Contratación Pública Electrónica PLYCA: Expediente Electrónico

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1 Contratación Pública Electrónica PLYCA: Expediente Electrónico

2 Sumario Introducción al expediente electrónico, normativa, técnicas, herramientas, productos, organización y servicios de tecnologías relacionados Confidencial Este documento es material confidencial y propiedad de nexus IT. Se prohíbe el uso, reproducción o divulgación del contenido de este material sin premiso previo y por escrito de la empresa propietaria. nexus IT. All rigths reserved.

3 Contenido 1. La contratación pública : un servicio de retorno 2. Los sistemas de información que soportan la contratación 3. El modelo global de contratación pública electrónica 4. El expediente electrónico: elementos y componentes 5. La Firma Electrónica: componentes y formatos 6. La Ley de Acceso Electrónico a los servicios públicos 7. La Ley de Impulso a la Sociedad de la Información 8. La relación electrónica de la administración y las empresas 9. La Factura Electrónica: un caso especial Nuestras pasiones son la vegetación que cubre la roca desnuda de los hechos Tratados filosóficos F. Nietzsche

4 1. La contratación pública: un servicio de retorno

5 La contratación pública: un servicio de retorno Sociedad de la Información y el Conocimiento Impuestos ciudadanos Administración empresas Bienes y Servicios Servicio de retorno Compras Públicas 16-20% PIB

6 2. Los sistemas de información necesarios

7 Los sistemas de información necesarios Operador Económico Publicación Servicios Jurídicos Control Presupuestario Contabilización Fiscalización Órgano de Contratación Gestor Promotor C o n t r a t a c i ó n BPM (Business Process Management) Organización Procedimiento Documento electrónico Firma electrónica Tramite electrónico Índice (foliado) electrónico Auditoría Trazabilidad Contiene Documentos Expediente Electrónico Se exporta Archivo Electrónico

8 3. El modelo global de contratación pública

9 El modelo global de contratación pública Empresas EMPRESAS Software Empresa Autoridades de Certificación Dni-e, fnmt, catcert FRONT OFFICE Registro E/S Notificaciones Electrónicas Certificados sin papel Pagos y Cobros Portal de Contratación pública Catálogos y Sistemas de Adquisición Dinámica BACK OFFICE Archivo Recuperación/ exportación verificación Tramitación Expedientes Integración sistemas Contabilidad Registros Archivos Estadísticas Archivo/ Conservación Datamart Administración

10 4. El expediente electrónico: elementos y componentes

11 El expediente electrónico: elementos y componentes Documento electrónico Firma electrónica Tramite electrónico Índice (foliado) electrónico Auditoría Trazabilidad Contiene Expediente Electrónico

12 El expediente electrónico: elementos y componentes Definición de Expediente electrónico AEAT Colección ordenada de ficheros binarios autentificados, correspondientes a los documentos electrónicos que forman el expediente y al índice de los mismos. Art. 48 LJCA 29/1998 reguladora de la Jurisdicción Contencioso - Administrativa - Remisión del Expediente por parte de la Administración. El expediente, original o copiado, se enviará completo, foliado y, en su caso, autentificado, acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La Administración conservará siempre el original o una copia autentificada de los expedientes que envíe. Si el expediente fuera reclamado por diversos Juzgados o Tribunales, la Administración enviará copias autentificadas del original o de la copia que conserve.

13 El expediente electrónico: elementos y componentes Documento electrónico Firma electrónica Tramite electrónico Índice (foliado) electrónico Auditoría Trazabilidad Contiene Expediente Electrónico Se exporta Archivo Electrónico Definición de Documento RAE (Real Academia Española) Escrito que ilustra acerca de algún hecho Escrito en que consta datos fidedignos para probar algo Escrito en que constan datos susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. Union Francaise d organismes de Documentation: Todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba.

14 El expediente electrónico: elementos y componentes Definición de Documento electrónico (informático o telemático) UNCITRAL Comisión de las Naciones Unidas para el derecho mercantil internacional El instrumento particular legible y disponible, generado por medios electrónicos, que facilitan un método para identificarlo y aseguran razonablemente la autoría e inalterabilidad del instrumento Legalmente el documento electrónico es el instrumento redactado en soporte electrónico (informático o telemático) que incorpora firma electrónica. La autenticidad de un documento consiste en identificar el autor de un mensaje-texto y verificar que dicho autor se obliga legalmente con el mismo.

