LECCIÓN Nº 04 PLAN DE CUENTAS Y ESTADOS BÁSICOS DE COSTOS

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1 LECCIÓN Nº 04 PLAN DE CUENTAS Y ESTADOS BÁSICOS DE COSTOS 1. PLAN DE CUENTAS BÁSICO El Plan Contable General Revisado establece que la contabilidad analítica no es objeto de regulación legal; es el empresario quien debe decidir el modelo de acuerdo con la estructura orgánica de la empresa y en armonía con las necesidades de gestión; esto, en la medida que es la contabilidad analítica quien proporciona la información que es necesaria para tomar decisiones como: fijación de precios, alternativa entre comprar o fabricar, cerrar o no una sección, aceptar o no un pedido, dejar de fabricar un producto, etcétera. Para el logro de nuestro objetivo diseñaremos modelos de plan de cuentas para la clase 9 denominada "Cuentas analíticas de explotación", aceptando las cuentas contenidas en otras clases tal como están, recomendando la apertura de subdlvlsionarias en las subcuentas 629, 639, 649, 659, 669, 689 en donde es de suponer se aglutinan diversos costos o gastos. Propuesta 1: Estableciendo cuentas principales para cada elemento del costo y también para gastos operativos. 90 MATERIA PRIMA EN PROCESO 91 MANO DE OBRA EN PROCESO 92 GASTOS DE FABRICA EN PROCESO 93 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 94 GASTOS DE VENTAS 97 GASTOS FINANCIEROS 99 COSTOS Y GASTOS POR DISTRIBUIR Propuesta 2: Utilizando una sola cuenta de producción con divisionarias para el control de cada elemento. 90 PRODUCTOS EN PROCESO 901 Materiales 902 Mano de obra 903 Carga fabril 91 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 92 GASTOS DE VENTAS 93 GASTOS FINANCIEROS COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 27

2 Propuesta 3: Estableciendo un centro de costos con información detallada. 90 CENTRO DE COSTOS 901 Materiales 9011 Materiales directos 9012 Envases 902 Mano de obra 9021 Salarios 9022 Contribuciones sociales 9023 Cargas sociales 903 Gastos indirectos 9031 Materiales auxiliares 9032 Suministros diversos 9033 Mano de obra indirecta 9034 Contribuciones sociales 9035 Cargas sociales 9036 Otros gastos 91 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 92 GASTOS DE VENTAS 97 GASTOS FINANCIEROS 99 COSTOS Y GASTOS POR DISTRIBUIR Propuesta 4: Para ejercer el control de la producción por departamentos. 90 DEPARTAMENTO "A" 901 Materiales 902 Mano de obra 903 Gastos indirectos de fábrica 91 DEPARTAMENTO "B" 911 Materiales 912 Mano de obra 913 Gastos indirectos de fábrica 92 DEPARTAMENTOS 921 Materiales 922 Mano de obra 923 Gastos indirectos de fábrica 93 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 94 GASTOS DE VENTAS 95 GASTOS FINANCIEROS 96 COSTOS Y GASTOS POR DISTRIBUIR Propuesta 5: Ubicando los departamentos como divisionarias. 90 MATERIALES EN PROCESO 901 Departamento "A" COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 28

3 902 Departamento "B" 903 Departamento "C" 91 MANO DE OBRA EN PROCESO 911 Departamento "A" 912 Departamento "B" 913 Departamento "C" 92 GASTOS INDIRECTOS DE FÁBRICA 921 Departamento "A" 922 Departamento "B" 923 Departamento "C" 93 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 94 GASTOS DE VENTAS 95 GASTOS FINANCIEROS 96 COSTOS Y GASTOS POR DISTRIBUIR También es factible diseñar planes de cuenta considerando la importancia de los productos o de las líneas de productos, o cuando se adoptan sistemas de costos que requieran de cuentas especiales (el estándar, por ejemplo). 2. DINÁMICA DE LAS CUENTAS EMPLEADAS EN LA CONTABILIDAD DE COSTOS En este acápite se recuerda la dinámica de las cuentas que con alguna frecuencia se emplean en el registro del quehacer productivo, especialmente las que conciernen a existencias, variaciones y clase 9, precisando en cada una de ellas los conceptos que debitan y acreditan la cuenta. 21 PRODUCTOS TERMINADOS - El costo de los productos terminados o elaborados El costo de los productos devueltos por los clientes El costo de los sobrantes y ajustes de los componentes de esta cuenta. - El costo de los productos terminados vendidos El costo de las mermas, faltantes y ajustes de los componentes de esta cuenta 22 SUBPRODUCTOS, DESECHOS Y DESPERDICIOS - El costo de los subproductos, desechos y desperdicios resultantes El costo de los subproductos, desechos y desperdicios Devueltos por los clientes. 693 COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 29

