Plan de Fomento de la Cultura del Autocontrol del Autocontrol AGUAS MANANTIALES DE PÁCORA S.A. E.S.P II SEMESTRE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 Plan de Fomento de la Cultura del Autocontrol del Autocontrol II SEMESTRE SISTEMA DE 28/06/2016

2 Pácora AUTO 01 Plan de Fomento de la Cultura del Autocontrol INTRODUCCIÓN El Control Interno es un conjunto de acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que interactúan entre sí para construir una herramienta de evaluación y control, a fin de lograr el cumplimiento de las funciones asignadas a la empresa, los objetivos y metas institucionales, el cual debe reconocerse como un componente integral de la estructura administrativa y operacional en una organización pública. La Constitución Política Colombiana de 1991, en sus Artículos 209 y 269, incorpora el Control Interno como un soporte administrativo esencial, a fin de garantizar el logro de los objetivos de cada institución pública, fundamentado en el cumplimiento de los principios que rigen la Administración pública en especial los de eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia La Constitución Política Colombiana de 1991, en su Artículo 209 y 269, incorpora el Control Interno como un soporte administrativo esencial, a fin de garantizar el logro de los objetivos de cada institución pública, fundamentado en el cumplimiento de los principios que rigen las entidades públicas en especial los de eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia.

3 Pácora AUTO 01 En la empresa el Sistema de Control Interno y el MECI promueven la adopción de un enfoque basado en procesos, caracterizado por identificar y gestionar varias actividades relacionadas entre sí, lo cual permite y facilita un control continuo de los procesos que conforman el sistema junto con su respectiva evaluación. Esta estructura, al interior de la empresa, admite que el Sistema de Control Interno sea complementario con el Sistema de Gestión de Calidad y con los demás que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Se hace necesario en la empresa, incluir y fomentar la práctica del autocontrol y responsabilidad de todos los servidores públicos frente a este, con miras a fortalecer aspectos como: la prestación de un mejor servicio, el cumplimiento de las metas, un ambiente laboral armonioso, la construcción colectiva y participativa de planes y programas y la comunicación fluida y oportuna. Dentro del presente Plan se establecen una serie de estratégicas y actividades encaminadas al fomento de la cultura del autocontrol para el segundo periodo del 2016, que conlleven al fortalecimiento del sistema de control interno y por ende al mejoramiento continuo del desempeño de los funcionarios de la empresa Pácora El Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano expedido mediante el Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014 expresa. La organización deberá establecer políticas, acciones, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo que permitan dar cumplimiento a cada uno de estos principios, con el propósito de estructurar su Sistema de Control Interno que permita tener una seguridad razonable en el cumplimiento de sus objetivos..

4 Pácora AUTO 01 OBJETIVOS GENERAL Implementar estrategias destinadas a fomentar en los funcionarios de la empresa Pácora, la cultura del autocontrol que contribuya al mejoramiento de los procesos y al fortalecimiento del Subsistema de Control Interno de la Entidad ESPECÍFICOS Fomentar la cultura de Autocontrol como una acción permanente dentro de la empresa Pácora. Dar a conocer el Modelo Estándar de Control Interno. Desarrollar diferentes estrategias de fomento de cultura de autocontrol dentro de los procesos y procedimientos de la Empresa. Sensibilizar a los funcionarios de Pácora, sobre la importancia de la Cultura de Autocontrol. ALCANCE Cada servidor público es responsable de aplicar el autocontrol, con miras a contribuir al mejoramiento de sus actividades diarias. Bajo esta consideración las acciones definidas tendrán como alcance la totalidad de los funcionarios de la Pácora (empleados y contratistas). NORMATIVIDAD - REQUISITOS Constitución Política de Colombia de 1991 Artículos 209 y 269.

