BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y BANCO HIPOTECARIO NACIONAL

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1 BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y BANCO HIPOTECARIO NACIONAL LICITACION ABREVIADA POR PONDERACIÓN Nº AV MANUAL DE CONTABILIDAD

2 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCION: CONTABILIDAD II. PLAN CONTABLE A. Referencias cruzadas para Amortizaciones, Garantías, Líneas de Crédito y Otros. B. Referencias cruzadas para Depósitos a la Vista C. Referencias cruzadas para Cartas de Crédito y Aceptaciones D. Referencias cruzadas para Contratos E. Referencias cruzadas para Préstamos F. Referencias cruzadas para Cobranzas G. Referencias cruzadas para Proyectos de Constructores H. Referencias cruzadas para Inversiones III. IV. CANCELAR PLAN LOTES CONTABLES V. IMPORTACION DE INTERFACES VI. VII. VIII. IX. APROBACION MANTENIMIENTO DE CENTRO DE COSTO PRESUPUESTO CONSULTA BALANCE X. CAMBIO DE G/L PARA AMORTIZACIONES XI. XII. XIII. XIV. FORZAR/APROBAR LOTES O REMESAS VALIDACION DE REMESAS/LOTES CONSULTA TRANSAC. POR RECONCILIACION MANTENIMIENTO DE CENTRO DE COSTOS Datapro Building 1

3 I. INTRODUCCION- CONTABILIDAD Este manual cubre paso a paso las pantallas y campos que el usuario encontrara en el modulo Contabilidad del e-ibs. A través de este modulo el usuario puede crear y actualizar las cuentas del Libro Mayor, su mantenimiento y revisión de su cierre. Puede crear y dar mantenimiento al Plan Contable, crear y aprobar Lotes Contables, establecer parámetros de amortización, presupuestos, cuentas reconciliables, realizar análisis y reportes de tasa de sensibilidad, posiciones de cambio de moneda, consolidación interbancaria, menú de estados financieros y menú de cumplimiento. Todos los registros de productos son grabados automáticamente en una cuenta contable definida durante la creación del producto. La cuenta contable posee varios campos en los cuales se introducen otras cuentas para registrar las actividades relacionadas con el producto tal como la acumulación diaria de intereses, la reclasificación de préstamos que no reditúan, aplicación de cargos por morosidad, etc. Las cuentas contables utilizadas para reflejar las operaciones del producto deben ser definidas, por tipo, con un código de tres o cuatro letras. Este código de tipo de cuenta, es el que dispara la pantalla al registrar las cuentas relacionadas. El modulo Contabilidad del e-ibs esta compuesto por cuatro opciones de menú: Plan Contable, Cancelar Plan, Lotes Contables, y Aprobación. Datapro Building 2

4 II. PLAN CONTABLE La opción Plan Contable del modulo Contabilidad del e-ibs le permite al usuario abrir una cuenta contable o actualizar la información de una cuenta contable ya existente en el sistema. La opción también le permite visualizar los detalles de las entradas contables para las transacciones y realizar el mantenimiento de las mismas. Para obtener acceso a la opción de menú Plan Contable: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Contabilidad. - En el menú Contabilidad, seleccione Plan Contable. Se abrirá la pantalla de búsqueda Maestro de Contabilidad General: - En Código del Banco, ingrese código de 2-números que identifica al banco en el sistema. - Ingrese el Código de Moneda u oprima icono para seleccionarla en la pantalla de ayuda. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Tesorería > Referencias de Monedas. - Ingrese el Numero de Cuenta Contable, u oprima el icono para hacer una búsqueda si se trata de una cuenta ya existente. - En la pantalla de búsqueda Plan Contable, ingrese el Numero Inicial de la cuenta contable y oprima. Seleccione la cuenta en la lista de resultados. El campo se poblara automáticamente. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Mantenimiento al Maestro de Contabilidad. Datapro Building 3

5 En la pantalla Mantenimiento al Maestro de Contabilidad: - El campo No. Cuenta Contable corresponde al número de cuenta contable asignada al producto y que por consiguiente será afectada. - Ingrese breve Descripción de la Cuenta Contable que será afectada dentro del producto. El campo acepta 35 Posiciones. Campo obligatorio. - Un Tipo de Producto es un criterio de agrupación creado por el banco para identificar los productos. Ingrese el código que identifica el tipo de producto, u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. Los Tipos de Productos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia > Tabla 04. Datapro Building 4

