políticas institucionales y normas fiscales, creando mecanismos de proyección y desarrollo económico general. La División Financiera está constituida por las Secciones de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad y el Grupo de Inventarios. Adicionalmente se cuenta con profesionales a cargo del programa de Estampilla Pro-UIS, de Cartera y de Importaciones. Las áreas de Liquidaciones y Pasajes están adscritas a la Sección de Tesorería El presente documento tiene como objetivo brindar a los funcionarios una herramienta que describe detalladamente las actividades desarrolladas al interior de cada uno de los subprocesos (Presupuesto, Tesorería, Inventarios, Contabilidad y áreas de apoyo), la cual contempla la descripción detallada de las actividades y los pantallazos del SIF. A continuación se presenta la Guía Operativa de Trabajo del Subproceso de Inventarios, encargado de asegurar que la administración de los inventarios se realice de manera transparente y oportuna, y coordinar la gestión de las pólizas de seguros de los bienes de la Universidad. 2. GENERAR ÓRDENES DE PAGO MANUAL PARA EL PAGO DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD (SIF) Una vez se cuente con la cotización y/o la copia de la póliza, se procede a generar la orden de pago en el sistema de información Financiero: Se digitan el login y el password Sistema de Información Financiero Secretaria Unidad o proyecto Manejo de Egresos Contratación Orden de Pago Manual Generar y consultar Generar o consultar (lo que se requiera) Se va diligenciando la información que la mascara va solicitando 2

4 Secretaria Unidad o proyecto Manejo de Egresos 3

5 Contratación Orden de pago Manual 4

6 Generar y Consultar Generar 5

7 Encabezado Posteriormente se procede a digitar la información relacionada con : Unidad solicitante: (3140) correspondiente a la División Financiera Total del contrato: Se registra el valor total de la póliza incluido el IVA Antes que el sistema permita registrar los datos relacionados con el proveedor, aparecerá una mascara en la que se requiere alimentar la información relacionada con los motivos de selección del proveedor actual de seguros. 6

8 F2 ESC A continuación se describen los diferentes motivos por los cuales se escogió el proveedor actual Se selecciona uno de ellos (s) Observaciones: Este campo hace referencia a los motivos por los cuales se eligió el proveedor actual. Enter ESC Se procede a diligenciar los campos relacionados con la información del Proveedor: Tipo de Identificación: 2 Correspondiente a Nit Número de Nit: Fecha de Inicio; Póliza (Vigencia) 7

9 Fecha de Finalización: Póliza (Vigencia) Objeto del Contrato Damos Enter Incluir detalle 8

10 F2 Servicios Posteriormente se procede a digitar el nombre del rubro, en este caso corresponde a Seguros, y se escribe de la siguiente forma: *Seguros* y ESC Seleccionar ESC 9

11 En la siguiente mascara se debe diligenciar la información relacionada con los valores de la póliza, teniendo en cuenta el valor unitario, el IVA y el valor total a cancelar, que vienen relacionados en la póliza. Cuando se trate de SOAT o de pólizas de vida, no incluye el valor del IVA. Enter Se registra el número del CDP y se procede a grabar la orden de pago. 10

12 3. DAR CUMPLIMIENTO A LAS ÓRDENES DE PAGO MANUAL PARA EL PAGO DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD (SIF) Una vez se tenga la cuenta de cobro se procede a dar el cumplimiento a la orden de pago, teniendo en cuenta que la fecha de la cuenta de cobro sea posterior a la fecha en la cual se genera la orden, de lo contrario se consideraría como un hecho cumplido. En el caso de SOAT debe llevar copia del mismo Se digitan el login y el password Sistema de Información Financiero Secretaria Unidad o proyecto Manejo de Egresos Contratación Orden de Pago Manual Cumplimiento Una vez dado el cumplimiento, se imprimen dos (2) órdenes y se organiza con la póliza o copia del SOAT en caso de requerirlo y la cuenta de cobro. Las órdenes son firmadas por el Ordenador del Gasto y una es envidada a la Sección de Presupuesto y la otra queda como copia en el archivo de Inventarios. Sistema de Información Financiero / Secretaria Unidad o Proyecto 11

