Mercado Alternativo Bursátil Plaza de la Lealtad, Madrid, a 28 de abril de Muy Sres. Nuestros:

Transcripción

1 Mercado Alternativo Bursátil Plaza de la Lealtad, Madrid, a 28 de abril de 2017 Muy Sres. Nuestros: En virtud de lo previsto en el artículo 17 del Reglamento (UE) nº 596/2014 sobre abuso de mercado y en el artículo 228 del texto refundido de la Ley del Mercado de Valores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 4/2015, de 23 de octubre, y disposiciones concordantes, así como en la Circular 15/2016 del Mercado Alternativo Bursátil (MAB), ponemos en su conocimiento la siguiente información relativa a Neol Biosolutions, S.A. (en adelante NEOL BIO, la Compañía o la Sociedad ) - Informe de Estructura Organizativa y de Control Interno D. Jose Manuel Arrojo Botija Presidente del Consejo de Administración

2 INFORME DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE CONTROL INTERNO

3 INFORME SOBRE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA y EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA COMPAÑÍA En este anexo a la información financiera suministrada por Neol Biosolutions, S.A. (en adelante NEOL BIO o la Sociedad), se incluye información relativa a la estructura organizativa y el sistema de control interno con los que cuenta la Sociedad, para para asegurar el cumplimiento de las obligaciones que la Sociedad tiene como Emisor en el Mercado Alternativo Bursátil (en adelante, MAB, según lo previsto por la Circular del MAB 15/2016 en su Punto Segundo, 1. Información Periódica, b Información Anual. 1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La Compañía se estructura funcionalmente según el siguiente organigrama: La información financiera es preparada por el Departamento de Administración y Finanzas, aunque la responsabilidad final de su elaboración recae en el Consejo de Administración.

4 El Gobierno y la administración de la Sociedad están encomendados a la Junta General de Accionistas y al Consejo de Administración. Cada uno de estos órganos tiene las competencias que se indican en los Estatutos de la Sociedad y en las disposiciones legales y reglamentarias que le son de aplicación como sociedad mercantil. A continuación se desarrolla lo referente a los órganos y funciones encargados de la administración de la Sociedad. 1.1 CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN El Consejo de Administración tiene todas las facultades de representación, gobierno, dirección y administración de la Sociedad y de los negocios e intereses sociales, en todo cuanto no esté especialmente reservado por las Leyes y por los Estatutos Sociales a la Junta General de Accionistas. Entre las principales funciones del Consejo de Administración, están: Formulación de Cuentas Anuales. Elaboración del Informe de Gestión. Propuesta de aplicación del resultado. Designación de cargos internos. Convocatoria, asistencia y elaboración del Orden del Día de las Juntas Generales de Accionistas. Autorización para la creación de comisiones con fines consultivos, organizativos o funcionales específicas. Actualmente el Consejo de Administración está constituido por 5 consejeros. Los Consejeros externos e independientes velan por los intereses de los accionistas minoritarios. Todos los Consejeros ejecutivos son personas clave en la organización en sus respectivas áreas. Los externos cuentan con conocimientos y experiencia en gestión y asesoramiento empresarial y en materia de mercados de valores y complementan adecuadamente a los ejecutivos. El Consejo de Administración es el máximo órgano rector de la Sociedad y entre sus funciones está la de asegurar que la información que genera la Compañía es veraz, fiable y eficaz y que muestra una imagen fiel de la situación real en la que se encuentra la misma. También es el responsable de que la Sociedad cumpla con las obligaciones relativas a la cotización en el Mercado Alternativo Bursátil. 1.2 COMISIÓN DE AUDITORÍA Según establece el artículo 37º Bis de los Estatutos de Neol Bio, el Consejo de Administración podrá constituir además otros Comités o Comisiones con las atribuciones, composición y régimen de funcionamiento que el propio Consejo de Administración determine en cada caso.

