Gestión del Conocimiento 2.0 para pymes. Formación fase de pilotaje

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1 Gestión del Conocimiento 2.0 para pymes Formación fase de pilotaje

2 Horario Temas Agenda Presentación de formador y participantes KM2.0 Proyecto Knowledge management 2.0 Beneficios, barreras y dificultades de la gestión del conocimiento Proceso de la gestión del conocimiento Coffee break Herramientas de gestión del conocimiento: - Herramientas de Social media Herramientas de Video - Herramientas Colaborativas - Otras herramientas Estrategia de gestión del conocimiento 2.0: -Diferentes estrategias de gestión del conocimiento Elementos de la estrategia de gestión del conocimiento -Preparación de la estrategia de gestión del conocimiento -Implementación de la estrategia de gestión del conocimiento Equipos de trabajo: - Creación de estrategias de gestión del conocimiento en grupos Presentación de estrategias preparadas Resumen y cierre

3 Resultados del aprendizaje Comprender los conceptos básicos de la gestión del conocimiento, Comprender la importancia de la gestión del conocimiento en las organizaciones, Comprender los procesos básicos de la gestión del conocimiento en la organización para contribuir al desarrollo exitoso trabajo, Conozca las herramientas utilizadas para la gestión del conocimiento, Ser capaz de desarrollar la estrategia de gestión del conocimiento, Ser capaz de aplicar la estrategia de gestión del conocimiento en la organización.

4 Vamos a conocernos

5 Knowledge Management 2.0 for SMEs Project Leonardo da Vinci Transfer of Innovation Project. Objetivo: Crear una metodología de gestión del Conocimiento 2.0 e implementarla en el sector de las pymes en Polonia, Croacia, Alemania y España. Grupos Objetivo: Pymes, gestores de RRHH y formadores. Resultados: Matriz KM2.0, Guía-manual KM2.0, Estudios de caso de la fase piloto.

6 Gestión del Conocimiento. "Un concepto en el que una empresa recoge, organiza, comparte y analiza el conocimiento de los individuos y grupos a través de la organización de manera que afectan directamente el rendimiento" (Seiner, 2001) "Es el proceso mediante el cual las organizaciones generan valor de sus activos de propiedad intelectual y basadas en el conocimiento" (Levinson, 2007) "Simplemente la transferencia de conocimientos de una persona a otra, cuyo resultado permite al destinatario beneficiarse de la sabiduría colectiva de los miembros más experimentados de una organización o grupo." (Villegas, 2000)

7 La gestión del conocimiento 2.0 es un conjunto de actividades y procesos diseñados para identificar, capturar, crear, utilizar y compartir el conocimiento explícito y tácito dentro de la organización utilizando herramientas web 2.0 y otras herramientas relacionadas con las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. La Gestión del Conocimiento 2.0 es social, es decir los individuos crean el conocimiento junto con otros (paso de lo individual a lo colectivo) y comparten lo que saben con otros con el uso de las nuevas tecnologías. El objetivo de la Gestión del Conocimiento 2.0 es mejorar la eficiencia y eficacia de los empleados, lograr los objetivos organizacionales y mejorar la posición competitiva de la organización en el mercado

8 Beneficios: puede ayudar a una organización a hacer un óptimo uso del conocimiento compartido, la capacidad de resolver problemas, aprendiendo de los errores del pasado, proporciona materiales para la capacitación del personal, puede ayudar a los gerentes y ejecutivos a dirigir el trabajo de los recursos adecuados en la organización, ahorros financieros, un mejor reconocimiento de la organización y sus consumidores,

9 Barreras y dificultades: falta de comprensión de la gestión del conocimiento y sus beneficios, dificultades para determinar qué tipo de conocimiento se gestione y su puesta a disposición, la superación de las limitaciones tecnológicas, falta de experiencia en tecnología, falta de recursos tecnológicos, la falta de formación, limitaciones financieras, la falta de participación de los empleados, la falta de confianza y la falta de recompensas para el intercambio de conocimientos, empleados que no están dispuestos a compartir sus conocimientos, la implementación de la gestión del conocimiento requiere tiempo y es demasiado caro.