13 Manejo de Egresos Contratación 12

14 Orden de Pago Manual Cumplimiento Se digita el número de la orden de pago que ha sido generada con anterioridad Se relaciona el número de la factura o cuenta de cobro y la fecha de la misma 13

15 Guardar Para realizar la impresión de la orden de pago manual, se ingresa a la mascara en donde se generó la orden de pago. En la opción consultar se registra el número de la orden de pago. Imprimir orden (original y una copia) La orden es firmada por el Ordenador del Gasto 14

16 Se envía a la Sección de Presupuesto junto con la factura o cuenta de Cobro original y copia de la póliza o del SOAT. Para anular una Orden de Pago Manual Si la orden de pago manual tiene descuentos, debe informarse a la Sección de Presupuesto para que sean eliminados y proceder a anularla.de la siguiente manera: Sistema de Información Financiero Secretaria UAA o proyecto Manejo de Egresos Contratación Orden de pago manual Anulación orden de pago Manual Generada Cumplida Se selecciona el estado en el que se encuentra la orden, si se encuentra generada o ya tiene cumplimiento, se da la opción de anular y se escribe el motivo por el cual se esta anulando. Enter Esc. 4. PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE PRUEBAS SELECTIVAS Teniendo en cuenta los diferentes criterios establecidos en el procedimiento de Inventario Físico, en cuanto a la realización de las pruebas selectivas, se eligen los funcionarios a los cuales se va a realizar la prueba. Se elabora el cronograma mensual por UAA Posteriormente se envía Memorando dirigido al Jefe de la UAA, a la cual se le va realizar dicha prueba, especificando la semana en la cual se va a llevar a cabo Teniendo en cuanta los funcionarios a realizarles la prueba, se escogen a los elementos a verificar Se imprime el listado con los elementos seleccionados para la prueba Posteriormente se procede a diligenciar el formato de pruebas selectivas que se a descargado de la intranet, registrando el nombre de la UAA, Nombre del funcionario responsable de los elementos, Ciudad y fecha y documento de identificación en la parte superior del formato Luego se relacionan en el formato cada uno de los elementos a verificar y se imprime Se entregan al funcionario encargado de realizarlas Se procede a realizar la prueba, verificando la existencia, estado y marcación de cada uno de los elementos. 15

17 En caso que algún elemento se encuentre en la División de Mantenimiento Tecnológico, debe solicitarse copia del soporte en el cual certifica que el elemento se encuentra allí. En caso que en el momento de realizar la prueba se encuentren faltantes se darán 3 días de espera para la ubicación de los mismos, de lo contrario se procederá a realizar la respectiva investigación Administrativa. 16

18 5. VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE MARCACIÓN MENSUAL DE ELEMENTOS Dentro de los primeros días de cada mes, se verifica en el sistema cuales elementos fueron marcados en el mes anterior Sistema de Información Financiero Analista de Inventarios Manejo de Inventarios Consultas Números de Inventario Consultar: en esta mascara me ubico en No serial y digito (*), posteriormente bajo hasta la fecha de salida de almacén y aquí escribo el periodo el cual quiero consultar, separado por dos puntos. Ejemplo: : Enter ESC, allí la máscara muestra los elementos que fueron marcados en el periodo determinado Listar Enviar Correo Cuando se abra el archivo se debe pasar a Excel para posteriormente imprimirlo y archivarlo como soporte de la marcación realzada Sistema de Información Financiero/ Analista de Inventarios 17

19 Manejo de inventarios/ Inv consultas/ Números de inventario Consultar 18

20 6. MARCACION DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MAYORES Mensualmente se imprimen los listados de los elementos devolutivos mayores que han sido adquiridos por la Universidad de la siguiente forma: Sistema de Información Financiero / Analista de Inventarios Manejo de Inventarios 19