15 El expediente electrónico: elementos y componentes Definición de Documento electrónico (informático o telemático) La firma electrónica es la que permite dotar de los atributos necesarios al documento electrónico para permitir su suporte jurídico. Documento electrónico: Legibilidad Inalterabilidad Reconocimiento Autenticidad

16 El expediente electrónico: elementos y componentes Definición de Firma Electrónica Ley 59/2003 de Firma Electrónica define la misma como el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. La firma electrónica garantiza La seguridad La procedencia La autenticidad

17 El expediente electrónico: elementos y componentes Tipos de firma según el certificado El certificado electrónico es el equivalente electrónico a un Documento de Identidad, es un conjunto de datos que nos permite identificarnos en medios telemáticos, además de firmar y cifrar electrónicamente documentos y mensajes. FIRMA ELECTRÓNICA SIMPLE Identifica al usuario. FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA Identifica al usuario, y utiliza criptografía de clave pública, y un certificado electrónico. FIRMA ELECTRÓNICA RECONOCIDA Es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Tiene el mismo valor que la firma manuscrita.

18 El expediente electrónico: elementos y componentes Concepto de prueba en los documentos electrónicos Ley 34/2002 del 11 de Julio de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico pretende la similitud entre los documentos en soporte papel y los documentos electrónicos a efectos del cumplimiento del requisito de forma escrita, (art.24)

19 El expediente electrónico: elementos y componentes Normalización de la gestión de expedientes La norma ISO normaliza las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo. Gestión de Expedientes: Incluye la gestión documental. Incluye otros elementos que dan completitud al expediente de forma armónica con la gestión documental.

20 El expediente electrónico: elementos y componentes Archivo de Expedientes de contratación Estructura Fuente Normalización Archivo Digitalización + Firma Documento Electrónico Formato normalizado SELLO Firma INDICE SELLO Firma Externo en papel + Interno electrónico Firma Documento Electrónico Formato normalizado SELLO Firma FIRMA EXPEDIENTE Firma Firma Firma Expediente Auténtico Completo y Foliado + Firma Documento Electrónico Formato normalizado SELLO Firma Externo Electrónico Documento Documento Electrónico Formato Documento Electrónico normalizado Formato Electrónico normalizado Formato normalizado SELLO SELLO Firma SELLO Firma Firma

21 El expediente electrónico: elementos y componentes Visor Archivo Tramitación Expedientes Tramitación Expedientes Visor Visor Archivo Archivo Virtual private network (vpn) Tribunal de Cuentas Visor Tramitación Expedientes Visor Archivo Tramitación Expedientes

22 4. La firma electrónica: componentes y formatos

23 La firma electrónica: componentes y formatos Componentes Autoridad de Certificación (CA) Autoridad de Registro (RA) Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA) Certificado Clave Pública Clave Privada Listas de Revocación (CRL)

24 CA s y RA s La firma electrónica: componentes y formatos

25 Certificado La firma electrónica: componentes y formatos

26 CRL La firma electrónica: componentes y formatos

27 La firma electrónica: componentes y formatos

28 La firma electrónica: componentes y formatos Realización de la firma

29 La firma electrónica: componentes y formatos Comprobación de la firma

30 Envío confidencial La firma electrónica: componentes y formatos

31 La firma electrónica: componentes y formatos Recepción confidencial

32 La firma electrónica: componentes y formatos Sellado de Tiempo Se quiere obtener un sello de tiempo que garantice la existencia de un determinado documento electrónico. Se genera un resumen del documento (Hash) en el ordenador del usuario. Se envía este resumen a la Autoridad de Sellado de Tiempo La TSA genera un sello de tiempo con este resumen enviado por el usuario y firma el conjunto con la clave privada del TSA. El sello de tiempo se envía de vuelta al usuario La TSA mantiene un registro de los sellos emitidos para su verificación. TSA = Time Stamp Authority

33 La firma electrónica: componentes y formatos Caso especial del perfil del contratante Software Empresa TimeStamp Publica los siguientes elementos: Anuncio Indicativo Anuncio de licitación Adjudicación Provisional Adjudicación Definitiva Pliegos (técnicos y administrativos) Publicación Portal de contratación pública Tiene que garantizar la fecha y disponibilidad de la publicación. Cuando el Sistema de Contratación genera los distintos elementos de publicación se envían al portal de contratación. Este portal pide un Time Stamp a la Autoridad de Time Stamp. Produce un certificado donde se comprueba en qué momento ha sido publicado el anuncio. Contratación Anuncios Pliegos Tramitación Expedientes Este certificado puede ser utilizado por los licitadores y por la administración (reducción de plazos).