10 Procesos del conocimiento

11 Herramientas de gestión del Conocimiento 2.0

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13 Blog Blog es un diario o registro on-line que se publica habitualmente en Internet y que se puede ver por la comunidad en todo el mundo o se publica internamente y es accesible sólo para los empleados (y partes aprobadas). Cuándo utilizar los blogs? Almacenamiento de conocimiento Compartir los conocimientos Aplicación de los conocimientos

14 Blog Por qué usar blogs? los mensajes en un blog son más persistentes (a diferencia de otras herramientas de medios sociales), el contenido es más dinámico y se actualiza de manera regular (a diferencia de una página), un blog promueve la comunicación interna entre los empleados, en un blog es muy fácil generar y compartir conocimientos, los blogs también son excelentes herramientas de comunicación externa (blogs de negocios), Los blogs son perfectos para facilitar el debate y la participación de todos los empleados internos.

15 Forum Un foro es un espacio virtual para intercambiar y recoger pensamientos, opiniones y experiencias. La comunicación en los foros es asincrónica. En un foro se puede postear textos, links, dibujos y fotos. En un foro, la información es con frecuencia estructurada en secciones e hilos. Cuándo usar foros? Identificar el conocimiento Crear conocimiento Recoger conocimiento Compartir conocimiento Aplicar conocimiento

16 Forum Por qué usar foros? En un foro, la gente está en un mismo nivel, Los foros están normalmente más estructurados que los blogs ( o los mensajes de otras herramientas de social media) La recuperación de la información es normalmente más fácil en un foro que en un blog, ya que es más estructurado, Los foros están en orden cronológico como un blog, por lo que también son adecuados para publicar noticias, Los foros promueven la comunicación interna entre empleados y facilitar la participación, en un foro es muy fácil generar y compartir conocimientos.

17 Redes Sociales Una red social es una comunidad con diversos actores y conexiones entre estos actores. Las personas pueden compartir información y comunicarse con otras personas. A diferencia de los foros o blogs que se basan en temas, una red social trata en torno a la gente y las relaciones. Cuándo utilizar las redes sociales? Para identificar el conocimiento Y compartir los conocimientos

18 Social network Por qué usar las redes sociales? Hace visibles los vínculos sociales y ayuda a utilizar sus redes sociales En las redes sociales se incluyen varias funciones y cubren varias necesidades para la gestión del conocimiento y la comunicación Las redes sociales son normalmente muy informales y son adecuadas para el intercambio rápido, aunque la recuperación de la información es bastante difícil, Las redes sociales son buenas para contactar con la gente Es muy fácil generar y compartir conocimientos en las redes sociales, Las redes sociales involucran fácilmente a la gente para colaborar y generar nuevos conocimientos.

19 Wiki Wiki es un sistema de hipertexto para las páginas web. Son páginas web que no sólo pueden ser leídas por los usuarios, sino también pueden ser editadas directamente en el navegador web. El objetivo es reunir colectivamente la experiencia y el conocimiento en una forma comprensible para el grupo objetivo. El ejemplo más famoso de una wiki es Wikipedia. En una wiki, los autores desarrollan colaborativamente un texto que puede ser complementado con fotos u otros medios de comunicación. Cuándo usar un wiki? Para la creación de conocimiento Para el almacenamiento de conocimiento Para compartir los conocimientos Para aplicar conocimientos

20 Wiki Por qué usar un Wiki? Los wikis son ideales para guardar información, experiencia, y conocimiento de manera persistente y estructurada. Los wikis son un complemento muy eficaz a otras herramientas como blogs o foros, Los wikis están muy relacionados entre sí (hipervínculos), Es ideal para la colaboración ya que puede crear su propio texto y escribir junto con otras personas, Los wikis no son tan adecuados para noticias y anuncios, A pesar del hecho de que los wikis apoyan el trabajo colaborativo no son muy adecuados para la comunicación interna.

