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1 Excel 2010 Fundamentos de Excel Área académica de Informática 2014

2 Fundamentos de Excel Orientación sobre el software Microsoft Excel es una herramienta ideal para organizar y analizar datos, ahora aprenderás a introducir texto y números en una hoja de cálculo de Excel para mantener actualizados los registros. Qué es una hoja de cálculo? Una Hoja de cálculo es un programa informático que nos permite realizar operaciones con varios tipos de datos (numéricos, etc.), organizados en filas y columnas. Qué es un libro de trabajo de Microsoft Excel? Un Libro de Trabajo es el archivo de datos creado con Microsoft Excel 2010 (con extensión.xlsx si es sin macros, o.xlsm si es con macros) y está compuesto por Hojas de trabajo. Iniciar Microsoft Excel Abriremos Excel 2010 desde el botón Iniciar, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Excel Normalmente se mostrará un libro de trabajo nuevo. En la siguiente imagen vemos las partes en que se divide la ventana de Microsoft Excel 2010: Página 2

3 Identificar celdas Las columnas se nombran por letras (A, B, C...) y las filas se numeran desde el 1 hasta Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número de fila. Así, según la imagen anterior la celda activa sería D6. Movimiento en las hojas Para cambiar de hoja de trabajo activa, haremos clic con el botón izquierdo del ratón sobre las pestañas de la parte inferior izquierda. Permite visualizar la primera hoja Hoja siguiente Permite visualizar la hoja anterior Hoja anterior Permite visualizar la siguiente hoja. Permite visualizar la última hoja Para movernos dentro de la hoja, además de poder usar las barras de desplazamiento podremos usar también combinaciones de teclas: Celda abajo Lleva el cursor a la celda de la última fila Celda arriba Lleva el cursor a la primera rila Celda derecha Lleva el cursor a la primera celda de la columna activa Celda izquierda Lleva el cursor a la última celda de la columna activa Pantalla abajo Lleva el cursor a la primera celda de la fila activa. También se puede hacer sólo con la tecla Inicio. Pantalla arriba Lleva el cursor a la última celda de la fila activa Página 3

4 Trabajar en la ventana de Excel La barra de herramientas de Acceso Rápido y la Cinta de Opciones En Microsoft Excel 2010 existe una sola barra de herramientas denominada barra de herramientas de acceso rápido situada en la parte superior de la ventana, la misma que puede cambiar de posición debajo de la cinta de opciones. Podemos añadirle o quitarle rápidamente iconos de algunas de las funciones más habituales (Nuevo, Abrir, Impresión rápida...) desde el cuadro de diálogo Opciones de Excel haciendo clic en el icono, así como situarla encima o debajo de la cinta de opciones. Si seleccionamos Más comandos se nos abrirá una ventana en la que podremos configurar la cinta de opciones haciendo clic en Personalizar cinta de opciones. Utilizar la cinta de opciones Las tres partes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos. Existen tres componentes básicos en la cinta de opciones. Es conveniente saber cómo se llaman para entender cómo se utilizan. 1) Fichas. Hay siete fichas básicas en la parte superior. Cada una representa un área de actividad. 2) Grupos. Cada ficha contiene varios grupos que contienen elementos relacionados. 3) Comandos. Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú. Personalizar la cinta de opciones Muchas veces para determinado trabajo sólo se usan determinados comandos y casi siempre se pierde tiempo buscando en las diferentes fichas los comandos necesarios y es el momento de crear una nueva ficha para formar un nuevo grupo de trabajo. Para lograrlo: 1. Despliega la flecha que indica "Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido" ubicada en la parte superior de la ventana de Excel y selecciona la opción Mas comandos 2. Haz clic en la opción "Personalizar cinta de opciones" O haz clic en la pestaña Archivo. En Ayuda, haga clic en Opciones. Página 4

5 Y seleccione la opción "Personalizar cinta de opciones" 3. Haga clic en el botón Nueva ficha ubicado en la parte inferior derecha 4. Seleccione la nueva ficha creada y cámbiele el nombre haciendo clic en el botón Cambiar nombre Página 5

6 5. Para cambiar el nombre a un grupo de opciones, selecciónelo y haga clic derecho en "Cambiar nombre". 6. Desde la ventana de comandos disponibles, agregue los comandos necesarios a la nueva ficha personalizada. Seleccione el comando deseado y haga clic en el botón Agregar 7. Termine haciendo clic en Aceptar. 8. El resultado será algo similar a la siguiente imagen Vistas de una hoja de Excel La hoja de Excel se puede visualizar de varias maneras mientras se va trabajando, mediante la ayuda del grupo Vistas de libro o también puede cambiar las vistas de los botones en la esquina inferior derecha de la ventana. Los tres botones representan la Vista normal, la Vista Diseño de página y la Vista previa de salto de página. Página 6

7 Vista normal Es la vista en la que se inicia el trabajo. Vista Diseño Mediante la que puede editar una hoja al tiempo que ve el aspecto que tendría al imprimirse. Vista previa de salto de página Se puede ver los saltos de página del texto. Dividir la hoja en paneles Podemos utilizar también la opción de dividir la hoja por paneles. Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opción de dividir la hoja en 2 ó 4 paneles. Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botón Dividir en la pestaña Vista y automáticamente nos aparecen una barra horizontal la cual la podemos desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto. Para obtener la división horizontal y vertical podemos usar con clic sostenido los botones que aparecen en los extremos de la barra de desplazamiento vertical. Página 7