5 Pácora AUTO 01 Ley 87 del 29 de noviembre de Decreto 4110 del 09 de diciembre de 2004 (Modificado por el Decreto 4485 de 2009) Decreto 1826 del 03 de agosto de Decreto 2145 del 04 de noviembre de Decreto 2539 del 04 de diciembre de (Modificó parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999) Decreto 1537 del 06 de julio de Decreto 2756 del 30 de septiembre de (Por el cual se modifica el artículo 20 del Decreto 2145 de 1999, modificado por el artículo 8º del Decreto 2539 de 2000) Directiva Presidencial 1 del 29 de enero de Ley 850 del 18 de noviembre de Ley 872 del 01 de enero de (Reglamentada por el Decreto Nacional 4110 de 2004, Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4295 de 2007) Decreto Nacional 943 de Mayo 21 del 2014 Norma ISO Norma NTCGP 1000:2009 MECI 1000:2014 COBERTURA El Sistema de Control Interno de la Empresa Pácora S.A. E.S.P, en cumplimiento de sus funciones, diseñó la metodología para la elaboración del Plan de Fomento de Cultura de Autocontrol, el cual se debe desarrollar dentro del marco del sistema integral de medición de la gestión diseñado en el sistema de Control interno y debe abordar todos los componentes que involucran el Sistema de Control Interno en Pácora, al interior de las diferentes dependencias y

6 Pácora AUTO 01 procesos desarrollados en la empresa. Este programa servirá como guía metodológica para la implementación de diversas estrategias que sensibilicen a los funcionarios acerca de la cultura de Autocontrol y por ende fortalezca el Sistema. CAMPO DE INTERES Oficinas Administrativas y Operativas de Manantiales. DEPENDENCIA RESPONSABLE Sistema de Control Interno Manantiales. ESTRATEGIAS A SEGUIR PARA DESARROLLAR EL PLAN a) Desarrollar el Plan de fomento de cultura de autocontrol conforme a las Políticas fijadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. b) Incluir dentro del Plan anual de fomento de cultura de autocontrol las solicitudes de socialización con respecto al MECI que se hayan hecho al Sistema de Control Interno por parte de los procesos y procedimientos de la Empresa Manantiales. c) Planear la ejecución de las estrategias de tal forma que permita un cumplimiento al 100%. d) Definir estrategias de fomento de cultura de autocontrol que conlleven al fortalecimiento y apropiación del sistema de control interno en los funcionarios y contratistas e) Elaborar y utilizar metodologías y herramientas de sensibilización, que permitan desarrollar óptimamente el plan de fomento de la Cultura de Autocontrol. f) Utilizar adecuadamente los recursos tecnológicos que permitan que la información sea oportuna.

7 Pácora AUTO 01 g) Evaluar anualmente el Plan de fomento de la Cultura de Autocontrol, lo que permita que los objetivos propuestos se cumplan de manera eficaz, eficiente, efectiva y económica. PHVA DEL PLAN AL FOMENTO DE AUTO

8 Pácora AUTO 01 Planear: Planear los recursos del proceso. Planear las actividades a desarrollar para impactar la cultura del autocontrol. Planear las visitas a las diferentes dependencias de la empresa Pácora. Planear las estrategias para divulgación de actividades a desarrollar. Hacer: Elaborar plan para impacto de la cultura de autocontrol. Hacer sensibilización y concientización en la cultura del autocontrol. Publicar mensajes de autocontrol y hacer publicación en medios de comunicación (Internet, carteleras, boletines, encuestas). Hacer actividades lúdicas y desarrollar actividades de capacitación. Hacer visitas a las diferentes dependencias. Elaborar informes de autocontrol Verificar: Verificar el cumplimiento del plan de cultura de autocontrol. Verificar el cumplimiento de las estrategias de comunicación. Verificar la asistencia del personal a los eventos de capacitación de sensibilización. Verificar los recursos asignados para el desarrollo de las actividades del proceso.