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22 Píldoras de Conocimiento Una píldora de conocimiento es una pequeña unidad de conocimiento en un formato multimedia que se utilizará para la formación "just-intime". La idea detrás del término "píldora de conocimiento" es que, al igual que las píldoras que tomamos para el alivio inmediato de la enfermedad, las píldoras de conocimiento permiten a los usuarios a superar de inmediato una situación en la que hay una falta de conocimiento que necesita ser suministrado de inmediato. Cuándo usar las píldoras de conocimiento? Para almacenar conocimiento Para compartir los conocimientos Para aplicar los conocimientos

23 Píldoras de Conocimiento Por qué usar las píldoras de conocimiento? Crea una plataforma rápida, y accesible para captar y redistribuir el conocimiento tácito de la organización, Cambia la actitud de los trabajadores en relación con el intercambio de conocimientos, ya que hace que la tarea rápida y fácil, Da la oportunidad de capacitar a los empleados en el lugar de trabajo, y facilita el diálogo con los clientes externos, proveedores y socios que tienen una relación con la organización, Crea los contenidos de formación en un corto tiempo, Mejora el flujo de la comunicación y la información en la organización.

24 Videoconferencia La Videoconferencia es una tecnología (hardware and software) que proporciona dos vías de comunicación: audio y vídeo (imagen y datos); que permite comunicarse a personas ubicadas en diferentes lugares en tiempo real de una manera interactiva, real y simultánea, como si estuvieran en el mismo lugar. Cuándo utilizar la videoconferencia? Identificar el conocimiento Creación de Conocimiento Compartir los conocimientos aplicación de los conocimientos

25 Videoconferencia Por qué usar la videconferencia? Ofrece a los profesionales la oportunidad de aprender mediante la participación en foros de comunicación de dos vías, colaborar con colegas de toda la compañía, incluso si están en el otro lado del mundo, recopilar y compartir información y experiencias en línea, La videoconferencia aumenta la productividad y mantiene la conexión entre colegas, clientes y proveedores, costos y evita tiempos de viaje, Permite la interacción cara a cara entre puntos distantes, Se muestra la misma pantalla del ordenador para todos los participantes en la videoconferencia.

26 Webcast Un webcast es una presentación multimedia distribuida a través de Internet utilizando la tecnología de streaming para difundir desde un solo origen de contenidos a muchos oyentes / espectadores simultáneos. Una transmisión puede o bien ser distribuida en vivo o bajo demanda. Cuándo usar webcasts? Para almacenar el conocimiento Para compartir conocimiento Para aplicar el conocimiento

27 Webcast Por qué usar Webcasts? permite la comunicación en tiempo real (en vivo) con cualquier parte del mundo, con clientes, colegas y proveedores -, así como con un determinado público objetivo, se puede hacer con un coste bajo; un ordenador, una cámara web y micrófono, así como altavoces y una conexión a Internet, un webcast es una inversión efectiva dado el servicio recibido y la calidad de la comunicación, la comunicación se puede copiar y guardar para uso futuro.

28 Webinar Un webinar es una conferencia, workshop, o seminario que se transmite via web. La palabra viene de la combinación web + seminario Cuándo usar webinars? Para crear conocimiento Para compartir conocimiento Para aplicar conocimiento

29 Webinar Por qué usar webinars? puedes utilizar varias cámaras y audio - que proporcionará la ventaja de capturar la atención del público, ya que con ella se pueden ver diferentes ángulos y diferentes participantes, un escritorio compartido le da al presentador la oportunidad de compartir actividades con los participantes, un webinar se puede grabar - y esas grabaciones se pueden distribuir por contenidos a las personas que no pudieron asistir al seminario, el ratón y el teclado pueden ser asignados a los participantes, la pizarra permite la interacción con los participantes y les permite enseñar cómo hacer algo correctamente, a fin de generar una mejor retroalimentación.