21 Reportes Devolutivos Mayores 20

22 Personales Por personas entre fechas 21

23 Se especifican las fechas entre las cuales se quiere relacionar el listado y ESC Se realiza la impresión de los sticker y se efectúa el proceso de marcación. Una vez realizada la marcación de los elementos, se procede a ingresar la serie, en el caso de elementos que la contengan, de lo contrario, se ingresa el estado de marcado. 22

24 7. INGRESO DE ELEMENTOS Sistema de Información Financiero Analista de Inventarios Elementos Subtipo de elementos Consultar Sistema de Información Financiero/ Analista de Inventarios Elementos 23

25 Subtipo de elementos Consultar Se verifica si el elemento ya ha sido creado, de lo contrario se procede a crearlo con la opción Incluir y la tecla TAB, se digita el número y el nombre del elemento que se va a crear ESC. 24

26 8. REVISIÓN MENSUAL DE ELEMENTOS Sistema de Información Financiero Analista de Inventarios Manejo de Inventarios Consultas Número de inventario Consultar Sistema de Información Financiero/ Analista de Inventarios 25

27 Manejo de Inventarios Consultas 26

28 Número de inventario Consultar 27

29 9. BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MAYORES Una vez se reciba el memorando que se ha recibido con anterioridad en la bodega, en donde se solicita la baja de algún o algunos elementos, se procede a incluirlo en el código de bajas de la siguiente manera: Sistema de Información financiero Analista de Inventarios Manejo de inventarios Bajas Elementos devolutivos mayores (Dos veces) Incluir: En esta mascara se digita el numero de inventario que viene relacionado en el memorando y ESC. Razón de la baja: si se desconoce el código del motivo por el cual el elemento se da baja, se oprime F2 y allí se muestran los diferentes motivos: 1 Obsolescencia 2 Deterioro, 3. Perdida, 4. Robo 5. Dación de pago. Se selecciona la razón de la baja Enter ESC 28

30 Consultar: en esta parte de la mascara, se puede tener acceso a las bajas que se han realizado en un periodo determinado Borre físico: se utiliza cuando existe la resolución de aceptación de baja y se necesita retirar de los inventarios Informe: Se tiene en cuenta desde la fecha de la última baja a la fecha que se requiere ESC. La fecha de autorización de be ser < a la fecha actual. 10. TRASLADOS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MENORES Antes de iniciarse la actividad del traslado se debe consultar la cantidad de unidades que tiene el número a trasladar y se constata cuantos números se van a trasladar Se ingresa al Sistema de Información Financiero con el login y el password. Sistema Financiero Clave Analista de Inventarios Manejo de Inventarios Consultas Devolutivos menores Se escribe el número consecutivo. En el caso que tenga mas de un elemento debe ubicarse en la cantidad y dar el número de elementos con los que se queda (del total que tenia se restan las cantidades que se van a dar de baja ) y ESC. Para trasladar de menores a consumo a mayores ó a intangibles Manejo de Inventarios Consultas Menores Número trasladar (T) 29

31 Manejo de inventarios/ consultas Devolutivos Menores 30

32 Trasladar: Se debe digitar el número que se va a trasladar y posteriormente se da la opción de traslado. Posteriormente se digitan las claves correspondientes y la razón por la cual se realiza el traslado y se continua con las preguntas que aparecen en la máscara. 31

33 Para trasladar de software a libros ó de libros a software Manejo de Inventarios Consultar Intangibles Manejo de Inventarios/ consultar Elementos Intangibles 32

34 Posteriormente se digita el número del elemento y se da la opción de trasladar, se diligencia el espacio con el código, la clave, el motivo del traslado, I (Intangibles) Selecciono y por ultimo sí Se digitan la identificación del usuario, la clave de autorización y el motivo o razón del traslado Para trasladar de consumo a devolutivos menores o intangibles Manejo de Inventarios Consultas Elementos de Consumo Ingreso el número Traslado (T) 33

35 Manejo de Inventarios/consultas Elementos de Consumo Posteriormente se digita el número del elemento y se da la opción de trasladar Se digitan las claves correspondientes y el motivo del traslado. 34

