REGLAMENTO DE CONGRESOS SANCYD

Transcripción

1 REGLAMENTO DE CONGRESOS SANCYD Artículo 1. Congreso de la Sociedad Andaluza de Nutrición Clínica y Dietética (SANCYD): La Asamblea de la Sociedad elegirá al Presidente del Comité Organizador y lugar de celebración del Congreso. En el caso de que se proponga más de un candidato, la asamblea elegirá por votación y mayoría simple. El Presidente del Comité Organizador será el responsable de la constitución y formalización del Comité Organizador del Congreso. Se elegirán las personas que ocuparán la Vicepresidencia, Secretaría, Tesorería y Vocalías del Congreso. Los componentes de este Comité deberán ser mayoritariamente socios de la SANCYD. En caso de dimisión u otra causa obligada que impida al Presidente del Comité Organizador continuar en dicho puesto, los socios de pleno derecho de la provincia donde se organizara el congreso, propondrán otro candidato a Presidente del Comité Organizador a la Junta Directiva, que en reunión extraordinaria aceptará o rechazará a dicho candidato. Artículo 2. Presidencia del Congreso: La presidencia del congreso de la SANCYD corresponde al Presidente del Comité Organizador. El Presidente de la SANCYD copresidirá los actos oficiales del congreso Artículo 3. Funciones del Presidente del Comité Organizador: Copresidir junto con el Presidente de la SANCYD los actos oficiales del Congreso. Presidir el Comité Organizador del Congreso Procurar la viabilidad económica del Congreso. Mantener periódicamente informada a la Junta Directiva y a la Asamblea de la Sociedad del desarrollo organizativo del Congreso. Artículo 4. Funciones del Comité Organizador Local: Organizar todos los actos científicos, sociales y económicos del Congreso. Proponer las personas que conformarán el Comité de Honor del Congreso. Elegir a un miembro del Comité Organizador para formar parte del Comité Científico Artículo 5. Comité Científico: El Comité Científico del Congreso propuesto por el Presidente del Comité Organizador, necesitara de la aprobación de la Junta Directiva

2 Artículo 6. Publicidad del Congreso: El Comité Organizador realizará un primer anuncio del Congreso con un año de antelación a la celebración del mismo. El Comité Organizador difundirá asimismo un programa preliminar por las mismas fechas, que se enviará a todos los socios de la SANCYD y Hospitales de la Comunidad Autónoma Andaluza. El Comité Organizador difundirá una segunda circular del programa provisional, con una elaboración más avanzada, con al menos 2 meses de antelación a la fecha de celebración del Congreso. El Comité Organizador organizará un gabinete de prensa que se responsabilizará de anunciar el congreso en los medios de comunicación Artículo 7. Contenido y Desarrollo General del Congreso: El congreso se celebrará en el mes de marzo o abril, cada dos años. La duración del congreso será de 1-2 días según criterio del Comité Organizador. El Comité Organizador podrá diseñar otros actos científicos del Congreso siguiendo las siguientes recomendaciones: Organización de Mesas Redondas, Conferencias Magistrales, Sesiones de Comunicaciones Orales y Pósters, Organización de actividades conjuntas con representantes cualificados de otras Sociedades Científicas. Organización de otros actos como cursos, talleres, seminarios, simposium satélites y Curso pre-congreso: será solicitado a la secretaria de la SANCYD para su aprobación por el comité científico y posterior ratificación por la Junta directiva. Organización de la Asamblea de la Sociedad, En cualquier caso, las actividades programadas por el Comité Organizador deberán ser presentadas y para su aprobación si procede, por la Junta Directiva de la SANCYD. Artículo 8. Envío de Resúmenes de Comunicaciones: Los resúmenes de las comunicaciones se realizarán en los formatos oficiales destinados a este fin, que podrán solicitarse a la Secretaría del Comité Organizador. El autor podrá solicitar su preferencia para la inclusión como Comunicación oral o Póster sin perjuicio de que la decisión definitiva corresponde al Comité Científico. Los resúmenes indicarán expresamente: Título, Autores, Centro de Trabajo, Objetivos, Pacientes y Métodos, Resultados y Conclusiones.. Se deberán tener en cuenta las Normas Generales para los Manuscritos Remitidos a la Publicaciones Biomédicas Los resúmenes se enviarán a la Secretaría del Comité Organizador del Congreso al menos con tres meses de antelación a la fecha de realización del mismo. Al menos uno de los autores deberá ser miembro de la SANCYD. El primer firmante de la Comunicación deberá inscribirse en el Congreso

