Metodología de Gestión de Proyectos

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1 Metodología de Gestión de Proyectos Rodolfo Azzam PMP PMO y Calidad Banco Central de Chile GERENCIA DE INFORMATICA BANCO CENTRAL DE CHILE 1

2 Introducción La motivación por desarrollar un proyecto tecnológico surge ante la necesidad de resolver un problema de información de la organización, el cual puede ser resuelto mediante la automatización de procesos, el uso de equipos computacionales y la aplicación de técnicas estructuradas de ingeniería de software. El desarrollo de un proyecto de tecnología es una tarea altamente compleja, que involucra la interacción de distintas áreas del Banco en forma planificada y con un alto grado de coordinación. Se requiere de métodos, procesos y procedimientos robustos que apoyen este complejo desafío de transformar la organización materializando sus iniciativas a través de la generación de nuevos productos y/o servicios de forma eficiente y eficaz, o sea los proyectos. 2

3 Introducción Para poder abordar este desafío es preciso considerar las buenas prácticas reconocidas internacionalmente (PMI) y adaptarlas a la realidad y cultura de la organización. Esta adaptación formal la denominamos Metodología de Gestión de Proyectos y la queremos compartir con ustedes. 3

4 Sus principales objetivos Normalizar y documentar las buenas prácticas de gestión de proyectos Proporcionar un vocabulario en la organización Lineamiento con el PMBOK (PMI) Facilidad de aprendizaje Facilidad de implementación Cuidar el producto durante el proyecto Fomentar un gobierno participativo (usuarios/tecnología) Trazabilidad a los proyectos Entregar herramientas de apoyo a la detección temprana de desviaciones y problemas 4

5 Beneficios esperados Permitir a la organización alcanzar sus objetivos estratégicos Crear productos y/o servicios de calidad en forma oportuna Disminuir las desviaciones en los plazos, costos, alcance y calidad Maximizar el nivel de satisfacción usuario Alianza estratégica con las áreas usuarias 5

6 Procesos de gestión de proyectos Definir un nuevo proyecto o una nueva fase, mediante la obtención de la autorización para comenzar y usar recursos de la organización. Establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos. Completar el trabajo definido en el plan del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo Iniciación Planificación Ejecución Cierre Seguimiento y Control Dar seguimiento a cada uno de los planes y determinar brechas, a partir de estas brechas el JP tomará acciones correctivas y/o preventivas para asegurar el éxito del proyecto Este proceso se realiza desde el inicio al término del proyecto. 6

7 Fases del producto/servicio Evaluar la factibilidad y obtener una resolución sobre el proyecto a desarrollar, conforme a las necesidades planteadas por el usuario Especificar los productos que deben ser generados en términos de funcionalidades que deben proveer y resultados esperados. Realizar los procesos de Adquisiciones. Diseñar, construir y probar los productos. También es viable comprar una solución y adaptarla a las necesidades del Banco. Liberar los productos en el ambiente de producción Realizar una evaluación del cumplimiento de los objetivos planteados, Definición Requerimientos Realización Implementación Post Implementación Adquisición Diseño/Construcción y Pruebas 7

8 Proyecto vs. Producto Iniciación Planificación Ejecución Cierre Seguimiento y Control Solicitud de Proyecto Autorizada Plan del Proyecto Kick Off Solicitudes de Cambio, Informes de Avance, Minutas de Reunión Presentación de Cierre de Proyecto Definición Requerimientos Realización Implementación Post Imple. Análisis de Factibilidad Requerimientos (Funcionales y No Funcionales) Adquisición Diseño/Construcción y Pruebas Diseño de la Solución Informe RFC Aprobado Acta de Recepción Final Usuaria Acta de Recepción Conforme STI Acta de Recepción Administrativa Aprobación Comité Arquitectura y Seguridad Plan de Pruebas Informe Pruebas Técnicas Acta de Aceptación Pruebas Usuarias Nomenclatura 8 Entregable Manuales (Configuración, Explotación y Sistemas) Aprobación Comité Certificación y Calidad

9 Conocimiento en el proyecto Iniciación Planificación Ejecución Cierre Seguimiento y Control Definición Requerimientos Realización Implementación Post Imple. Conocimiento Funcional Áreas Usuaria Conocimiento Técnico Gerencia de Informática 9

10 Gobierno de proyectos La administración de proyectos debe realizarse con una participación activa de las áreas de negocio. El Jefe de Proyecto debe tener un conocimiento balanceado entre lo funcional y técnico, así como también habilidades de Gestión de Proyectos Es deseable que el equipo de proyecto tenga integrantes de las áreas de negocio y de tecnología 10

11 Modelo tradicional Recursos del equipo TI distribuidos en distintos proyectos Dependencia del equipo TI es de la Gerencia de Informática GI administra las actividades tecnológicas asociadas al proyecto: Normas Tecnológicas, Directrices Tecnológicas, Validaciones Tecnológicas, Instalación de infraestructura, Instalación de Componentes, Instalación de Sistemas/Paquetes y Certificaciones de Calidad. Unidad usuaria planifica y administra el proyecto, considerando las actividades y tiempos de las actividades de la GI, que son acordadas previamente. 11