36 Para pedir listado de todos los traslados efectuados de menores a mayores a intangibles o a consumo Manejo de Inventarios Reportes Menores Traslados Consultas Se digita la fecha en los dos (2) espacios, ESC y se espera a que salga el listado Manejo de inventarios/ Reportes/ Devolutivos menores 35

37 Traslados Consultar: Para consultar los traslados efectuados en un periodo determinado, se registra la fecha en los espacios respectivos y ESC. 36

38 Para retirar números de elementos que se han robado y hay la resolución: El elemento debe encontrarse en bajas, se ubica en la mascara de bajas, se da la opción borre físico, la mascara se completa ingresando el número de la resolución. Para solicitar el listado de bajas totales Manejo de inventarios Bajas Menores o intangibles Informe Se diligencia la mascara con los datos requeridos ESC, ubicar el cursor al final de la mascara (fecha borre físico), luego el signo igual (=) y se sube un espacio hasta la fecha de autorización Para pedir listado de todos los traslados efectuados De menores a mayores, a intangibles o a consumo Manejo de Inventarios Reportes Devolutivos menores Traslados Consultas Se digita la fecha en los dos espacios que aparecen y ESC, posteriormente aparecerá el listado con la relación de traslados realizados en determinado periodo. Para consultar una salida de almacén Sistema de información Financiero Almacenista de inventarios Consultar Contratación Comprobantes de entrada y salida de almacén Consultar Se puede dar la orden de compra o la factura de venta, Esc y da la salida 37

39 11. BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS MENORES Una vez se ha recibido el memorando en el cual se solicita la baja de algún o algunos elementos menores, se procede a incluirlo en el código de bajas de la siguiente manera: Sistema de Información Financiero Analista de inventarios Manejo de Inventarios Bajas Elementos devolutivos menores Incluir : Se digita el número consecutivo que viene relacionado en el memorando y ESC Razón de la baja: si se desconoce el código del motivo por el cual el elemento se da baja, se oprime F2 y allí se muestran los diferentes motivos: 1 Obsolescencia 2 Deterioro, 3. Perdida, 4. Robo (cuando es este el motivo debe diligenciarse el formato para generar la aceptación de la baja). 5. Dación de pago. Se selecciona la razón de la baja Enter ESC Consultar: en esta parte de la mascara, se puede tener acceso a las bajas que se han realizado en un periodo determinado 38

40 Borre físico: se utiliza cuando existe la resolución de aceptación de baja y se necesita retirar de los inventarios Informe: Se tiene en cuenta desde la fecha de la última baja a la fecha que se requiere ESC. La fecha de autorización de be ser < a la fecha actual. Para solicitar el listado de bajas totales Manejo de Inventarios 39

41 Elementos devolutivos menores Informe 40

42 Se procede a digitar los espacios que pide la mascara y ESC Se ubica el cursor en fecha borre físico ESC. Sube hasta la fecha de autorización, se digita el signo < y la fecha siguiente al día actual y 41

43 Listar Para retirar las bajas por resolución: Manejo de Inventarios/bajas/Devolutivos menores/borre físico. Se digita el número y la fecha de la resolución y ESC. 42

44 Posteriormente se ubica el cursor en fecha borre físico y se escribe el signo = y ESC En la parte inferior de la mascara aparece una pregunta si se desean eliminar los elementos (Debe verificarse que la cantidad que aparece en la mascara sea igual a la del listado). Se da S y ESC. Para el informe mensual a la Sección de contabilidad se tiene en cuenta el valor de compra. Para revisar la cuenta del mes Se debe empezar a revisar desde lo que está en consumo Sistema de Información Financiero Analista de Inventarios Elementos devolutivos menores Menores de consumo Desde el primer día del mes va trasladando a menores o a mayores según el caso. Aunque se haya revisado por días es necesario volver a revisar desde el principio (en los últimos días del mes revisado), porque aparecen compras que no había inicialmente. En el primer día del mes se imprimen los listados Sistema Financiero Analista de Inventarios Reportes Elementos menores de control Esc 43