6 - En el campo Clase de la Cuenta, ingrese el código numérico que identifica la categoría contable de la cuenta, u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda: - Seleccione Si o No para definir si la cuenta Requiere Centro de Costo. - En Cuenta Reconciliable seleccione Si, si esta cuenta contable será automáticamente cuadrada por el sistema. - Seleccione Si o No para definir si la cuenta tendrá Estado de Cuenta Diario. - Seleccione Detalle o Total para definir el Nivel de Libro Diario de la cuenta. - Seleccione Si o No para definir si es una Cuenta I.B.F. - El campo Sensibilidad de Tasas identifica la posición de la cuenta contable en el Análisis de Sensibilidad de Tasas, para monitorear la brecha entre activos y pasivos, y determinar así la distribución o spread. El valor numérico puede ser de hasta 3-dígitos (hasta 998). La línea 999 esta seleccionada para la liquidez del Banco (Cuentas de Capital). A través de los reportes de Sensibilidad de Tasa, el sistema ejecuta un Análisis de Brecha entre los activos sensibles a tasas y los pasivos sensibles a tasas del banco, calculando la distribución o spread, y listando la relación o ratio de los activos sensibles a tasas menos los pasivos sensibles a tasas a la liquidez del Banco. Los cambios de tasas de estas cuentas afectan materialmente la liquidez, rentabilidad, y posición financiera en general del banco. - Ingrese Códigos de Usuario asignado por el banco u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. Los usuarios y sus códigos son definidos en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. Datapro Building 5

7 - En Reconciliación / Clientes, oprima la casilla y seleccione entre Reconciliación Bancaria, Requiere Numero de Cliente, Las dos anteriores, o Ninguna de las dos. - En Cuenta de Tesorería, seleccione Si, si esta cuenta estará asociada al manejo de liquidez de inversiones a corto y largo plazo del banco. Las cuentas de Tesorería son manejadas por el departamento de Tesorería. - En el campo Nivel de Contabilización, ingrese valor numérico del 0 al 9 donde el 0 es de menor restricción y 9 el de mayor restricción. Esto esta relacionado con el nivel de contabilización que se define al nivel de usuario, si el usuario tiene un nivel de contabilización 5 y a nivel del plan contable tiene 6, significa que el usuario no puede contabilizar en esa cuenta. - Seleccione Si o No para definir si la cuenta tendrá Control de Provisiones. - En el campo Mant./Valor o Reajuste, oprima la casilla y seleccione la opción que aplique a su país o seleccione No aplica. - Ingrese el numero de la Cuenta Contrapartida u oprima el icono para hacer una búsqueda: - Ingrese el Numero Inicial de la cuenta y oprima el icono. Seleccione la cuenta en la lista de resultados. El campo se poblara automáticamente. - Ingrese el Numero de Presupuesto u oprima el icono para hacer una búsqueda: - Ingrese el número de la Cuenta Equivalente. - Ingrese Descripción de cuenta Equivalente. Hasta 50 posiciones. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Mantenimiento de Referencias Cruzadas correspondiente al producto seleccionado para la cuenta. Datapro Building 6

8 La pantalla MANTENIMIENTO REFERENCIAS CRUZADAS para AMORTIZACIONES, GARANTIAS, LINEAS DE CREDITO y OTROS PRODUCTOS es la siguiente: (*) Cuenta de Contrapartida será usada para Garantías, Líneas de Crédito Y Otros. (**) La Cuenta de Ingresos x Comisión o Gastos Prepagados serán utilizadas para la Amortización Diaria; Ingresos y Egresos serán afectados a diario de acuerdo a la clasificación de la Cuenta Principal Utilizada. (Cuenta Contable Reflejada Arriba.) (**) Líneas de Crédito usaran la cuenta de Amortización para incluir la cuenta de Ingresos por Comisión. - Ingrese los números de la Cuenta de Contrapartida, Cuenta Amortización, Cuenta Debito Monto Usado, y Cuenta Crédito Monto Usado, u oprima el icono para hacer una búsqueda: - Ingrese el Numero Inicial de la cuenta y oprima el icono. - Seleccione la cuenta en la lista de resultados. El campo se poblara automáticamente. - Oprima Enviar. Datapro Building 7

9 La pantalla MANTENIMIENTO REFERENCIAS CRUZADAS para DEPOSITOS A LA VISTA: CUENTAS CORRIENTES, CUENTAS DE AHORRO, CUENTAS DE CHEQUES, etc., es la siguiente: Datapro Building 8