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31 Audioconferencia Una conferencia de audio es un tipo de llamada telefónica en la que la persona que inicia la llamada quiere tener contacto con más de una persona, y viceversa. Cuándo utilizar audioconferencia? Identificar el conocimiento Compartir los conocimientos aplicación de los conocimientos

32 Audioconferencia Cuándo usar una videoconferencia? Una audioconferencia es una manera útil de contactar con socios a distancia, clientes, proovedores y trabajadores, dentro y fuera de la empresa, Una audioconferencia permiten una reducción de los gastos de viaje, Es muy útil para conversaciones con un grupo de gente cuando no es necesario visualizar presentaciones visuales o soporte de imágenes, Se utiliza para comunicar cuestiones importantes de forma rápida, con retroalimentación inmediata por estar disponible en el momento de la transmisión.

33 Chat Es una comunicación escrita que tiene lugar instantáneamente utilizando un software en internet. Se lleva a cabo entre dos, tres o más personas, ya sea en un formato público a través de los llamados chats públicos (en el que cualquier usuario puede acceder a la conversación) o en privado, con la participación de dos o más personas. Cuándo usar el chat? Identificar el conocimiento Compartir los conocimientos

34 Chat Por qué usar el chat? Las sesiones de chat son útiles para conversaciones y cuestiones rápidas que no requieren de una planificación previa o el manejo de temas sumamente importantes los usuarios pueden seguir conversaciones en línea con un sistema de mensajería de tipo de chat, Los chats permiten a los usuarios comunicarse por escrito de forma privada o en grupos con un grupo pre-creado de las personas, Es útil ya que casi todas las aplicaciones de chat se pueden utilizar en Smartphones o teléfonos inteligentes ': WhatsApp, Skype, Hangout, Gmail, etc Muchas herramientas de chat llevan un registro escrito de las conversaciones.

35 Comunidad de Práctica Las comunidades de práctica son grupos sociales formados con el fin de desarrollar un conocimiento especializado, compartiendo el aprendizaje basado en la reflexión conjunta sobre la experiencia práctica. Cuándo utilizar comunidad de práctica? Identificar el conocimiento Creación del conocimiento Compartir los conocimientos

36 Comunidad de Práctica Por qué utilizar comunidad de práctica? Las comunidades de práctica ayudan a mejorar la calidad de las decisiones, Son recursos para la implementación de estrategias, Permiten la coordinación y las sinergias entre las distintas unidades, Ofrecen un foro para la resolución de problemas, Aumentan la retención del talento, Son alianzas basadas en el conocimiento, Proporcionar capacidad para proyectos de desarrollo en el conocimiento.

37 Mind-map (Mapa Mental) Un mapa mental es un diagrama usado para visualizar las palabras, ideas, tareas, diseños y otros conceptos ligados y dispuestos radialmente alrededor de una palabra o idea central. Es una forma visual para organizar la información. Cuándo utilizar mapa mental? Identificar el conocimiento Creación del conocimiento

38 Mind-map Por qué usar los mapas mentales? para la presentación de proyectos en un formato visual y gráfico para un grupo y para solicitar la participación activa, la generación de nuevas ideas y fomentar el debate activo, cuando el trabajo se debe hacer sobre una base de colaboración, con todo un conjunto de soluciones o alternativas que se presentan en respuesta a una central de necesidad, un problema o idea, para que sea más fácil de estructurar un proyecto complejo o idea, en sesiones creativas y en trabajo en equipo, para la organización de las ideas en torno a un tema clave y sacar conclusiones, para la creación de un diagrama de proceso, para mostrar la información de una forma ordenada a los clientes o para un equipo.

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40 Intranet Intranet es una red informática que utiliza la tecnología de Protocolo de Internet para compartir información, sistemas operativos o servicios de computación dentro de una organización. Cuándo utilizar la intranet? Creación de conocimiento Almacenar conocimiento Compartir los conocimientos Aplicación de los conocimientos

41 Intranet Para qué usar Intranet? Intranet es una gran herramienta de productividad empresarial que no requiere ninguna inversión considerable de recursos adicionales, intranet ayuda a crear, almacenar, organizar y compartir conocimiento en las empresas y otros activos digitales, al mismo tiempo que puede proteger los activos de las amenazas externas, puede utilizarse las funciones más avanzadas y configurar todo el entorno de colaboración.