3 Artículo 9. Selección de Comunicaciones: La selección de las comunicaciones que se expondrán en el Congreso la realizará el Comité Científico, quien asimismo dispondrá, de forma definitiva, su presentación en formato oral o de póster. Esta decisión será comunicada a los autores, al menos con un mes de antelación a la fecha de celebración del Congreso, indicando asimismo la hora y día de la exposición, si ésta es oral o en póster y otras características específicas de la presentación si se creyera conveniente. Artículo 10. Envío del Resumen de las Ponencias y Mesas Redondas: Los participantes en Ponencias y Mesas Redondas del Congreso entregarán un resumen de su presentación en la Secretaría del Comité Organizador con al menos 1 mes de antelación a la celebración del Congreso. Artículo 11. Publicación de Ponencias y Comunicaciones: Los resúmenes de las ponencias y Mesas Redondas, así como el de las comunicaciones seleccionadas se publicarán en el Libro de Resúmenes del Congreso o en formato electrónico Artículo 12. Sesiones de Comunicaciones: Las sesiones de Comunicaciones y Posters estarán moderadas por dos miembros de la SANCYD, que serán elegidos por el Comité Organizador del Congreso. El Comité Organizador enviará a los Moderadores una copia del resumen de las comunicaciones de la sesión, al menos 15 días antes de la celebración del Congreso. Artículo 13. Tiempos de Exposición: Las comunicaciones orales tendrán un tiempo máximo de exposición de 7 minutos seguidos de 3 minutos para su discusión. Artículo 14. Premios y Distinciones: El Comité Organizador establecerá al menos un Premio a la Mejor Comunicación, pudiendo establecer otras distinciones (trayectoria profesional, trabajo de investigación, etcétera). La elección de estas comunicaciones será hecha a propuesta del Comité Científico. El Presidente de la SANCYD hará públicos estos premios en la Cena de Clausura del Congreso. Los premios constarán de diploma y dotación en metálico, cuyo valor será fijado por el Comité Organizador, a propuesta de la Junta Directiva de la Sociedad. Los premios podrán ser declarados desiertos. Artículo 15. Actos de Apertura y Clausura: Los actos de Apertura y Clausura se celebrarán como sesiones plenarias, siendo responsabilidad del Comité Organizador el protocolo de presentación.

4 Artículo 16. Régimen Económico: La organización y Secretaria Técnica del Congreso correrán a cargo de la empresa que tenga contratada para este servicio la SANCYD. Todos los ingresos, gastos y la liquidación económica del congreso se realizaran en el modo y tiempo que tenga establecida la SANCYD a este efecto. En el caso de que sea necesaria la formalización de un contrato específico para el Congreso, será firmado por el Presidente de SANCYD y por el Presidente del Comité Organizador. El curso pre-congreso tendrá una contabilidad diferenciada del congreso. Tendrá un número mínimo de alumnos, para cubrir gastos. La SANCYD, a través del Comité Organizador, solicitará de la autoridad competente la declaración de interés científico del Congreso Es responsabilidad del Comité Organizador la elaboración, seguimiento, rendición de cuentas y liquidación del balance del Congreso ante la Junta Directiva y la Asamblea de la SANCYD. El Comité Organizador presentará a la Junta Directiva un presupuesto de ingresos y gastos del Congreso, que no sea gravoso para la SANCYD, y que será aprobado en su caso por la Junta Directiva. El Comité Organizador presentará en la primera Junta Directiva que se celebre posterior a la celebración del Congreso una Memoria del mismo, que incluirá una rendición de cuentas de acuerdo con el Presupuesto previsto. El balance final será asimismo presentado en la siguiente Asamblea General de la Sociedad. El Comité Organizador percibirá un 20% o un mínimo en su defecto de los beneficios económicos del Congreso, si los hubiera, siendo el resto abonado a la SANCYD En caso de déficit, debidamente justificado y conformado por la Junta Directiva, éste correrá a cargo de la SANCYD. Artículo 17. Facilidades de Asistencia: La organización del Congreso habilitará las medidas necesarias para reducir al máximo los costes de la organización. Establecerá en todos los casos una cuota ajustada a las diferentes categorías profesionales y personal en formación Artículo 18. Becas: La SANCYD propiciará la concesión de becas destinadas a la participación en el Congreso

5 Artículo 19. Inscripciones: Se enviarán dentro del plazo que fije el Comité Organizador. Para que sean válidas, deberán ir acompañadas del justificante de ingreso, en la Cuenta del Congreso, por el importe de la cuota. Los miembros de la SANCYD disfrutarán de una reducción en el importe de la inscripción de al menos la cuantía de la cuota anual de socio. El Comité Organizador invitará oficialmente al Presidente, Tesorero y Secretario de la SANCYD, corriendo con los gastos derivados de su inscripción y alojamiento. Artículo 20. Memoria: El Comité Organizador realizará un informe sobre el desarrollo organizativo del Congreso, que se depositará en la Secretaría Técnica de la SANCYD. Artículo 21. Acreditación: El Congreso Anual podrá ser acreditado por los organismos competentes para Formación Continuada o programas de pregrado o postgrado. Este Reglamento cuenta con el visto bueno de los componentes de la Junta Directiva reunida el 21/02/13. Fdo. Dr. Irles Rocamora, JA. PRESIDENTE SANCYD Fdo. Martínez García, TE SECRETARIO SANCYD