2. ALCANCE Aplicación general para todo el personal del Grupo y coordinación por parte de Gerentes y Directivos.

Transcripción

1 1. OBJETIVO Establecer conciencia dentro de todos los colaboradores del grupo, de la importancia de aplicar el código de ética en el desempeño de sus funciones, con el fin de contribuir a un ambiente de trabajo en armonía y acorde a la moralidad. 2. ALCANCE Aplicación general para todo el personal del Grupo y coordinación por parte de Gerentes y Directivos. 3. DEFINICIONES Ética: comportamiento social y empresarial, que está constituido por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es correcto, lo cual puede ir más allá de lo que es legal. 4. POLÍTICAS La empresa ha tomado la decisión de formular la presente política para regular las normas de conducta y comportamiento en las oficinas. En ellas se incluirán de manera enunciativa y no limitativa aquellos aspectos que deberán ser cuidados por todo el personal que labora en las oficinas. A continuación, señalamos los objetivos principales del código de ética: Crear un ambiente sano, donde prevalezca el crecimiento personal, la justicia y la búsqueda de la verdad. Ser honrados, justos y dignos de confianza en todas las actividades que desempeñen dentro de la organización. Evitar todo el conflicto de intereses entre asuntos laborales y personales. Fomentar un ambiente en el que la igualdad de oportunidades laborales llegue a todos y cada uno de los colaboradores. Luchar por respetar las leyes y el medio ambiente Ser ahorrativos al utilizar los recursos de la organización Ejercer el debido liderazgo a todos los niveles y fomentar un ambiente en el que se dé testimonio de la conducta ética y de la práctica de los valores. Con esto pretendemos promover altos estándares éticos entre los colaboradores, creando un ambiente de trabajo más agradable, provechoso y transparente a todos. a) Esencia u aplicación del código de ética Este código desglosa nuestros principios éticos para poder aplicarlos en nuestras acciones y decisiones diarias. Como colaboradores, el cual estamos obligados a conocer, entender y cumplir. Este código aplica para todos los que trabajan o representan a la organización. Por lo tanto se pedirá a los colaboradores que firmen su aceptación del código de ética, esa misma solicitud se hará a los colaboradores de nueva contratación al momento de su ingreso a la institución. b) Cómo Funciona el código de ética y cómo tramitar una preocupación: Informe de inmediato las preocupaciones que usted u otros tengan sobre las posibles infracciones del código de ética, nunca ignore problemas legales o éticos. Usted puede reportar violaciones o sospechas de violaciones al código de ética sin temor a represalias y con la confianza que se mantendrá la confidencialidad apropiada. Clave: SH4-DR-01 Fecha / No. de Rev.: 09/15 Paginación: 1/5

