CIERRE / APERTURA DE EJERCICIO EN AUTO-TASK

Transcripción

1 / DE EN AUTO-TASK El proceso de cierre / apertura de ejercicio no supone la alteración, en forma alguna, del funcionamiento habitual de la empresa en lo que se refiere al uso de la aplicación AUTO-TASK, es decir, no se interrumpe el funcionamiento diario en lo concerniente a facturación de taller, recambios, V.N., V.O., etc. Antes de empezar el proceso se recomienda la realización de una copia de seguridad. Las instrucciones que se indican a continuación son las que se deben seguir para la correcta realización del proceso de cierre del ejercicio en curso y apertura del venidero. Se recomienda realizarlas en el orden que se indica. Pasos a realizar justo antes de empezar a facturar en el nuevo ejercicio (último día de diciembre o primer día de enero): 1.- Ejecutar la opción del menú: Contabilidad Entradas Cierre / Apertura Apertura de ejercicio. Diario: APE Diario de apertura (Si se ha definido por parte del usuario Cuenta y Subcuenta de pérdidas y ganancias: (...) Fecha: Fecha en la que se realiza la apertura (01/01/17) Concepto asiento: Descripción que identificará al asiento de apertura. En Euros: Al abrir el ejercicio, esta opción estará desactivada y no nos será solicitada. 2.- Ejecutar la opción del menú: Contabilidad Entradas Cierre / Apertura Cierre anual de recambios. Este programa genera los tipos de factura necesarios para trabajar con el ejercicio que se abre y pasa los acumulados de ventas, compras, etc. de las referencias desde el campo de año actual al de año anterior, dejando el del año actual a cero.

2 Preparación ejercicio: Indicar el ejercicio que se abre. Numeración datos: Si = Comenzar desde cero la numeración de documentos (Albaranes, Facturas, OR s, etc.). No = Seguir con la numeración actual. Confirmar proceso: Si = Empezar proceso. No = Salir al menú. MUY IMPORTANTE: Este programa sólo se puede ejecutar una vez. 3.- Seleccionar el nuevo ejercicio en la opción de menú: Contabilidad Entradas Selección de empresa. Para los usuarios que no tengan acceso al módulo de Contabilidad, será el administrador (usuario con acceso al modulo de Contabilidad) el que les asigne el nuevo ejercicio de la siguiente forma: Que todas las pantallas, excepto la principal, estén en el login. No debe haber ningún usuario trabajando en la aplicación salvo el propio administrador Ejecutar la opción del menú Contabilidad Mantenimientos Empresa Especial Ejecutar programa o bien pulsar la secuencia F2-P. En este punto la aplicación pedirá el nombre del programa a ejecutar. Introducir en letra minúscula: pgen1100 Se accede de este modo al mantenimiento que determina en que empresa, actividad y ejercicio trabajarán los diferentes usuarios de la aplicación AUTO-TASK. Modificar el ejercicio de los usuarios que no tengan acceso al menú de contabilidad. En este punto ya se puede trabajar en el ejercicio nuevo en lo referente a facturación de taller, recambios, V.N. y V.O y en el ejercicio anterior en lo referente a contabilidad. 4.- Si utiliza el módulo de activos fijos, ejecutar la opción de menú. Contabilidad Activos fijos Parámetros activos Traspaso de parámetros. Indicar empresa, contabilidad y ejercicio destino () y origen (), y seleccionar para el traspaso TODOS los elementos de la aplicación. En caso de tener que modificar algún dato en el ejercicio, podrá repetirse este proceso, no siendo necesario traspasar más que aquellos datos que hubieran podido ser modificados.

3 Pasos a seguir para el cierre del ejercicio: Los pasos que se indican a continuación pueden ser repetidos cuantas veces sea necesario. Una vez realizados, se puede modificar el ejercicio cerrado (contabilizando facturas de proveedor, por ejemplo) y volver a repetir los procesos de cierre para que se incluyan los nuevos datos entrados. 5.- Ejecutar la opción del menú: Contabilidad Entradas Cierre / Apertura Cierre de resultados. Diario: ZI2 Regularización de resultados (Si se ha definido por parte del usuario algún otro diario con esta finalidad se deberá poner el código que lo Pérdidas y ganancias: Cuenta: 1290 Cuenta de Pérdidas y ganancias Subcuenta: Subcuenta de Pérdidas y ganancias Fecha del cierre: Fecha en la que se realiza el cierre (31/12/16). Concepto asiento: Descripción que identificará al asiento de cierre. 6.- Ejecutar la opción del menú: Contabilidad Entradas Cierre / Apertura Cierre de balance. Diario: ZI3 Cierre de Balance (Si se ha definido por parte del usuario Fecha del cierre: Fecha en la que se realiza el cierre (31/12/16). Concepto asiento: Descripción que identificará al asiento de cierre.

4 7.- Ejecutar la opción del menú: Contabilidad Entradas Cierre / Apertura Apertura de ejercicio. Según se indicó en el punto Seleccionar el nuevo ejercicio Según se indicó en el punto Ejecutar la opción del menú: Contabilidad Entradas Cierre / Apertura Apertura de existencias. Este programa realiza el asiento de apertura de existencias (abre las cuentas 91* y 92* en función de los saldos del grupo 3) utilizando las cuentas que se indican (dichas cuentas pueden ser modificadas en caso necesario). Diario: APE Diario de apertura (Si se ha definido por parte del usuario Cuentas de existencias: Cuentas del grupo 3, de las cuales se toman los datos para este cierre. Cuentas al DEBE: Grupo 91, pone los mismos importes que en las cuentas de existencias correspondientes (Grupo 3). Cuentas al HABER: Grupo 92, cuentas en las que se realiza la contrapartida. Concepto asiento: Descripción que identificará al asiento de apertura de existencias. Es totalmente compatible el estar trabajando en el ejercicio ya cerrado (entrando asientos de facturas de proveedor, por ejemplo) y el realizar una factura de taller que se contabilice directamente o una venta / contabilización de V.N. en el ejercicio que se acaba de abrir. Esto es posible ya que cada usuario puede seleccionar el ejercicio en el que desea trabajar según se indicó en el punto 3. De lo anteriormente expuesto se deduce que cada persona que utilice la aplicación debe tener un nombre de usuario diferente, para poder seleccionar independientemente el ejercicio de trabajo. No es conveniente, aunque sí posible, que dos personas que utilicen el mismo usuario (login) trabajen en ejercicios distintos.

5 DEL Pasos a realizar antes de comenzar a trabajar con el nuevo ejercicio: ANUAL RECAMBIOS DEL Pasos a seguir en los sucesivos cierres del ejercicio : RESULTADOS BALANCE EXISTENCIAS