4 - El costo de los sobrantes y ajustes de los componentes de esta cuenta. - El costo de los subproductos vendidos El costo atribuido a los desechos y desperdicios vendidos El costo de las mermas, faltantes y ajustes de subproductos, Desechos y desperdicios. 23 PRODUCTOS EN PROCESO - El costo de las existencias de productos en proceso calculado hasta la etapa en que se encuentre La transferencia indirecta al inicio del ejercicio a los centros de costos (clase 9) MATERIAS PRIMAS Y AUXILIARES - El costo de las materias primas y auxiliares adquiridas El costo de las materias primas y auxiliares devueltas por El centro de producción El costo los sobrantes y los ajustes de los componentes De esta cuenta. - El costo de las materias primas y auxiliares Utilizados en la producción El costo de las devoluciones de materias primas y Auxiliares a proveedores El costo de las mermas, pérdidas y ajustes en los Componentes de esta cuenta. 25 ENVASES Y EMBALAJES - El costo de los envases y embalajes adquiridos O producidos por la empresa 615 ó El costo de las envases y embalajes devueltos Por los centros de producción El costo de los sobrantes y los ajustes de los Componentes de esta cuenta. - El costo de los envases y embalajes utilizados 615 ó El costo de los envases y embalajes devueltos A los proveedores El costo de las mermas, faltantes y ajustes en los COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 30

5 Componentes de esta cuenta. 26 SUMINISTROS DIVERSOS - El costo de los combustibles, repuestos, accesorios Y otros suministros adquiridos El costo de las devoluciones de las secciones de Servicios El costo de los sobrantes y los ajustes de los componentes de esta cuenta. - El costo de los combustibles, repuestos, accesorios y otros suministros utilizados en la producción, el mantenimiento y reparación de bienes del activo fijo o en las diferentes actividades de la empresa El costo de las mermas, faltantes y ajustes en los componentes de esta cuenta. 28 EXISTENCIAS POR RECIBIR El valor de las existencias por recibir y los otros Desembolsos y compromisos motivados por la Adquisición de las mismas cuyo ingreso a los Almacenes de la empresa no se ha realizado El costo de adquisición de las existencias recibidas 20, 24, 25, PROVISIÓN PARA DESVALORIZACION DE EXISTENCIAS - Los castigos de existencias provisionadas. 20, 21, 22, 24, - La reversión de las provisiones que resulten 25, 26 Excesivas o indebidas. - La provisión que corresponde al ejercicio COMPRAS - El valor de la compras, según factura. 10, 42 - Las cargas vinculadas con las compras. 10, 42 - El valor de las devoluciones de las compras. 10, 42 - El saldo de esta cuenta, al cierre del período. 82 (excepto 601) - El saldo de la divisionaria COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 31

6 61 VARIACIÓN DE EXISTENCIAS - El costo de los insumos utilizados, así como el de Envases y embalajes. 24, 25, 26 - El costo de los bienes devueltos a los proveedores. 20, 24, 25, 26 - Al cierre del período, la transferencia del saldo de Las divisionarias correspondientes de la cuenta Al cierre del período, el saldo acreedor de la divisionaria Los saldos de las divisionarias 614,615 y El costo de los componentes de esta cuenta, Cuentas pendientes Adquiridos por la empresa. De la clase 2 - Al cierre del período, el saldo deudor de la Divisionaria Al cierre del período, los saldos deudores de las Divisionarias 614, 615 y COSTO DE VENTAS - El costo de los bienes vendidos. 20, 21, 22 - La transferencia de los costos aplicables al ejercicio El costo de los bienes vendidos devueltos por los clientes. 20, 21, 22 - El saldo, al cierre del ejercicio, del costo de ventas. 611, 711, y/o 712 según el caso 70 VENTAS - Las devoluciones de bienes vendidos a clientes. 10, 12 - El saldo, al cierre del período, de la divisionaria El saldo, al cierre del período, de las divisionarias 702, 703, El monto neto de las facturas emitidas por la venta De bienes y/o servicios objeto del giro del negocio. 10, 12 - Realización de las ventas diferidas PRODUCCIÓN ALMACENADA (O DESALMACENADA) - Los productos en proceso, al inicio del período Al cierre del período, la transferencia de los saldos de las divisionarias 692 y COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 32

