MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PETROPERÚ ATENCIÓN DEL EJERCICIO DE CONTROL SIMULTÁNEO DE LA GERENCIA AUDITORIA INTERNA

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1 I. OBJETIVO Página 1 de 5 Establecer el procedimiento para la atención del ejercicio de Control Simultáneo dispuesto por la Contraloría General de la República (en lo sucesivo la Contraloría) o la Gerencia Auditoría Interna (en adelante GAUI), respecto de los actos y operaciones que realicen las diferentes dependencias de PETROPERÚ. II. BASE NORMATIVA Directiva Nº CG/APROD Ejercicio de Control Simultáneo, aprobada por Resolución de Contraloría N CG del 13/10/2014 y vigente a partir del 02/01/2015. Reglamento de Órganos de Control Institucional, aprobado mediante Resolución de Contraloría Nº CG del 30/10/2008 y sus modificatorias. Reglamento de Contrataciones de PETROPERÚ S.A., en adelante el Reglamento (para casos de procesos de contratación bajo este Reglamento). Reglamento de Contrataciones Internacionales de PETROPERÚ S.A. (para casos de procesos de contratación bajo este Reglamento). Otra normativa que resulte aplicable. III. ALCANCE Y RESPONSABILIDAD El presente procedimiento es de aplicación a todas las Gerencias a nivel corporativo. Los funcionarios u órganos, involucrados en la atención de las comunicaciones derivadas de Controles Simultáneos efectuados por la Contraloría o la GAUI, son responsables del cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento. La responsabilidad se extiende a cautelar la implementación de las recomendaciones expuestas en los informes emitidos por los Comités Técnico Legal o la Dependencia Específica, con la finalidad de garantizar su cumplimiento. IV. DEFINICIONES En atención a la Directiva Nº CG/APROD Ejercicio de Control Simultáneo, se precisa las siguientes definiciones: Actividades.- Suma de tareas que normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Control Simultáneo.- Es un tipo de Control Gubernamental realizado por la Contraloría o la GAUI, sobre las actividades de un proceso en curso, correspondiente a la gestión de PETROPERÚ, con el objeto de alertar oportunamente a su Titular (el Presidente del Directorio) sobre la existencia de hechos que ponen

2 Página 2 de 5 en riesgo el resultado o el logro de sus metas, a fin de promover la adopción de medidas preventivas pertinentes que contribuyan a mitigar y, de ser el caso, superar el riesgo identificado. El Control Simultáneo es realizado de manera selectiva, en la modalidad y oportunidad correspondiente, sobre la base y/o criterios establecidos en la Directiva Nº CG/APROD, durante el desarrollo de un proceso en curso, promoviendo la adopción oportuna de medidas que aseguren el cumplimiento de sus objetivos. Este control se ejerce en el más breve plazo y puede revelar hechos que pueden generar un riesgo a efectos que se adopten medidas oportunas respectivas. Son modalidades de Control Simultáneo: Acción Simultánea.- Control Simultáneo donde la Contraloría o la GAUI evalúan el desarrollo de una o más actividades en ejecución de un proceso en curso, verificando y revisando documental y físicamente que se realice conforme a la normativa aplicable, disposiciones internas y estipulaciones contractuales. Orientación de Oficio.- Control Simultáneo que se ejerce cuando una unidad orgánica de la Contraloría o la GAUI toman conocimiento de la presencia de situaciones que puedan conllevar a la gestión a incurrir en errores, omisiones o incumplimientos en el desarrollo de una o más actividades de un proceso. Visita de Control.- Control Simultáneo que consiste en presenciar actos o hechos en curso relacionados a la entrega de bienes y servicios, el estado de las obras y mantenimiento de la infraestructura pública, constatando que su ejecución se realice conforme a la normativa aplicable, disposiciones internas y estipulaciones contractuales. Hecho que pone en riesgo el objetivo de un proceso.- Es un suceso realizado en el marco de las actividades de un proceso, que al no haberse ejecutado de acuerdo a la normativa, disposición interna o estipulación contractual, pone en riesgo los resultados de un proceso. Proceso.- Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. De acuerdo a la Política de Modernización del Estado, los procesos son definidos como una consecuencia de actividades que transforman una entrada o insumo en salida, añadiéndole valor a cada etapa de la cadena (mejores condiciones de calidad, precio, rapidez, facilidad, comodidad, entre otros).