10 Para Créditos: - En Cuenta Crédito Interés, ingrese el número de cuenta contable en el que se asientan intereses acumulados por pagar, de cuentas corrientes que acumulan intereses (MMK, AHORROS, NOW); u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En C/Servicios por Saldo Mínimo, ingrese el numero de la cuenta contable en la que se asientan los ingresos de cargos por servicios cobrados cuando el saldo de una cuenta es menor que el saldo mínimo requerido, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En C/Servicios Diferidos /Sobregiros, ingrese el numero de la cuenta contable en la que se asientan los ingresos por cargos cobrados a cuentas corrientes sobregiradas, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En C/Servicios Suspensión Pago, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asientan ingresos por cargos cobrados cuando se suspende un pago, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En C/Servicios Cuentas Inactivas, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asientan los ingresos por cargos de servicios cobrados (mantenimiento mensual) a cuentas corrientes inactivas, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En C/Servicios Varios, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asientan los ingresos por cargos de servicios varios, cobrados a cuentas corrientes, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Interés por Sobregiro, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asientan los ingresos por intereses cobrados a cuentas corrientes sobregiradas, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Garantías (Contingencia), ingrese el número de la cuenta contable asociada a las actividades (créditos) de garantías, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 9

11 - En Comisiones x Cancelaciones, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asientan las comisiones por cancelaciones, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Cheques Certificados, ingrese el número de la cuenta contable asociada a actividades de cheques certificados, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Interés en Suspenso y Sobregiros, ingrese el número de la cuenta contable asociada a intereses en suspenso y sobregiros, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Débitos: - En Contra Sobregiro Garantizado, ingrese el número de la cuenta contable asociada a débitos contra sobregiros garantizados, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Contra Sobregiro No Garantizado, ingrese el número de la cuenta contable asociada a débitos contra sobregiros no garantizados, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Contra Sobregiro Mas que 66 Días, ingrese el numero de la cuenta contable en la cual se asientan débitos por contra sobregiros por mas de 66 días, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Gastos por Intereses (MMK, SAV, NOW), ingrese el numero de la cuenta contable en la cual se asientan gastos por intereses ganados en cuentas corrientes, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Garantías (Contingencia), ingrese el número de la cuenta contable asociada a las actividades (débitos) de garantías, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Intereses de Sobregiro a Cobrar, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asientan los intereses por sobregiros a cobrar, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 10

12 - En Por Contra Cuentas Inactivas, ingrese el numero de la cuenta contable en la que se asientan débitos por contra cuentas inactivas, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Por Contra Cuentas Dormidas, ingrese el numero de la cuenta contable en la que se asientan débitos por contra cuentas dormidas, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Intereses de Sobregiros: - En Contingencia Debito, ingrese el numero de la cuenta contable en la que se asientan los débitos por contingencia /sobregiro, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Contingencia Crédito, ingrese el numero de la cuenta contable en la que se asientan los créditos por contingencia /sobregiro, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Otras Entradas: - En Diferidos a 24 horas, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asientan actividades de diferidos a 24 horas, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - Proceda a hacer lo mismo para los campos Diferidos por 48, 72, 96, y más de 96 horas (si aplica). - Oprima Intro. Datapro Building 11

13 La pantalla MANTENIMIENTO REFERENCIAS CRUZADAS para CARTAS DE CREDITO, ACEPTACIÓNES, etc., es la siguiente: - En Comisiones por Cobrar, ingrese el número de la cuenta contable en la que se registraran las comisiones por cobrar al cliente, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Cuenta Contrapartida, ingrese el número de la cuenta contable contrapartida, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Cuenta Debito Aceptaciones, ingrese el número de la cuenta contable en la cual se asientan los débitos de aceptaciones, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Cuenta Crédito Aceptaciones, ingrese el número de la cuenta contable en la cual se asientan los créditos de aceptaciones, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 12

14 - En Cuenta Garantía Efectivo, ingrese el número de cuenta contable en la que se registrara el monto dado en garantía en efectivo para cubrir la carta de crédito, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Aceptaciones Descontadas, ingrese el número de cuenta contable asociada a las aceptaciones descontadas, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Refinanciamientos (Prestamos), ingrese el numero de cuenta contable asociada a refinanciamientos de prestamos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Cuenta Débitos Pagos Diferidos, ingrese el número de cuenta contable en las que se registraran los débitos por pagos diferidos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Cuenta Créditos Pagos Diferidos, ingrese el número de cuenta contable en las que se registraran los créditos por pagos diferidos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Periodificación de Intereses: - En el campo Cuenta Debito por Intereses, ingrese el número de cuenta contable en la cual se registraran los débitos por intereses provenientes de cartas de créditos, aceptaciones, etc., u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cuenta Crédito por Intereses, ingrese el número de cuenta contable en la cual se registraran los créditos por intereses provenientes de cartas de créditos, aceptaciones, etc., u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - Oprima Enviar. Datapro Building 13

15 La pantalla MANTENIMIENTO REFERENCIAS CRUZADAS para CONTRATOS: CD s, INVERSIONES OVERNIGHT, ACEPTACIÓN DESCONTADA, PARTICIPACIONES, etc., es la siguiente: Para Periodificación de Intereses: - En el campo Debito por Interés Normal, ingrese el número de cuenta contable en la cual se registran los débitos por interés de contratos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Crédito por Interés Normal, ingrese el número de cuenta contable en la cual se registran los créditos por interés de contratos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 14