34 6. La Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP) en contratación pública

35 LAECSP en contratación pública Los ciudadanos podrán realizar todas sus gestiones por medios electrónicos Las administraciones deberán facilitar información y la realización de trámites por internet, móviles, televisión o cualquier otro medio disponible en el futuro. Los ciudadanos elegirán a través de qué canal acceden a los servicios públicos Las administraciones públicas deberán garantizar el acceso a las personas que carezcan de medios propios o conocimientos suficientes. Estos canales deberán ser, como mínimo, oficinas de atención presencial, puntos de acceso electrónico y servicios de atención telefónica. Los ciudadanos podrán hacer sus trámites 24 horas al día los 365 días del año Se crearán los registros electrónicos a través de los que se podrán enviar documentos en soporte electrónico en cualquier momento.

36 LAECSP en contratación pública Los ciudadanos podrán consultar en cualquier momento el estado de tramitación de los procedimientos que tengan en marcha. La Administración estará obligada a facilitar información sobre la marcha de las gestiones al ciudadano que lo desee por el medio que lo solicite. Las comunicaciones en soporte electrónico tendrán la misma validez legal que las tradicionales en papel. Los datos personales de los ciudadanos se tratarán siempre bajo las máximas garantías de seguridad y confidencialidad. Los ciudadanos no tendrán que aportar datos ni documentos que obren en poder de las administraciones públicas. Las administraciones garantizarán la comunicación para que intercambien datos que ya posean en lugar de pedírselos a los ciudadanos, siempre y cuando éstos lo autoricen.

37 LAECSP en contratación pública Los servicios prestados de forma electrónica ofrecerán el grado máximo de calidad, seguridad y confidencialidad de los datos. Se podrán utilizar las lenguas co-oficiales para comunicarse con las administraciones. Realizar un trámite o recibir información a través de Internet o un teléfono tendrá la misma validez que la forma tradicional. Se crea el concepto de sede electrónica, lugar oficial de prestación de servicios electrónicos al ciudadano. Los ciudadanos podrán realizar trámites de distintas administraciones de forma conjunta. Las administraciones públicas garantizarán su interoperabilidad para asegurar este derecho. Los ciudadanos se beneficiarán de una administración electrónica de calidad, a la altura de la de los países más avanzados. Todas las Administraciones Públicas deberán cumplir con los principios y obligaciones de esta Ley el 31 de diciembre de 2009

38 7. Ley de Medidas de Impulso a la Sociedad de la Información: LMISI en contratación pública

39 LMISI en contratación pública Eliminación de las barreras existentes a la expansión y uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Garantía de los derechos de los ciudadanos en la Sociedad de la Información. Innovaciones normativas en materia de facturación electrónica y de refuerzo de derecho de los usuarios. Modificaciones normativas en materia de Sociedad de la Información, firma electrónica, telecomunicaciones y ordenación del comercio minorista. Impulso a la factura electrónica

40 8. La relación electrónica entre las administraciones y las empresas en contratación

41 La relación electrónica entre las administraciones y las empresas en contratación Relación Electrónica en el procedimiento de contratación pública FASE I FASE II FASE III FASE IV FASE V Publicación Lo exige la ley Licitación Beneficio en gestión Adjudicación Contratación Lo exige la ley, beneficio en gestión y costes Beneficio en gestión y costes Facturación Agilidad, Dinamismo Catálogo Archivo Lo exige la ley Concurrencia, mérito

42 8. La factura electrónica: un caso especial

43 La factura electrónica: un caso especial Utilizar la normativa para difundir técnicas y herramientas de factura electrónica. Fomentar el uso de facturas electrónicas en la relación de las empresas (sobre todo las PYMES) con la administración. Provocar que la relación entre empresas sea electrónica utilizando las técnicas y herramientas introducidas mediante la contratación pública electrónica.

44 Manuel Caño Gómez

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