12 Gobierno tradicional Sponsor del Proyecto Líder GSL (Gerente) Líder TI (Gerente) Líder Funcional (Gerente) Comité Directivo Resp. área GSL Resp. área GI Resp. área Funcional Jefe de Proyecto Negocio Comité Ejecutivo Equipo Proyecto GSL Equipo Proyecto TI Equipo Proyecto Funcional Especialista GSL Especialista TI Especialista Funcional Recurso GSL Recurso GSL Recurso TI Recurso TI Recurso Usuario Recurso Usuario Equipo Proyecto 12 B A N C O C E N T R A L D E C H I L E Febrero 2011

13 Versión 05/04/2009 Roles y Responsabilidades tradicional ROLES Y RESPONSABILIDADES Área usuaria Estimar presupuesto global del proyecto Definir recursos funcionales Planificar actividades Administrar recursos funcionales Administrar el proyecto Definir el Gobierno del proyecto Gerencia de Informática Estimar presupuesto asociado a tecnología del proyecto. Definir recursos TI Administrar recursos TI Administrar actividades tecnológicas del proyecto. Definir arquitectura tecnológica Entregar lineamientos de seguridad Instalar y administrar la Infraestructura y Componentes Tecnológicas, Sistemas, Paquetes de SW. A solicitud de la unidad usuaria, apoyar en la revisión de la programación (recursos internos y/o externos). Realizar Control de calidad técnico. 13

14 Solicitud de Proyecto Tecnológico Kick Off Requerimientos funcionales detallados Requerimientos técnicos detallados Plan detallado de proyecto (Incluye la Gantt) Diseño de la solución Plan de pruebas (casos de prueba) Pruebas QA técnico Pruebas de usuario Manuales de explotación, configuración y sistemas Certificación de Calidad Informe RFC (paso a producción) Recepción final usuario Cierre proyecto Recepción conforme STI Solicitudes de cambio aprobadas y rechazadas Informes de avance (indicadores R,$,T,Alcance) Minutas del proyecto Matriz RACI Roles y Actividades (Principales) Comité Directivo A I I I I I Líder Funcional (Ge. Cliente) R/E R A I A A A A A A A I Líder Tecnología (Ge. Informática) I I A A A A C I I I I A I A I Jefe del Proyecto de Negocio E R C R R R I R I I I R/E R/E I R R/E R/E Especialista Funcional (usuario) C C E C E E E C E I C E C C Especialista TI C C C R/E E E E R I R/E R/E R/E I C R/E E C C Proveedor Externo E E E C I E C I C E C C Comité de Arquitectura y Seguridad I C C C C C C Comité de Certificación de Calidad C A Especialista de Calidad Técnica I C E/A DIRECCIÓN EJECUCIÓN SOPORTE Especialista Explotación I C C C C I A A I A 14 Nomenclatura R Responsable E Ejecutor C Consultado I Informado A Aprobado

15 Comités Arquitectura y Seguridad Comité Certificación y Calidad Comité de Paso a Producción Comités en el proyecto Formación Equipo del Proyecto Definición Requerimientos Realización Implementación Post Implementación Responsabilidades: Validar y sancionar el modelo de arquitectura y seguridad tecnológica. Velar por el cumplimiento de: Responsabilidades: Directrices tecnológicas y de seguridad Responsabilidades: Mejores prácticas de Arq. y Seguridad Verificar que los productos Políticas y normas de seguridad pruebas cumplan con el modelo de Arquitectura y Seguridad. Verificar cumplimiento de calidad Resultado: Diseño de un producto bajo los documental y técnica (pruebas) estándares de tecnológicos y de seguridad Verificar la existencia y calidad de la documentación. Autorizar paso a producción Definir estrategia de implementación y Verificar certificación de comité de calidad Resultado: Resolución y plan de implementación en producción Resultado: Producto Sano para Implementar Aseguramiento de Calidad de la Metodología Oficina de Gestión de Proyectos 15

16 Tecnologías de apoyo SharePoint Repositorio Documental 16

17 Tecnologías de apoyo - Jira Jira Dinámica de asignación y seguimiento del trabajo 17

18 Próximos pasos Preparación para la Certificación ISO9001:2008 Robustecer la gestión de requerimientos Medir la calidad de los entregables durante el proceso Incrementar el número de certificaciones PMP (PMI) Reforzar el uso de la metodología en las áreas usuarias Continuar trabajando en la alianza estratégica con los usuarios para el éxito de los proyectos 18

19 Metodología de Gestión de Proyectos Rodolfo Azzam PMP PMO y Calidad Banco Central de Chile GERENCIA DE INFORMATICA BANCO CENTRAL DE CHILE 19

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