2 Está prohibido a todos los colaboradores, sea cual fuese su nivel, que tomen represalias contra cualquier persona que haya comunicado una preocupación sobre el código de ética o haya suministrado información al respecto. Ética Personal: a) Comportamiento Personal: De todos los colaboradores se espera un comportamiento apropiado en el desarrollo de sus funciones. En todo momento use el sentido común y su propio sentido de la decencia y de la moral. Se espera que todos seamos: - Confiables y comprometidos de cumplir nuestras funciones y responsabilidades con altos estándares de calidad y servicio. - Honestos y dignos de confianza en todas nuestras relaciones - Respetuosos de la organización y de los demás aspectos como la apariencia física, actitudes y lenguajes. - Ahorrativos al utilizar los recursos de la organización. No se debe encubrir a personas deshonestas ni colaborar con ellas. Igualmente debe evitar cualquier asociación interna o externa que le perjudique. b) Conflicto de Intereses: Las actividades financieras y/o comerciales en que usted participe fuera de su trabajo, deberá ser licitas y no estar en conflicto con su responsabilidad como colaborador de la institución, siempre informe a su jefe inmediato o al área de Recursos Humanos sobre sus actividades fuera de la organización. Se le rescindirá el contrato a cualquier colaborador que tenga actividades ilícitas o ilegales dentro o fuera de la organización. Ningún colaborador podrá aceptar dividendos, intereses, condiciones, salarios o cualquier tipo de paga ventaja o regalo de cualquier empresa o persona que la organización tenga relación de negocios. No está permitido que realice operaciones comerciales con empresas donde trabajen o tengan intereses financieros familiares. Cualquier excepción a esta política deberá tener aprobación expresa y por escrito de la Junta de Consejo del grupo. No está permitido tener 2 o más empleos al que se tiene en la empresa. c) Recursos institucionales: Los colaboradores somos responsables de maximizar la eficiencia con las que se utilizan sus recursos, se deberá evitar el uso inadecuado de estos y desaprovechamiento de las sinergias existentes. El esmero que pongamos en cuidar los recursos institucionales nos permitirá ser más eficientes; está prohibido usarlos, al igual que el nombre de la organización, en actividades que redunden en su beneficio personal, a costa del beneficio de la empresa; Este criterio aplica en el uso de correo electrónico, el teléfono, los espacios físicos, y los gastos de viaje. No está permitido dedicar tiempo laboral en actividades personales o ajenas que no se consideren propias de la función que desempeña. d) Información Confidencial: Clave: SH4-DR-01 Fecha / No. de Rev.: 09/15 Paginación: 2/5

3 Es un recurso importante para realizar sus operaciones y somos responsables de su uso apropiado y efectivo. Está prohibido usar información privilegiada para beneficio personal, de familiares o allegados. Está prohibido divulgar información confidencial relativa a estrategias, procesos, planes o presupuestos. Los colaboradores que tengan acceso a información confidencial tienen la responsabilidad de asegurar que esa información no sea revelada sin la aprobación correspondiente. e) Manejo de documentos contables y financieros: Constituyen un elemento importante en la administración, la información contenida en estos debe reflejar en forma exacta el resultado de la operación de la organización. Si usted prepara este tipo de información deberá asegurarse de poder comprobar su integridad y exactitud. Es falta grave falsear la información relativa a las operaciones. Todos los fondos y activos deberán ser dados a conocer. No se tolerará bajo ningún concepto la existencia de cuantas bancarias o bienes no registrados o no revelados. Relación entre colaboradores a) Relaciones laborales: Cumplir con todas la leyes y requerimientos legales relacionados con la contratación de sus colaboradores Todo colaborador debe ser tratado con dignidad, asegurando que existen las condiciones apropiadas para desarrollar correctamente su trabajo, respetando siempre la ley federal del Trabajo y los reglamentos internos. b) Igualdad de oportunidades: La institución debe proporcionar igualdad de oportunidades y trato justo a todos sus colaboradores o aspirantes sea cual fuera su raza, color, religión, nacionalidad, sexo, edad, o discapacidad. c) Ambiente de Trabajo Saludable: Se considera que es su obligación proveer un lugar de trabajo seguro y saludable. Esto incluye un ambiente libre de drogas, alcohol y tabaco. Es ilegal la fabricación, distribución, entrega y posesión o uso de drogas en las instalaciones del Grupo. Está prohibido presentarse a trabajar bajo la influencia del alcohol o cualquier droga, a menos que sea por prescripción médica. El uso de alcohol en eventos institucionales, está permitido en tanto su consumo sea moderado, la violación a esta política dará como resultado la rescisión del contrato de trabajo. Está prohibido fumar en espacios cerrados como oficinas, comedores, salas de juntas. etc. c) Abuso de Autoridad: Dentro del grupo se otorga a los colaboradores la autoridad necesaria para cumplir adecuadamente sus responsabilidades. Está prohibido todo tipo de abuso de autoridad en perjuicio de las instituciones o sus miembros. d) Abuso y acoso Sexual: Clave: SH4-DR-01 Fecha / No. de Rev.: 09/15 Paginación: 3/5

