MANUAL DE PROCESO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL

Transcripción

1 MANUAL DE PROCESO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO (CGAF-DATH-H.1.2) Versión 2.0, Revisión Dirección de Administración por Procesos Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Queda reservado el derecho de propiedad de este documento, con la facultad de disponer de él, publicarlo, traducirlo o autorizar su traducción. No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito de los titulares de los derechos y del copyright. FOTOCOPIAR ES DELITO. Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o marcas registradas por sus respectivos dueños. DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.

2

3 .0.0 Página 2 de 22 LISTA DE CAMBIOS Versión Fecha de ejecución Descripción del cambio o eliminación Fecha de vigencia Solicitado por Responsable y/o Cargo 2.0 Febrero Actualización del Manual Febrero Gabriela Andrade Directora de Administración de Talento

4 .0.0 Página 3 de 22 TABLA DE CONTENIDO INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO... 1 FIRMAS Y APROBACIONES... 1 LISTA DE CAMBIOS Objetivos Objetivo general Objetivos específicos Alcance Responsables Glosario de Términos y Abreviaturas Lineamientos y Políticas del Proceso Información Básica del Proceso Ficha del Proceso Mapa de Interrelación de los Procesos Descripción de los Subprocesos Subproceso de Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo Ficha del Subproceso de Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo Controles del Subproceso de Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo Diagrama de Flujo del Subproceso de Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo Matriz Aclaratoria del Subproceso de Contratación de Personal Indicadores de Gestión del Subproceso de Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo Subproceso de Inducción Ficha del Subproceso de Inducción Controles del Subproceso de Inducción Diagrama de Flujo del Subproceso Inducción Matriz Aclaratoria del Subproceso de Inducción

5 .0.0 Página 4 de Indicadores de Gestión del Subproceso de Inducción Anexos Ficha Técnica y Diagrama del Subproceso de Selección de Personal, Contratos Ocasionales y Código de Trabajo Ficha Técnica y Diagrama del Subproceso de Inducción... 21

6 .0.0 Página 5 de 22 PROCESO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E 1.- Objetivos 1.1 Objetivo general Establecer los requisitos y las actividades a realizarse para contratación e inducción de personal en el MIDUVI. la selección, 1.2 Objetivos específicos Contratar al candidato idóneo para cubrir la necesidad del área requirente Realizar inducción general de acuerdo a lineamientos del Ministerio de Trabajo. 2.- Alcance El proceso de Selección, Contratación e Inducción de Personal es aplicable al Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda para el personal de todas las unidades de gestión desde la selección y contratación de personal, hasta que el funcionario reciba la inducción técnica. 3.- Responsables Coordinador (a) General Administrativo Financiero Director (a) Financiero Director (a) de Administración del Talento Director (a) de la unidad requirente Analista de Talento Analista Financiero Máxima Autoridad o su Delegado 4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ABREVIATURAS CGAF CUR DATH DF SPRYN DEFINICIÓN Coordinación General Administrativa Financiera Código único de registro Dirección de Administración del Talento Dirección Financiera Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina

