CONDICIONES Y RESTRICCIONES

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1 CONDICIONES Y RESTRICCIONES Qué es Póliza OfimaSupport? Somos conscientes de la alta inversión en tiempo y dinero que realizan las empresas al adquirir nuestro software ERP y el impacto que tiene este para sus organizaciones. La productividad de las empresas así como el nivel de utilización de nuestro software, se ve negativamente impactado por la gran cantidad de cambios que ocurren en forma cotidiana en áreas como: La Organización o Expansión: Nuevas sucursales, nuevas líneas de producto, nuevas estrategias o Personal: Rotación de empleados o Mercado: Nuevos competidores globales, nuevas formas de hacer negocio (Web, aplicaciones, móviles) La Tecnología o Nuevos sistemas operativos: Windows XP, 7, 8.10 o Nuevos dispositivos para operar: Tablet, teléfono o Trabajar en la nube o Noticias diarias de ataques y vulnerabilidad informática Software Ofima o Mejoras en el Software o Cambios de ley Legislación o Cada vez se imponen más y complejas obligaciones a la empresa Tributarias Laborales Contables A partir de esta problemática estamos presentando una solución integral para aliviar dicha situación y así ayudar a su organización en el mejoramiento continuo de su productividad y uso de la tecnología como medio competitivo. Nuestro objetivo es generar tranquilidad a las compañías, contando con el apoyo de una empresa experta en la gestión informática y organizacional de la empresa.

2 Capacitación Seminarios en Video o Que es: Mecanismo de capacitación a través de seminarios en video, los cuales pueden acceder en línea por medio de nuestra plataforma. (Grabaciones de webinar) Disminución en el impacto de la rotación de personal (Se pueden autocapacitar por videos) Permite la conexión desde cualquier lugar Acceso a material y talleres prácticos Elección del video por tema especifico Repetición de los videos, las veces que el usuario desee o Horario: 7 días a la semana / 24 horas al días Seminarios con Profesores en Vivo (Webinars) o Qué es: Comunidad que comparte y apoya la transferencia de conocimiento a las organizaciones. La empresa puede matricular a sus empleados a distancia, y mediante teleformación realizan capacitaciones estando en contacto con profesores y otros usuarios de Ofimática. Profesor en Línea Variedad de Docentes Aclaración de dudas Seminarios ERP y Especializados Docentes expertos en cada tema o Seminarios Cada módulo ofrece capacitación en: Básico Avanzado Actualización de versión anual Actualizaciones menores durante el año (Mejoras, Ajustes, Robot) Seminarios Especializados: Buscan fortalecer la base conceptual de los temas administrativos, contables y laborales. A continuación presentamos algunos seminarios que típicamente hacen parte de este portafolio:

3 Contable: Normas Internacionales NIIF Tributario: Actualización de normas tributarias (IVA, Retención en la Fuente, CREE, Renta, Distritales, Medios Magnéticos) Laboral o Actualización en Legislación Laboral o Cambios en Planilla Única o UGPP: Herramientas y Acciones Legales dentro del Proceso de Fiscalización Análisis de Información: Usando Analítico o Extracción de información a Excel o Análisis y minería de datos (Ventas, Gastos, Inventarios) o Informes financieros personalizados (Balances, PyG) o Documentos tributarios (IVA, Retención en la Fuente) o Horario: Según programación del calendario, el cual se publica para seminarios en vivo, en nuestra página web. o Tiempo de respuesta: El cliente será notificado de su inscripción entre 24 a 48 horas vía , en caso de no recibir dicha notificación se entenderá que no quedó inscrito. El tiempo se mide por duración del curso y por cada usuario registrado a la capacitación Costo hora adicional por usuario es de $ Cancelación: En caso de no asistencia, se debe cancelar con 24 horas de anticipación, de lo contrario se darán las horas por consumidas y serán descontados de la póliza Los seminarios se abrirán cuando se alcance el número mínimo de participantes que el curso requiere. Foros y Bases de Conocimiento o Que es: Herramienta que permite a través de la comunidad virtual obtener la solución a las inquietudes que se presentan y que posiblemente ya hayan sido resueltas por otros usuarios. También puedes participar con la solución para otros miembros de la comunidad. Temas por categorías Debates y respuestas en cualquier momento Interacción colectiva sobre inquietudes y preguntas del software Agiliza el aprendizaje a través de la solución del problema en forma grupal Flexibilidad en el horario para consultar o realizar aportes o Horario: 7 días a la semana / 24 horas al días o Condiciones Por la naturaleza de esta herramienta en la cual las preguntas y respuestas se dan por los miembros de la comunidad, Ofimática no garantiza la veracidad o precisión de la información publicada.