8 - La barra de división horizontal que aparece en la barra de desplazamiento vertical abajo del todo. Al situar el puntero del mouse sobre la línea gris que está encima de la flecha de desplazamiento el puntero del ratón toma el aspecto, indicando el desplazamiento hacia la izquierda y hacia derecha.. - La barra de división horizontal que aparece en la barra de desplazamiento horizontal a la derecha del todo. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris horizontal que está arriba de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratón adopta la forma, indicando el desplazamiento de la barra hacia la arriba y hacia abajo. Nueva ventana Cuando trabajamos en varios archivos Excel, estos suelen estar en el mismo espacio de trabajo, organizados dentro de una misma ventana Excel. Pero, para mayor comodidad, es posible abrir cada ventana independientemente. Por ejemplo, una ocupando la mitad de la pantalla y la otra la otra mitad. Para esto lo único que hay que hacer es abrir un archivo, luego abrir el otro archivo ejecutando Excel y abriéndolo. Podemos repetir el procedimiento para el número de archivos que queramos abrir. El proceso es muy sencillo sólo debemos cliquear el comando Nueva ventana y observaremos el siguiente resultado: Pero lo que se quiere no es ver el mismo archivo sino dos diferentes por lo tanto es necesario cerrar uno de los dos archivos (duplicado) y abrir otro archivo y luego cliquear el comando Organizar todo indicando cómo queremos ver las ventanas Trabajar con un libro existente Abrir y guardar libros de trabajo Para abrir un documento hemos de hacer clic en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido, o bien desde la pestaña Archivo de la cinta de opciones haremos clic en Abrir. Página 8

9 En la ventana que se muestre navegaremos hasta la carpeta en la que se halla el documento, lo seleccionaremos haciendo clic sobre él y pulsaremos en Abrir. Introducir datos en una hoja de cálculo Podemos introducir datos directamente dentro de una celda de una hoja de cálculo. También podemos copiar y pegar información de otra hoja de cálculo o de otros programas. Para introducir información en una celda, primero debemos activarla y después teclear los datos. Para movernos a la siguiente columna después de introducir la información, presiona la tecla Tab. Cuando se termina de teclear debemos presionar la tecla Enter para ir al inicio de la siguiente celda. También podemos utilizar las teclas de dirección para movernos a una celda adyacente. Si los primeros caracteres que se ingresen coinciden con los de una celda anteriormente trabajada en la misma columna, Excel introduce el resto de los caracteres automáticamente. Seleccionar, modificar y eliminar el contenido de una celda Una ventana de los registros electrónicos con respecto a los que se realizan de forma manual es que se pueden hacer cambios de manera rápida y fácil. Para modificar la información contenida en una hoja de cálculo, podemos hacer los cambios directamente en la celda o en la barra de fórmulas. Sin embargo, antes de que podamos hacer cambios, debemos seleccionar la información que vamos a modificar. Seleccionar el texto significa resaltar lo que vamos a cambiar. Podemos seleccionar una celda, una fila, una columna, un rango de celdas o el libro completo. Seleccionar una celda: Seleccionar una fila: Seleccionar una columna: Para modificar parte de la información de una celda: Para modificar todo el contenido de una celda: Clic en la celda Clic en el encabezado de fila Clic en el encabezado de columna Doble clic en la celda y luego modificar parte del dato. También podemos hacer clic en la celda y luego en la barra de fórmula y hacer los cambios. Clic en la celda y escribir el nuevo dato Guardar un libro modificado Para guardar un libro de trabajo hemos de hacer clic en la ficha Archivo de la cinta de opciones y seleccionar Guardar, o bien en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido: se nos mostrará un cuadra de diálogo en el que daremos un nombre al libro de trabajo. Si queremos guardar el libro de trabajo con otro nombre haremos clic en la pestaña Archivo y seleccionaremos Guardar como, para posteriormente indicar en qué carpeta deseamos guardarlo. Página 9

10 Para autoevaluarte sería conveniente que te respondas a las siguientes preguntas Responde lo siguiente: 1. Dónde se ubica la barra de herramientas de acceso rápido? 2. Cómo puedes aumentar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido? Indica las diferentes maneras de hacerlo. 3. Cómo personalizas la cinta de opciones (Nueva ficha / Nuevo grupo)? 4. Cómo crearías la ficha de trabajo Trabajo1 con los comandos abrir, copiar, filtro y guardar? 5. Cuántos tipos de vistas tiene un documento Excel? 6. En qué caso se usa cada una de las vistas de Excel? 7. Dónde puedo ubicar las diferentes vistas de Excel? 8. Cómo hago para dividir la ventana de Excel, horizontal y verticalmente para visualizar 4 paneles? 9. Cómo selecciono una celda, fila y columna? Página 10

11 Contenido Orientación sobre el software... 2 Qué es una hoja de cálculo?... 2 Qué es un libro de trabajo de Microsoft Excel?... 2 Iniciar Microsoft Excel... 2 Identificar celdas... 3 Movimiento en las hojas... 3 Trabajar en la ventana de Excel... 4 La barra de herramientas de Acceso Rápido y la Cinta de Opciones... 4 Utilizar la cinta de opciones... 4 Personalizar la cinta de opciones... 4 Vistas de una hoja de Excel... 6 Vista normal... 7 Vista Diseño... 7 Vista previa de salto de página... 7 Dividir la hoja en paneles... 7 Nueva ventana... 8 Trabajar con un libro existente... 8 Abrir y guardar libros de trabajo... 8 Introducir datos en una hoja de cálculo... 9 Seleccionar, modificar y eliminar el contenido de una celda... 9 Guardar un libro modificado... 9 Página 11

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