7 .0.0 Página 6 de 22 IESS MDT MF UR TÉRMINOS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social Ministerio de Trabajo Ministerio de Finanzas Unidad requirente DEFINICIÓN Liquidaciones Requerimiento Certificación Presupuestaria Décimo Tercer Sueldo Décimo Cuarto Sueldo Fondos de Reserva Remuneraciones y Salarios Documentos Habilitantes (de talento humano) Nómina (de talento humano) Distributivo de Personal (de talento humano) Remoción Impedimento Nepotismo Pluriempleo Sistema INC Pago de valores que tiene derecho el funcionario al momento de separarse de la institución (terminación de la relación laboral con la institución. Documento mediante el cual se deja constancia de una necesidad o solicitud de una contratación. Comprende el acto administrativo que permite a la unidad responsable de la ejecución presupuestaria reservar y generar compromisos de gasto. Pago de valores que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador conforme a lo que estipula las leyes que lo rigen, el mismo que es la sumatoria de sus remuneraciones en el año fiscal dividido para dos. Pago de valores que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador conforme a lo que estipula las leyes que lo rigen, el mismo que es el pago de un salario básico unificado general vigente a la fecha o proporcional al tiempo de trabajo en la institución. Es el valor al que tiene derecho el funcionario, servidor o trabajador cuando cumple un año de servicio en la institución, el mismo que es el 8,33% de su remuneración mensual unificada o sueldo. Es el estipendio monetario que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador que ingresa a la institución conforme al distributivo. Son Documentos presentados por el servidor a ser contratado, mediante los cuales presenta datos oficiales a fin de que se pruebe o acredite algo, son documentos de soporte que permiten solventar una contratación. Es la sumatoria de todos los registros financieros de las remuneraciones de los funcionarios, servidores y trabajadores de la institución. Es la sumatoria de todos los registros de los funcionarios, servidores y trabajadores de sus remuneraciones y en general de su situación financiera administrativa dentro de una institución. Privación del cargo Un impedimento es una cosa, hecho o circunstancia que obstaculiza la consecución de la contratación. Es el acto ilegal ejecutado por un funcionario en la designación hecha dentro de la misma institución, a favor del cónyuge, conviviente o Parientes comprendidos hasta el cuarto grado de consanguinidad y el segundo de afinidad. Situación social caracterizada por el desempeño al mismo tiempo de más de un puesto o cargo dentro del sector público por la misma persona. Sistema de Identificación de Necesidades para capacitación 5.- Lineamientos y Políticas del Proceso Las funciones y responsabilidades en el proceso de Selección, Contratación e Inducción de Personal y sus subprocesos, deben estar formalmente definidas y difundidas para tener los resultados óptimos.

8 .0.0 Página 7 de 22 Las personas que desean ingresar a laborar al sector público deberán cumplir con todos los lineamientos establecidos por la ley. La Selección, Contratación e Inducción de Personal de aplicarse obligatoriamente para las personas que ingresan a la institución.

9 .0.0 Página 8 de Información Básica del Proceso 6.1 Ficha del Proceso Proceso: Código del Proceso: Descripción: Proceso de Selección, Contratación e Inducción de Personal CGAF-DATH-H.1.2 PROPÓSITO: Establecer los lineamientos y directrices generales del proceso de Selección, Contratación e Inducción de Personal. DISPARADOR: Requerimiento de las unidades de la institución de contratación de personal Ingreso de nuevo personal a la institución ENTRADAS: Memorando de requerimiento de contratación enviado por el área requirente Contrato firmado del nuevo servidor SUBPROCESOS: 1. Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo. 2. Inducción Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Personas contratadas Funcionarios capacitados Adjetivo Director (a) de Administración de Talento Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA 5,18,16,127 LOSEP 3, 143, 144, 145, Reglamento General de la Ley Orgánica del Servicio 146 Público 12 hasta el 23 Norma Técnica del subsistema de formación y capacitación

10 .0.0 Página 9 de Mapa de Interrelación de los Procesos

11 .0.0 Página 10 de Descripción de los Subprocesos 8.1 Subproceso de Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo Ficha del Subproceso de Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo. Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo. CGAF-DATH-H PROPÓSITO: Contratar al personal que cumpla con el perfil del puesto para cubrir la necesidad del área requirente DISPARADOR: Requerimiento de las unidades de la institución de contratación de personal ENTRADAS: Memorando de requerimiento de contratación enviado por el área requirente ACTIVIDADES PRINCIPALES: Realizar requerimiento de contratación Solicitar análisis para la contratación Elaborar informe para la autorización de la máxima autoridad Contrato de la persona Director (a) de Administración de Talento

12 .0.0 Página 11 de Controles del Subproceso de Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo. ARTÍCULO NORMATIVA 5, 18 LOSEP 3, 143, 144, 145, Reglamento General de la Ley Orgánica del Servicio Público 146

13 .0.0 Página 12 de Diagrama de Flujo del Subproceso de Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo.