45 Se solicita desde el primer al último día del mes Esc listar. Igualmente con elementos menores de consumo. Se piden listados de traslados teniendo en cuenta la fecha de corte del mes anterior hasta el primer día que se está listando. Igualmente se hace con intangibles. Los listados que deben solicitarse para el cuadre son: 1. Reporte menores de control 2. Reporte menores de consumo 3. Reporte Intangibles 4. Reporte traslados menores de consumo 5. Reporte traslados menores 6. Reporte traslados intangibles El reporte se realiza de la siguiente manera: Sistema de Información Financiero Analista de Inventarios Manejo de Inventarios Reportes Devolutivos menores Inventario final Sobre estos totales debe quedar cuadrada la cuenta para pasar a Contabilidad. Entrega anual de inventarios a las UAA Se envían los listados actualizados del personal de planta de la Universidad, clasificados por centro de costo, de la siguiente manera: Se emiten los listados de elementos devolutivos mayores, menores e intangibles Para Elementos Devolutivos Mayores Manejo de inventarios Reportes Devolutivos Mayores Personales Globales por fecha Firmas personal unidad Enter Aparecerá la mascara solicitando las fechas ( cuando este el cuadre a Dic 31) Enter ( listado según referencia ele_r209) Se diligencia con la fecha 31de Dic/año, luego se pasa hasta número y ESC (para imprimir por contrato) 44

46 Para Elementos Devolutivos Menores Manejo de Inventarios Reportes Menores Globales por fecha Firmas personal unidad- Enter ( listado según referencia ele_r210) Para Intangibles Manejo de Inventarios Reportes Intangibles Globales por fecha Firmas personal unidad Enter ( listado según referencia ele_r211) Posteriormente se organizan por funcionario y se anexa la circular elaborada anteriormente en donde se informa el envío de los inventarios y se envían por correo interno. 12. REGISTRO DE PROVEEDORES EN EL SIF Para realizar el registro de proveedores debe contarse con el Rut del proveedor y/o el formato de registro de proveedores de bienes y servicios que ha sido descargado con anteriorioridad de la página web, debidamente diligenciado Sistema de Información Financiero Control morosos del estado Proveedores Incluir Se procede a diligenciar cada uno de los campos que la mascara solicita tales como Tipo de Documento: 1 Cédula de Ciudadanía 2 Nit 3 Cédula de Extranjería 4 Tarjeta de Identidad Número de documento de identificación Nombre de la persona o empresa en caso que sea persona jurídica Nombre de representante legal Municipio 45

47 Dirección Teléfono Correo Enter ESC y guardar Sistema de Información Financiero Control Morosos del estado 46

48 Proveedores Incluir 47

49 Para registrar la información del RUT: Sistema de Información Financiero Control morosos del estado RUT proveedores Incluir Se procede a diligenciar la información correspondiente en cada uno de los campos. Enter- ESC 48

50 13. ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA A LA SECCIÓN DE TESORERÍA Las órdenes de compra deben ir acompañadas de los siguientes documentos: Orden de compra (original y dos copias) Factura de venta Salida de almacén (cuando son elementos mayores o menores, la salida debe venir firmada por la persona que va a asumir la responsabilidad del elemento en el inventario) Aportes Parafiscales Las órdenes de compra llegan a la Sección de Presupuesto, se revisan y son enviadas al Grupo de Inventarios, se revisa que venga la orden original y 2 copias, se reciben y se separan (las originales van para la sección de tesorería). Se registran en el sistema de información financiero de la siguiente forma: Sistema de información financiero Almacenista de inventarios Registro de cuentas de inventarios Registro inventarios En el registro de inventarios se incluyen las órdenes que envió la Sección de Presupuesto, se revisan y si esta todo en orden se envían a la Sección de Tesorería En el caso que alguna orden sea devuelta por la Sección de Tesorería, se registra y se realza la devolución a la Sección de Presupuesto. 49

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