7 - Al cierre del período, el saldo acreedor de los componentes de esta cuenta El costo de los productos terminados El costo de los productos en proceso calculados hasta la etapa en que se encuentren El costo de los subproductos, desechos y desperdicios Al cierre del período, el saldo deudor de los componentes de esta cuenta PRODUCCION INMOVILIZADA - El total al cierre del periodo Las cuentas relacionadas con los trabajos realizados 33 ó 34 Por la empresa para si misma. 36 ó CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS - El total, al cierre del período, de las cargas Cuentas de Imputables a cuentas de costos. Clase 9 - Las cargas imputables a cuentas de costos. Cuentas de Clase 9 90 COSTOS (O GASTOS) POR DISTRIBUIR - La transferencia de costos (o gastos) registrados Previamente según su naturaleza, en las cuentas De: Cargas de personal, Servicios prestados por Terceros, Tributos, Cargas diversas de gestión, Cargas Financieras y Provisiones del ejercicio; las Que serán objeto de análisis y distribución posterior Entre las cuentas 91, 92, 93 y 94 propuestas Por el total, al distribuirse los costos (o gastos) Entre la producción, administración, ventas y gastos financieros. 91, 92, 93, COSTO DE PRODUCCION - Al inicio del periodo por la transferencia del Del inventario de productos en proceso El costo de las materias primas consumidas COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 33

8 En la producción Los costos (o gastos) registrados en la clase 6 Que se aplican o atribuyen a la producción. 79 ó 90 - Al final del periodo, el saldo deudor de esta cuenta GASTOS ADMINISTRACION - La recepción de los gastos administrativos provenientes de la distribución de los acumulados en la cuenta Gastos por distribuir 90 - Al final del periodo, el saldo deudor de esta cuenta GASTOS DE VENTA - La recepción de los gastos de venta provenientes de la distribución de los acumulados en la cuenta Gastos por distribuir 90 - Al final del periodo, el saldo deudor de esta cuenta GASTOS FINANCIEROS - La recepción de los gastos financieros provenientes de la distribución de los acumulados en la cuenta Gastos por distribuir 90 - Al final del periodo, el saldo deudor de esta cuenta 79 La cuenta Costos (o gastos) por Distribuir puede obviarse, si el criterio de distribución es inmediato; consecuentemente, las cuentas 91, 92, 93 y 94 recepcionarán directamente los gastos o costos, debiendo ser el abono a la cuenta ESTADOS DE COSTOS Los registros y anotaciones contables no tienen sentido si los acumulados no se plasman en resúmenes en donde se puedan apreciar en el momento oportuno lo acontecido durante el proceso de producción y el costo de lo vendido. Estos son el estado de costo de producción (o manufactura), el estado de costo de productos vendidos y, el estado que en forma conjunta muestra los dos anteriores. Será de mucha utilidad en su preparación recordar las fórmulas estudiadas en el capítulo anterior. COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 34

9 Estado de Costo de Producción (o manufactura).- Estado que muestra el volumen de producción, expresando montos por cada factor de la producción y, de ser el caso, la variación que registran los inventarios de productos en proceso (inicial frente al final). Conjuntamente con el detalle de la producción física sirve para hacer los análisis correspondientes. Se presentan tres casos que se exponen a continuación mediante ejemplos. Caso 1: Sin inventario inicial y final de productos en proceso. La información obtenida sobre consumo de materiales es S/. 950,000, mano de obra S/. 350,000 y carga fabril S/. 410,000. No cuenta con inventario inicial ni final de productos en proceso. ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN MES DE JUNIO DEL 200X COSTO DEL PERÍODO Materiales directos S/. 950, Mano de obra directa 350, Carga fabril 410, Costo de productos terminados 1 '710, Toda la producción puesta en marcha se terminó. - No habiendo inventario inicial ni final de productos en proceso, la variación es nula o simplemente no hay variación. Caso 2: Sin inventario inicial pero con final de productos en proceso. Los datos tomados sobre la producción del mes de julio indican que se ha utilizado S/. 880,000 de materiales directos, S/. 320,000 de mano de obra directa y S/. 270,000 de gastos indirectos. Del total de costos acumulados, la producción no terminada es S/. 113,000. ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN MES DE JULIO DEL 200X COSTO DEL PERÍODO Materiales directos S/. 880, Mano de obra directa 320, Carga fabril 270, Total de producción en proceso 1'470, Menos: Inventario final de productos en proceso 113, COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 35

