CENTRO DE FORMACIÓN TÉCNICA UTEM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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Raquel Soriano Ramos
hace 6 años
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1 MANUAL DE S Página: 1 de Índice 1.- Objetivo 2.- Alcance 3.- Responsabilidad 4.- Definiciones 5.- Referencias 6.- Registros 7.- Descripción de proceso 8.- Indicadores 9.- Anexos Revisión Fecha Modificaciones 00 14/06/ Emisión del documento 01 31/08/ Se modifica estructura de acuerdo al PGCCC01 - Se modifica numerales: 1, 2, 3, 5, 6, 7 y 8 - Se agregan anexos, numeral 9 Realizado por: Revisado por: Aprobado por: Eduardo Rivera G. Gonzalo Calderón L. Jorge Valenzuela G. Firma: Firma: Firma: Fecha: 30/08/2006 Fecha: 30/08/2006 Fecha: 31/08/2006

2 MANUAL DE S Página: 2 de 10 1 OBJETIVO. El objetivo de este procedimiento es establecer y controlar las metodologías que se utilizan en la liquidación de las remuneraciones y honorarios del personal que trabaja o presta servicios en el CFT. 2 ALCANCE. Este procedimiento se aplica en el cálculo, liquidación y pago de honorarios y remuneraciones de todo trabajador o profesional que desempeñe funciones administrativas o docentes, en cualquier área del CFT. 3 RESPONSABILIDAD. Director de : revisar y verificar las nóminas de pago. Directora Académica: Emite Nómina Mensual de Horas realizadas por los docentes del CFT, para el cálculo de su liquidación. Director de Finanzas: presupuestar el pago efectivo de las remuneraciones y determinar el flujo para su liquidación. : Coordina, cálcula y ejecuta el pago de las remuneraciones y honorarios del personal, llenar los formularios de pago de Imposiciones. 4 DEFINICIONES. Boleta de Honorarios: Documento emitido por el prestador del servicio, que registra los ingresos percibidos por la prestación de sus servicios, clasificados en la segunda categoría dentro de la Ley de Impuesto a la Renta. Boleta de Prestación de Servicios de Terceros: Documento de la institución, que se utiliza en reemplazo de la boleta de honorarios, cuando el prestador del servicio no posee dicho documento que regulariza el pago de la prestación. Formulario Único de Notificación (FUN): Formulario que es enviado al CFT, por las Instituciones Previsionales, notificando el ingreso o cambio de situación del empleado afiliado a ésta y que deben ser aplicados sobre el pago de la remuneración correspondiente.

3 MANUAL DE S Página: 3 de 10 Liquidación de Honorarios: Documento emitido por el CFT que se utiliza para registrar y comprobar el pago efectuado a los docentes y administrativos. Liquidación de Sueldo: Documento que detalla el pago de las remuneraciones mensuales del personal contratado. Planillas de declaración y pago: Documentos Legales a través de los cuales se declara y cancela mensualmente las cotizaciones del INP, ISAPRE y AFP de los empleados del CFT. Planillas de declaración y no pago: Documentos Legales a través de los cuales solamente se declara mensualmente, para su posterior pago, las cotizaciones del INP, ISAPRE y AFP de los empleados del CFT. Retenciones: Impuesto que afecta los honorarios y aquellos sueldos que estén afectos de acuerdo a lo establecido en la Ley de Impuesto a la Renta, que se declara y cancela en el Formulario Nº 29 (Declaración Mensual y Pago Simultáneo de Impuestos). 5 REFERENCIAS. - NCh Of 2001 Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos. - Manual de la Calidad CFT Rev.01 - Manual de Procedimiento. - PGCCC01 Generación, modificación y aprobación de documentos. - PGCCC02 Archivo, mantención y eliminación de registros asociados al sistema de gestión de la calidad. - Ley Sobre Impuesto a la Renta (Decreto Ley Nº 824). - Código del Trabajo - Contrato de Trabajo - Contrato de Prestación de Servicios - Formulario Único de Notificación (FUN)

4 MANUAL DE S Página: 4 de 10 6 REGISTROS. Identificación Nómina Mensual de Horas Docentes Libro de Asistencia Notificación de Licencia Médica Liquidación de Honorarios Liquidación de Boletas de Honorarios Planillas de Imposiciones Responsable Director Director de Almacenamiento Formato Lugar Tiempo Magnético / Papel Anual Papel Anual Papel Anual Magnético / Papel Finanzas Indefinido Magnético / Papel Finanzas Indefinido Papel Finanzas Indefinido Papel Anual

