MANTENIMIENTO FORMATOS DE EXCEL

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1 MANTENIMIENTO FORMATOS DE EXCEL El mantenimiento de formatos de Excel es la opción de menú que se utiliza para ingresar y definir cada una de las variables que se desean visualizar en la impresión del documento con el formato de témplate, de igual forma en esta opción también es posible realizar modificaciones del formato previamente diseñado. Cuál es la ruta para definir o modificar un Formato de Témplate? Para ingresar a la opción de mantenimiento de Formatos de Excel se puede utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Administración de Punto de Venta Parametrizacion Formatos de Excel Mantenimiento Formato de Excel. Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente pantalla: En ella es necesario definir los siguientes parámetros:

2 Tipo de formato: En esta casilla es necesario seleccionar el tipo de documento o certificado para el cual se le va a modificar o diseñar el témplate. Formato número: Digitar el número de formato con el que se va a asociar el documento seleccionado, aquí es necesario digitar un número entre 002 a 999, el código 001 está asociado al formato estándar. Importante: El formato 001 siempre viene parametrizado por defecto, éste es un formato estándar que maneja el programa y se recomienda no modificarlo. Descripción: Digitar un nombre corto que permita identificar fácilmente el formato o documento que se va a diseñar. Témplate: Incluir el nombre exacto con que se guardó el témplate en la carpeta TEMPLATE que se encuentra en el directorio de la empresa desde la cual será utilizado, el archivo debe manejar extensión.xlt, Ejemplo: Modelo Factura Bodega Bogota.xlt. Los siguientes datos se digitan verificando los campos definidos con anterioridad en la plantilla de Excel. Página: Corresponde al tamaño completo de la plantilla definida en Excel para el formato o documento que se va a elaborar, allí es necesario digitar el número de la última fila y la letra de la última columna definida en la plantilla de Excel. Área de detalle: Corresponde al cuerpo del documento en donde se encuentran los campos repetitivos o secuencias; allí es necesario digitar el número de la primera y última línea al igual que la letra de la primera y última columna del área de detalle.

3 Después de definir estos campos el sistema permite insertar las variables en cada área según corresponda: Encabezado, Detalle o Pie por consiguiente se habilita la siguiente ventana: Encabezado Aquí se ingresan todos los datos e información que se encuentra en la parte superior del formato o documento, generalmente se ingresan los datos del tercero y/o de la empresa; se ubica antes de la línea de detalle y no se asignan campos repetitivos. Allí es necesario definir la siguiente información: Ubicación: Incluir la letra de la columna y el digito de la línea en la cual se ubicara la variable en el formato o documento de acuerdo a la plantilla definida. Línea Compuesta: Este campo hace referencia cuando en una misma celda de Excel se va a insertar más de una variable de SIIGO, ejemplo: El campo de vencimientos incluye una serie de campos que al imprimir separadamente ocupan varias columnas, estos son DIA Vencimiento / MES Vencimiento / AÑO Vencimiento. Campo: Seleccionar esta casilla permite asignar una única variable que se requiere asociar, siendo posible realizar la búsqueda del listado de variables disponibles.

4 Label: Al seleccionar esta casilla el sistema ubica el cursor en el renglón que tiene este nombre el cual permite digitar una descripción; este será un dato fijo que siempre saldrá impreso en el témplate. incluir decimales o si el campo es de fecha es posible seleccionar el formato a utilizar. Detalle Corresponde al área donde se encuentran los campos repetitivos y las secuencias del documento; allí también es posible incluir formas de pago, vencimientos y observaciones adicionales, estos campos se asignan en las filas y columnas definidas en la plantilla de Excel y por secciones. Allí es necesario definir los siguientes campos: Ubicación: Incluir la letra de la columna y la sección a la cual pertenece la variable en el formato o documento de acuerdo a la plantilla definida. La descripción de las secciones y a qué tipo de variable corresponde se describe a continuación: CAMPO COLUMNA A UTILIZAR SECCION A UTILIZAR Repetitivas Columna ( La correspondiente al formato Sección 1 Vencimientos Columna ( La correspondiente al formato Sección 2 Comentarios Columna ( La correspondiente al formato Sección 3 Pasan Columna ( La correspondiente al formato Sección 998 Vienen Columna ( La correspondiente al formato Sección 999 Línea Compuesta: Esta campo hace referencia cuando en una misma celda de Excel se va a insertar más de una variable de SIIGO, ejemplo: El campo de vencimientos incluye una serie de campos que al imprimir separadamente ocuparían más columnas, estos son DIA Vencimiento / MES Vencimiento / AÑO Vencimiento. Campo: Seleccionar esta casilla permite asignar la variable que se requiere asociar, siendo posible realizar la búsqueda de la lista de variables disponibles. Label: Al seleccionar esta casilla el sistema ubica el cursor en el renglón que tiene este nombre el cual permite digitar una descripción; este será un dato fijo que siempre saldrá impreso en el témplate. incluir decimales.

5 Una vez definido este campo el sistema permite que al momento de la impresión del documento los datos que se digiten en la siguiente ventana salgan en la impresión con el Témplate. Para el manejo de PASAN y VIENEN en el Témplate se hace necesario asociar estas dos variables en el detalle del documento: CONCEPTO A DEFINIR Pasan Vienen COLUMNA SECCION CAMPO Columna (En la que el usuario requiera la visualización de la palabra PASAN) Columna (En la que el usuario requiera la visualización de la palabra VIENEN) Pie Corresponde al área final del documento o pie de página; aquí generalmente se asignan los conceptos, valores y porcentajes de los impuestos, los valores antes y después de impuestos y valores en letras, también observaciones generales y resolución de la DIAN, entre otros. Estas variables se ubican después de la línea de detalle y no se asignan campos repetitivos. Allí es necesario definir los siguientes campos: Ubicación: Incluir la letra de la columna y el digito de la línea en la cual se ubicara la variable en el formato o documento de acuerdo a la plantilla definida. Línea Compuesta: Esta campo hace referencia cuando en una misma celda de Excel se va a insertar más de una variable de SIIGO, ejemplo: La información del número de resolución de facturación incluye una serie de campos que al imprimir separadamente ocuparían más columnas, estos pueden ser: Número de resolución / Aprobado en: / Prefijo / Desde el número / Hasta el número Campo: Seleccionar esta casilla permite asignar la variable que se requiere asociar, siendo posible realizar la búsqueda de la lista de variables disponibles. Label: Al seleccionar esta casilla el sistema ubica el cursor en el renglón de label para digitar allí la observación; este será un dato fijo que siempre saldrá impreso en el témplate. incluir decimales.