10 Costo de productos terminados 1 '357, Para hallar el costo de productos terminados, al costo total acumulado (léase total de producción en proceso) se le deduce el valor de los productos no acabados. - La variación en los inventarios de productos en proceso es S/. 113,000 positiva (Cero inicial frente a 113,000 final). Caso 3: Con inventario inicial y final de productos en proceso. La información que se dispone arroja un consumo de materiales de S/. 910,000, mano de obra S/. 318,000 y carga fabril S/. 276,000; mientras que el inventario inicial y final de productos en proceso es respectivamente S/. 113,000 y S/. 79,000. ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN MES DE AGOSTO DEL 200X Inventario inicial de productos en proceso S/. 113, COSTO DEL PERÍODO Materiales directos 910, Mano de obra directa 318, Carga fabril 276, '504, Total de producción en proceso 1 '617, Menos: Inventario final de productos en proceso 79, Costo de productos terminados 1 '538, En el manejo de cualquier clase de existencias el inventario inicial se suma y el final se resta. - La variación de los inventarios de productos en proceso es negativa en S/. 34,000, resultado de restar (113,000-79,000) La dinámica indica que la variación es positiva cuando el inventario final es mayor que el inicial y negativa, de ser lo contrario, aplicable a cualquier cuenta de la clase 2. A manera de repaso, en los tres casos se ha utilizado la fórmula: IIPP + (MP + MO + CF) - IFPP Reemplazando por cero cuando no hubo productos al inicio y/o final del proceso. Más adelante, se exponen ejemplos con formas de presentación distintas, incluso con nuevos datos extraídos de las fuentes contables o de la planta de producción. COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 36

11 4. ESTADO DE COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS Estado que muestra el volumen de productos terminados vendidos a precio de fabricación y la variación que se presenta en los inventarios de productos terminados. Es base para determinar la utilidad bruta en ventas. Para facilitar su comprensión, los ejemplos que se proponen y desarrollan corresponden a la misma empresa y toman en cuenta los mismos períodos para hallar el costo de productos terminados; en consecuencia, su lectura debe ser conjunta. Caso 1: Sin inventario inicial y final de productos terminados. El costo de producción es S/. 1 '710, y no se cuenta con inventario inicial ni final de productos terminados. ESTADO DE COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS MES DE JUNIO DEL 200X Inventario inicial de productos terminados S/ Más: Costo de productos terminados 1'710, Productos terminados disponibles para venta 1'710, Menos: Inventario final de productos terminados Costo de productos terminados vendidos 1'710, Se deduce que toda la producción terminada en el período se vendió dentro del mismo mes. - El inventario inicial y final de productos terminados es cero, luego no hay variación. - El costo de los productos terminados S/. 1'710,000 se ha extraído del correspondiente estado. Caso 2: Sin inventario inicial pero con final de productos terminados. Del total de productos terminados S/. 1 '357,000 permanecen en existencia sin venderse S/. 257,000. ESTADO DE COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS MES DE JULIO DEL 200X Inventario inicial de productos terminados S/ Más: Costo de productos terminados 1'357, Productos terminados disponibles para venta 1'357, Menos: Inventario final de productos terminados 257, COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 37