42 Sistema de gestión documental Este sistema de gestión de documentos es un programa informático o un conjunto de programas informáticos utilizados para el almacenamiento y la gestión de documentos electrónicos. Cuándo utilizar DMS? Creación de conocimiento Almacenamiento de conocimiento Compartir los conocimientos Aplicación de los conocimientos

43 Sist. de Gestión Documental (Document Management System) Por qué usar DMS? DMS normalmente admite características de gestión avanzada de documentos como: carga de varios documentos, creación de carpetas, la sincronización, la indexación de documentos y control de versiones, Como todos los documentos están indexados, la recuperación del documento deseado es fácil debido a las capacidades de búsqueda avanzada, La mayoría de estos sistemas son plataformas basadas en web, y así los usuarios pueden utilizar el sistema desde cualquier lugar y plataforma (PC, ordenador portátil, teléfono inteligente, tableta,..), Además de la funcionalidad básica los sistemas de gestión documental típicos proporcionan una avanzada gama de funciones: la colaboración on-line (edición de documentos compartidos, foros, wikis), flujos de trabajo, gestión de tareas, compartir contenido con sistemas externos (por ejemplo, redes sociales),...

44 Base de conocimientos Una base de conocimientos es un repositorio centralizado de información. Se puede considerar como una especie de biblioteca pública o una base de datos de información relacionada con un tema en particular. Cuándo utilizar la base de conocimientos? Almacenamiento conocimiento Compartir los conocimientos Aplicación de los conocimientos

45 Base de conocimientos Por qué utilizar la base de conocimientos? La base de conocimientos es una gran herramienta cuando hay una necesidad de proporcionar un acceso estructurado y bien organizado a una gran reserva de información, Toda la información dispuesta en la base de conocimientos seguirá siendo un valioso activo de la empresa y no habrá pérdida de información (o será mínima) debido a la fluctuación de los empleados, Las bases de conocimiento pueden ayudar a la hora de garantizar el libre flujo de información e ideas dentro de la empresa y la construcción de buenas relaciones con los socios, clientes que son esenciales para cualquier empresa exitosa.

46 Sistema de Gestión de Aprendizaje (Learning Management System) Un sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) es una aplicación de software para la administración, documentación, seguimiento, presentación de informes y entrega de cursos de formación bajo e- learning o programas de formación. Cuándo utilizar LMS? Almacenamiento de conocimiento Compartir conocimiento Aplicación del conocimiento

47 Sistema de Gestión de Aprendizaje (Learning Management System) Por qué usar LMS? Un LMS es una infraestructura que ofrece y administra contenido formativo, identifica y evalúa la enseñanza o la formación individuales y de organización, el seguimiento del progreso hacia el logro de esos objetivos, y recoge y presenta datos para supervisar el proceso de aprendizaje de la organización como un todo, Este Sistema LMS se suele utilizar para ofrecer algún tipo de formación a sus empleados, ya que mediante su uso, podemos asegurar que el conocimiento corporativo en temas específicos es capturado con eficacia, transformado en un formato que puede ser fácilmente compartido y dirigido a empleados que necesitan este conocimiento específico.

48 Estrategia en la Gestión del Conocimiento 2.0

49 Estrategias de gestión del conocimiento aplicada: Liderando estrategias: Manantiales de conocimiento - basadas en el hecho de que el conocimiento es el principal recurso y producto de la compañía y es por eso que la gestión del conocimiento es un aspecto clave de la oferta de la empresa. Modelo japonés - el modelo indica dos tipos de conocimiento: silencio (oculto) y formal (disponible); El conocimiento silencioso es el más importante y el éxito de la organización depende de reparto de la misma. Modelo de proceso - según el modelo, la gestión del conocimiento es un conjunto de procesos que permiten la creación, difusión y uso del conocimiento para lograr los objetivos organizacionales.