4 Soporte Soportes Vía Chat o Que es: Mecanismo para aclarar dudas y preguntas básicas del software a los usuarios vía chat Gasto por minuto, lo cual le da flexibilidad al mecanismo Respuestas a preguntas y soportes básicos o Horario: Lunes a viernes de 8:00am a 5:00pm o Tiempo de respuesta: De 2 a 4 horas hábiles Se atenderá de inmediato según disponibilidad, de lo contrario se asignara según agenda. Telesoporte o Que es: Soporte remoto que se brinda compartiendo pantallas y audio, permitiendo agilidad, calidad y oportunidad en el servicio, en cuanto a dudas o problemas de complejidad media que tengan los usuarios. Aclaración de dudas de funcionamiento del Software Soporte en procesos de Instalación de Mejoras y Ajustes, Actualización Funcionalidades del software relacionadas con: Legislación Laboral, Contable y Tributaria Colombiana y su Aplicabilidad al Software de Ofimática Soporte a Problemas y Errores del Software de Ofimática Soporte puntual de Migración de Datos entre Versiones, estructuras, consultas de SQL Aclaración de dudas y soporte a desarrollos específicos o o Horario: Lunes a viernes de 8:00am a 5:00pm Tiempo de respuesta: Se atenderá de inmediato según disponibilidad, de lo contrario se asignara según agenda. Este soporte es prestado en la modalidad remota, utilizando dos mecanismos: Llamada: Vía Skype (la empresa debe tener usuario para realizar el soporte) Compartir pantalla (Ver la pantalla del usuario utilizando Internet) El consumo se gasta por bloques de 30 minutos Se deben cancelar las citas mínimo con 2 horas hábiles de anticipación, de lo contrario se carga el tiempo del mes

5 Visita Presencial a su empresa o Que es: Visita por un asesor o consultor nuestro a sus instalaciones Consultoría y Asesoría en Mejoramiento Empresarial Levantamiento y análisis de procedimientos y la interacción con el software Apoyo en la solución de problemas complejos Se deben cancelar las citas mínimo con 2 días hábiles de anticipación, de lo contrario se carga el tiempo del mes o Horario: Lunes a viernes de 8:00am a 5:00pm Bloques mínimos de 4 horas Se agenda la cita con una semana de anticipación Cubre área metropolitana, en caso de encontrarse fuera del área, la empresa debe asumir el costo del transporte o Condiciones Soporte General Valor hora adicional de soporte: valor hora estándar $ Valor hora chat adicional: Se factura a la tarifa valor hora estándar servicio y se descuenta por minutos de sesión. Se soporta versión actual de ERP Los soportes brindados en nuestra póliza son multinivel (Chat, Telesoporte, Visita presencial) el Gold Partner coordinará el nivel de soporte presencial en caso de no ser resuelto remotamente El servicio de Soporte Remoto, no soluciona los errores que presenta el Software, esta labor es exclusiva del área de Ingeniería y para ello se debe de seguir el procedimiento normal de un pendiente a Ingeniería En caso de que el usuario desee que el asesor monte el pendiente, este lo hará con cargo al uso de las horas de la póliza. Las horas no consumidas en el mes actual, se pueden acumular para el mes siguiente o las horas del mes siguiente los puedo utilizar en el mes anterior. (Máximo un mes) Soportes en desarrollos específicos: Se darán asesorías a desarrollos realizados bajo el lenguaje de transact SQL, Visual Fox Pro, dada la complejidad del tema, será un apoyo que complemente el conocimiento del asesor autor del desarrollo. El cliente debe solicitar la documentación al asesor inicial que realizo el desarrollo del específico.

6 Plan de Contingencia Servidor de respaldo para emergencias o Que es: Reemplazar tu servidor local por uno de nuestros servidores en la nube, cuando se daña el servidor de tu compañía y no puedan trabajar los usuarios. Servidor en la nube Sistema Operativo Windows Software preinstalado de ERP SQL express y Open Office o Horario para solicitar el servicio: De 8:00am a 5:00pm o Tiempo de respuesta: De 4 a 8 horas hábiles para la solución después de la solicitud No aplica para servidores de prueba o hosting Aplica cuando se daña el servidor principal y la licencia de ofimática se trasladar del principal a servidor de hosting No incluye: Licencias de terminal server, SQL Server Estándar, Office Usted puede adquirir sus licencias de software con su proveedor tradicional e instalarlas en nuestros servidores de Hosting. En caso de preferirlo también puede rentarlas con nosotros. En caso de requerir nuevamente el servicio se factura de acuerdo a las tarifas establecidas por Ofima Cloud por máquina mes, las tarifas se encuentran publicadas en la página web El servicio se presta solo una vez al año por un periodo de 30 días máximo. De requerir tiempo adicional se facturará bajo las condiciones definidas en OfimaCloud.