5 MANUAL DE S Página: 5 de 10 7 DESCRIPCION DE PROCESO. Actividades Notas Responsable Ante cualquier error en el conteo Directora Académica de las horas, el profesor, deberá avisar y evaluar su situación con la Coordinación Académica, para su reliquidación, y si corresponde, posterior pago en el siguiente mes. Envío de Nómina Mensual de Horas Docentes: El control de las horas realizadas por los docentes del CFT será realizado directamente por la Coordinación Académica, quién la emitirá y enviará mensualmente los días 25 de cada mes. Revisión de Libro de Asistencia: El Libro de Asistencia se revisará como máximo el día 2 de cada mes y según lo que indique se realizará el cálculo del pago de los días trabajados por los empleados de la Institución. Confección de Libro de : Con la revisión del Libro de Asistencia hecha, se procede a la confección del Libro de, en el cual se cálcula el pago de las remuneraciones de los empleados. Revisión y Aprobación de Nómina Mensual de Horas Docentes y Libro de : Cuando la Nómina Mensual de Horas Docentes sea enviada y el Libro de confeccionado, el Director de procederá a su revisión para la aprobación de los pagos que se realizarán. Las Notificaciones de Licencias Médicas, sirven como respaldo a la información entregada por el Libro de Asistencia, La confección del Libro de, debe ser de acuerdo a lo estipulado en el Contrato de Trabajo, el FUN, entre otros, que influyan y determinen el pago de cada empleado. De la confección de este Libro, se generará el detalle del pago de los Descuentos Legales, que se deben aplicar a la remuneración de cada empleado. Director de

6 MANUAL DE S Página: 6 de 10 Aviso a Docentes: Cuando las liquidaciones de honorarios se encuentran confeccionadas, se procede a enviarlas a cada docente, a través de un correo electrónico, en donde además se informa la fecha de pago e indicaciones para la confección de la boleta de honorarios. Confección de Liquidaciones: Una vez aprobados los pagos, se deben generar las liquidaciones, tanto de remuneraciones (empleados), como de honorarios (docentes). La confección es realizada en archivos magnéticos. Confección de Cheques para pago: El archivo magnético es enviado al Director de Finanzas, quien será el encargado de gestionar la confección de los cheques e impresión de las liquidaciones. Pago de remuneraciones y honorarios: El pago de las remuneraciones se efectuará los días 05 de cada mes. El pago de los honorarios se efectuará hasta el día 30 del mes siguiente de realizadas las horas y el prestador del servicio, deberá presentar la boleta de honorarios correspondiente. Confección y emisión de planillas de imposiciones: Para terminar el proceso de remuneraciones del mes corresponde confeccionar las planillas de pagos de imposiciones legales, las que deberán ser declaradas y pagadas hasta el día 10 del mes siguiente que devengó el pago de la remuneración, en las Instituciones correspondientes. En el caso de los académicos su liquidación se calculará sólo en base a las horas realizadas y el valor estipulado en el contrato de prestación de servicios a terceros. El Director de Finanzas, deberá, programar las fechas de pago, de acuerdo a los flujos necesarios. El pago de remuneraciones y honorarios se realizará en la casa central del CFT y el empleado o docente, deberá firmar una liquidación indicando la conformidad del pago recibido y la otra quedará en poder de él. Las planillas podrán ser declaradas y no pagadas en las Instituciones, hasta el día 10 del mes siguiente que devengó el pago de la remuneración. El pago posterior no debiera superar, en las ISAPRES, los 30 días después de la declaración y en las AFP, los 60 días. Director de Director de

7 MANUAL DE S Página: 7 de 10 8 INDICADORES DE GESTIÓN. 8.1 Días de atraso promedio con respecto a lo estipulado contractualmente. 8.2 Días de atraso con respecto a la fecha legal de pago de obligaciones previsionales. 9 ANEXOS Anexo 1, Liquidación de Anexo 2, Liquidación de Honorarios Anexo 3, Diagrama de Proceso del Personal

8 MANUAL DE S Página: 8 de 10 Anexo 1, Liquidación de

9 MANUAL DE S Página: 9 de 10 Anexo 2, Liquidación de Honorarios

10 MANUAL DE S Página: 10 de 10 Anexo 3, Diagrama de Proceso del Personal

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