3 Riesgo.- Página 3 de 5 Posibilidad de ocurrencia de un evento que dificulte el normal desarrollo de las funciones de PETROPERÚ y afecte el logro de sus objetivos. V. DESARROLLO DEL Gerencia de Estructura Básica 1. Recibe el Control Simultáneo emitido por la GAUI (ver Precisión A ) 2. Determina si el Control Simultáneo requiere de un Informe Técnico Legal o un Informe Técnico: a. Si requiere un Informe Técnico Legal, designará a un Comité Técnico Legal. b. Si requiere un Informe Técnico, designará a una Dependencia Específica. 3. Designa a los integrantes del Comité Técnico Legal o a la Dependencia Específica y remite el Control Simultáneo para su atención. Comité Técnico Legal o Dependencia Específica 4. Recibe el documento de designación y el Control Simultáneo para su atención. 5. Analiza los hechos y riesgos detectados que pudieran conllevar a errores, omisiones e incumplimientos en los actos y operaciones, y emite sus resultados a través de un Informe Técnico Legal o Informe Técnico, el cual deberá contener: antecedentes, análisis efectuado, acciones adoptadas (cuando corresponda), conclusiones y recomendaciones. 6. Elabora el proyecto de respuesta del Control Simultáneo que será suscrito por el Gerente General. 7. Remite el Informe y el proyecto de respuesta del Control Simultáneo a la Gerencia de Estructura Básica (ver precisión K). El proyecto de respuesta será elaborado para firma del. Gerencia de Estructura Básica 8. Revisa el Informe y el proyecto de respuesta del Control Simultáneo y, de ser el caso, dispone las medidas correctivas correspondientes sobre la base de dicho Informe. (ver precisión F ) 9. Con la conformidad respectiva, remite el documento de respuesta a la Gerencia General para su aprobación y adjunta el Informe emitido por el Comité Técnico - Legal o Dependencia Específica, según sea el caso. Gerencia General 10. Recibe y revisa el Informe, así como el documento de respuesta, que será remitido a la GAUI.

4 Página 4 de Suscribe el documento de respuesta, en señal de conformidad a las acciones adoptadas (de ser el caso), conclusiones y recomendaciones, emitidos en el Informe Técnico Legal o Informe Técnico, según corresponda. 12. Remite el documento de respuesta a la GAUI en el plazo de diez (10) días hábiles de recibida la comunicación de dicha Gerencia. VI. PRECISIONES A. Los Controles Simultáneos son enviados por la GAUI a la Presidencia del Directorio de PETROPERÚ, la cual remitirá a la Gerencia General, para que ésta, a su vez, derive su atención a la Gerencia de Estructura Básica respectiva, a efectos que se realicen las acciones que resulten necesarias. En vista que el plazo con que cuenta PETROPERÚ para responder a la GAUI es de diez (10) días hábiles (dispuesto en la Directiva Nº CG/APROD), la Gerencia de Estructura Básica correspondiente deberá al designar al Comité Técnico Legal o Dependencia Específica, a más tardar al tercer día hábil de recibido el Control Simultáneo por la Presidencia del Directorio. B. En caso se designe un Comité Técnico Legal para la atención de Controles Simultáneos derivados de procesos de contratación (incluye los actos preparatorios, procedimientos de selección y/o adjudicación Competencias o Directas, hasta emisión de la conformidad o liquidación del contrato, orden de compra u orden de trabajo a terceros, según corresponda), el mismo estará integrado por: i) un representante de la Dependencia Ejecutora, ii) un representante del Originador / Usuario, y iii) un representante del Área Legal. C. Para Controles Simultáneos derivados de actos u operaciones que realizan las diferentes Dependencias de PETROPERÚ, distintos a procesos de contratación, el Comité Técnico - Legal estará integrado por: i) un representante de la Dependencia Específica donde se originó el riesgo detectado por la GAUI, ii) un representante del Área Legal, y iii) un representante designado por la Gerencia de Estructura Básica correspondiente. D. Las personas que integran el Comité Técnico Legal o Dependencia Específica, que atenderán el Control Simultáneo, no deben tener vinculación alguna con el hecho detectado por la GAUI. E. Si como consecuencia del Control Simultáneo de un proceso de contratación, el Ejecutor u Originador respectivo determina que existen elementos suficientes para declarar la nulidad de oficio, cancelación del proceso o desierto, éstos serán puestos en conocimiento de la Gerencia de Estructura Básica respectiva y tramitado conforme a lo regulado en el Reglamento y Cuadro de Niveles de Aprobación de Contrataciones. Una vez aprobada la nulidad, cancelación o desierto, la Gerencia de Estructura Básica comunicará las acciones adoptadas a la GAUI. F. En caso el proceso de contratación haya estado a cargo de la Dependencia Ejecutora y la Gerencia Estructura Básica disponga que debe declararse la nulidad de oficio, cancelación del proceso o desierto, dicha Dependencia debe sujetarse a la decisión y proceder conforme a lo establecido en el Reglamento.