12 Costo de productos terminados vendidos 1'100, La variación en los inventarios de productos terminados es S/. 257,000 positiva y está determinada por la diferencia de inventarios. - El costo de los productos terminados corresponde al obtenido en el mismo mes (ver estado de costo de producción). Caso 3: Con inventario inicial y final de productos terminados. El inventario inicial de productos terminados es S/. 257,000 (final del mes anterior), el final S/. 207,000 y el costo de producción S/. 1 '538,000. ESTADO DE COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS MES DE AGOSTO DEL 200X Inventario inicial de productos terminados S/. 257, Más: Costo de productos terminados 1'538, Productos terminados disponibles 1'795, Menos: Inventario final de productos terminados 207, Costo de productos terminados vendidos 1'588, El inventario inicial se suma y el final se resta. - La variación en los inventarios de productos terminados es S/. 50,000 negativa, importe que representa la menor existencia respecto del inicial. - El costo de productos terminados corresponde al obtenido en el mismo mes. - En este caso y en los dos anteriores se ha tenido como referencia la fórmula: MPT + Costo de Producción - IFPT 5. ESTADO CONJUNTO DE COSTO DE PRODUCCIÓN Y DE VENTAS Es un estado más completo que los anteriores, muestra el costo de producción, el costo de los productos terminados vendidos y las variaciones en los inventarios de productos en proceso y terminados. En pocas palabras, es un estado que consolida la información de los dos anteriores. Su forma de presentación varía, lo que se expone con ejemplos debidamente comentados y corresponden a la empresa Manufactura de Telas S.A., por los mismos períodos de los ejemplos anteriores. COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 38

13 Caso 1: Sin inventario de productos en proceso y terminados al inicio y final del mes. ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN Y DE VENTAS MES DE JUNIO DEL 200X Inventario inicial de productos terminados S/ Inventario inicial de productos en proceso Costo del período Materiales 950, Mano de obra 350, Carga fabril 410, '710, Total de producción en proceso 1'710, Menos: Inventario final de productos En proceso Costo de productos terminados 1'710, Total de productos terminados disponibles 1`710, (1) Menos: Inventario final de productos terminados Costo de productos terminados en proceso 1*710, (2) - Siendo los inventarios inicial y final cero, no hay variación de productos en proceso y terminados. - (1) y (2) se pueden verificar con los resultados obtenidos en el estado de costo de producción y estado de costo de productos terminados vendidos preparados para el mes. Caso 2: Sin inventarios de productos terminados y en proceso al inicio pero si con finales. Los costos del mes en materiales es S/. 880,000, mano de obra S/. 320,000 y carga fabril S/. 270,000; el inventario final de productos en proceso S/. 113,000 y terminados S/. 257,000. ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN Y DE VENTAS MES DE JULIO DEL 200X Inventario inicial de productos terminados S/. Inventario inicial de productos en proceso Costo del período Materiales 880, Mano de obra 320, COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 39

14 Carga fabril 270, '470, Total de productos en proceso 1'470, Menos: Inventario final de productos En proceso 113, Costo de productos terminados 1'357, (1) Total de productos terminados disponibles 1'357, Menos: Inventario final de productos terminados 257, Costo de productos terminados vendidos 1'00, (2) - (1) y (2) pueden verificarse con los resultados obtenidos en el estado de costo de producción y estado de costo de productos terminados vendidos desarrollados para el mes. - La variación en los inventarios de productos en proceso y terminados es positiva en S/. 113,000 y 257,000 respectivamente. Caso 3: Con inventarios iniciales y finales de productos en proceso y terminados. Los costos del mes fueron S/. 910,000 en materiales, S/. 318,000 mano de obra y S/. 276,000 de carga fabril; el inventario inicial de productos en proceso S/. 113,000, de terminados S/. 257,000 y los finales S/. 79,000 de productos en proceso y S/. 207,000 de terminados. ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN Y DE VENTAS MES DE AGOSTO DEL 200X Inventario inicial de productos terminados S/. 257, Inventario inicial de productos en proceso 113, Costo del período Materiales 910, Mano de obra 318, Carga fabril 276, '504, Total de producción en proceso 1'617, Menos: Inventario final de productos En proceso 79, Costo de productos terminados 1'538, Total de productos terminados disponibles 1'795, Menos: Inventario final de productos terminados 207, Costo de productos terminados vendidos 1 '588, COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 40

15 - El costo de productos terminados, el costo de los productos terminados vendidos y las variaciones de inventarios, pueden contrastarse con los estados que, por separado, se desarrollaron para el mismo mes. - En la solución de este caso y en los dos anteriores, se ha utilizado como referencia la fórmula: MPT + [IIPP + (MP + MO + CF) - IFPP] - IFPT Costo de producción Costo de ventas COSTOS INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS 41