9 Pácora AUTO 01 Actuar: Definir los ajustes al plan de cultura de autocontrol. Establecer actividades de mejoramiento acorde a las experiencias encontradas PROGRAMACIÓN DE RECURSOS Para la ejecución del plan de estrategias para el fomento de cultura de autocontrol se tendrá en cuenta los siguientes recursos humanos, físicos y técnicos: Sistema de Control Interno de la empresa Pácora SA E.S.P. Impresos cartillas o folletos Video Beam TIEMPO DE EJECUCIÓN La ejecución de las estrategias está programada para realizarse en el segundo (2do) semestre de la vigencia 2016 Y EVALUACIÓN DEL PAFCA (Plan de Fomento de Cultura de Autocontrol). Para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos y estrategias del Plan Anual de Fomento de Cultura de Autocontrol se elaborara un informe semestral sobre la ejecución del mismo, el cual será presentado por el Sistema de Control Interno al Comité de

10 Pácora AUTO 01 Coordinación del Sistema de Control Interno. Con base en la evaluación del sistema de control interno se medirá el impacto que estas estrategias tienen dentro de la Empresa. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO # ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO O REGISTRO 1 Control Interno Programa Anual Establecer la Auditorías estrategia y cronograma de actividades 2 4 Desarrollar el Cronograma Evaluar la socialización e interiorización del plan Semestralmente se realiza un inventario de temas a tratar y se escoge el mecanismo o estrategia apropiado para su implementación (Charlas, Talleres, Publicaciones en página web com, Carteleras, Socialización de Normas y Socialización de informes). Se ejecutan las actividades programadas en el tiempo establecido Se puede evaluar de dos maneras: Realizar Encuesta Autoevaluación del control dos (2) veces al año, la cual debe ser diligenciada por todos los funcionarios de la empresa. A través de grupos focales, diligenciando la encuesta dos (2) veces al año. EQUIPO MECI COMITÉ EQUIPO MECI COMITÉ EQUIPO MECI COMITÉ Actividades MECI Y COMITÉ Evidencias del desarrollo del mecanismo (Listas de Asistencia, Correos, etc.) Formato Encuesta Autoevaluación del control PUNTO DE Verificación del diligenciamiento total de las encuestas previamente establecidas. 5 Realizar informe de Autoevaluación del Control Con los resultados de las encuestas se genera informe de Autoevaluación del Control, al cual se le hacen recomendaciones COMITÉ DE Informe de Autoevaluación del Control

11 Pácora AUTO 01 # ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO O REGISTRO 6 A partir de los resultados del Establecer informe, se incluyen en el Plan LÍDERES Y Matriz Plan de acciones de de Mejoramiento por Proceso RESPONSABLES Mejoramiento mejora las acciones de mejora DE PROCESOS. por Procesos. necesarias, siguiendo el procedimiento ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE 7 Hacer seguimiento a las acciones de mejora. 8 Realizar acciones de fomento de la cultura del autocontrol 9 Programa Anual de Auditorías MEJORA. Se realiza una revisión sistemática de las observaciones, debilidades y/o recomendaciones incluidas en los informes, para determinar que exista y aplique el mejoramiento de ellas Tips con temas de autocontrol, liderazgo, sentido de pertenencia hacia la empresa, ética, valores, importancia del sistema de gestión de calidad y de control interno. Por correo institucional, enviar una cada mes. Planificar, socializar y difundir el Programa Anual de Auditorías Internas del Sistema de Control Interno. COMITÉ DE MECI SISTEMA DE SISTEMA DE Formato Matriz Plan de Mejoramiento por Procesos Carpeta de evidencias sistema de control interno Actas e informes PUNTO DE Verificar lo planeado en el Plan de Mejoramiento por Procesos Vs. Lo ejecutado con evidencias. Verificar el % de cumplimiento del Programa de Auditorías trimestralmente ORIGINAL FIRMADO JORGE MAURICIO AGUDELO BETANCUR Asesor Sistema de Control Interno Pácora