5 Comité de Auditoría y Control. 1. El Comité de Auditoría y Control tendrá como función esencial el apoyo al Consejo de Administración en sus cometidos de supervisión y control de la gestión ordinaria de la Sociedad, teniendo a este respecto las facultades de información, asesoramiento y propuesta que se establezcan en estos Estatutos y en el Reglamento del Consejo de Administración. Sus miembros serán designados por el Consejo de Administración ante el que responderán respecto del ejercicio de sus funciones. 2. El Comité de Auditoría y Control estará compuesto por un mínimo de tres (3) Consejeros, nombrados por el Consejo de Administración de entre sus miembros no ejecutivos por un período no superior al de su mandato como Consejeros. El Comité elegirá de entre sus miembros un Presidente, pudiendo elegir, además, un Vicepresidente. La duración de estos cargos no podrá exceder de cinco años ni de la de sus mandatos como miembros del Comité, pudiendo ser reelegidos una vez transcurrido al menos un año desde su cese. Actuará como Secretario, y en su caso Vicesecretario, la persona que, sin precisar la cualidad de Consejero, designe el Comité. Los miembros del Comité podrán ser asistidos en sus sesiones por las personas que, con la cualidad de asesores y hasta un máximo de dos por cada uno de dichos miembros, consideren éstos conveniente. Tales asesores asistirán a las reuniones con voz pero sin voto. El Comité de Auditoría tendrá como función primordial la de servir de apoyo al Consejo de Administración en sus cometidos de vigilancia, mediante la revisión periódica del proceso de elaboración de la información económico-financiera, de sus controles internos y de la independencia del Auditor externo. Entre sus competencias están como mínimo, las siguientes: a) Informar a la Junta General de Accionistas sobre las cuestiones que en ella planteen los accionistas en materias de su competencia. b) Proponer al Consejo de Administración, para su sometimiento por éste a la Junta General de Accionistas, el nombramiento de los Auditores de cuentas externos de la Sociedad. c) La supervisión de los servicios de auditoría interna de la Sociedad. d) Tener conocimiento del proceso de información financiera y de los sistemas de control interno de la Sociedad. e) Pedir y recibir información de los Auditores externos sobre aquellas cuestiones que puedan poner en riesgo la independencia de éstos así como sobre cualesquiera otras cuestiones relacionadas con el proceso de desarrollo de la auditoría de cuentas y en relación con cuantas comunicaciones prevean la legislación de auditoría de cuentas y las normas técnicas de auditoría.

6 Respecto al auditor de cuentas, el procedimiento establecido prevé la asistencia del mismo a las reuniones del Comité de Auditoría, al menos una vez al año, con el fin de informar del resultado de los trabajos desarrollados y, en su caso, dar a conocer el detalle de las debilidades de control interno puestas de manifiesto y los planes de acción puestos en marcha para remediar dichas debilidades. f) Aquellas otras que, en su caso, le atribuyan estos Estatutos o el Reglamento del Consejo de Administración. A efectos de su funcionamiento, el Comité se reunirá, a juicio de su Presidente, cuantas veces sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones y al menos una vez al trimestre. Quedará válidamente constituido cuando concurran, presentes o representados, la mitad más uno de sus miembros, adoptándose sus acuerdos por mayoría de sus miembros presentes o representados. En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad. El Comité de Auditoría y Control elaborará un plan de actuación para el ejercicio del que dará cuenta al Consejo de Administración. 2. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO La Sociedad identifica los procesos críticos de cara a establecer procedimientos de control que reduzcan cualquier tipo de riesgo asociado a los mismos. Es responsabilidad de la Dirección el diseño, implantación y funcionamiento de los sistemas de control interno adecuados de cara a garantizar el cumplimiento de las obligaciones de información financiera al mercado. 2.1 COMITÉ DE DIRECCIÓN El Comité de Dirección está integrado, además de por consejeros ejecutivos, por el Director General, el Director Científico y la Dirección Financiera. Es el órgano de máxima responsabilidad en el plano operativo. Todas las personas que componen el Comité de Dirección son personas totalmente comprometidas con la Compañía y tienen experiencia y competencias suficientes para desarrollar sus funciones. Este Comité dirige y coordina el equipo de investigación y comercial, y es el encargado de proponer nuevos proyectos y servicios. 2.2 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Este departamento, es el encargado de elaborar los estados y la información financiera de la Sociedad para su posterior formulación por el Consejo de Administración antes de su difusión