16 - En el campo Debito por Interés de Mora, ingrese el número de la cuenta contable en la cual se registraran los débitos por interés de mora en contratos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Crédito por Interés de Mora, ingrese el número de la cuenta contable en la cual se registraran los créditos generados por interés de mora en contratos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Entradas Garantías: - En el campo Cuenta Debito Contingencia, ingrese el número de la cuenta contable en la cual se registraran los débitos de contingencia de garantías, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cuenta Crédito Contingencia, ingrese el número de la cuenta contable en la cual se registraran los créditos de contingencia de garantías, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Referencias Adicionales: - En el campo Operación Dada en Garantía, ingrese el número de la cuenta contable asociada a operaciones dadas en garantía, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cuenta Origen del Contrato, ingrese el número de la cuenta contable asociada a origen del contrato, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cuenta Contratos Vencidos, ingrese el número de la cuenta contable asociada a contratos vencidos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Contractos a Futuro: - En el campo Debito Contingencia, ingrese el número de la cuenta contable de contingencia en la que se asentaran los débitos de contratos a futuro, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 15

17 - En el campo Crédito Contingencia, ingrese el número de la cuenta contable de contingencia en la que se asentaran los créditos de contratos a futuro, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Proyección Intereses: - En el campo Intereses Debito, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asentaran los Intereses Créditos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Intereses Crédito, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asentaran los Intereses Créditos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. En el campo Debito Custodia Magnética, ingrese el número de la cuenta contable asociada a los débitos por custodia magnética, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Crédito Custodia Magnética, ingrese el número de la cuenta contable asociada a los Créditos por custodia magnética, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. En la sección Política Habitacional (Cuentas de Orden): - Ingrese la información requerida por su país de operaciones y su institución bancaria, en los campos correspondientes. - Oprima Enviar. Datapro Building 16

18 La pantalla MANTENIMIENTO REFERENCIAS CRUZADAS para PRÉSTAMOS es la siguiente: Vista parcial de la pantalla. En la sección Periodificación de Intereses: - En el campo Debito por Interés Normal, ingrese el número de la cuenta contable en la que se registraran los débitos por intereses en préstamos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. En cuentas de activos, esta cuenta registra los intereses acumulados por recibir. En cuentas pasivas, esta cuenta registra costos de intereses. - En el campo Crédito por Interés Normal, ingrese el número de la cuenta contable en la que se registraran los créditos por intereses en préstamos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. En cuentas de activos, esta cuenta registra intereses ganados. En cuentas pasivas, esta cuenta registra intereses acumulados a pagar. - En el campo Debito por Interés de Mora, ingrese el número de la cuenta contable en la cual se registraran los débitos por interés de mora, en préstamos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 17

19 - En el campo Crédito por Interés de Mora, ingrese el número de la cuenta contable en la cual se registraran los créditos por interés de mora, en préstamos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Renovación Reestructuración: - En el campo Cuenta Debito Contingencia, ingrese el número de la cuenta contable asociada a la actividad (debito) de contingencia, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cuenta Crédito Contingencia, ingrese el número de la cuenta contable asociada a la actividad (crédito) de contingencia, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. En la sección Referencias Adicionales: - En el campo Cta. Ingresos x Recibir/Orden, ingrese el número de cuenta contable en la cual se contabilizan los ingresos de intereses de prestamos por recibir, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 18

20 - En el campo Cta. Ingresos x Mora/Orden, ingrese el número de cuenta contable en la cual se contabilizan los ingresos de intereses por mora de prestamos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cta. Interés Pendiente Activo, ingrese el número de cuenta contable asociada a los intereses pendientes en activos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cuenta de Prestamos Vencidos, ingrese el número de la cuenta contable asociada a los préstamos vencidos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cta. Préstamo % Capital Vencido, ingrese el numero de cuenta contable asociada al porcentaje de capital vencido, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cta. Activo Vencido, ingrese el número de la cuenta contable asociada a activos vencidos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cta. De Prestamos Vigente, ingrese el número de cuenta contable asociada a los préstamos vigentes, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Gastos Extraordinarios, ingrese el número de cuenta contable asociada a los gastos extraordinarios en préstamos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. En la sección Referencias Cruzadas sobre Contratos, Para Contratos a Futuro: - En el campo Debito Contingencia, ingrese el número de la cuenta contable en la cual se registran las entradas contables (débitos) de un contrato a futuro, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Un contrato abierto a valor futuro se registra en esta cuenta hasta que se llegue al día de apertura o fecha de efectividad. Datapro Building 19

