TÉRMINOS DE REFERENCIA No. GESTION DE CALIDAD PARA PROYECTOS TI Y GESTION DEL CAMBIO. Bogotá, D.C., junio de 2008

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA No. GESTION DE CALIDAD PARA PROYECTOS TI Y GESTION DEL CAMBIO Bogotá, D.C., junio de 2008

2 1. OBJETIVO El Banco de Comercio Exterior de Colombia BANCÓLDEX S.A., está interesado en contratar los servicios de una compañía de consultoría experta en metodologías de:?? Gestión de la Calidad para la implementación de proyectos de TI y?? Gestión del cambio Alcance del proyecto El grupo consultor deberá apoyar al equipo gerencial de Bancóldex en los procesos de:?? Planeación, contratación, monitoreo y control del proceso de implementación de un nuevo Core Banking System que soporte las soluciones del negocio y su estrategia corporativa. La gestión de la calidad del proyecto debe abordar tanto la gestión del proyecto como el producto del proyecto.?? Planeación, diseño y desarrollo del proceso de Gestión del cambio que soporte la implementación de un nuevo Core Banking System. 1.2 Régimen jurídico aplicable Se trata de una solicitud de propuesta y cotización que será analizada por El BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA BANCÓLDEX S.A., en desarrollo de su régimen propio de contratación. 1.3 Cláusula de reserva BANCÓLDEX se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes. 1.4 Información suministrada por Bancóldex

3 BANCÓLDEX, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el proponente. 2. PROPÓSITO Y RESPONSABILIDADES 2.1 GESTION DE CALIDAD?? Elaborar la planificación de calidad identificando los estándares relevantes para el proyecto y proponiendo las métricas y los criterios de aceptación de los productos entregables.?? Hacer el aseguramiento de la calidad y recomendar las acciones preventivas y correctivas a fin de aumentar la efectividad y la eficiencia del proyecto.?? Realizar el control de la calidad y recomendar las actividades necesarias para poder ejercer el control y evitar variaciones principalmente en: tiempo, costo y recursos.?? Asesorar y acompañar al equipo directivo en el proceso de implantación, monitoreo y control, para el logro de las metas.?? Ayudar a la Organización en optimizar los recursos físicos, humanos, financieros involucrados en el proyecto. (Gestión del proyecto).?? Asesorar, anticipar y comunicar al grupo gerencial del proyecto sobre los riesgos asociados en materia de planeación, administración del proyecto, metodología, atrasos por cambios en los planes y la gestión de calidad de los entregables.?? Recomendar a la gerencia del proyecto las mejores prácticas utilizadas en la Banca para este tipo de proyectos.?? Se requiere que en el plan de trabajo se visualice la realización del plan de pruebas de seguridad y aseguramiento del código. Además, la forma en la cual el QA ejerce vigilancia en los procesos de pruebas, implantación y estabilización.?? Presentar mensualmente o cuando se requiera, a la Gerencia del Proyecto, los informes correspondientes de seguimiento. 2.2 GESTION DE CAMBIO

4 ?? Elaborar la planificación del proyecto de gestión de cambio identificando roles y funciones de personas y del equipo.?? Diseñar y desarrollar la capacitación y la gestión del conocimiento correspondiente a lo planeado en el proyecto.?? Diseñar y desarrollar los planes de comunicación?? Desarrollar la gestión por competencias derivada del proceso de cambio?? Recomendar a la gerencia del proyecto las mejores prácticas utilizadas en la Banca para este tipo de proyectos.?? Asesorar y acompañar al equipo directivo en el proceso de implantación y seguimiento de este tipo de proyectos?? Presentar mensualmente o cuando se requiera, a la Gerencia del Proyecto, los informes correspondientes de seguimiento. No obstante lo anterior, el proveedor podrá suministrar en su metodología responsabilidades adicionales a las presentadas en este documento. 2. CONDICIONES DEL PROVEEDOR Se requiere que el proponente pueda certificar experiencia en proyectos similares para la banca, para lo cual deberá anexar:?? La metodología utilizada en cada uno de los procesos en forma independiente (Calidad y Cambio)?? Las hojas de vida de los consultores asignados para cada uno de los procesos(calidad y Cambio)?? Presentar certificaciones que lo acrediten en el manejo de metodologías tales como: CMM, CMMI, ISO u otras, en el caso de gestión de la calidad.?? Presentar certificaciones de empresas que lo acrediten en el manejo de proyectos de gestión del cambio. Estas certificaciones deberán contener una calificación cualitativa sobre la prestación del servicio en las diferentes empresas.

5 3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Cada uno de los procesos tendrá los siguientes criterios de calificación: 5. TIEMPO DE DURACIÓN El servicio objeto de la presente contratación, tendrá una duración mínima de doce (12) meses contados a partir de la legalización del contrato, la cual se impartirá contra la aprobación por parte del Departamento Jurídico de las garantías constituidas y la práctica de la diligencia de reconocimiento notarial de texto y firma impuesta por el contratista. Este contrato podrá ser prorrogado de común acuerdo entre las partes, con renovaciones semestrales, máximo dos (2), mediante cruce de cartas, con anterioridad al vencimiento del mismo, entendiéndose que EL PROVEEDOR deberá ampliar el término de vigencia de la póliza de seguro constituida. 6. FORMA DE PAGO El pago se efectuará con la presentación de la respectiva factura al Banco (calle 28 No. 13 A 15 piso 40 Correspondencia), previa presentación de los informes correspondientes al desarrollo de actividades y los requerimientos exigidos por el