4 Todos los colaboradores deben sentirse respetados y valorados, por lo que ninguno de ellos deberá ser objeto de acoso sexual en el trabajo, puesto que es ilegal y ofensivo, por ello está expresamente prohibido cualquier tipo de insinuación sexual, ya sea física o verbal. Cualquier acto de acoso o conducta sexual inapropiada es violación a la ética moral, y hace al infractor acreedor a una acción disciplinaria, incluyendo la rescisión de su contrato de trabajo. e) Contratación de Familiares: De acuerdo a la política de contrataciones, no está permitido contratar personas que tengan parentesco de primer grado con algún colaborador, ya sea por consanguinidad, afinidad o civil. Cualquier excepción a esta política deberá tener aprobación expresa y por escrito de la Junta de Consejo, a ninguna persona se le podrá asignar un puesto en el que él o ella pueda tener la oportunidad para revisar, procesar, examinar, aprobar, auditar, o alguna otra manera afectar el trabajo de un familiar, ni que pueda influir en el progreso salarial o promocional. Relación con partes interesadas a) Prácticas comerciales: Nunca, bajo ninguna circunstancia, acepte sobornos, chantajes, o pagos ilegales de ninguna persona, realice todas sus actividades comerciales, con transparencia y acatando las leyes vigentes y políticas del grupo. Todas las personas que acepte o promueva sobornos y chantajes será sujeta a las acciones disciplinarias que apliquen. b) Relación con Organismos Gubernamentales: En sus tratos con autoridades gubernamentales, nunca ofrezca, ni entregue sobornos, pagos ilegales, contribuciones políticas ilegales ni otros pagos improcedentes. Haga uso de su buen juicio para evitar incluso la apariencia de un pago improcedente. c) Atención a Terceros: No está permitido a colaboradores, aceptar obsequios o dinero de ninguna persona, con el fin de evitar conflictos de intereses o realización de juicios tendenciosos o incorrectos. Será posible hacer excepciones de esta política, sobre regalos y atenciones con un valor nominal a 15 salarios mínimos diarios. Siempre y cuando el presente no se haya dado con ninguna intención que pueda influir en juicio de quien participa en las operaciones comerciales. d) Abastecimientos: Sea justo, legal y eficaz en toda relación con proveedores Quienes realicen las funciones de compras, son responsables de obtener para la organización los mayores beneficios de negociación en cuanto a precio, calidad, y oportunidad, conservando las mejores relaciones comerciales. Los directivos o colaboradores que directa o indirectamente participen en negociaciones de compras, deben abstenerse de recibir regalos o atenciones de los proveedores. Las anteriores normas de conducta son guías fundamentales para lograr eficiencia y armonía en las áreas del Grupo. Estas normas se revisarán periódicamente para ir ajustándolas de acuerdo a las necesidades que se presenten. Clave: SH4-DR-01 Fecha / No. de Rev.: 09/15 Paginación: 4/5

5 5. APLICACIÓN: 5.1 Los miembros de posiciones administrativas que tienen empleados a su cargo ejercerán supervisión para el cumplimiento de este código de ética. 5.2 Si se tiene una preocupación acerca de cuál es la conducta adecuada a seguir por usted o por cualquier otra persona, plantee esa preocupación a sus superiores o directamente al departamento de Recursos Humanos, a través de cualquier conducto que la empresa pone a su disposición. Esta puede ser por medio de la línea de denuncia, publicada en el Kiosco, por teléfono o por e-mal. 5.3 El código de ética se irá enriqueciendo con la participación de todo el personal por lo que nuevas normas y cambios a las actuales irán apareciendo para lograr una empresa ordenada que mantenga una muy buena imagen interna y externa, buscando siempre la satisfacción general del personal y la productividad. Clave: SH4-DR-01 Fecha / No. de Rev.: 09/15 Paginación: 5/5