21 - En el campo Crédito Contingencia, ingrese el número de la cuenta contable en la cual se registran las entradas contables (créditos) de un contrato a futuro, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Un contrato abierto a valor futuro se registra en esta cuenta hasta que se llegue al día de apertura o fecha de efectividad. En la sección Política Habitacional (Cuentas de Orden): - Ingrese la información requerida por su país de operaciones y su institución bancaria, en los campos apropiados. - Oprima Enviar. Datapro Building 20

22 La pantalla MANTENIMIENTO DE REFERENCIAS CRUZADAS para COBRANZAS es la siguiente: - Ingrese el número de cuenta contable en la cual se registraran las Comisiones por Cobrar, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y selección Help para hacer una búsqueda. - Ingrese el número de la cuenta contable que será la Cuenta Contrapartida, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y selección Help para hacer una búsqueda. - Ingrese el número de cuenta contable en la que se registraran las entradas de Retenciones de Impuestos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y selección Help para hacer una búsqueda. - Ingrese el número de cuenta contable en la que se registraran Otras Retenciones, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y selección Help para hacer una búsqueda. - Oprima Enviar. Datapro Building 21

23 La pantalla MANTENIMIENTO REFERENCIAS CRUZADAS para PROYECTOS DE CONSTRUCTOR es la siguiente: Para Solicitud: - Ingrese el número de cuenta contable en la cual se registraran los Créditos por Solicitud Recibida, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y selección Help para hacer una búsqueda. Para Aprobación Solicitud: - Ingrese el número de cuenta contable en la cual se registraran los Débito por Solicitud Aprobada, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y selección Help para hacer una búsqueda. - Ingrese el número de cuenta contable en la cual se registraran los Crédito por Solicitud Aprobada, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y selección Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 22

24 Para Protocolización: - Ingrese el número de cuenta contable en las que se asientan los Débitos Protocolizados X Utilizar, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - Ingrese el número de cuenta contable en las que se asientan los Créditos Protocolizados X Utilizar, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Referencias Adicionales: - Ingrese los números de cuentas contables relacionadas a los campos: Contribuciones Anticipos Primas Fondo de Garantía Retención Fiel Cumplimiento Pago de Valuaciones Comisiones y Otros Honorarios Inspector Retención Fiel Cumplimiento Inspector Contrapartida Adicional U oprima el lado derecho de su cursor dentro de cada campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 23

25 La pantalla MANTENIMIENTO REFERENCIAS CRUZADAS para INVERSIONES (Papel Comercial) es la siguiente: Para Periodificación de Intereses: - En el campo Cuenta Debito por Interés, ingrese el número de cuenta contable en la cual se registran los débitos por intereses, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cuenta Crédito por Interés, ingrese el número de cuenta contable en la cual se registran los créditos por intereses, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Custodio (Contingencias): - En el campo Cuenta Debito, ingrese el número de cuenta contable en la cual se registran los débitos de custodio, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 24

26 - En el campo Cuenta Crédito, ingrese el número de cuenta contable en la cual se registran los créditos de custodio, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Otras Entradas: - En el campo Amortización de Prima, ingrese el número de la cuenta contable asociada a la amortización de prima, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Amortización de Descuento, ingrese el número de la cuenta contable asociada a la amortización de descuento, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Ajuste de Precio de Mercado, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asientan los ajustes de precio de mercado, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Contrapartida de ajuste, ingrese el número de la cuenta contable asociada a ajustes de inversiones, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Ganancias Por Ventas, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asientan las ganancias por ventas de inversiones, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Perdidas Por Ventas, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asientan las perdidas por ventas de inversiones, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Cuenta de Inversiones Vencidas, ingrese el número de la cuenta contable asociada a las inversiones vencidas, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 25

27 Para Contractos a Futuro: - En el campo Debito Contingencia, ingrese el número de la cuenta contable de contingencia en la que se asentaran los débitos para contratos a futuro, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Crédito Contingencia, ingrese el número de la cuenta contable de contingencia en la que se asentaran los créditos para contratos a futuro, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Proyección Intereses: - En el campo Intereses Debito, ingrese el numero de la cuenta contable asociada a intereses débitos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Datapro Building 26

28 - En el campo Intereses Crédito, ingrese el número de la cuenta contable asociada a los intereses créditos, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Debito Custodia Magnética, ingrese el número de cuenta contable en la que se asentaran los débitos por custodia magnética, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Crédito Custodia Magnética, ingrese el número de la cuenta contable en la que se asentaran los créditos por custodia magnética, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Para Política Habitacional (Cuenta de Orden): - Ingrese la información requerida por su país de operaciones y su institución bancaria, en los campos apropiados. - Oprima Enviar. Datapro Building 27