14 .0.0 Página 13 de Matriz Aclaratoria del Subproceso de Contratación de Personal. Nº ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Receptar carpetas Área La persona encargada del área requirente Carpetas de 1 u hojas de vida de Requirente recepta hojas de vida de los postulantes Hojas de vida los postulantes 2 3 Realizar entrevista a los postulantes que cumplan con el perfil Enviar requerimiento de pre calificación de hoja de vida a talento humano Área Requirente Área Requirente La persona encargada del área requirente revisara las hojas de vida y seleccionara a la persona más que cumplan con el perfil requerido El área requirente envía el requerimiento de pre calificación de hoja de vida a talento humano Si cumple sigue al punto 4 Si no cumple termina el proceso y se busca otro postulante Documentos 4 5 Realizar requerimiento de contratación adjuntando el formulario de requerimiento de personal del MDT Elaborar informe para la autorización de la máxima autoridad 6 Revisar informe Área Requirente Dirección Administrativa de Talento Autoridad nominadora o Elaborar memorando y solicitar el requerimiento adjuntando el formulario de requerimiento de personal del MDT Si la máxima autoridad autoriza pasa al punto 7 Si la máxima autoridad solicita análisis para la contratación pasa al punto 5 Realizar el informe técnico para la contratación de personal y solicitar los requisitos precontractuales (hoja de vida de la red socio empleo, foto digital, declaración patrimonial juramentada de bienes, certificado de no tener impedimento legal, copia del título o certificado del último año de estudios, copia de los certificados de experiencia laboral, copia de los certificados de los eventos de capacitación de los últimos 5 años, impresión del historial laboral del IESS, formulario 107, presentar copia del carnet de discapacitado, solicitud de acumulación de los décimos, formulario de declaración de gastos personales, certificado médico de pre empleo, certificado del IESS donde señale que no ha tenido aportaciones en el caso de no haber trabajado en relación de dependencia, aviso de salida del IESS, certificado en el que señala si tienen o no derecho a fondos de reserva por su última institución, copia simple de la libreta o cuenta bancaria. Revisar el informe Si el informe es positivo pasa al punto 6 Memorando Informe Informe

15 .0.0 Página 14 de 22 7 Solicitar disponibilidad presupuestaría su delegado Si el informe es negativo pasa al punto 14 Dirección Administrativa de Talento Solicitar a La dirección financiera que emita la certificación presupuestaría Memorando 8 Emitir la certificación presupuestaría Dirección Financiera Emitir la certificación presupuestaría Certificación Presupuestarí a 9 10 Recibir certificación presupuestaría Realizar informe técnico de Talento 11 Elaborar contrato 12 Coordinar firma de contrato 13 Firmar contrato y enviar Dirección Administrativa de Talento Dirección Administrativa de Talento Dirección Administrativa de Talento Dirección Administrativa de Talento Autoridad Nominadora o su Delegado Recibir certificación presupuestaría Elaborar el informe técnico El analista de talento humano elabora el contrato para la firma de los involucrados Después de elaborar el contrato el analista de talento humano debe coordinar la firma con el nuevo funcionario de la Institución Con la firma del contrato del nuevo funcionario la autoridad nominadora firmara y enviara el contrato Informe Contrato Registrar contrato e ingresar a nómina Notificar al requirente Dirección Administrativ a de Talento Dirección Administrativ a de Talento Con las firmas de la máxima autoridad funcionario y revisión de talento humano se procede a registrar el contrato e ingresar a nómina Notificar al área requirente y se termina el proceso

16 .0.0 Página 15 de Indicadores de Gestión del Subproceso de Selección de Personal para Contratos Ocasionales y Código de Trabajo. N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición 1 Número de Contratos elaborados (Número de contratos elaborados/número de contratos solicitados)*100 Porcentaje Dirección de Talento Quipux Anual

17 .0.0 Página 16 de Subproceso de Inducción Ficha del Subproceso de Inducción Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Inducción CGAF-DATH-H PROPÓSITO: Dar a conocer al nuevo personal el modelo de Gestión y Estatuto del MIDUVI e indicar las actividades esenciales a realizar en su puesto de trabajo. DISPARADOR: Ingreso de nuevo personal a la institución ENTRADAS: Listado del nuevo personal contratado en la institución ACTIVIDADES PRINCIPALES: Realizar calendario de inducción Presentar al nuevo servidor a las autoridades y compañeros Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Dictar la capacitación técnica Director (a) Administrativo de Talento Controles del Subproceso de Inducción ARTÍCULO 143 LOSEP NORMATIVA

18 .0.0 Página 17 de Diagrama de Flujo del Subproceso Inducción.