7 DESCUENTOS ESPECIALES Aplican solo para las empresas que adquieran la póliza Compra de Módulos: El descuento se realiza para las empresas que desean adquirir módulos nuevos y que estos sean por pago de contado Actualizaciones: Aplica para los clientes que pagan antes del 15 de Diciembre de cada año, se debe solicitar la liquidación previa antes de noviembre 30. Ofima Cloud: Aplica para los clientes que deseen adquirir este plan. o Premium 3% o Estándar 2% o Básica 1% OfimaComputo: por adquirir esta póliza, hasta el 20% de descuento. CONDICIONES GENERALES Ofimática podrá actualizar las condiciones y valores de la póliza en forma periódica, estos cambios serán notificadas a las empresas con 30 días de anticipación Los descuentos especiales no son acumulables con otros descuentos Ofimática se reserva el derecho a la cancelación, aplazamientos o modificación de los seminarios dictados a través de la plataforma CampusOfima En la medida máxima que permita la legislación vigente, OFIMATICA S.A. NO será legalmente responsable por ningún daño especial, derivado, directo o indirecto, incluidos (aunque sin limitarse a ellos) los daños por la pérdida de beneficios o de información confidencial o de cualquier otro tipo, por el costo de la cobertura, interrupción de negocio, lesiones personales, pérdida de privacidad debido a o de alguna forma relacionada con el uso de o la imposibilidad de usar el producto o servicio relacionada con cualquiera de las pólizas, ni siquiera en el caso de que OFIMATICA S.A. haya sido advertidos de la posibilidad de que se produjeran tales daños e incluso si la reparación no llegara a cumplir su objetivo esencial. En cualquier caso, la responsabilidad total de OFIMATICA S.A. derivada de cualquier disposición del presente Contrato se limitará al importe que EL CLIENTE haya pagado efectivamente por el Producto o Servicio. EN QUÉ CASOS NO APLICA LA PÓLIZA OFIMASUPPORT? No aplica para montajes o proyectos puntuales en una compañía, como: Reingenierías, implementación del software ERP, NIIF o proyectos similares. TAMAÑO DE LAS PÓLIZAS Los tamaños de las pólizas y sus alcances están definidos en la tabla cuadro resumen de la póliza.

8 GARANTÍAS POR PARTE DE OFIMÁTICA En caso de no cumplir con los acuerdos de niveles de servicio, el tiempo no será descontado de la póliza. Si el servicio que se ofrece es incorrecto, el cliente podrá solicitar su repetición sin costo adicional. En ningún caso la garantía o cualquier cargo por daño o perjuicios, podrá superar el valor de la póliza. OBLIGACIONES POR PARTE DEL TOMADOR Estar al día en la cuenta de Ofimática y Mantener el personal capacitado Mantener el software actualizado en equipos, tanto en los sistemas operativos como en el software ERP Ofimática. Mantener una adecuada infraestructura tecnológica para soportar la operación (Internet, equipos, servidores) y Respetar los acuerdos de la póliza LA DURACIÓN Y RENOVACIÓN DE LA PÓLIZA ES ANUAL TERMINACIÓN DE LA PÓLIZA 1. Por parte de Ofimática a. Por falta de pago b. Por incumplimiento de la empresa de las obligaciones acordadas en la Póliza 2. Por parte del Tomador a. Mediante comunicación escrita por parte de la empresa, con un plazo mínimo de 30 días antes de la finalización de la póliza. b. Los primeros cuatro meses, el cliente podrá cancelar la póliza sin penalidad, en caso de terminar el contrato antes de la fecha de finalización de la póliza, se penalizara el equivalente por el tiempo faltante. ACUERDOS DE PAGO Póliza Premium y Estándar : Pago Anual con las siguientes condiciones: o Pago anticipado del primer mes o El valor restante es diferido a 3 cuotas Póliza Básica y Mínima: Pago Anual con las siguientes condiciones o Pago anticipado del primer mes o El valor restante es diferido a 2 cuotas Garantía Sin Penalidad Póliza Anual

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