29 III. CANCELAR PLAN La opción de menú Cancelar Plan del modulo Contabilidad del e-ibs le permite al usuario cancelar una cuenta contable. Para cancelar una cuenta contable, esta debe tener un saldo de $0.00 por un mínimo de un (1) día, y no puede haber tenido ninguna transacción durante el año fiscal en curso. Para obtener acceso a la opción de menú Cancelar Plan: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Contabilidad. - En el menú Contabilidad, seleccione Cancelar Plan. Se abrirá la pantalla de búsqueda Maestro de Contabilidad General: - Ingrese el Código del Banco. - Ingrese el Código de la Moneda u oprima icono para seleccionarla en la pantalla de ayuda. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Tesorería > Referencias de Monedas. - Ingrese el Numero de Cuenta Contable, u oprima el icono para hacer una búsqueda: - Ingrese el Numero Inicial de la cuenta contable y oprima. Seleccione la cuenta en la lista de resultados. El campo se poblara automáticamente. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Cancelación al Maestro de Contabilidad. Datapro Building 28

30 En la pantalla Cancelación al Maestro de Contabilidad: - Oprima Enviar. El sistema le pedirá que reconfirme la cancelación: - Para proceder, oprima OK. Datapro Building 29

31 IV. LOTES CONTABLES La opción Lotes Contables del modulo Contabilidad del e-ibs le permite al usuario ingresar manualmente múltiples transacciones contables. Esta opción también le permite visualizar los detalles de las entradas contables para las transacciones y realizar el mantenimiento de las mismas: actualizarlas, imprimirlas, borrarlas y /o aceptarlas. Para obtener acceso a la opción de menú Lotes Contables: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Contabilidad. - En el menú Contabilidad, seleccione Lotes Contables. Se abrirá la pantalla Entrada Múltiple de Transacciones: - Ingrese el Numero de Lote. - Ingrese el Código que identifica al Banco Originador. - Ingrese el código que identifica a la Sucursal Originadora u oprima el icono para seleccionarla en la pantalla de ayuda. Las sucursales (oficinas o agencias) y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Maestro de Agencias. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Entrada de Múltiples Transacciones. Datapro Building 30

32 En la pantalla Entrada de Múltiples Transacciones: Para ingresar una Descripción y /o una Fecha Valor que aplique a todo el lote: - Oprima el icono para abrir la pantalla Información: - En BNC, ingrese el código de 2 caracteres que identifica al Banco en el sistema. - Ingrese el código que identifica a la Sucursal u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la sucursal en la pantalla de ayuda. Las sucursales (oficinas o agencias) y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Maestro de Agencias. Datapro Building 31

33 - Ingrese el código de la Moneda u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros de Tesorería > Referencias de Monedas. - Ingrese el número de la Cuenta Contable u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En Centro Costo, ingrese el código que identifica el área del banco que agrupa la contabilidad e información financiera asociada a la transacción (con el fin de lograr un cuadro de ingresos y egresos); u oprima el icono para seleccionar el código en la pantalla de ayuda. Los centros de costos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. - Ingrese el Numero de Cuenta u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda: - Seleccione e ingrese un criterio de búsqueda y oprima. Seleccione la cuenta en la lista de resultados. El campo se poblara automáticamente. - En el campo TR/CD, ingrese el código de transacción, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la transacción en la pantalla de ayuda. Los códigos de transacción son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia > Tabla 20 - Códigos de Transacción. - Ingrese el Monto. Datapro Building 32

34 - En el campo D/C, ingrese una D si es un Debito, o una C si es un Crédito. Para ingresar una Descripción y Fecha Valor individual para cada transacción, una Tasa de Cambio (si aplica) y el Numero de Cliente: - Oprima el icono al final de cada registro, para abrir la pantalla Información: - Ingrese la Cantidad de Registros a Añadir y oprima Aplicar. Para borrar una transacción ya existente: - Seleccione la transacción en la lista y oprima Borrar Selección. Para duplicar una transacción ya existente: - Seleccione la transacción en la lista y oprima Duplicar Selección. Para borrar un lote: - Seleccione todas las transacciones del lote y oprima Borrar Lote. Datapro Building 33

35 Para Imprimir: - Oprima Imprimir. Se abrirá la pantalla con los detalles de las transacciones y la opción de Imprimir en la parte inferior de la pantalla: Para Aceptar una transacción: - Seleccione la transacción y oprima Aceptar. - Oprima Aplicar. Datapro Building 34