19 .0.0 Página 18 de Matriz Aclaratoria del Subproceso de Inducción. Nº ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Realizar cronograma de inducción conforme a los ingresos de personal registrados en el mes Presentar al nuevo servidor a las autoridades y compañeros Realizar inducción general de acuerdo a lineamientos del MDT Analista de Talento Analista de Talento Analista de Talento Realizar calendario de inducción para el nuevo personal tomando como referencia la fecha de ingreso Presentar al nuevo servidor a las autoridades y a compañeros de trabajo El analista de talento humano realizará la inducción al nuevo servidor de acuerdo a lineamientos emitidos en el reglamento general de la LOSEP artículo 143, 189. Cronograma 4 Realizar entrenamiento específico técnico Analista del Área El nuevo funcionario recibe el entrenamiento específico técnico de su jefe directo Indicadores de Gestión del Subproceso de Inducción. N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Número de Funcionarios Capacitados (Número de funcionarios capacitados/número de funcionarios que ingresan a la institución)*100 Porcentaje Responsable de Medición Dirección Administrativa de Talento Fuente de la Medición Quipux Frecuencia de Medición Anual

20 .0.0 Página 19 de Anexos 9.1 Ficha Técnica y Diagrama del Subproceso de Selección de Personal, Contratos Ocasionales y Código de Trabajo. MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FICHA DE PROCESO / SUBPROCESO TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 10/10/2016 CÓDIGO: H VERSIÓN: 1.0 COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA Gestión Interna del Manejo Técnico de Talento Selección y Contratación de Personal, Contratos Ocacionales y Código de Trabajo OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO Contratar al candidato idóneo para cubrir la necesidad del área requiriente ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO El proceso inicia con el requerimiento de contratación hasta vincular a la institución al nuevo servidor. DISPARADOR Espacio presupuestario libre PROVEEDORES Dirección Administrativa de Talento ENTRADAS Realizar requerimiento de contratación CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA s y Externos Contrato del servidor HUMANOS Analista de Talento Analista de la Dirección Financiera Máxima autoridad o su delegado Aspirante a servidor público RECURSOS FISICOS Computadoras Teléfonos Escritorios TECNOLÓGICOS Hardware de la Institución Sistema de Gestión Documentada QUIPUX Correo institucional CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS LOSEP. art 5, 18 Regalmento General de la Ley Orgánica del Servicio Público art. 3, 143, 144, 145, 146 REGISTROS DENOMINACIÓN Memorando Código DENOMINACIÓN Contratos elaborados INDICADORES FORMULA DE CÁLCULO (Número de contratos elaborados/número de contratos solicitados)*100 TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO German Jaramillo PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) PROCESO CERTIFICADO NO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Héctor Salazar Revisado por: Ing. Silvia Gómez Aprobado por: Gabriela Andrade 01/10/2016 Fecha: 01/10/2016 Fecha: INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO 75% Dirección de Talento Anual

21 .0.0 Página 20 de 22

22 .0.0 Página 21 de Ficha Técnica y Diagrama del Subproceso de Inducción. MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FICHA DE PROCESO / SUBPROCESO TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 10/10/2016 CÓDIGO: H VERSIÓN: 1.0 COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA Gestión Interna del Manejo Técnico de Talento Inducción de Personal OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO Realizar inducción general al nuevo personal de acuerdo a lineamientos del Ministerio de Trabajo. ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO El proceso inicia con la elaboración del calendario de inducción hasta realizar el entrenamiento específico técnico al personal que ingresa a la institución. DISPARADOR Ingreso de nuevo personal a la institución PROVEEDORES Dirección Administrativa de Talento ENTRADAS Elaborar el calendario de inducción CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA Funcionarios y servidores de la institución Dictar la capacitación técnica HUMANOS Analista de Talento Analista de la Dirección Financiera RECURSOS FISICOS Computadoras Teléfonos Escritorios TECNOLÓGICOS Hardware de la Institución Software de la institución LOSEP, art 126 y 127 CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS Instructivo DENOMINACIÓN REGISTROS Código DENOMINACIÓN Funcionarios Capacitados INDICADORES FORMULA DE CÁLCULO (Número de de funcionarios capacitados/número de funcionarios que ingresan a la institución)*100 TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO German Jaramillo PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) PROCESO CERTIFICADO NO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Héctor Salazar Revisado por: Ing. Silvia Gómez Aprobado por: Gabriela Andrade 01/10/2016 Fecha: 15/10/2016 Fecha: INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO 100% Dirección de Talento Semestral

23 .0.0 Página 22 de 22