6 Banco. Asimismo que el entregable tenga visto bueno del Supervisor del contrato. Las facturas deberán ser presentadas antes del 20 de cada mes, para poder cumplir con los trámites internos. 7. DOCUMENTOS REQUERIDOS Todas las propuestas deberán estar acompañadas de los siguientes documentos:?? Oferta de servicios separada para Gestión de calidad y Gestión del cambio debidamente aprobada por el representante legal de la compañía, en donde se detalle para cada uno el alcance de la oferta, sus responsabilidades, metodologías aplicadas, entregables, costos globales, hoja de vida detallada de los recursos que asignará al proyecto y plan de pagos. Esta deberá ser entregada en las instalaciones de Bancóldex Calle 28 No. 13 A 15, piso 40, en sobre debidamente sellado a nombre de Emma Quirós M., Gerente Proyecto de Modernización Tecnológica.?? Propuesta económica que se deberá presentar en sobre separado, con rótulo que exprese Propuesta Económica. En la propuesta económica deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato. Deben indicarse en forma modular los precios correspondientes a los dos procesos a contratar: Gestión de calidad y Gestión del Cambio.?? Para las personas jurídicas se exigirá el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio respectiva, en el cual conste que la existencia prevista de la sociedad proponente no es inferior a la duración del contrato y un año más. Este certificado debe ser expedido con una antelación máxima de un (1) mes, contado a partir de la fecha máxima establecida para la entrega de la propuesta.?? Seis (6) certificaciones en original y/o copia autenticada que acreditan la experiencia en proyectos similares en el sector bancario. Tres (3) correspondientes a Gestión de Calidad y tres (3) correspondientes a Gestión del Cambio.?? Tres (3) referencias bancarias en original.?? Certificado del Representante Legal o Revisor Fiscal en el que conste la afiliación y los pagos al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y que se encuentren al día en los pagos de parafiscales.

7 ?? Formato de Vinculación/actualización de clientes para persona jurídica/natural según corresponda. Descargar de la página WEB del Banco, en la siguiente dirección: ingresar al módulo de Contratación. Se deben anexar todos los documentos correspondientes.?? Cada proponente deberá incluir en su propuesta una garantía de seriedad de la propuesta que podrá consistir en una garantía bancaria o de una compañía de seguros que sea satisfactoria y aceptable para el Banco. Esta garantía deberá ajustarse a los términos de estos Términos de Referencia y de las disposiciones legales vigentes. Los establecimientos bancarios o compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidos en Colombia. La garantía deberá ser válida por un período de ciento veinte (120) días calendario a partir del cierre de la invitación. La garantía de seriedad de la propuesta deberá ser otorgada incondicionalmente a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A.. Esta garantía la hará efectiva el Banco como indemnización por perjuicios, si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo. El valor de la garantía de seriedad para el concurso será del diez por ciento (10%) del valor de la propuesta, incluido el impuesto al valor agregado IVA, si éste se causa. El proponente deberá ampliar la vigencia de la garantía en caso de presentarse prórrogas en los plazos del proceso de selección del proponente, de la adjudicación, o de la suscripción del contrato, no cubiertas con la vigencia inicial. En caso de no renovación de la respectiva garantía el contrato se dará por terminado. La no renovación de la garantía de seriedad de la oferta, cuando se dé esta circunstancia, le impedirá al proponente incumplido la adjudicación y/o celebración del contrato. 7. ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Los PROPONENTES podrán hacer llegar las aclaraciones que estimen convenientes a los Términos de Referencia, hasta el día 3 del mes de julio de 2008 y hasta las 5:00 p.m., así: Funcionario: Dra. Emma Quirós Montoya, Gerente Proyecto de Modernización Tecnológica. Ing. Oscar Quevedo, Líder de Proyectos Dirección: Calle 28 No. 13 A 15 piso 40 (Correspondencia) - Bogotá D.C. Teléfono: Ext. 2219, Ext O a través del correo electrónico:

8 Las respuestas a las aclaraciones y/o a las adiciones propuestas, se realizarán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha límite para la presentación de aclaraciones. Todas las adiciones o ajustes, avisos y comunicaciones que envíe BANCÓLDEX, en relación con los términos de referencia, pasarán a formar parte de los mismos, y serán publicados en la pagina Web bajo el título PQA Gestión de Calidad Gestión de Cambio PMT. La consulta y la respuesta a las aclaraciones formuladas por los proponentes, no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las propuestas.

9 8. SITIO Y PLAZO DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Cada una de las propuestas (la técnica y la económica) deberá ser presentadas a más tardar del día 7 del mes julio de 2008, a las 5:00 p.m en las oficinas de Correspondencia de BANCÓLDEX en la ciudad de Bogotá, Calle 28 No. 13 A 15 piso 40., Después de esta fecha y hora no se recibirán más propuestas. De lo anterior se levantará un acta que contendrá una relación sucinta de las propuestas presentadas con la siguiente información: No. FECHA RECIBO HORA PROVEEDOR El acta deberá quedar firmada por las personas que intervengan en este proceso. 8.1 Prórroga del plazo de la invitación Cuando BANCÓLDEX lo estime conveniente, se podrá prorrogar el plazo de presentación de propuestas, antes de su vencimiento y por un plazo no superior a una semana, circunstancia que será informada en la página WEB del Banco a través del módulo de contratación. 8.2 Aclaración a las propuestas recibidas BANCÓLDEX, a través de la Gerencia del Proyecto - PMT, podrá solicitar por escrito una vez cerrada la invitación, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las propuestas recibidas, sin que por ello pueda el proponente adicionar, modificar, completar o mejorar su propuesta, ni BANCÓLDEX hacer variación alguna a los términos de la misma. 8.3 Validez de las propuestas Las propuestas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación. 8.4 (colocar aquí la advertencia legal de que Bancóldex podrá rechazar las porpuestas o dar por terminado el concurso sin tener que dar explicaciones.

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