36 V. IMPORTACION DE INTERFACES Datapro Building 35

37 VI. APROBACION La opción de menú Aprobación del modulo Contabilidad del e-ibs le permite al usuario aprobar o rechazar las entradas múltiples de transacciones contables ingresadas manualmente. Para obtener acceso a la opción de menú Aprobación: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Contabilidad. - En el menú Contabilidad, seleccione Aprobación. Se abrirá la pantalla Aprobación de Lotes Contables: Para aprobar un lote contable: - Seleccione el lote en la lista y oprima Aprobar. Para rechazar un lote contable: - Seleccione el lote en la lista y oprima Rechazar. El sistema solicitara información adicional: Datapro Building 36

38 - Ingrese sus comentarios en la caja de texto y oprima Cerrar. Datapro Building 37

39 VII. MANTENIMIENTO DE CENTRO DE COSTO Esta opción permite la creación de los códigos CENTROS DE COSTO, luego todas las cuentas contables a las que se les haya definido que requieren centro de costo utilizaran en los posteos de transacciones los códigos definidos, mira el manual de 5250 ya que es exactamente lo mismo, cambian las pantallas. Ingrese el código del banco que desea mantener y oprima enviar para seguir a la próxima pantalla. Seleccione una de las dos opciones para crear o mantener un centro de costo existente. Oprima la opción Salir para volver a la pantalla principal del e-ibs. Nuevo Ingrese el código del banco, numero de centro de costo y una breve descripción. Oprima Enviar para crear el nuevo centro de costo. Datapro Building 38

40 Mantenimiento Ingrese el código del banco, numero de centro de costo y una breve descripción. Oprima Enviar para crear el nuevo centro de costo. Datapro Building 39

41 VIII. PRESUPUESTO Esta opción permite la creación de los códigos presupuestales es similar a los centros de costo, una vez creados estos códigos se debe ir a las cuentas contables que el usuario designe para presupuesto y asociarle los códigos. En la sección de Tipo de Operación, seleccione mantener o crear un nuevo presupuesto. En selección, indique si el presupuesto es del año actual o del próximo año. Ingrese el código de los siguientes campos colocados en la sección Ingresar Información: Banco, Oficina, Moneda, Número de Presupuestos y Centro de costos. Oprima Enviar para mantener o crear el nuevo presupuesto. Datapro Building 40

42 IX. CONSULTA BALANCE Esta opción permite hacer consulta de saldos contables usando una serie de variables que podrás ver cuando le des clic a esa opción, navega en ella. En esta pantalla indique primero la clase de búsqueda que quiere hacer, seguido por el ingreso de códigos por los cuales estará buscando la consulta de balances. Datapro Building 41

43 X. CAMBIO DE G/L PARA AMORTIZACIONES Esta opción se utiliza para cambiar la cuenta contable de las amortizaciones pendientes, sabes que el IBS guarda en un archivo especial (AMOFE) todo lo pendiente de amortizar, el usuario por de esta opción puede cambiar a esos registros el GL ACCOUNT que tenga en ese momento por otro. - Ingrese el código del banco. - Oprima en el icono para seleccionar la sucursal. - Oprima el icono para seleccionar el tipo de moneda. - Ingrese el número de amortización. - Oprima el icono para ingresas el numero de cuenta contable. - Ingrese el código del nuevo banco. - Ingrese el código de la nueva sucursal. - Oprima el icono para buscar el código de la nueva cuenta contable. Oprima Enviar para seguir a la próxima pantalla. Datapro Building 42

44 Ingrese la información necesaria en los campos de Información Básica de acuerdo al cambio de cuenta que desea. En el campo de Información Previa, puede ver la información que estaba previamente guardada en el sistema. En el campo de información Nueva, puede ver la información que estará reemplazando la información previa. Datapro Building 43

45 XI. FORZAR/APROBAR LOTES O REMESAS Esta opción verifica que lotes que ya están aprobados presentan algún tipo de error que debe corregirse previo a ejecutar el cierre. Datapro Building 44

46 XII. VALIDACION DE REMESAS/LOTES Esta opción permite verificar en pantalla y enviar vía correo electrónico los lotes que están aprobados y pendientes de aprobar, el operador puede ingresar un y enviarlo para su verificación por otra persona. En la pantalla de solicitud de aprobación para el cierre aprimar la opción aprobar para validar el lote descrito en la parte de debajo de la pantalla. Oprima Salir para volver a la página principal del e-ibs. Datapro Building 45

47 XIII. CONSULTA TRANSACCION POR RECONCILIACION Esta opción permite revisar todas las transacciones del día efectuadas a cuentas reconciliables, el usuario debe ingresar Banco, oficina, moneda, cuenta contable y monto especifico a buscar. Ingrese el código del Banco, Agencia, monda y Cuenta. Oprima el icono y busque el número de presupuesto y el centro de costos que desea usar. Oprima Enviar proceder a la siguiente pantalla. Datapro Building 46