50 Estrategias de Gestión del conocimiento Aplicado: Fases en el Modelo de procesos:

51 Estrategias de Gestión del conocimiento Aplicado: Codificación y estrategia de personalización. Estrategia de Codificación - La estrategia requiere inversiones en la tecnología y empleados bien familiarizados con ellas. El objetivo principal de la estrategia de codificación es recoger, procesar y utilizar los conocimientos a gran escala. Estrategia Personalización - El actor principal de esta estrategia es el conocimiento oculto de nuestros empleados del cual son propietarios. La organización debe entonces alentar a los empleados a desarrollar sus habilidades y adquirir conocimiento, compartirlo con los demás y construir una red de conexiones.

52 Estrategias de Gestión del conocimiento Aplicado Otras estrategias: Creación de conocimiento mediante la interacción Creación interna, Estrategia de Absorción, Difusión interna, El intercambio de conocimientos, Protección de los conocimientos.

53 Elementos de la Estrategia de Gestión del Conocimiento

54 Preparación para una estrategia de gestión del Conocimiento Cualquier estrategia debe incluir respuestas a tres preguntas clave: 1.- Dónde estamos ahora? 2.- Dónde queremos estar? 3.- Cómo llegamos allí?

55 Preparación de una estrategia de gestión del conocimiento Estructura de la Estrategia: Resumen ejecutivo Background El caso empresarial Situación actual Resumen del contenido del documento en no más de 1-2 páginas. Descripción de cómo la estrategia se relaciona con otros planes y actividades corporativas. Definición de la gestión del conocimiento en la organización. Identificación de los posibles beneficios para la organización. Explicación de la contribución que una mejor gestión del conocimiento hará en la organización y la referencia a los objetivos organizacionales estratégicos. Esta parte de la estrategia es un elemento clave para garantizar la alineación entre los objetivos fundamentales de la organización y la gestión del conocimiento La Información sobre las actividades de gestión del conocimiento aplicado (incluyendo algunos ejemplos reales de buenas prácticas) y experiencia, beneficios y barreras para seguir avanzando. Información sobre los aspectos más destacados de la auditoría del conocimiento. La información sobre las áreas en las que la gestión del conocimiento inadecuada está creando problemas o ineficiencias de negocio. Retos y necesidades para los Stakeholders Resumen de los temas y conocimientos claves, así como las necesidades de la organización y las partes interesadas pertinentes. Una visión de la Gestión del conocimiento Visión General de la Estrategia Plan de acción Dependencias Conclusiones y próximos pasos Apéndice Una descripción sucinta (1-2 oraciones) de la forma en la que en unos años, la gestión del conocimiento desempeña un papel importante en las actividades de la organización. Presentación de las actividades y proyectos que se ejecutarán agrupados en temas específicos o áreas de acción, Por ejemplo: herramientas y técnicas de gestión del conocimiento, para impulsar y dirigir la estrategia, la promoción de la estrategia, etc Información sobre los entregables, plazos, recursos y presupuestos necesarios para todas las acciones. Información sobre las dependencias críticas, por ejemplo. disponibilidad de personal clave, la aprobación de los presupuestos, etc Descripción de lo que debe ocurrir al lado del cambio de la estrategia en acción. Eg. algunos materiales en la gestión del conocimiento como la definición de cualquier proyecto o iniciativas existentes.

56 Preparación de una estrategia de la gestión del Conocimiento Una buena gestión del Conocimiento 2.0 debería basarse en 3 elementos: SIMPLICIDAD EFICIENCIA ESTANDARIZACION - Hacerlo tan fácil como sea posible - Herramientas innecesarias y opciones que desalientan la participación - No invertir en herramientas a pequeña escala - Invertir en replicables y sistemas escalables que trabajen para toda la organización - La estandarización incrementa la probabilidad de la reutilización del conocimiento.

57 Implementation of the knowledge management strategy Implementation plan should include few stages to go through:

58 Implementación de una estrategia de gestión del conocimiento Hay algunos pasos esenciales que toda organización debe adoptar para aplicar la Gestión del Conocimiento 2.0 de manera correcta:

59 Trabajo en equipo Presentación de la estrategia de la gestión del conocimiento en grupos Presentación de las estrategias preparadas

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