7 DESARROLLO DE LOS PROYECTOS DE I+D+i al Mercado y sometimiento a la Junta General de Accionistas. De la misma manera, bajo la supervisión del Director General, elabora los informes que usa el Consejo de Administración para el seguimiento y evaluación del desempeño de la Sociedad, así como para la toma de decisiones estratégicas. La Directora Financiera, máxima responsable de este departamento, realiza cierres y seguimientos periódicos del desempeño de la Sociedad, identifica posibles desviaciones sobre los Planes de Negocio y propone al Consejo y, en su caso, ejecuta medidas correctoras, para que la Compañía cumpla con las previsiones económicas presentadas en dichos Planes. 2.3 MODELO DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN La Sociedad tiene implantado un Sistema de Gestión basado en la norma UNE :2014. El Sistema de Gestión está enfocado a: Identificar los procesos integrantes del Sistema de Gestión así como su secuencia e interacción. Establecer los criterios, métodos y recursos que aseguren que los procesos se llevan a cabo con eficacia y eficiencia. Obtener datos sobre los resultados que alcanzan los procesos e implantar acciones que permitan asegurar los resultados y mejorar permanentemente los procesos. La estructura general de dicho Sistema de Gestión se representa en la siguiente figura: CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS VIGILANCIA TECNÓLOGICA INTELIGENCIA COMPETITIVA ANÁLISIS INTERNO/EXTENO PREVISIÓN TECNOLÓGICA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE I+D+i RESPONSABILIDAD DIRECCIÓN VISIÓN & ESTRATEGÍA POLITICA FOMENTO CULTURA I+D+i REPRESENTANTE DIRECCIÓN LIDERAZGO & COMPROMISO (Revisión por la Dirección) MEJORA CONTINUA PLANIFICACIÓN RIESGOS & OPORTUNIDADES OBJETIVOS I+D+i & PLANIFICACIÓN PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO COLABORACIÓN GESTIÓN DE RECURSOS RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES CONCIENCIACIÓN COMUNICACIÓN RECURSOS FINANCIEROS OBTENIBLES EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE I+D+i ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS AUDITORÍAS CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO CONTROL Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE I+D+i PROCESOS OPERATIVOS DE I+D+i GESTIÓN DE IDEAS DE I+D+i (Generación, desarrollo y selección) GESTIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS I+D+i PROTECCIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RESULTADOS INTRODUCCIÓN EN EL MERCADO CONTROL Y SEGUIMIENTO COMPRAS

8 La Dirección de la Compañía representada por el Director General, ha desarrollado y establecido las correspondientes unidades de gestión y de I+D+i, definiendo y estableciendo las líneas de autoridad y de responsabilidad y establecimiento los procedimientos de operación en dichas unidades. Para ello se ha documentado el Procedimiento para la Organización del Sistema de Gestión, definición de objetivos y metas y su Revisión por la Dirección. De acuerdo con dicho procedimiento la Dirección, con la colaboración del Comité del Sistema de Gestión, compuesto por el Director General, Directora de Administración y Finanzas y Responsable de Calidad, lleva a cabo una revisión anual de los resultados aportados por el Sistema con el fin de asegurar su conveniencia, adecuación y efectividad y establece qué aspectos son susceptibles de mejora y de qué forma se va a llevar a cabo ésta a la práctica.