48 XIV. REPORTES GENERADOS POR EL SISTEMA El sistema genera 44 reportes de Contabilidad. Para obtener acceso a la opción Reportes: - En el menú principal e-ibs, seleccione Reportes. - En el menú Reportes, seleccione Cuentas Contables. Se abrirá la pantalla Procesar Reportes: - Seleccione el reporte y oprima Procesar (para inferior de la pantalla). Para ver, salvar e imprimir un reporte generado: - En el menú principal e-ibs, seleccione Reportes. - En el menú Reportes, seleccione User Spool. Datapro Building 47

49 CC0010 Reporte de Centros de Costos CON010 Eliminación de Partidas Saldadas DD0460 Subsidiarios vs. Cuentas Contables (Solamente Principal) DL Reporte de Intereses GL0020 Batch Transactions Edit List GL0030 Reporte de Lotes Contables GL0055 Reporte de Montos Mayores - Large Amounts Reports GL0105 Balance Comprobación Moneda Base (Consolidado) GL0112 Saldo Mensual de Cuentas por Centro de Costos GL0115 Comprobación Balance Moneda Base Consolidado Banco GL Outstanding Int Witholding by Currency GL0150A Reporte de Rendimiento de Intereses GL0150B Reporte de Rendimiento de Intereses GL0170 Reporte de Cruce de Cuentas GL0180 Tasas Cambio de Monedas Extranjeras GL0195 Excepciones en Amortizaciones GL Budget of Accounts Set-up List GL0210 Revisión de Presupuesto GL Relación Presupuesto del Mes GL Análisis comparativo del presupuesto mes a mes GL0230 Reporte de Estado de Amortizaciones - Amortization Status Report GL0240 Libro Diario Fin de Día GL0270 Estado de Situación por Banco y Moneda GL Estado de Situación en Moneda Base por Banco GL Estado de Situación por Banco y Moneda GL0285 Balance Comprobación Consolidado en Moneda Base GL Comprobación Balance Plan de Cuentas GL0380 Estado de Situación en Moneda Base GL0382 Estado de Situación Moneda Base (IBS & No-IBF por Centro de Costo) GL Comprobación Balance (Consolidado) por Plan de Cuentas y Banco GL0400 Estado de cuenta: Ingresos y Egresos GL Mantenimiento de Activos GL0450 Posición de Cuentas de Tesorería (Moneda Base) GL0470 Plan de Cuentas por número de cuenta equivalente GL0520 Reporte de Saldos Promedios Fin de Día GL Excepciones en Cuentas Reconciliables GL Reporte de Saldos en Cuentas Reconciliables GL Purga de Cuentas Reconciliables GL0580 Reporte Mensual de actividad por Centro de Costo (IBF/No-IBF) GL Pending for Approval Transactions Audit Report GL0640 Reporte Federal Reserve Cuentas Cruzadas IB0020 Interbank Accounts Report RC Eliminación de Partidas Saldadas RC0020 Partidas Pendientes de Reconciliación de Bancos Datapro Building 48

50 XV. MANTENIMIENTO DE CENTRO DE COSTOS El Mantenimiento de centro de costos facilita el manejo de estados financieros entre diversas compañías y los presupuestos de cada una de ellas. Para accesar la opción de Mantenimiento de centro de costos: - En el menú principal e-ibs, seleccione Contabilidad. - En el menú Reportes, seleccione Mantenimiento de Centros de Costos. Se abrirá la pantalla Mantenimiento: Datapro Building 49

51 Ingrese el código del banco y oprima Enviar para proceder a la próxima pantalla. Seleccioné la opción Nuevo para crear un nuevo centro de costo. Oprima la opción Mantenimiento para cambiar los datos o agregar información extra a un centro de costo seleccionado en la tabla colocada abajo. Oprima la opción Salir para volver al Menú principal del e-ibs. Datapro Building 50

52 XVI. Presupuestos En el modulo de presupuestos el usuario puede crear comparaciones graficas de los presupuestos a nivel de consultas y los reportes de ejecuciones presupuestarias. Presupuestos tiene las opciones de comparar presupuestos por periodos, transferir presupuestos entre cuentas, y crear interfaces con empresas. - En el menú principal e-ibs, seleccione Contabilidad. - En el menú Reportes, seleccione Presupuestos. Datapro Building 51

53 Se abrirá la pantalla Mantenimiento de Presupuestos: En la pantalla de Mantenimiento de presupuesto seleccione el tipo de operación: Mantenimiento o Nuevo. Escoja si el presupuesto es de Año Actual, Próximo Año, Proyecciones por Periodos, o Ejecución Presupuestaria de Activos. Ingrese la información de lo siguientes campos: Banco, Oficina, Moneda, Numero de Presupuesto, y Centro de Costo. Oprima Enviar para proceder a crear/mantener el presupuesto. Datapro Building 52

54 Datapro Building 53