5 Página 5 de 5 En caso el proceso de contratación haya estado a cargo de un Órgano Ad-Hoc, el Informe será remitido a éste, quien actuará de acuerdo con su autonomía, debiendo informar a la Gerencia de Estructura Básica respectiva y a la GAUI las razones por las que considere que no debe declararse la nulidad de oficio, cancelación del proceso o desierto, de ser el caso. G. El Control Simultáneo no implica la suspensión del proceso de contratación, salvo que, una vez analizados los hechos, se determine que existe un evidente riesgo de nulidad, cancelación del proceso o declaración de desierto. El Ejecutor debe evaluar y determinar si suspende o no el proceso de contratación en la etapa que se encuentre. H. Los reclamos de terceros serán atendidos conforme al procedimiento establecido para la atención del Control Simultáneo del presente documento. Los reclamos que contengan hechos que debieron ser alegados a través de un recurso de impugnación no serán atendidos, sin perjuicio que la Administración considere pertinente su evaluación, de acuerdo al presente procedimiento. Todos los reclamos de terceros deben ser canalizados a través de las Gerencias de Estructura Básica, independientemente que haya sido remitido a otra Dependencia de PETROPERÚ. I. Cuando la GAUI solicite alguna información al Órgano Ad-Hoc, éste debe atender en forma directa y conforme a su autonomía, no requiriendo la respuesta ser revisada, visada o ratificada por alguna Dependencia de PETROPERÚ. J. Para el caso de actos derivados de procesos de contratación, la atención del Control Simultáneo por parte de la Gerencia de Estructura Básica involucrada, será según la línea funcional del Originador o Dependencia Ejecutora respectiva, según corresponda. Para el caso de actos u operaciones distintos a procesos de contratación, la atención por parte de la Gerencia de Estructura Básica, será según línea funcional de la Dependencia involucrada. K. El Comité Técnico - Legal o Dependencia Específica realizará las coordinaciones necesarias con la Gerencia de Estructura Básica a cargo de la atención del Control Simultáneo, a efectos que, de corresponder, en el documento de respuesta de la Gerencia General a la GAUI se consigne, además de las acciones adoptadas, conclusiones y/o recomendaciones, la Dependencia o funcionario responsable de implementar dichas recomendaciones y los plazos de su ejecución, ello de conformidad con el literal a) de la Directiva Nº CG/APROD. VII. ADJUNTOS Diagrama de Flujo Nº D 1/1 Atención del ejercicio de Control Simultáneo de la Gerencia Auditoría Interna.

6 -D 1/1 DIAGRAMA DE FLUJO Página 1 de 1

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